Анализ эффективности использования ресурсов организации

1.Социальная организация  и её среда

Организацией является институционализированная группа лиц (физических и юридических), взаимодействующих с помощью  материальных, экономических, правовых и иных условий для достижения поставленных целей. В этом и состоит  ее задача, выполняя которую организация  преобразует с помощью соответствующих  технологий материальные, информационные, трудовые ресурсы в требуемые  конечные результаты. Таким образом, она, прежде всего, представляет собой  социальный институт и может рассматриваться  одновременно и как субъект, и  как средство деятельности.      

Как социальная система организация  является открытой, ибо ее выживание  зависит от внешнего мира. Она описывается  такими основными характеристиками как внешняя и внутренняя среда, структура, цели, стратегии, технология, персонал, потенциал.

Структура организации, т. е. упорядоченная совокупность ее взаимосвязанных  элементов, бывает технической, социальной, социотехнической,  нормативно-правовой.

 Основу технической  структуры составляют материальные  объекты и процесс (помещения  и их планировка, оборудование, условия  труда и проч.). Поскольку ее  элементы неизменны, такую структуру  относят к категории жестких.

На производственном предприятии  техническая структура во многом определяет её профессионально-квалификационный состав персонала, характер и содержание трудовых операций, создает основу функциональных связей между людьми и в значительной мере влияет на их межличностные отношения.

Социальная структура  организации, которую первым проанализировал  Э. Мэйо, образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия и т. д. Все эти элементы организационной структуры являются «мягкими».

Социальная структура  организации обладает определенным потенциалом, который складывается из нескольких элементов: 

 потенциал общего руководства  (характеризуется уровнем его  знаний и понимания ситуации, умением выявлять и решать  проблемы и проч.);

 психологического потенциала (отражает состояние морально-психологического  климата, стабильность отношений);

 творческого потенциала (отражает способность коллектива  реагировать на изменения, предлагать  альтернативы, предприимчивость). 

Характерной чертой современной  организации является ее устойчивость, т. е. способность функционировать  и развиваться в условиях внешних  и внутренних механизмов,  вопреки  им, либо возвращаться в прежнее, либо переходить в качественно более  высокое состояние.

Еще одной особенностью современных  организаций является их сложность. Она обусловлена их масштабами, количеством  и автономностью элементов, разнообразием  функций и свойств организаций.

Организация – это систематизированное  сознательное объединение людей, преследующих определённые цели[4, c. 91].

Для того чтобы считаться  организацией, некая группа должна отвечать определённым требованиям:

наличие, по крайней мере, 2-х человек, которые считают себя частью этой группы;

наличие одной цели, которую принимают как общую все его члены;

наличие членов группы, которые  работают вместе для достижения цели.

Можно сказать, что основными  составляющими любой организации  являются входящие в неё люди, цели, для реализации которых она создана  и существует, и управление, формирующее  и приводящее в движение потенциал  организации.

Каждую организацию можно  представить как открытую систему. На входе она получает ресурсы  из внешнего мира, на выходе – отдаёт созданный продукт. Поэтому любая  организация осуществляет три процесса:

получение ресурсов из внешнего окружения;

изготовление продукции;

передача её во внешнюю  среду.

Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней).

Среда – это совокупность объективных условий, в которых  осуществляется деятельность организации[9, c. 52].

Внутренняя среда организации  является источником её жизненной силы. Заключает в себе потенциал, который  даёт возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени.

Составляющие внутренней среды:

Структура – это взаимоотношения  подразделений предприятия. В основу любой структуры управления положен  принцип разделения труда.

Цели – это желаемое состояние предприятия, результат  какой-либо деятельности. Правильная их формулировка является важным фактором внутренней среды (чёткость, согласованность, реальность).

Задачи решаются для достижения поставленных целей. Основными задачами менеджмента являются: работа с персоналом, работа с предметами и средствами труда, работа с информацией.

Технология включает в  себя технические средства и способы  их комбинирования и использования  для получения конечного продукта.

Персонал – центральная  фигура в любой организации. Работа персонала в организации является сложнейшим сочетанием разнообразных  факторов, влияющих на результаты его  деятельности (потенциал человека, способности, потребители, восприятие, влияние коллектива, лидерство).

Элементы внутренней среды  находятся в тесной взаимосвязи  и взаимозависимости. Изменение  одной ведёт к изменению другой или нескольких элементов.

Внешняя среда – это  комплекс факторов, оказывающих непосредственное влияние на производственную и финансово-хозяйственную  деятельность организации.

