Анализ организации работы секретаря в ООО «Сердобские водопроводные сети»

Содержание

Введение

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями.

Целью моей работы является анализ организации работы секретаря в ООО «Сердобские водопроводные сети».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

• изучить структуру ООО «Сердобские водопроводные сети»;
• изучить нормативно-правовые основы работы секретаря с документами;
• проанализировать организацию деятельности секретаря;
• определить основные направления деятельности секретаря.

Объектом исследования является ООО «Сердобские водопроводные сети», осуществляющий самостоятельную производственную деятельность  в форме отдельного юридического лица. 

Предметом исследования является локальная нормативная база, регламентирующая постановку секретарского дела и делопроизводства в ООО «Сердобские водопроводные сети».

1. Характеристика ООО «Сердобские водопроводные сети»

ООО «Сердобские водопроводные сети» – это общество с ограниченной ответственностью, создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Дата регистрации ООО «Сердобские водопроводные сети» 17 сентября 2008 года. Регистратор – Межрайонная инспекция ФНС России 4 по Пензенской области.

Предметом деятельности Общества является:

• удаление и обработка сточных вод;
• найм рабочей силы и подбор персонала;
• предоставление прочих услуг;
• деятельность агентов по оптовой торговле отдельными видами товаров или группой товаров, не включенных в другую группу;
• предоставление общественных работ по прокладке местного трубопровода, линий связи, включая вспомогательные работы;
• деятельность автомобильного грузового специализированного транспорта;
• деятельность автомобильного грузового неспециализированного транспорта;
• осуществление других видов деятельности, не запрещенным законом и не противоречащих действующему законодательству Российской Федерации.

1.1 Структура организации

Структура организации является элементом ее внутренней среды. Это взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для наиболее эффективного достижения целей.

Структура организации тесно связана с характерным для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации. В таких организациях, как ООО «Сердобские водопроводные сети», чаще всего используют линейные структуры. Организационная структура ООО «Сердобские водопроводные сети» представлена в приложении А.

Рисунок 1 - Производственная структура ООО «Сердобские водопроводные сети»

2. Нормативно – правовая база

Нормативно - правовая база – это совокупность официальных письменных (изданных) документов, которые принимаются в определенной форме правотворческим органом. 

Основное назначение нормативно - правовых документов состоит в закреплении правовой информации и в придании словам юридического значения.

ООО «Сердобские водопроводные сети» использует в своей работе следующие документы:

• Кодексы:
• Гражданский кодекс.
• Налоговый кодекс.
• Административный кодекс.
• Жилищный кодекс.
• Федеральные законы
• «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998г. №14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 14.01.1998г.), (действующая редакция от 06.04.2015г.).
• «О водоснабжении и водоотведении» от 07.12.2011г. №416-ФЗ (принят ГД РФ 23.11.2011г.), (одобрен СФ 29.11.2011г.).
• «Об основах регулирования тарифов организаций коммунального комплекса» от 30.12.2004г. №210-ФЗ (принят ГД РФ 22.12.2004г.), (одобрен СФ 24.12.2004г.).
• «Об энергообеспечении и повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 23.11.2009г. №261-ФЗ (принят ГД РФ 11.11.2009г.), (одобрен СФ 18.11.2009г.).

• Государственные стандарты РФ

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 
• ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

• Требования санитарно – эпидемиологических правил и норм
• СанПиН 2.1.5.980-00. 2.1.5. Водоотведение населенных мест, санитарная охрана водных объектов. Гигиенические требования к охране поверхностных вод. Санитарные правила и нормы.
• СанПиН 2.1.4.1074-01. Питьевая вода. Гигиенические требования к качеству воды централизованных систем питьевого водоснабжения. Контроль качеств.
• И другие
• Постановление "Об утверждении Правил пользования системами коммунального водоснабжения и канализации в Российской Федерации"
• Постановление "Об утверждении типовых договоров в области холодного водоснабжения и водоотведения"
• Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде».

Все выше перечисленные документы входят в состав нормативно - правовой базы данной организации.

3. Организация службы ДОУ

3.1 Организация документооборота в  организации

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

На секретаря возлагаются следующие функции:

• осуществление работы по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности подразделений предприятия;
• введение делопроизводства;
• организация приема посетителей.

Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

• осуществлять работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности подразделений предприятия;
• принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений;
• принимать документы и личные заявления на подпись руководителя;
• следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих на исполнение, проверять правильность, оформление подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, обеспечивать качественное их исполнение;
• организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводить до его сведения его содержание, передавать и принимать информацию по телефону, факсу, электронной почте;
• по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
• обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
• печатать служебные материалы необходимые для работы руководителю и подразделений предприятия;
• организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность, копировать документы на ксероксе.

Секретарь имеет право:

• Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;
• Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;
• Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
• Пользоваться всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Секретарь несет ответственность:

• За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренной настоящей инструкцией, согласно действующего трудового законодательства РФ.

Секретарь должен знать:

• Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделения;
• Организацию делопроизводства;
• Методы обработки и оформления документов;
• Машинопись;
• Правила орфографии и пунктуации;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Правила этики, эстетики и делового общения;
• Правила эксплуатации компьютерной техники.

К основным задачам секретаря можно отнести следующие:

• обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,
• совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами секретарь осуществляет следующие функции:

• функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
• разработка бланков документов и обеспечение их изготовления;
• обеспечение изготовления документов, стенографирования;
• копирования и тиражирования документов;
• контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
• функции, связанные с организацией работы с документами:
• установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации);
• обработка поступающих и отправляемых документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых документов;
• организация информационно-справочной работы по документам;
• предварительное рассмотрение документов;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, использования документов;
• подготовка и передача дел в архив организации;
• функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
• разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;
• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
• разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Документационное обеспечение управления в ООО «Сердобские водопроводные сети» осуществляется секретарем.

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект "О документационном обеспечении управления" находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)".

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов". ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие – 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 2013 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот и подготовку документов для подписания руководителю организации, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота организации понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей деятельности организация направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. При осуществлении своей деятельности организация издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Доставка документов в организации осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи.

Различают три основных потока документов:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы.

С каждым годом наблюдается как увеличение, так и уменьшение документов в организации. Это вы увидите на рисунке 2, 3 и 4.

Рисунок 2 - Объем документооборота за 2011-2014 гг.

Рисунок 3 - Объем входящих документов от конкретных групп за 2014г.

Рисунок 4 - Объем исходящих документов от конкретных групп за 2014г.

Следует отметить, что эти данные взяты из анализа дел хранящихся непосредственно у секретаря.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры организации за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ – это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4.Приложение Б.

Бланк письма ООО «Сердобские водопроводные сети» не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30:

• не указана правовая форма организации;
• не указаны коды: ОКПО; ОГРН;ИНН; КПП;
• не полностью указаны справочные данные об организации.
• не правильно указан адресат (инициалы адресата должны находиться перед фамилией)

На основании этих замечаний, предлагается новый бланк организации для исходящих писем с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение Б.

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы организации по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

• Организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, Положения о Департаментах, инструкции и т.п.);
• Распорядительные документы, издаваемые директором и его заместителям (приказы, распоряжения);
• Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (акты, справки и т.д.).

Во многих внутренних документов найдены не соответствия и ошибки при заполнении. Например приказ ООО «Сердобские водопроводные сети» не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30. Приложение Б.

• неправильно расположены регистрационный номер и место составления или издания документа;
• не указан заголовок к тексту;
• не правильно расположено слово «ПРИКАЗЫВАЮ» (должно располагаться по левому краю документа);
• не указана подпись секретаря и инспектора ОК.

На основании этих замечаний, предлагается новый приказ организации для внутренних документов с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение Б.

В акте обследования домовладения найдена ошибка при заполнении:

• не заполнена дата документа.

В акте принятия прибора учета воды найдена ошибка при заполнении:

• не заполнен регистрационный номер документа.

Данные документы показаны в приложении Б.

3.2. Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации

Документационное обеспечение управления в ООО «Сердобские водопроводные сети» осуществляется секретарем.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Анализируя документооборот ООО «Сердобские водопроводные сети», была выявлена тенденция как к его росту, так и убытку.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.

Секретарь контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

3.3 Порядок работы с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Сердобские водопроводные сети» осуществляется секретарем данной организации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора ООО «Сердобские водопроводные сети» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов директор ООО «Сердобские водопроводные сети» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ООО «Сердобские водопроводные сети» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.

3.4 Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• начальник отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО «Сердобские водопроводные сети» проект исходящего документа  не обязательно согласовывать с юристом данного предприятия. Только на усмотрение директора организации. Если директор дал распоряжение о согласовании с юристом, то такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• порядковый номер документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным способом на обоих экземплярах.

3.5 Регистрация документов

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности организации. При соблюдении правил регистрации секретарь быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.