Анализ должностной инструкции

НОУ ВПО РОССИЙСКИЙ НОВЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ (РосНОУ)

Воскресенский филиал

Кафедра юридических дисциплин 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат 

по дисциплине: «Документационное обеспечение

юридической деятельности» 

тема: «Анализ должностной инструкции» 
 
 
 
 
 
 

     Выполнила студентка II курса

     группы  ЮВ-10

     Хохлачева И.В. 

                                          Научный руководитель:

                                          Махина Н.А. 
 
 
 
 
 

Оценка__________    ___________________________

                                                      ^{(Дата, подпись руководителя)} 
 
 
 
 
 

Воскресенск 2011 г. 

Содержание

Введение           3

1. Общая характеристика  должностной инструкции    5

2. Значение должностных инструкций      7

3. Основные  требования к составлению должностных  инструкций 8

4. Разделы должностной инструкции      11

5. Юридическая  сила  должностной инструкции    21

6. Внесение изменений  в текст должностной инструкции   22

Заключение          23

Список использованной литературы      25 
 

     Введение

     В любой организации деятельность персонала определяется различными регламентами, наиболее распространенными из которых являются как раз должностные инструкции. И далеко не всегда они составлены в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих. При поступлении на работу каждый человек должен ознакомиться с должностной инструкцией, разработанной для него кадровой службой  или руководителем структурного подразделения (подписанной руководителем структурного подразделения и утвержденной руководителем организации), на основании которой будет заключаться трудовой договор. Но, к сожалению, далеко не каждый знаком с правилами составления данного нормативно-правового акта и требованиями, предъявляемыми к оформлению. Кроме того, в последнее время  некоторые руководители предлагают подчиненным самостоятельно написать на себя должностную инструкцию. В этом случае человеку уже действительно необходимо обладать определенными знаниями в этой области.

     Главные достоинства любого нормативного документа  – краткость и ясность. Очевидно, что неясный, то есть двусмысленный  или противоречивый документ, невозможно исполнять. Также, очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его  утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко  пропустить что-нибудь важное. Более  того, чем длиннее должностная  инструкция, тем больше вероятность  появления в ней несовместимых  или двусмысленных положений. Все  это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные.

     Назначение  должностной инструкции – объяснить  подчиненному, что от него требуется, но мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная  инструкция не может. Наличие должностной  инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на работе по мотивированию подчиненного.

     Должностные инструкции являются основной несущей  конструкцией любой системы управления.

     1. Общая характеристика должностной  инструкции

     Должностная инструкция  - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных, и подписываются  они также руководителями структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается . Утверждает должностные инструкции Первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план фирмы и/ или его корректировки. Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом.

     Главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника  требует и хочет получить организация. Т.е. целью написания должностных  инструкций является формализация задач  и функций сотрудника, но формализм - признак плохо написанной инструкции. Очень часто встречаются документы, которые скопированы (полностью или с адаптацией к конкретной компании) с имеющихся в продаже сборников типовых примеров должностных инструкций. При этом содержание должностных инструкций не всегда соответствует фактическим должностным обязанностям сотрудников, т.е. то, что записано "на бумаге", не соответствует тому, как это выполняется на практике. Более того, зачастую положения должностных инструкций сформулированы таким образом, что определить из них, что же конкретно должен делать сотрудник и за что он несет ответственность, достаточно трудно.

     Еще одна ошибка составления инструкций - поверхностность и использование  общих формулировок. Такой подход допустим лишь в том случае, когда  в компании существуют не только должностные  инструкции, но и отдельные подробные  процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной  инструкции будет написано много, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но несмотря на это должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того, необходимо отметить, что все положения  должностной инструкции равны по степени важности.

     Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, они бесполезны, если сотрудник  не знает их назубок. В некоторых  зарубежных организациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых  игр: сотрудник должен уметь применять  инструкции в разных ситуациях.

     Правильно написанные инструкции увеличивают  эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в  конечном итоге способствуют повышению  авторитета руководства.

     2.     Значение должностных инструкций

     Прежде  всего, должностная инструкция нужна  для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права  работников. Итак по порядку.

     Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

     Во-вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).

     В-третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

     В-четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

     В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

     3. Основные требования к составлению  должностных инструкций

     Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением, т.е. все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. Из-за этого появляются  должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить, чтобы этого не происходило. 

     Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.

     Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам: - название должности; - наименование структурного подразделения; - цель должности (зачем она существует); - подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется); - перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам. 
           Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов: а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата", б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей.

     При составлении должностной инструкции важно придерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?

     Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться  от подчиненного.

     Основные  требования к форме  должностной инструкции

     В обязательном порядке в должностную  инструкцию должны входить следующие  пункты:

     1. Непосредственная  подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Но действительным является только то положение, которое существует на бумаге.

     2. Порядок назначения  и освобождения  от должности. Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа.

     3.         Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но не достаточно прямой ссылки на должностную инструкцию -  необходимо перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой – положение об отделе и настоящая должностная инструкция.

     4.Разделы должностной инструкции

     Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие  разделы:

     1.Содержание  раздела “Общие  положения”

     Содержание  этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации  и практически не влияет на качество самого документа. Этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных  документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них.

     В данном разделе указывают:

     1. Категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.

