Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"

Анализ должностных  инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"

Анализ локальных актов  организации, регламентирующих создание должностных инструкций службы документационного  обеспечения управления. Особенности  делопроизводства на ОАО "Желдорреммаш". Анализ разделов должностных инструкций работников службы ДОУ.

Оглавление

Введение

1. Общая характеристика  ОАО «Желдорреммаш»

2. Анализ локальных актов  организации, регламентирующих создание  должностных инструкций службы  ДОУ в ОАО «Желдорреммаш»

3. Анализ разделов должностные  инструкции работников службы  документационного обеспечения  управления ОАО «Желдорреммаш»

4. Функциональный анализ  должностных инструкций работников  службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»

Заключение

Список литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Правила разработки, согласования и утверждения должностной  инструкции напрямую трудовым законодательством  не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов. Поэтому практически все работодатели, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.

Работа в любой  организации должна быть организована таким образом, чтобы работники  выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали  свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать  с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует  четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей  организации

Анализ должностных  инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) -- один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

Цель работы - провести анализ должностных инструкция службы ДОУ в организации.

Объект исследования - ОАО «Желдорреммаш.

Предмет работы - характеристика должностных инструкций службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш».

Задачи исследования:

1. провести анализ  локальных актов предприятия,  регламентирующих принятие должностной  инструкции;

2. провести анализ  основных разделов должностных  инструкций;

3. провести функциональный  анализ должностных инструкций  сотрудников службы ДОУ.

1. Общая характеристика  ОАО «Желдорреммаш»

ОАО «Желдорреммаш» создано в соответствии с Договором о создании общества от 04.12.2008 № 2008 /07. Юридический адрес - г. Москва, ул. Октябрьская 5-8. В соответствии с Уставом ОАО «Желдорреммаш» от 04.12.2008 г. Общество имеет 10 филиалов, один из которых - Челябинский электровозоремонтный завод. Юридический адрес - г. Челябинск, ул. Косарева 1.

Деятельность  ОАО «Желдорреммаш» регулируется нормативно-правовыми актами РФ, в частности Федеральным законом «Об акционерных обществах», который устанавливает порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров. Так, Устав ОАО «Желдорреммаш» составлен в соответствии с положениями закона 208-ФЗ и не противоречит им.

Работа с кадрами  в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с Трудовым законодательством. Трудовым кодексом РФ установлены права и обязанности работодателя и работника, документальное оформление трудовых отношений и т.д. Коллективный договор ОАО «Желдорреммаш» полностью соответствует положениям Трудового кодекса РФ.

Делопроизводство  в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с требованиями федерального законодательства и государственными стандартами. Данную сферу регламентирует федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации.

Оформление документов в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с Гост Р 6.30-2003 г., который устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

Кроме того, деятельность ОАО «Желдорреммаш» регулируют специальные инструкции, касающиеся непосредственной деятельности общества, в частности положения и инструкции по осуществлению ремонта и сервисного обслуживания подвижного состава.

Основной целью  деятельности общества является получение  прибыли.

Для получения  прибыли Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные  законодательством Российской Федерации, в том числе:

проведение различных  видов ремонта и сервисное  обслуживание тягового подвижного состава, капитальный ремонт пассажирских, грузовых и специальных вагонов, ремонт электрических  машин колесных пар, узлов и агрегатов  локомотивов;

производство  запасных частей для подвижного состава;

согласование  технической и нормативно-технической  документации на ремонт подвижного состава  и другой продукции;

сбор лома черных и цветных металлов, его переработка  и реализация;

производство  машиностроительной продукции;

внешнеэкономическая деятельность;

осуществление контроля за качеством ремонта и модернизацией железнодорожного подвижного состава, изготовления машиностроительной;

эксплуатация, ремонт и содержание транспортных средств, оборудования, станков и оснастки, а также объектов электроэнергетики;

проектные, строительные, ремонтные работы объектов промышленного  и гражданского строительства;

Органами управления общества являются:

Общее собрание акционеров

Генеральный директор

Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества является ревизионная комиссия. Кроме того в обществе создается ученый совет, порядок работы и компетенция которого определяется в соответствии с внутренними документами.

ОАО «Желдорреммаш» осуществляет делопроизводство и архивное дело в соответствии с действующими законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества, обеспечивая при этом первоочередную доступность для представителей Филиала и Общества к следующим документам:

- утвержденному  ОАО «Желдорреммаш» Положению о Предприятии, а также нормативным документам, регулирующим отношения внутри Предприятия, с последующими изменениями и дополнениями;

- всем документам  бухгалтерского учета и статистики, необходимым для проведения ревизий  и проверок Предприятия со  стороны ОАО «Желдорреммаш» и Общества и соответствующих государственных органов согласно законодательству Российской Федерации;

- перечню лиц,  имеющих доверенность на представление  Предприятия от имени Общества, и копиям этих доверенностей;

- списку всех  должностных лиц, уполномоченных  осуществлять оперативное управление  Предприятием.