Влияние факторов внешней  среды не одинаково, поэтому все  факторы внешней среды условно  делятся на две группы: прямого  и косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия:

 потребители – именно  они определяют, какую продукцию  производить и по какой цене  её можно продать;

поставщики материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

конкуренты, определяют стратегию, цели и задачи предприятия;

законы и государственные  органы формируют нормативную базу создания и функционирования предприятия;

профсоюзы решают такие вопросы, как: сокращение рабочего дня, повышение  заработной платы, улучшение условий  труда и др.

Среда косвенного воздействия:

состояние экономики включает уровень цен, инфляции, курс валюты;

НТП характеризует уровень  развития науки, и техники (спутниковая  связь, компьютеры и т. д.);

политика (политическая стабильность);

социальные факторы (традиции страны);

международные события (экспорт (импорт), совместные предприятия, вложение средств в экономику страны).

Взаимосвязь факторов внешней  среды очевидна. Например, изменение  законодательной системы может  оказать влияние на уровень конкуренции; ухудшение политической обстановки может лишить предприятие источника  дешевого сырья или рабочей силы.

2.Содержание процесса  управления и технология управления

Управление как  деятельность реализуется в совокупности управленческих провесов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.

Управление следует рассматривать  как процесс. Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно  выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию  ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называются управленческими функциями. Таким  образом, процесс управления является общей суммой всех функций.

Функции управления – это относительно самостоятельные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции[10, c. 152].

Рассмотрим последовательно содержание каждой из функций.

Планирование.

Планирование является первой, важнейшей функцией процесса управления. Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных принципов планирования зависит качество управления.

Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:

где мы находимся в настоящее  время? Менеджеры должны оценить  сильные и слабые стороны организации  в основных ее областях;

куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

как мы собираемся сделать  это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для  достижения целей.

Организация.

Следующей функцией управления является организация. Задача ее - формирование структуры организации, обеспечение  ее всем необходимым. При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы.

Мотивация.

Мотивация – процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

Руководители всегда мотивировали своих работников, осознавали они  это или нет. В древние времена  для этого служили хлыст и  угрозы, для избранных - награды.

Методы управленческой мотивации  можно разделить на:

методы экономической  мотивации - зарплата, премия, льготы;

методы социальной мотивации - общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление, презрение  и т.д.;

методы психологической  мотивации - ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность, ненужность и  проч.;

методы властной мотивации - повышение в должности и проч.;

социально-психологические  методы - повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая и профессиональная этика;

методы моральной мотивации - личное или публичное признание.

Действия по мотивации  должны включать экономическое и  моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого  потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры  должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в  первую очередь относятся: разнообразие работы по содержанию, рост и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, возможности проявления инициативы и т.д.

Контроль.

Функция процесса управления - контроль - устанавливает степень  соответствия принятых решений фактическому состоянию системы.

Контроль обычно выполняется  в три этапа. На первом этапе устанавливаются  стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся  измерению цели, имеющие временные  границы. На втором этапе при сравнении  показателей функционирования с  заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На последнем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами, и определяется, какие действия необходимо предпринимать[12, c. 112].

Главные инструменты выполнения функции контроля — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент  обратной связи, так как по его  данным производится корректировка  ранее принятых решений, планов и  даже норм, нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь  стратегическую направленность, ориентироваться  на результаты, быть достаточно простым.

Координация.

Функция процесса управления — координация обеспечивает его  бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

В отличие от рассмотренных  общих функций, которые имеют  место в любом процессе управления, функции современных организаций – это планирование, маркетинг, производство, предпринимательство, финансы, организация, инновация, информация, социальное развитие. Каждую из этих функций можно рассматривать как определенный вид работы по управлению предприятием в целом. Это относительно самостоятельные участки работы, выделившиеся в процессе разделения труда в управлении, носящего объективный характер.

Любая управленческая деятельность состоит из следующих  этапов:

получение и анализ информации;

выработка и принятие решений;

организация их выполнения;

контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов;

вознаграждение  или наказание исполнителей.

Эти процессы развиваются  и совершенствуются вместе с организацией. Они бывают первичными и производными; одноступенчатыми и многоступенчатыми; полными и неполными; регулярными и нерегулярными; своевременными и запаздывающими и т. п. Управленческие процессы содержат как жесткие (формальные) элементы, например, правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, такие, как стиль руководства, организационные ценности и проч.

Особенности управленческих процессов определяются как объективными (характер и сфера деятельности организации, их структура и проч.), так и субъективными (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т. п.) факторами. В совокупности такие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз: принятие решения (определение цели); исполнение (воздействие на элементы организации); сбор, обработка, анализ и контроль информации, необходимая корректировка (обратная связь).

Под технологией  управления понимается совокупность методов  и приемов реализации управленческих функций. Рассмотрим их более подробно[15, c. 36].

