Анализ организационного обеспечения деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России

ВВЕДЕНИЕ

     Процесс  управления экономикой любой  страны связан с воздействием  государства на различные сферы  экономической жизни.

     Основными  целями государственного воздействия  является: достижение экономического  роста в стране, обеспечение стабильности цен на товары и услуги, занятость трудоспособного населения, обеспечение высокого уровня жизни и т.д.

     Эти цели  взаимосвязаны между собой и  достичь их одновременно практически  невозможно. Достижение сбалансированности  в управлении экономикой и  есть основа экономической политики государства.

     Одним из  основных инструментов государственного  регулирования является налоговая  политика.

     Налоговая  система  Российской Федерации  представлена совокупностью налогов, сборов, пошлин и других платежей, взимаемых в установленном порядке с  плательщиков – юридических и физических лиц  на территории страны.

     Все налоги, сборы, пошлины поступают в  бюджетную систему России т.е.  формируют денежные доходы государства.

     Документированная¹ информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации¹ ,на служебном документе.

 И конечно, организация работы с документами влияет на качество.

          В большинстве компаний отделы  кадров или службы управления  человеческими ресурсами больше привыкли заниматься планированием  численности работников на предприятиях. Их главная задача - добиться,  чтобы  на предприятии или в организации было столько работников,  сколько  должно  быть  в  соответствии  со штатным расписанием.

          Но  сегодня  отделам  кадров  важно уже добиваться не просто своевременного   заполнения вакансий, чтобы  поддерживать  на должном  уровне  объем  производства. Система  работы  с кадрами² должна быть   спланирована таким образом,  чтобы постоянно добиваться  увеличения  в составе рабочей силы предприятия тех людей,  кто  обладает  хорошими знаниями, и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше в каждом подразделении.

          Среди общей массы управленческих документов выделяются отдельный комплекс³. Которым оформляются трудовые правоотношения⁴ между физическими и юридическими лицами, документы, регулирующие вопросы приёма на работу, перевода, предоставление отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

          Управление кадрами на предприятии неразрывно связано с их движением. Управление кадрами и определяет их движение в рамках организации.

          В данной работе будут рассмотрены  некоторые вопросы посвященные   управлению текучести кадров  будет показано, то, что изучение  движения кадров, следует начинать с анализа текучести рабочей силы, как основной проблемы, с которой сталкиваются многие руководители. Будут выявлены основные этапы управления текучестью кадров.

Будут рассмотрены документы  и нормативные акты, необходимые  для регламентации и осуществления процесса движения кадров на предприятии.

Будут изучены и проанализировано делопроизводство как государственное регулирование Инспекции Федеральной налоговой службы Росси по г.Ноябрьску ЯНАО, будут определены системы документации, система специализированной документации, документация и стандартизация документов, документопотоки организации, хранение документов в архиве.

Не малое внимание будет оказано  электронному документообороту, его совершенствованию.

Так же будут проанализированы законы регулирующие деятельность налоговой службы, характеристика всей организации.

Я считаю, что данная тема очень актуальна в настоящее время, это обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Целью написания курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО а также разработка  внесение рациональных предложений по ее совершенствованию. Провести анализ структурной системы управления органами Госслужбы.

          Определить место автоматизированной  информационной системы в системе  управления органами Госслужбы.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой Инспекции ФНС;

- изучение функций, задач, основных  видов деятельности налоговой  

   службы;

- рассмотрение места и значения  службы документационного обеспечения  в деятельности  Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО;

- изучение организации службы  документационного обеспечения  управления организации, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ нормативных  документов, регламентирующих организацию  делопроизводства;

- разработка предложений по  совершенствованию работы с документами  с учетом рекомендаций нормативно-методических  документов и специальной литературы;

- внесение предложений по автоматизации  делопроизводства и документооборота.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников. В первую очередь следует выделить издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов  по документационному обеспечению составляют:

          Конституция⁵ является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу.

     Государственная система документационного обеспечения управления.⁶  . Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

     ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти⁷ способствует решению технологических задач документирования.       Настоящий стандарт  устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

     Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации

          В ходе исследования данной работы были рассмотрены законодательные и нормативные акты, государственные стандарты, налоговый кодекс, учебно-методическая литература, журналы «Делопроизводство⁸», «Управление персоналом⁹».

ГЛАВА 1.  НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Государственное регулирование  делопроизводства в организации

     Главной  задачей Инспекции является контроль  за соблюдением законодательства¹⁰ о налогах, правильностью их исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующие бюджеты налогов и других обязательных платежей, установленных законодательством Российской Федерации, органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа в пределах их компетенции.