Эти документы  должны быть доступны для ознакомления полномочным представителям ОАО  «Желдорреммаш» и Общества в любое время в течение рабочего дня. Указанные лица и их представители вправе снимать копии с указанных документов.

2. Анализ локальных  актов организации, регламентирующих  создание должностных инструкций  службы ДОУ в ОАО «Желдорреммаш»

Среди локальных актов  предприятия, регламентирующих порядок  деятельности должностных лиц и  правила разработки и хранения должностных  инструкций выделяются следующие.

Правила внутреннего трудового  распорядка

Данным документом устанавливаются:

- права и обязанности  работника, которые затем отражаются  в должностной инструкции.

- рабочее время и время  отдыха

- меры поощрения работников

- ответственность за нарушение  трудовой дисциплины.

Коллективный договор, которым  установлены

- обязанности работника  и работодателя

- порядок увольнения работника

- социальные гарантии

Положение о порядке разработки и оформления положений о структурных  подразделениях и должностных инструкций в ОАО «Желдорреммаш»

В соответствии с данным положением должностная инструкция - это организационно-правовой документ, который регламентирует требования к должности и определяет основные функции, обязанности, права и ответственность  работника при осуществлении  им деятельности в данной должности.

Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые  им действия в процессе их подготовки и принятия.

Положением установлены  требования к содержанию разделов должностной  инструкции.

В должностную инструкцию включены следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Требования к знаниям  и опыту

3. Должностные функции  (обязанности)

4. Права

В Положении приведена  также форма первого листа  должностной инструкции (приложение 1).

Все должностные инструкции в соответствии с данным порядком подлежат обязательной регистрации  в журнале регистрации положений  о структурных подразделениях и  должностных инструкций.

Фома листов журнала содержит 5 разделов: наименование документа, номер  должностной инструкции, дата инструкции, основание пересмотра и новую  дату утверждения.

Должностные инструкции работников службы делопроизводства основаны на всех вышеперечисленных локальных  актах ОАО «Желдорреммаш», а также Положении о службе ДОУ.

Служба ДОУ действует  на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется  непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).

В соответствии с Положением деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые  разрабатываются службой и подписываются  руководителем службы, согласовываются  с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

1. Формирует и совершенствует  автоматизированную систему документационного  обеспечения в деятельности организации.

2. Разрабатывает, внедряет  и совершенствует единую нормативно-методическую  базу, регулирующую деятельность  службы, работников организации  по документационному обеспечению  управления.

3. Упорядочивает документальную  базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки  и оформления документов. Определяет  эстетические и эргономические  требования к оформлению документов  и средствам работы с ними.

4. Определяет порядок  прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические  приемы работы с документами,  сокращающие объем документооборота.

5. Разрабатывает информационно-поисковые  системы по документам (автоматизированные  или традиционные картотеки, справочники,  классификаторы и кодификаторы  документной информации).

6. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.

7. Организует работу архива  с делами и документами организации  в соответствии с законодательством  по архивному делу Российской  Федерации, правилами, инструкциями  и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями  Федеральной архивной службы  России.

8. Осуществляет организационно-методическое  руководство по документационному  обеспечению, организует повышение  квалификации и обучение сотрудников  службы и структурных подразделений  организации в работе с документами,  разрабатывает учебные и методические  пособия по ДОУ.

9. Контролирует порядок  обслуживания пользователей автоматизированной  системы документационного обеспечения  управления, правила формирования  информационных массивов, доступа  и защиты информации.

10. Изучает отечественный  и зарубежный опыт работы с  документами.

 

Рис.1 - Структура службы документационного  обеспечения управления

Служба документационного  обеспечения управления в своей  структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также  передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической  связи.

Отдел документационного  обеспечения выполняет функции  по:

- контролю оформления  документов и контроль исполнения;

- текущее хранение документов;

- внесение необходимых  данных в автоматизированную  систему «Документооборот».

3. Анализ разделов  должностные инструкции работников  службы документационного обеспечения  управления ОАО «Желдорреммаш»

Все должностные инструкции, которые приняты в ОАО «Желдорреммаш» имеют единую форму и включают следующие разделы:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность.

В разделе «Общие положения» устанавливается категория, к которой  относится соотвествующая должность.

В данном разделе указаны  общие требования к должности:

- образование

- стаж работы

- требования к специальной  подготовке

- требования к знаниям  и навыкам, которые необходимы  для исполнения должностных обязанностей.

Например, инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать: должностной инструкция делопроизводство документационный

1. Постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные  материалы по организации делопроизводства  на предприятии. 

