Анализ должностных инструкций службы работников ДОУ “ОАО Лепельский молочноконсервный комбинат”

 

ЛИНГВОГУМАНИТАРНЫЙ   КОЛЛЕДЖ  УЧРЕЖДЕНИЯ  ОБРАЗОВАНИЯ

«МИНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

Допущена к защите

Председатель  ЦК

_______В.И.Жуковская

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Документационное обеспечение  управления»

Специальность  2-26 02 31  Документоведение и документационное   обеспечение управления

 

Тема: Анализ должностных инструкций службы работников ДОУ “ОАО Лепельский молочноконсервный комбинат”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Учащейся 43 ДП гр.                                                                                                                                    

Андриевской   

Юлианы Юрьевны

 

                                                                                                      Руководитель

                                                                             Румянцев Александр 

                                                                             Иванович                                                     

                                                                    

                                                                    Минск

                                                                       2014

 

 

При приёме на работу. Прежде всего наличие этого документа важно для урегулирования вопроса в сфере трудовых отношений, например для осуществления обоснованного отказа в приёме на работу.

Так, запрещён необоснованный отказ в приёме на работу для отдельных  категорий работников (ст. 16 Трудового  кодекса РБ (далее –ТК)). Если все необходимые для выполнения работы требования к работнику будут закреплены в должностной инструкции, то вы сможете доказать, что отказ в приёме на работу был обоснованным. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявленным Единым квалификационным справочником должностей служащих ( далее- ЕКСД) и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Между тем данные справочники содержат весьма примерные требования к соискателем и не учитывают организационных, региональных должностей инструкции будет сложнее обосновать отказ в приёме на работу, чем при её наличии.

При увольнении с работы. Наличие должностной инструкции также важно и при увольнении работника, например, в качестве обоснования законности увольнения работника по окончании испытательного срока. Каждая из сторон вправе расторгнуть трудовой договор с предварительным испытанием либо до истечения срока предварительного испытания, предупредив об этом другую сторону письменно за 3 дня либо в день истечения срока предварительного испытания ( ст. 29 ТК).

При этом вы обязаны указать  причины, послужившие основанием для  признания работника не выдержавшим  испытания. Причём работник имеет право обжаловать решение нанимателя в суд. При рассмотрении дела суд будет рассматривать вопрос о том, какие именно обязанности должен был выполнять работник и какие причины послужили основанием для признания его не выдержавшим испытание. Таким образом, вам необходимо представить доказательства законности и обоснованности расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию. В качестве одного из таких доказательств может выступать должностная инструкция. В результате сравнения должностной инструкции с фактически выполняемой работником работой вы сможете доказать, какие именно обязанности работник не выполнил либо каким деловым качествам он не отвечает.

Должностная инструкция также может выступать в качестве обоснования законности увольнения работника за систематическое неисполнение им без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания ( п. 4 ст. 42 ТК).

Для правильной организации труда. Наличие данного документа также необходимо при организации труда для (чтобы) :

- распределение трудовых  обязанностей между работниками,  установления чётких отношений  подчинённости между ними;

- временного перевода  работника на другую работу;

- оценки добросовестности  и полноты осуществления работником трудовой функции;

- эффективного проведения  аттестации рабочих мест и  персонала;

- обоснованного привлечения  работника к дисциплинарной и  (или) материальной ответственности;

- обязать сотрудника  выполнять свою работу в установленных рамках;

Дисциплинарный проступок  – это противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей ( ст. 197 ТК). Таким образом, для наложения  дисциплинарного взыскания вы прежде всего должны выяснить, входили ли обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых к работнику намерены применить дисциплинарное взыскание, в круг его трудовых обязанностей. Ответить на этот вопрос без должностной инструкции крайне проблематично.

При организации  документооборота. Должностная инструкция незаменима в части организации документооборота.

Курс обязанностей работника  определён прежде всего трудовым договором (контрактом), в котором  вы должны предусмотреть специальный  раздел, регламентирующий должностные  обязанности работника( его трудовую функцию). Однако, чтобы полностью описать трудовую функцию, требуется значительный объём текста, нецелесообразный для договора. Поэтому зачастую в него включаются только основные положения трудовой функции работника и общее описание должности. А все уточнения и разъяснения берёт на себя должностная инструкция.

