АННОТАЦИЯ

       Данный курсовой проект посвящен анализу документационного обеспечения управления (ДОУ) на примере виртуального предприятия.

       Проект  состоит из двух частей: теоретической и практической.

       В первой части были рассмотрены вопросы актуальности темы курсового проекта, поставлены цели и задачи курсового проекта, произведено сравнение отечественных и передовых зарубежных технологий и решений в области делопроизводства на бумажных и электронных носителях; рассмотрено нормативно-правовое регулирование ДОУ, специфика работы предприятия; общая структура управления виртуального предприятия, действующая организационная структура административно – хозяйственного отдела на примере виртуального предприятия, организация документооборота в отделе, порядок работы с внутренними, исходящими и входящими документами; состав документации данного подразделения; технология работы с документами в отделе, основные проблемы ДОУ в АХО и пути их решения; сделан вывод об уровне ДОУ предприятия.

       В практическом разделе содержится: миссия (цель) административно-хозяйственного отдела; его задачи; положение об отделе АХО; приказ по основной деятельности об организации АХО; приказ по личному составу о приеме сотрудников в данный отдел; должностные инструкции сотрудников подразделения; номенклатура дел отдела; инструкцию по делопроизводству; титул дела; внутреннюю опись документов дела; документы, оформленные в дело; Карточку - заместитель документа дела; журнал регистрации документов.

СодержаниЕ:

ПРИЛОЖЕНИЕ  А. Приказ «о создании административно  – хозяйственного отдела» …….55

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Б. Положение «об административно  – хозяйственном отделе» 57

   ПРИЛОЖЕНИЕ  В. Инструкция «по документационному обеспечению управления» 60

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Г. Должностная инструкция начальника административно – хозяйственного отдела 168

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Д. План работы АХО 172

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Ж. Номенклатура дел АХО 176

   ПРИЛОЖЕНИЕ  К. Журнал регистрации номенклатуры дел АХО 179

   ПРИЛОЖЕНИЕ Л. График уборок территории комплекса 181

   ПРИЛОЖЕНИЕ М. Запрос на приобретение канцелярских товаров, мебели, оргтехники 187

   ПРИЛОЖЕНИЕ П. Договор поставки мебели 188

   ПРИЛОЖЕНИЕ Р. Журнал регистрации плана работы АХО на год 191

   ПРИЛОЖЕНИЕ С. Журнал регистрации положения об АХО 194

   ПРИЛОЖЕНИЕ Т. Журнал регистрации должностных инструкций АХО 197

   ПРИЛОЖЕНИЕ У. Журнал регистрации графиков работы уборщиков 200

   ПРИЛОЖЕНИЕ Ф. График работ уборщиков. Основное здание ОАО ГК «Ягодка» 202

   ПРИЛОЖЕНИЕ Х. График работ уборщиков. Жилые помещения ОАО ГК «Ягодка» 210

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Ц. График работ уборщиков. Производственные помещения ОО ГК «Ягодка» 228 

Введение

       В условиях стремительного прогресса  рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

       Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

       Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. [1]

       Немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

       Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

       К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

       Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

       Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.[1]

       Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение  проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

       Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения всего круга задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

       Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности  деятельности организации является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.

       Управление  организациями и предприятиями  основано на следующих процессах:

• Получение информации, и ее обработка;
• Анализ, подготовка и принятие решений;
• Выполнение решений;
• Учет и контроль принятых решений.

       Процессы  делопроизводства (комплекс мероприятий  по обеспечению ДОУ предприятия или организации) и документооборота (движение документов в рамках ДОУ) рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов.

       Документационное  обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно  к программным системам автоматизации:

• Документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур). [2]

       В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Открытого Акционерного Общества ГК «Ягодка».

       Целью курсового проекта является анализ ДОУ ОАО ГК «Ягодка» одного из его структурных подразделений – административно – хозяйственный отдел. Задачи курсового проекта:

• анализ традиционного (на бумажных носителях) и электронного ДОУ ОАО ГК «Ягодка».
• разработка организационных документов в области ДОУ предприятия (унифицированных и неунифицированных);
• формирование и оформление дела отдела предприятия для текущего хранения документов на бумажном носителе.

I. Анализ ДОУ ОАО ГК «Ягодка»

1.1. Сравнение отечественных и передовых зарубежных технологий и решений в области делопроизводства на бумажных и электронных носителях

       За  последние более чем 100 лет в  России сложилась определенная методика работы с документами. В советское  время она получила дальнейшее развитие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству, унаследованных и в послесоветский период. Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

       В России и на Западе сложились разные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таких принципиальных различий — это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля.

       Особенности отечественного современного управления документами:

1. Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов.
2. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
3. Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку требует как централизованного сведения оперативной информации, так и ведения огромного количества различных журналов и картотек.
4. Строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

• на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;

• на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются). [2]

       В течение всего цикла регулярно  проводится обучение и повышение  квалификации всех сотрудников организации  по вопросам управления документами.

       Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

5. Единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
6. Согласно современным представлениям системы электронного документооборота (СЭД), должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

             Рассмотрим одну из систем электронного документооборота:

       Система "ДЕЛО" — система автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота. Промышленная система управления документами, обеспечивающая поддержку полного жизненного цикла — от разработки и согласования проектов документов до списания их в дело и архивного хранения. "ДЕЛО" соответствует как российским, так и международным стандартам делопроизводства и предоставляет все технологии, необходимые и для автоматизации классического делопроизводства, и для перехода как к смешанной "бумажно-электронной" форме, так и к полностью электронному документообороту. Внедрение системы "ДЕЛО" позволяет существенно повысить уровень управляемости предприятием, учреждением или компанией за счет организации эффективного контроля за движением и исполнением всех видов документов (бумажных и электронных).

7. Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.
8. Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.

       При проведении экспертизы ценности требуется  определить, какую функцию в деловой  деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

9. Делопроизводство в России в основном до сих пор имеет строго   вертикальное направление. Документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть "через голову" вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов "через руководителей" позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.
10. В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами, а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами. [40]

       Технологии области документационного обеспечения управления за рубежом отличаются от отечественных технологий.

         Традиции западного документооборота  также имеют более чем столетнюю  историю. Подход к управлению  характеризуется принципиально  большей децентрализацией прав  и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Подобная децентрализация работы с документами существенно защищает организацию документооборота.

       На  Западе под документооборотом на предприятии в настоящее время  принято понимать любую передачу информации, значимой для предприятия. И на том этапе, когда происходит автоматизация, определяются виды, объем  и значимость информации, а затем процесс ее передачи также автоматизируется и в итоге документируется в электронном виде. 
 Особенностями западной технологии процессов делопроизводства является:

1. Западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот"). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), является систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием "электронный архив";
2. Высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, "горизонтального" документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей;
3. Отсутствие централизованного контроля;
4. Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством;
5. Моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. [40]

       Отбор систем документооборота производится по принципу устойчивого положения на рынке компаний, поставляющих как собственные решения, так и популярные западные продукты.

       Рассмотрим  некоторые из них:

       АО "Ланит"

       В основу решений "Ланита" положено программное обеспечение двух основных классов:

• ПО ролевых рабочих мест на основе гибких и открытых моделей офисной деятельности;
• ПО сетевых корпоративных услуг.

       Предлагаемый "Ланит" программный комплекс LanDocs выполняет следующие основные функции:

• регистрация;
• заполнение учетных карточек документов;
• рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;
• контроль состояния документов ("на визировании", "на согласовании" и т. д.);
• поиск документов;
• вызов приложений Windows для обработки электронных документов;
• контроль версий документов с помощью контрольных карточек;
• создание отчетов;
• сканирование многостраничных бумажных документов;
• списание в архив.

       Комплекс  поставляется с настроенными классификаторами, которые можно редактировать (пользователи, корреспонденты, тематическая структура  хранилища, способы доставки и т.д).

       Административные  функции:

• настройка на организационную иерархию предприятия;
• настройка на структуру должностей и функции исполнителей;
• определение прав доступа пользователей.

       Кроме того, на ролевые рабочие места  могут быть установлены дополнительные функциональные компоненты и оборудование. [9]

       Из  всего вышеперечисленного видно, что  зарубежные страны имеют больше опыта  обращения и внедрения автоматизированных систем управления.

       Отечественная традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Технологии же "документооборота" (workflow), встроенные в западные системы управления документами носят весьма общий характер и не учитывают сложившуюся в отечественную управленческую практику. Из этого следует, что непосредственное использование западных готовых систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Поэтому, все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов

       Российская  модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном масштабе времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации в единые реестры предприятия. Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

             Чтобы решать эти  проблемы специалистам в области  управления документацией требуется  постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий.

1.2. Нормативно – методическое регулирование делопроизводства в России

       Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

     Законодательные и методические документы, регулирующие документационное обеспечение управления  

1. ФЗ «Об  акционерных обществах» [37] - определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.
2. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [35]. Закон обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
3. ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [36]. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
4. ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» [33]. Регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
5. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [38]. Закон регулирует отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении документированной информации, вопросы ее защиты от несанкционированного доступа и особенности применения информационных технологий. 
6. ФЗ «О персональных данных» [39] - закон создает правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
7. Закон РФ «О государственной тайне» [8]. Закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации
8. Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» [32] -  устанавливает перечень сведений, подлежащих защите.
9. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ [19]- устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
10. Основные правила работы архивов организации [15] - являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность архива организации и основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
11. Положение о Федеральном архивном агентстве [20] - положение закрепляет роль и функции Федерального архивного агентства.
12. Регламент Федерального архивного агентства [24] - устанавливает общие правила организации деятельности Федерального архивного агентства по реализации им полномочий и взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти.
13. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [3].  Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
14. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» [4] - устанавливает виды документов, на которых воспроизводится государственная печать и требования к воспроизведению государственной песати.
15. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [5]. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 
16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [17] - Перечень применяется: при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов; при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в государственные архивы.