2. Формы и методы контроля  исполнения документов.

3. Структуру предприятия  и его подразделений. 

4. Стандарты унифицированной  системы делопроизводства, организационно-распорядительную  документацию.

5. Схемы документооборота.

6. Средства вычислительной  техники, коммуникаций и связи. 

7. Законодательство о  труде. 

8. Правила внутреннего  трудового распорядка.

9. Правила и нормы охраны  труда.

В общих положениях указано  непосредственное подчинение специалиста, а также указана должность, которая  замещает специалиста в случае его  отсутствия.

Во втором разделе - «Должностные обязанности» приводится полный перечень обязанностей специалиста.

Третий раздел - «Права»  содержит список прав, которые имеет  специалист при исполнении своих  должностных обязанностей.

Например, инспектор по исполнению поручений имеет право:

1. Требовать от исполнителей  исполнения документов в установленные  сроки, а также все необходимые  сведения о ходе выполнения  контролируемых документов и  решений. 

2. Знакомиться в структурных  подразделениях организации со  всеми документами по проверяемым  вопросам.

3. Участвовать на заседаниях  и совещаниях, проводимых руководством  предприятия, в обсуждении вопросов  о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

4. Вносить на рассмотрение  директора предприятия и заведующего  канцелярией (начальника отдела  документационного обеспечения)  предложения по улучшению деятельности  подразделения, форм и методов  работы с документами. 

5. Подписывать и визировать  документы в пределах своей  компетенции.

Четвертый раздел - «Ответственность»  содержит информацию об ответственности  специалиста за неисполнение своих  должностных обязанностей.

Так, инспектор по исполнению поручений несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым  законодательством Российской Федерации. 

1. За правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей  деятельности - в пределах, определенных  действующим административным, уголовным  и гражданским законодательством  Российской Федерации. 

1. За причинение материального  ущерба - в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским  законодательством Российской Федерации. 

Инспектор по контролю за исполнением  поручений несет персональную ответственность  за:

1. Состояние контроля  исполнения документов и поручений. 

2. Соблюдение сроков проведения  проверок.

4. Функциональный  анализ должностных инструкций  работников службы ДОУ ОАО  «Желдорреммаш»

В службе документационного  обеспечения управления присутствуют следующие должности:

Экспедиция:

Делопроизводитель - 1 нд.

Документовед - 2 ед.

Экспедитор-курьер - 1 ед.

Отдел ДОУ

Инспектор по исполнению поручений - 1 ед

Делопроизводитель - 2 ед.

Машинистка-оператор ПК - 1 ед.

Старший архивариус - 1 ед.

Архивариус - 1 ед.

Делопроизводитель - относится  к категории технических исполнителей.

1. Принимает и регистрирует  корреспонденцию, направляет ее  в структурные подразделения. 

2. В соответствии с  резолюцией руководителей предприятия  передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки  или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета  прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную  документацию по адресатам. 

5. Ведет учет получаемой  и отправляемой корреспонденции,  систематизирует и хранит документы  текущего архива.

6. Ведет работу по созданию  справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый  их поиск. 

7. Подготавливает и сдает  в архив предприятия документальные  материалы, законченные делопроизводством,  регистрационную картотеку или  компьютерные банки данных, составляет  описи дел, передаваемых на  хранение в архив.

Документовед относится к категории специалистов.

1. Разрабатывает и внедряет  технологические процессы работы  с документами и документной  информацией на основе использования  организационной и вычислительной  техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная  работа).

2. Принимает участие в  планировании, организации и совершенствовании  деятельности отдела документационного  обеспечения управления.

3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

4. Подготавливает предложения  по обеспечению эргономических  условий труда, рационализации  рабочих мест работников отдела  документационного обеспечения.

5. Разрабатывает унифицированные  системы документации и табели  документов различного назначения  и уровня управления, классификаторы  документной информации.

6. Организует внедрение  систем ведения документации.

7. Принимает меры по  упорядочению состава документов  и информационных показателей,  сокращению их количества и  оптимизации документопотоков.

8. Участвует в отборе  документов, передаваемых на государственное  хранение, организации хранения  и экспертизе ценности документов.

9. Принимает участие в  постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании  (в части информационного обеспечения)  автоматизированных информационных  систем и систем управления, а  также в разработке новейших  информационных технологий (в том  числе безбумажных), базирующихся  на применении вычислительной  и микропроцессорной техники,  проектировании и актуализации  баз и банков данных.

10. Изучает и обобщает  передовой отечественный и зарубежный  опыт в области документационного  обеспечения управления, разрабатывает  нормативно-методические документы  по вопросам документационного  обеспечения.

11. Принимает участие в  работе по подбору, расстановке  и повышению квалификации кадров  отдела документационного обеспечения.