В сфере  налоговых отношений. В наличии должностных инструкций на работников организации заинтересованы и работники из бухгалтерии. Должностные инструкции будут являться обоснованием для сотрудников проездных билетов на городской транспорт и т.п.

Например, должностная  инструкция главному бухгалтеру может  являться обоснованием расходов организации  на обучение его английскому языку: если обязанность по повышению квалификации указана в его должностной инструкции, а потребность в таких знаниях связана с отсутствием в штате переводчика, а также с необходимостью применения знаний при ведении организацией внешнеэкономической деятельности.          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Теоретическая  часть

1.2 Должностная  инструкция

 

Должностная инструкция —  нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия). Должностную инструкцию и трудовой контракт используют при разрешении конфликтных ситуаций между нанимателями и работниками.

Должностная инструкция как локальный нормативный акт  регламентирует правовое положение  работника в организации, определяя задачи, функции, права и обязанности работника согласно занимаемой им должности.

При составлении должностной  инструкции. Прежде всего, само название должности должно соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь « Профессии рабочих и должности служащих», утверждённому приказом Белстандарта от 30 декабря 1996 г. № 234, с изм. И доп., а содержание – основываться на Едином квалификационном справочнике должностей служащих, состоящем из 34 выпусков. Общие положения ЕКСД утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 марта 2004 г. № 32.

Должностная инструкция разрабатывается в соответствии со штатным расписанием организации  руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, и утверждается руководителем организации или иным уполномоченным на это должностным лицом нанимателя.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для исполнения работником.

Текст должностной  инструкции, как правило, делится на разделы:

• общие положения;
• функции;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;

В разделе «Общие положения» указывают: область деятельности специалиста; прядок его назначения, замещения  во время отсутствия и освобождения от занимаемой должности; квалификационные требования; подчинённость специалиста; должностные лица, которыми он руководит.

   В разделе «Функции» перечисляют основные направления деятельности специалиста.

В разделе «Права»  устанавливают права, необходимые  специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе « Ответственность» указывают, за что конкретно несёт  ответственность данный специалист.

В дополнение к вышеперечисленным  разделам могут быть введены и  другие, такие как « Взаимосвязи  со структурными подразделениями», « Порядок пересмотра инструкции», «  Квалификационные требования».

Значение должностной  инструкции для работника и нанимателя

Должностная инструкция способствует процессу адаптации работника  и служит для него руководством к  действию. Кроме того, она позволяет работнику определить, каких действий от него ожидает наниматель и по каким критериям будут оценивать результаты его труда. Должностная инструкция устанавливает ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Должностная инструкция поможет нанимателю при:

1. Определении характеристики  специалиста. Она позволяет вести  программируемый подбор работника,  который удовлетворял бы по  знаниям и навыкам в соответствии  с требованиями инструкции.

2. Совершенствовании  управления на базе совмещения должностей, увеличения объемов работ, пересмотре трудовых функций работников в связи с сокращением их численности, переходом на новые формы организации производства и труда. В этих случаях работнику может быть поручено исполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, исполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

3. Профессиональной аттестации  работника. В должностной инструкции  указано, что работник должен  знать, уметь и какую конкретную  работу обязан выполнять. Должностная  инструкция - основа для проведения  объективной оценки результатов  трудовой деятельности работника. Результаты аттестации позволяют принять решение о дальнейшем внутреннем движении и переподготовке работника (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.).

4. Ранжировании должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

5. Совершенствовании  организационной структуры, планирования  мероприятий по повышению производительности  труда.

6. Разрешении трудовых  споров. Не исключены конфликтные  ситуации между работником и нанимателем. В частности, при несогласии с решением руководителя об увольнении работника его действия оспариваются в суде. Для принятия решения обязательно рассматриваются документы: трудовой договор и должностная инструкция специалиста.

