Анализ Инструкции по делопроизводству в организациях Республики Беларусь

3

Содержание

Введение

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Проблема совершенствования организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Целью курсовой работы является поиск и разработка предложений по совершенствованию организации службы ДОУ.

Задачи работы:

исследовать формы и структуру службы ДОУ, а также должностной и численный состав;

проанализировать задачи и функции службы ДОУ;

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две категории.

К первой категории изданий относится научная литература.

При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: Андрея Рыбакова, директора БелНИИДАД, кандидата исторических наук, Эммы Давыдовой, начальника отдела делопроизводства и формирования НАФ Белкомархива, Валентина Паневчика, доцента Белорусского государственного экономического университета.

В издании «Секретарское дело» Паневчик В.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.

В пособиях «Делопроизводство» Паневчика В.В. и «Основы делопроизводства» Рыбакова А.Е. достаточно полно освещены вопросы документирования и организации работы с документами. Значительный интерес представили разделы, посвященные месту офиса в системе управления, автоматизации делопроизводства, исследованию постановки делопроизводства в организации.

Что касается учебно-практического руководства «Делопроизводство» Давыдовой Э.Н. и Рыбакова А.Е., то в нем достаточно подробно изложены требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Архивы и делопроизводство», «Кадровая служба».

В статьях Решетниковой А. «Организация службы документационного обеспечения управления», а также в статье Марун Н.В. «Управление документацией: теория на практике» рассмотрены вопросы организации службы ДОУ: ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав.

О правилах определения численного состава службы ДОУ рассказано в статье Галины Кудряковой «Нормирование труда работников архива».

Актуальная для Беларуси тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях Сукача А.Н. «Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле» и Полозок М. «Работающая автоматизированная система документооборота: это реально». Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации белорусских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Во вторую категорию следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам организации, должностного состава службы ДОУ, условий и охраны труда.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь представляет собой совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

В Примерном положении о службе документационного обеспечения управления включен типовой состав функций, прав и обязанностей работников службы ДОУ.

В Едином квалификационном справочнике должностей служащих, а также в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» указаны наименования должностей работников службы ДОУ.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативных правовых актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

1. Структура и состав службы Документационного обеспечения управления

1.1 Формы и структура службы Документационного обеспечения управления

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема, функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь частично регламентировала названия служб ДОУ, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.).

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных – их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, а в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

В статьях «Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)» и «Управление документацией: теория на практике», опубликованных в журналах «Секретарское дело» и «Кадровая служба», по моему мнению, очень подробно и четко определены формы и структура службы ДОУ. Согласно этим статьям, службы ДОУ рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел документационного обеспечения или канцелярия.          Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, секретари).

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименовании.

Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

1.2 Должностной и численный состав службы ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96). Эти же наименования включены в Единый квалификационный справочник должностей служащих. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Категория «Руководители» включает заведующего службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию «Специалисты» включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно, устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

По моему мнению, было бы эффективным распространение требований к работникам организаций по знанию правил и порядка оформления и работы с документами, основам делопроизводства. Так, в должностные инструкции не только работников службы ДОУ, кадровых служб, секретарей, но и работников других, в том числе производственных подразделений, я считаю, что нужно включать обязанности по овладению знаниями и навыками по оформлению документов, работе с ними в текущем делопроизводстве в соответствии с действующими государственными и локальными нормами.

Для эффективной организации работы службы ДОУ и в целом аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь и др.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.

В статье Галины Кудряковой «Нормирование труда работников архива» довольно подробно изложен комплекс мероприятий, необходимых для расчета численности службы ДОУ и архива организации. К этим мероприятиям относят:

составление перечня всех видов работ, выполняемых сотрудником;

определение годового объема по каждому виду выполняемых работ;

определение обшей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудником работ (Тн) с учетом коэффициента К (К = 1,1 с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы, и личные потребности) исходя из норматива времени на единицу объема работ;

определение трудоемкости не предусмотренных нормами и носящих разовый характер работ (Тнн) (определяется экспертным путем);

расчет общей трудоемкости работ, выполняемых сотрудником               (Тн + Тнн);

для определения численности работников, необходимо:

где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год исходя из календаря рабочего времени.

Таким образом, нормы времени и выработки крайне важны при определении общей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудниками работ.

Формирование штата работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой – необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

2. Задачи и функции службы ДОУ

Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота;

унификация документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции современной службы ДОУ в Республике Беларусь определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней. Проанализировав Примерное положение о службе ДОУ можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

1.              Прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;

2.              Организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

3.              Организация машинописного изготовления документов;

4.              Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

5.              Разработка и проектирование бланков документов;

6.              Подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

1.              Подготовка к докладу руководству поступающих документов;

2.              Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

3.              Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

4.              Организация хранения документов в структурных подразделениях;

5.              Организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

6.              Организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;

7.              Организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;

8.              Организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

9.              Разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

10.              Формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;

11.              Обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.

К контрольным функциям относят:

1.              Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

2.              Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

3.              Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

4.              Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

5.              Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

6.              Осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

1.              Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

2.              Проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

3.              Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;

4.              Изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления.

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Примерном положении о службе ДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

Также согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать с другими структурными подразделениями организациями.

Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации:

Все структурные подразделения:             

Вопросы документационного обеспечения управления и соблюдения требований стандартов.             

Юридическая служба:             

Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов.             

Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно-исследовательские организации:             

Вопросы подбора и расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения их квалификации в условиях широкого использования современной офисной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства.             

Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания:             

Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы.             

Вычислительный центр:             

Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство.             

Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство.             

Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;