12. Выполняет отдельные  служебные поручения своего непосредственного  руководителя.

Инспектор по контролю за исполнением поручений относится к категории специалистов.

Инспектор по контролю за исполнением поручений:

1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями предприятия и отдельными специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства предприятия.

2. Проверяет соответствие  подготавливаемых на предприятии  проектов приказов и распоряжений  документам вышестоящих организаций,  на основе которых они издаются.

3. Заполняет контрольные  карточки и ведет картотеки  учета приказов, распоряжений и  других документов, а также поручений,  требующих контроля за их исполнением.

4. Ведет оперативный учет  прохождения документов.

5. Определяет причины  несвоевременного исполнения поручений. 

6. Информирует руководителя  предприятия о состоянии выполнения  поручений. 

7. Составляет отчеты, справки,  сводки по результатам контроля  с внесением соответствующих  предложений о состоянии исполнительской  дисциплины, по исполнению структурными  подразделениями поручений, исправлению  положения дел, о заслушивании  на совещаниях у руководства  предприятия руководителей структурных  подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в выполнении  поручений и решений. 

8. Проверяет обоснованность  представляемых руководству предприятия  предложений о снятии решений  с контроля.

9. Готовит документы по  истечении установленных сроков  текущего хранения к сдаче  на хранение в архив. 

10. Принимает участие в  подготовке предложений по совершенствованию  делопроизводства на предприятии. 

11. Выполняет отдельные  служебные поручения своего непосредственного  руководителя.

Основными задачами архивариуса  являются:

1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности  принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством  документов практического назначения).

1.2. Создание справочного  аппарата к ним.

1.3. Подготовка и своевременная  передача на государственное  хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных  задач архивариус:

2.1. Организует хранение  и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует  поступившие на хранение от  структурных подразделений документы,  законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке  номенклатуры дел, проверяет правильность  их формирования и оформления  при передаче в архив.

2.4. В соответствии с  действующим законодательством  шифрует единицы хранения, систематизирует  и размещает дела, ведет их  учет.

2.5. Подготавливает сводные  описи единиц постоянного и  временного сроков хранения, а  также акты для передачи документов  на государственное хранение, на  списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по  созданию справочного аппарата  по документам, обеспечивает удобный  и быстрый их поиск.

2.7. Участвует в работе  по экспертизе научной и практической  ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием  документов, своевременностью их  восстановления, соблюдением в помещениях  архива условий, необходимых для  обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение  правил противопожарной защиты  в помещении архива.

2.10. Выдает в соответствии  с поступающими запросами архивные  копии и документы, составляет  необходимые справки на основе  сведений, имеющихся в документах  архива, подготавливает данные для  составления отчетности о работе  архива.

2.11. Участвует в работе  по экспертизе ценности архивных  документов.

2.12. Принимает необходимые  меры по использованию в работе  современных технических средств

Заключение

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации. Кроме того, должностная  инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Проделанный анализ работы сотрудников, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих  деятельность, позволяет облегчить  процесс подбора кандидатов на ту или иную должность. Позволяет определить насколько кандидат способен выполнять  предъявляемые ему функции.

Таким образом, можем сделать  заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая  одну из проблем эффективного управления организацией.

Что касается должностных  инструкций службы документационного  обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш», то она имеет правильно, полно изложенные и оформленные должностные инструкции. Некоторые моменты соблюдаются не так тщательно, местами, даже небрежно, но это связанно в первую очередь с большой загруженностью работой и отдела, в частности, и организации, в целом.

Список литературы

1. Андреева, В. И. Понятие  документа и делопроизводства / В.И.  Андреева // Справочник секретаря  и офис-менеджера. - 2006. - № 7. - С. 32-36.

2. Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. - 192 с.

3. Аралбаева, Г.Г., Козлова, Т.О. Использование автоматизированных систем в организации документооборота в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан (на примере администрации Оренбургской области) / Г.Г. Аралбаева, Т.О. Козлова // Делопроизводство. - 2009. - № 5. - С. 60.

4. Астахова, Л. В. Документационное  обеспечение управления как отрасль  деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 3-9.

5. Красавин, А. Типовая  инструкция / А. Красавин // Служба  кадров и персонал. - 2006. - № 5. - С. 81-83.

6. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.

7. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов - М.: Дашков и Кш, 2006. - 520 с.

8. Образцы должностных  инструкций и положений об  отделах - М.: Равновесие, - 2004.

9. Оформление документов: Метод. рекомендации на основе ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированые системы документации. Унифицир. система организационно-распорядительной документации. Требования к оформ. Документов» / А. С. Демушкин, А. Н. Сокова, А. А. Пронин и др. М.: Науч. книга, 2008. - 108 с.

10. Сокова, А. Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2004. - № 2. - С. 4-7.