Примерная должностная инструкция секретарю

1. Общие положения
1. Секретарь относится к категории  других служащих и подчиняется непосредственно руководителю организации.
2. На должность секретаря назначаются лица, имеющие общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
3. Секретарь назначается на должность, перемещается и освобождается от неё приказом руководителя организации.
4. В своей деятельности секретарь руководствуется:
1. нормативными методическими, инструктивными документами и материалами по вопросам выполняемой работы;
2. приказами и распоряжениями руководителя организации;
3. правилами внутреннего трудового распорядка;
4. настоящей должностной инструкцией;
5. Секретарь должен знать:
1. положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
2. структуру организации и её подразделений;
3. машинопись;
4. правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
5. правила эксплуатации компьютерной техники, диктофонов, магнитофонов, техники для тиражирования печатных материалов и других используемых технических средств;
6. правила орфографии и пунктуации;
7. правила пользования приёмно - переговорными устройствами;
8.      стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
9. основы этики и эстетики;
10. правила делового общения;
11. основы организации труда;
12. основы законодательства о труде;
13. правила внутреннего трудового распорядка;
14. требования по охране труда и пожарной безопасности;
6. В случае временного отсутствия секретаря (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначение приказом директора организации, которое приобретает соответствующие права и несёт полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Функции

На секретаря возлагаются  следующие функции:

1. обеспечение работы руководителя в соответствии с запланированными и текущими мероприятиями;
2. обеспечение своевременной передачи информации, сопутствующей работе руководителя;
3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций секретарь исполняет следующие обязанности:

1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации;
2. собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;
3. организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержания;
4. осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещание участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;
5. печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;
6. при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно- распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;
7. передаёт и принимает информацию по приёмно - переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
8. оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;
9. принимает документы на подпись руководителю;
10. организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;
11. осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует её в соответствии с установленным порядком и передаёт после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
12. ведёт контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;
13. формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив;
14. подготавливает документы для тиражирования на множительный технике, а также копирует документы;
15. обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
16. соблюдает требования по охране труда и  пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

4.Права

Секретарь имеет право:

4.1. вносить на рассмотрение  руководства предложения по совершенствованию  работы, связанной с обязанностями, предусмотренными инструкцией;

4.2.В пределах своей компетенции сообщить руководителю организации обо всех недостатках в деятельности организации, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

4.3.Запрашивать лично  или по поручению руководителя  организации от руководителей  подразделений организации и  иных специалистов информацию  и документы, необходимые для  выполнения его должностных обязанностей;

4.4. требовать от руководства организации оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5. Ответственность

Секретарь несёт ответственность:

5.1. за ненадлежащее  исполнение ( неисполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определённых трудовым законодательством;

5.2. за правонарушения, совершённые в процессе осуществления  своей деятельности,- в пределах, определённых администрацией, уголовным и гражданским законодательством;

5.3. за причинение материального  ущерба - в пределах, определённых  действующим трудовым и гражданским  законодательством. 

   

          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2. Аналитическая часть

2.1.Анализ инструкции  по документированию управленческой      деятельности

 В целях совершенствования  документооборота, в соответствии с законодательством Республики Беларусь с учётом требований СТБ ISO 9001 (п.4.2.3, 5.5.1), на предприятии разработана инструкция по документированию управленческой деятельности.

 

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОАО «Лепельский молочноконсервный  комбинат»

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора 

ОАО «Лепельский молочноконсервный  комбинат»

От 31.10.2011 №63

1. Общие положения

1.1       Настоящая  Инструкция устанавливает единую  систему в ОАО «Лепельский  молочноконсервный комбинат» (далее – Предприятия) подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2 Выполнение требований  Инструкции обязательно для всех  сотрудников Предприятия. 

1.3 Инструкция ориентирована на использование во всех структурных подразделениях автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров.

1.4 Ответственность за  организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в структурных подразделениях возлагается на  руководителей этих  подразделений.

Руководители обязаны:

• Рассматривать все документы в день их получения;
• Требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
• Своевременно докладывать директору Предприятия о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов и поручений;
• Принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения по телефону;
• Знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.

