Анализ документооборота предприятия

36

ВВЕЕНИЕ

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1. Понятие документооборота и его характеристики

1.2.Законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и оранизацию работы с документами

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Принципы документооборота              14

2.2. Этапы  документооборота и его оптимизация              15

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТООБОРОТ МУРМАНСКОГО ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО КОЛЛЕДЖА СЕРВИСА (МТКС)……………..…………………………………..24

3.1. Краткая характеристика МТКС………………………………………………24

3.2. Анализ документооборота МТКС……………………………………………27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………33

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ  СПИСОК…………………………………………….

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Современные технологии документооборота являются важной необходимостью каждого предприятия. И от скорости поиска документа и системы отслеживания исполнения документа, зависит принятие руководством управленческих решений.

В связи с этим рассматриваемая проблема представляется актуальной и заслуживающей детального изучения.

Целью курсовой работы является анализ документооборота на примере

Мурманского технологического колледжа сервиса (МТКС).

В рамках данной работы цель достигается посредством решения следующих задач:

1.Определить понятие документооборота;

2.Изучить законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами;

3.Проанализировать документооборот: рассмотреть этапы документооборота, определить сильные и слабые стороны,  а также направление оптимизации документооборота.

Объект исследования – документооборот предприятия.

Предмет исследования – анализ документооборота МТКС.

При написании данной работы применялись принципы анализа, синтеза, сравнения, обобщения в работе с документальным материалом.

Теоретическая  основа работы представлена трудами Давыдовой, Кузнецовой, Майкла Дж. Д. Саттона и других.

Структура работы представлена введением, тремя главами, заключением и библиографическим списком.

Объем работы – 37 листов, библиографический список - 20 источников.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1. Понятие документооборота и его характеристики

Понятие документооборот и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П. М. Керженцев в 1922 году писал: « Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени». В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко[1].

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адреса­ту или сдачи их на хранение.[2]

         Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

       Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные

акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.

         Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и

пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.[3]

           ДОУ, ориентированное на  принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, участвующих в этом процессе, как - на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке  и фиксирующие их принятие, документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах  исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.[4]

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и так далее.

Возможность исследования документооборота учреждения обусловлена  тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения,  организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением.  В ходе контроля, происходит движение информации по каналам обратной связи - от объекта управления к субъекту  - информации о поведении объекта с соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем  документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают «удельный вес» каждой группы документов или документопотоков, определяют «плотность» документопотока – объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят «продолжительность документооборота», то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Временные характеристики могут являться временем полного цикла обращения документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.[5]

Функциональное назначение документооборота предприятия заключается в обеспечении надлежащей эффективности работы с документами, последнее, в частности, достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки (исполнения).[6]

1.2.  Законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами

В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны.

На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[7].

Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу, Комитет по стандартизации и Министерство труда можно рассматривать как центральное звено управления документацией.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью — руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

•законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

•указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

•правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

•правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

•правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

•государственные стандарты на документацию;

•унифицированные системы документации;

•общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

•Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

•нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

•нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Документационное обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). ГК РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения. Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

• Закон Российской Федерации «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г. устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации, их применение и т. д.

• Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы в информационных системах, категории информации по уровню допуска к ней, порядок правовой защиты информации. Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства.

• Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» № 85-ФЗ от 4 июля 1996 г. направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

• Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485 от 21 июля 1993 г. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации

• Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г. Это первый закон об архивах, но многие позиции распространяются на всю документацию.

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан».

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления — ГСДОУ.

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления:

• в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации;

• в Основных правилах работы ведомственных архивов;

Содержатся нормы, определяющие требования к формированию дел, организацию экспертизы ценности документов в учреждении, правила подготовки и передачи дел на архивное хранение. Среди приложений следует отметить формы номенклатуры дел организации и структурного подразделения.

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности организаций с указанием сроков хранения. (Утв. Федеральной архивной службой 06.10.2000 г.).

Перечень включает современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций, предприятий или для большинства из них функций управления, а также функций по осуществлению научно-технической и производственной деятельности.

И в ряде других нормативных и методических документов Росархива и Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА

                           2.1. Принципы документооборота

Рациональная организация документооборота предусматривает  учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Для выполнения этого  требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений.

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Этот принцип предполагает, прежде всего, равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессе труда и документооборота.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается  с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа.

Одно из общих требований в организации документооборота - экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами  оперативной связи.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности  в работе с документами. Этот принцип означает, что  при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников.

Значение влияния на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждений, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и использованию  документов, помимо чисто делопроизводственных причин, организационные недостатки.

2.2.Этапы анализа документооборота и его оптимизация

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.[8]

Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая

фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.

Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.

Следующий этап исследования – изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются:

      содержание или функциональная принадлежность;

      структура потока;

      направление потока и его объем.

Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.[9]

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам – авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.

На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.[10]

Проведем алгоритм анализа документооборота предприятия, основанный на выявлении «проблемных» участков документооборота и оптимизации движения документов согласно рациональной организации труда[11].

Предлагается провести данный анализ по следующим этапам (рисунок 2.2.1).

На первом этапе следует определить основные подразделения, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения документооборота на предприятии. В основном данная функция возлагается на работников приемной руководителя организации. На небольших предприятиях эта работа поручается секретарю, который ведет регистрацию документов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией в сети.

Перед тем, как перейти к дальнейшему описанию методики, рассмотрим проблемы, возникающие при организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии, так как от ее эффективного функционирования во многом зависит качество функционирования системы документооборота на предприятии.

Рис. 2.2.1. Этапы анализа и оптимизации документооборота предприятия

Рациональная организация службы ДОУ требует решения следующих проблем.

Первой проблемой остаётся определение статуса службы в структуре организации. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия – одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д.

Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.