Линейная технология характеризуется строгой последовательностью отдельных работ и операций, вытекающих друг из друга в соответствии с заранее намеченным планом. Она используется в типовых случаях при достаточной определенности ситуации и конечной цели (например, на транспорте),

Когда невозможно точно оценить  ситуацию, выделить ключевую проблему, и наметить однозначную цель, технология управления может быть разветвленной. Желаемый результат достигается на основе совокупности решений, разрабатываемых одновременно по нескольким направлениям, или одного, имеющего многоаспектный характер. Обычно такое положение имеет место в сфере научных исследований.

Технология управления по отклонениям, возникшим на предыдущей фазе процесса, предполагает, что частично последние вообще не требуют корректировки, частично их преодоление возможно силами самих исполнителей, и лишь при их значительной величине необходимо вмешательство руководителя. Такой подход позволяет не отвлекать его на пустяки и дать возможность сосредоточиться на главных проблемах. Однако он требует больших затрат времени и средств на создание нормативной базы, тщательного наблюдения и анализа отклонений, ведет к формализации и бюрократизации управления.

Технология управления по ситуации применяется в условиях высокой неопределенности. Она исходит из складывающихся обстоятельств и использует адекватные им методы. Фазы управленческого процесса здесь часто независимы друг от друга, и менеджер принимает оперативные решения на основе постоянного наблюдения и анализа изменений во внешней и внутренней среде организации.

Технология управления по результатам заключается в том, что в зависимости от степени решения поставленных задач происходит уточнение последующих управленческих действий. Такая технология часто применяется при отсутствии достаточной определенности ситуации и расплывчатости конечной цели, например при руководстве войсками в боевых условиях.

Технология управления по целям близка к предыдущей, но ориентируется на контроль и стимулирование достижения не официальных заданий, а личных целей, сформулированных работниками на их основе совместно с непосредственными руководителями и зафиксированных в специальном документе.

Технология поискового управления исходит из полной ясности задач, но невозможности точно определить пути их решения. Тогда последнее разрабатывается, отталкиваясь от цели, в обратной последовательности фаз и корректируется по ситуации. Такой тип управленческого процесса имеет место при подготовке долгосрочного решения в условиях высокой неопределенности.

Путями повышения  качества управления является улучшение  методов обработки информации и  принятия решений (ускорение разработки, совершенствование порядка доведения, контроля за их исполнением и проч.).

Высокая эффективность  и качество управления позволяют  организации достигать успеха в  конкурентной борьбе.

3.Информационное обеспечение  процесса управления

Современное общество живет  в эпоху информатизации. Под информатизацией  общества понимается повсеместная реализация мер, обеспечивающих возможность своевременного получения и использования полной и достоверной информации во всех областях знаний и видах человеческой деятельности.

Сегодня к известным видам  ресурсов любой организации - материальным, трудовым, финансовым - прибавился новый, ранее не учитываемый - информационный. Управление, которое трактуется кибернетикой как взаимодействие на систему, ведущее  к достижению поставленной цели,- это  процесс информационный, поскольку  взаимосвязь двух основных подсистем  любой системы управления (управляющей  и управляемой) осуществляется при  помощи информации. Поэтому в современных  организациях крайне важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Управление предприятием не может эффективно проводиться  без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной  информации. Информация является основой  управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием, информационная деятельность менеджера  требует от него четкой организации  процесса сбора, анализа и обработки  информации, причем он должен уметь  определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный  менеджер также должен уметь упорядочивать  коммуникации и обмен информацией  в рамках предприятия и фирмы. Проблема эффективной идентификации  полезной информации и обеспечения  доступа к ней менеджеров и  сотрудников приобретает всё  большую остроту.

Информационное обеспечение  управления заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, передачи и хранения информации –  информационные системы.

На предприятии работу с информацией можно представить  в виде схемы[16, c. 57].

Информация внутренняя

Внешняя

информация

Команда управления

Рис.1.  Работа с информацией  на предприятии

Статистическое состояние  информации связано с её более  или менее длительным организованным хранением и накоплением в  базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для  решения определенного класса задач  информация, записанная на машинных носителях  и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации – это её движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

Любая организация только тогда хороша, когда у неё имеется  хорошая информационная система. Если потребности в информации не понимаются и не обсуждаются в организации, тогда они никогда не будут  удовлетворены. Много людей в  организации работает над тем, как  удовлетворить клиентов, и им всем требуется информация, которая поможет  им сделать своё дело более эффективно. Таким образом, самая первая потребность  в коммуникации на уровне организации  связана с  представлением необходимой  информации по соответствующему вопросу, чтобы позволить каждому выполнять свою работу эффективно и содействовать достижению цели предприятия. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации (ИС), основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть. Две основные категории наиболее распространенных на сегодняшний день (ИС):  операционные и управленческие.