  

2. Прием, регистрация  и рассмотрение входящих документов.

2.1 Прием входящей корреспонденции  осуществляется секретарём приёмной (приложение №1), при этом проверяется  правильность ее доставки и  наличие приложений.

Вся корреспонденция  вскрывается кроме корреспонденции  с пометкой «лично», которая вручается адресату.

2.2 Принятая корреспонденция  передается директору Предприятия  или лицу, исполняющего его обязанности. 

2.3 Регистрация документов  осуществляется централизованно  путем занесения в журнал входящей  документации и компьютер (в журнал регистрации входящих документов)

2.4 На полученных документах  в правом нижнем углу лицевой  стороны документа проставляется  штамп с указанием даты поступления  документа и его порядкового  входящего номера (с начала календарного  года).

2.5 Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка: «+ приложение на 2 листах»

2.6 Регистрация документа  производится однократно секретарём  приёмной.

2.7 После регистрации  входящие документы передаются  на рассмотрение директору Предприятия. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь приёмной проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо – ответ, находится инициативное письмо и прикрепляется к нему.

2.8 В результате  рассмотрения документа директором Предприятия на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации входящих документов».

2.9 Не позднее указанного  в резолюции срока исполнитель  обязан предоставить секретарю приёмной, курирующего этот вопрос, информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

2.10    На первом  листе исполненного документа  в левом нижнем углу исполнитель  делает отметку «в дело» и  о том, когда и как решен  вопрос, заверяет подписью, ставит  дату и подшивает в соответствующее  дело.

2.11 Исполненные документы  и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

2.12 Документы, находящиеся  на исполнении, хранятся у исполнителей  в порядке, исключающим их утрату. В случае потери документа  исполнитель немедленно извещает  об этом секретарю приёмной.   

  

 

3. Контроль  исполнения документов.

3.1 На Предприятии устанавливается  контроль за исполнением в  указанные сроки документов и  поручений вышестоящих организаций,  руководителя .

3.2 Ставить документы  на контроль имеет право директор Предприятия.

3.3 Осуществление контроля  за сроками исполнения возлагается  на секретаря приёмной.

3.4 На документы, взятые  на контроль, в левом поле у  заголовка ставится штамп или  пишется «КОНТРОЛЬ». Вся информация  о них заносится в «Журнал  учета контроля и движения документов».

3.5 Задание снимается  с контроля только с разрешения  директора Предприятия или исполняющего  обязанности. 

3.6 В течение установленного  срока исполнения, поставленные  в резолюции вопросы,  должны  быть полностью решены.

3.7 Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.

 

4.       Порядок составления и оформления  служебных документов.

4.1 Документы Предприятия  приобретают юридическую силу  только с момента подписания  или утверждения их директором  Предприятия, а в его отсутствие – исполняющим обязанности.

4.2 Гриф утверждения  проставляется в правом верхнем  углу первого листа документа. 

Элементами грифа утверждения  являются:

Слово УТВЕРЖДЕНО;

Должность лица, утвердившего документ;

Личная подпись и ее расшифровка;

Дата утверждения.

4.3 Приказ – нормативный  акт, издаваемый директором Предприятия  или в его отсутствии – исполняющим  обязанности. Приказ издается  для решения основных задач,  стоящих перед Предприятием.

4.4 Тексты приказов  состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

В водной части излагаются основания для издания документа.

Распорядительная часть  начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ».

4.5 Распорядительная часть  должна содержать конкретные  задания или мероприятия с  указанием исполнителей и сроков исполнения.

4.6 Регистрация приказов  осуществляется секретарём приёмной.

4.7 На оборотной стороне  листа приказа дается список  лиц для ознакомления, которые  ставят подпись и дату против  своей фамилии. 

4.8 Первые экземпляры  приказов формируются в соответствующие дела, вторые направляются исполнителям данного документа.

 

5.       Порядок  работы с исходящими документами. 

5.1 Исходящие документы  готовятся на бланках для писем  Предприятия. 

Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Документы, как правило, должны составляться по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное  их рассмотрение получателем.

5.2 Внесение в подлинник  документа после его подписания, каких либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.