     2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела “требования к квалификации” квалификационных характеристик по должностям служащих. Однако в общих положениях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37) определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

     В характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной  и той же должности без изменения  ее наименования внутридолжностное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются руководителем организации. При этом учитываются:

     ·           степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей;

     ·           ответственность за принимаемые решения;

     ·           отношение к работе;

     ·           эффективность и качество труда;

     ·           профессиональные знания;

     ·           опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности;

     ·           другие факторы.

     3. Порядок назначения и освобождения от должности.

     4. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

     Пункт разрабатывается на основании раздела  “должен знать” квалификационных характеристик должностей служащих.

     5. Наименование должностных  лиц, которым подчиняется  сотрудник.

     6. Перечень структурных  подразделений и  (или) отдельных  сотрудников, непосредственно  подчиненных данному  сотруднику по  службе (если таковые  имеются). Данный пункт может быть включен в раздел “Должностные обязанности”.

     7. Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

     Пункты 3, 5 – 7 разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях организации, положения о персонале.

     В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и  условия его деятельности.  

     2. Содержание раздела “Описание должности”

     2.1. Обязанности

     В этом разделе указывают должностные  обязанности работника с учетом задач и функций конкретного  структурного подразделения организации  с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут  быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном  подразделении практикой распределения  иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

     Этот  раздел должностной инструкции разрабатывается  на основе раздела “должностные обязанности” квалификационных характеристик по должностям служащих.

     При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими  исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

     Требования  к квалификации сотрудника могут  быть изложены и в отдельном разделе  должностной инструкции с одноименным  наименованием. В этот раздел также  целесообразно включить положение  о выполнении разовых служебных  поручений.

     2.2.Права

     В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством  и внутренними документами организации.

     Конструкция раздела “Права” в наиболее общем  виде может быть следующей:

     Служащий  вправе:

     1.         Знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы.

     2.         Присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения).

     3.         Участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей.

     4.         Вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков.

     5.         Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений.

     6.         Запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

     7.         Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации).

     8.         Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

     9.         Требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

     В данной статье может быть зафиксировано  право служащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях  и других общественных организаций, не запрещенных законодательством  Российской Федерации.

     Должностные инструкции руководителей структурных  подразделений могут быть дополнены  пунктами следующего содержания:

     1. Действовать от имени структурного  подразделения и представлять  его интересы во взаимоотношениях  с иными структурными подразделениями  организации в пределах своей  компетенции. 

     2. Вносить на рассмотрение руководителя  организации представления о  назначении, перемещении и увольнении  сотрудников структурного подразделения;  предложения об их поощрении  или о наложении на них взысканий. 

     3. Сообщать руководителям иных  структурных подразделений о  выявленных во вверенных им  отделах недостатках. 

     Те  или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых  сотрудником должностных обязанностей.

     Например:

     Главный бухгалтер организации вправе:

     1.

     2.

     ...

     3. Проверять в структурных подразделениях  организации соблюдение установленного  порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей.

     Однако  не следует забывать, что зачастую конкретизация прав приводит к ошибкам. Так, право главного бухгалтера, изложенное в п. 3 вышеприведенного примера, скорей является его обязанностью.

     Положения о взаимодействии со структурными подразделениями  организации можно обобщить в  отдельный раздел “Взаимоотношения”.

     Конструкция такого раздела, например, может быть следующей:

     Начальник отдела документационного обеспечения  в процессе работы взаимодействует:

     1. Со всеми руководителями структурных  подразделений организации –  по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки  исполнения, совершенствования стиля  и методов работы с документами,  подготовки и представления необходимых руководству материалов.

     2. С юридическим отделом – по  правовым вопросам, связанным с  подготовкой документов.

     3. С отделом кадров – по вопросам  подбора, приема, увольнения, повышения  квалификации и расстановки кадров  отдела, документационного обеспечения. 

     4. С отделом материально-технического  обеспечения – по вопросам  обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

     5. ...

     Как правило, порядок взаимодействия сотрудников  структурных подразделений определен  Положениями об отделах, службах, и  дублирование в должностных инструкциях  не обязательно – достаточно отсылки. В том случае, если речь идет о  должностной инструкции самостоятельного специалиста (не входящего в штат какого-либо подразделения), целесообразно  подробно изложить его взаимоотношения  с подразделениями и отдельными специалистами.

     2.3.Ответственность

     Здесь указывают меру ответственности  сотрудника за несоблюдение своих должностных  обязанностей, а также требований законодательства. В данном разделе  должностной инструкции можно как  ограничиться общими отсылками к  отраслям законодательства, так и  конкретизировать в каких случаях  на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных  обязанностей, указанных в должностной  инструкции; допущение конкретных нарушений  законодательства и внутреннего  порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

     Например:

     Главный бухгалтер несет ответственность  за:

     1. ...

     2. ...

     3. Несвоевременное проведение проверок  и документальных ревизий в  структурных единицах предприятия. 

     4. Нарушение сроков предоставления  квартальных и годовых бухгалтерских  отчетов и балансов соответствующим  органам. 

     Как правило, такое подробное регламентирование  ответственности сотрудника в должностной  инструкции обусловлено наиболее часто встречающимися нарушениями конкретных положений законодательства, халатным отношением к отдельным обязанностям. Однако основными нормативно-правовыми документами, которые должен знать и которыми должен руководствоваться, например, главный бухгалтер организации, является Закон РФ “О бухгалтерском учете”, Налоговый кодекс РФ и иные документы, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером. Перечислить в должностной инструкции все возможные правонарушения, характерные для данного участка работы в финансово-хозяйственной деятельности организации, весьма затруднительно.