Операционные информационные системы обеспечивают информационные потребности, возникающие в ходе текущей деятельности компании. К  ним относятся системы обработки  трансакций, которые идентифицируют, накапливают и организуют основные блоки информации, на базе которых  осуществляются операции организации; офисные автоматизированные системы. Каждая из систем используется в осуществлении  повседневных операций и принятии решений  со стороны менеджеров низших уровней.

Управленческие информационные системы менеджера облегчают  принятие стратегических решений на высшем уровне управления. Такие системы  предоставляют менеджеру возможность  доступа к релевантной внутренней и внешней информации, и способствует идентификации проблем и рассмотрению возникающих в связи с ними решений.

Информационный процесс, направленный на получение контрольной, учётной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Управленческая  внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих  потребности в информации различных  центров принятия управленческих решений.

Чтобы понять, почему одни менеджеры  в процессе общения добиваются успеха, а другие терпят неудачу, необходимо выявить роль информации, которая проходит по каналам общения в организации. Данная информация может быть разделена на три категории:

функциональная, передаётся  всем или определенной (заинтересованной в ней) группе лиц для того, чтобы  они могли выполнять свои функции.

Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т. п. Она поступает  в разных направлениях (вертикально  и горизонтально) независимо от степени  централизации или децентрализации  фирмы. Традиционно обмен такой  информацией называется формальным общением, так как она передаётся по официальным каналам организации;

координационная, циркулирует  между функциональными подразделениями  организации (например, между отделом  сбыта и отделом маркетинга). Поток  координационной информации обычно движется в горизонтальном направлении. Необходимое общение здесь происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и  др. По сути, это общение (взаимодействие), связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы;

оценочная, происходит общение, которое имеет отношение к  понятиям, статусу и уважению сотрудников, восприятию партнерами по общению друг друга. Каналы передачи оценочной информации обычно включают награды, поощрения  за заслуги, поощрительные письма с  благодарностью за выдающийся вклад  в деятельность организации.

Выполнение управленческих функций, взаимодействия между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации и обмена информацией. Понятие информации и  коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передаётся (информацию), и то, как передаётся. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут  выступать отдельные личности, группы и организации. Коммуникации рассматриваются  как процесс и как явление. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информацией между людьми, как явление - представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействие между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм. При коммуникации её участники должны быть способны видеть, слышать, осязать, а также обладать определенными навыками и определенной степенью взаимного понимания.

Для управления важное  значение имеет межличностная коммуникация, так как многие управленческие задачи решаются при непосредственном общении  людей. Её следует рассматривать  как процесс, состоящий из нескольких этапов. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с  подчинённым, подчиненные друг с  другом) в рамках различных событий. Во- вторых, межличностная  коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов,  характеризующихся  неопределенностью и двусмысленностью. Семьдесят пять процентов рабочего времени менеджер тратит на процесс  коммуникации.

Чем больше различной  информации, чем сложнее решаемые задачи, тем выше роль технических средств управления. Они обеспечивают механизацию и автоматизацию информационных процессов, ускоряют документальное оформление управленческих решений, экономят время руководителей и специалистов для выполнения творческих работ.

Основная часть  управленческого труда приходится на обработку информации. Для эффективного управления необходимо ее своевременно собирать, обрабатывать, передавать, всесторонне анализировать, производить многочисленные расчеты. Объем и сложность работы аппарата управления предприятий, кооперативов и потребсоюзов постоянно возрастает по мере развития и расширения масштабов деятельности потребительской кооперации, хозяйственных связей, увеличения товарооборота, ассортимента товаров, услуг, внедрения нового хозяйственного механизма. Значительное время специалисты и технические исполнители тратят на составление писем, распоряжений, отчетов, справок, обработку товаросопроводительных и других многочисленных документов.

Примерно каждый четвертый работник потребительской  кооперации полностью или частично занят обработкой информации.

Повышение технической  оснащенности управленческого труда — одно из важных условий качественного совершенствования управления кооперативным хозяйством, если использование техники не самоцель, а средство, позволяющее ускорить выполнение, снизить трудоемкость управленческих работ. Выбирать и приобретать любые машины и устройства необходимо на основе предварительного анализа и обоснования реальных потребностей в них конкретной организации, предприятия и возможностей рационального использования на определенных участках работы. Эффективность техники выше, если ее используют во всей цепочке взаимосвязанных работ. Даже один немеханизированный процесс намного снижает эффективность системы в целом, особенно в условиях автоматизированных систем управления[18, c. 152].