   Инспекция, реализуя  права и исполняя обязанности  предусмотренные Законом РФ “О  Государственной налоговой службе  РФ”, Налоговым Кодексом Российской  Федерации от 15.04.2004г., налоговым законодательством Российской Федерации, выполняет следующие основные функции:

     а) осуществляет  контроль за соблюдением законодательства  о налогах и сборах;

     б) обеспечивает  своевременный и полный учет  налогоплательщиков, правильность  исчисления платежей гражданам  Российской Федерации, иностранным гражданам и лицам без гражданства, а также поступление этих платежей в соответствующий бюджет;

     в) контролирует  своевременность представления  налогоплательщиками бухгалтерских  отчетов¹¹ и балансов, налоговых расчетов, отчетов, деклараций и других документов, связанных с исчислением и уплатой платежей в бюджет, а также проверяют достоверность этих документов в части правильности определения прибыли, дохода, иных объектов обложения и исчисления налогов¹² и других платежей в бюджет;

     г) осуществляет  возврат излишне взысканных и  уплаченных налогов и других  обязательных платежей в бюджет  через банки и иные финансово  - кредитные учреждения;

     д) осуществляет  свою контрольную работу во  взаимодействии с соответствующими  органами исполнительной власти, правоохранительными и финансовыми органами, банками, органами казначейства;

     е) передает  правоохранительным органам¹³ материалы по фактам нарушений, за которые предусмотрена уголовная ответственность;

     ж) предъявляет  в суд и арбитражный суд иски по основаниям и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

     з) обеспечивает  правильность применения налоговых  санкций, предусмотренных законодательством  Российской Федерации за нарушение  обязательств перед бюджетом, административных штрафов за эти нарушения, допущенные должностными лицами предприятий, учреждений, организаций и гражданами, и своевременность взыскания средств по ним;

     и) производит  осмотр, фиксацию содержания и  изъятия у предприятий, учреждений¹⁴ и организаций документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или иных объектов от налогообложения. Объем и состав изымаемых документов определяются инструкцией Государственной налоговой службы Российской Федерации.

     Основанием для изъятия соответствующих документов является письменное мотивированное постановление должностного лица налоговой инспекции¹⁵;

     к) осуществляет  работу по учету, оценке и  реализации конфискованного, бесхозного  имущества и имущества, перешедшего  по праву наследования к государству, и кладов;

     л) получает  от предприятий, учреждений, организаций,  финансовых органов и банков  документы, на основании которых  ведут оперативно - бухгалтерский  учет (по каждому плательщику  и виду платежа) сумм налогов  и других платежей, подлежащих уплате и фактически поступивших в бюджет, а также сумм финансовых санкций и административных штрафов;

     м) приостанавливает  операции предприятий, учреждений, организаций и граждан по расчетным  и другим счетам¹⁶ в банках и иных финансово - кредитных учреждениях в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

     н) составляет, анализирует¹⁷ и представляет в Окружную инспекцию установленную отчетность, а городскому органу казначейства - ежемесячные сведения о фактически поступивших суммах налогов и других платежей в бюджет;

     о) осуществляет  работу по подбору и расстановке  кадров и проводит мероприятия  по повышению их квалификации¹⁸;

     п) ведет  в установленном порядке делопроизводство, учет поступающей корреспонденции и бланков документов строгой отчетности;

     р) рассматривает  заявления, предложения, жалобы  граждан, предприятий, учреждений  и организаций по вопросам  налогообложения и жалобы на  действия должностных лиц¹⁹ государственных налоговых инспекций;

     с) привлекает в соответствии с действующим законодательством к дисциплинарной ответственности должностных лиц Инспекции за нарушения, допущенные ими в работе, если за эти нарушения не предусмотрена административная²⁰ или уголовная ответственность.

    т) анализирует отчетные статистические данные и результаты проверок на местах, подготавливает на их основе предложения по разработке инструктивных методических указаний и других документов по применению законодательства о налогах и сборах;

    у) обобщает  практику применения законодательства о налогах и сборах и подготавливает предложения по его совершенствованию;

    ф) осуществляет  меры по созданию информационных  систем²¹, автоматизированных рабочих мест и других средств автоматизации и компьютеризации работ Инспекции;

    ц) проводит  работу по взаимодействию с  местными органами власти и  управления по вопросам обеспечения  Инспекции служебными помещениями,  транспортом, вычислительной техникой, другими материально-техническими средствами, а ее работников - жильем, дошкольными и школьными учреждениями в порядке, установленном законодательством.

1.2  Правовой статус организации

Налоговая система  Российской Федерации²² представлена совокупностью налогов, сборов, пошлин и других платежей, взимаемых в установленном порядке с  плательщиков – юридических и физических лиц  на территории страны.

     Все налоги, сборы, пошлины поступают в  бюджетную систему России т.е.  формируют денежные доходы государства.

     Государству  собираемые средства необходимы  для выполнения принятых на себя  социальной, оборонной, правоохранительной и других функций.

     При существовании  СССР платежи государственных   предприятий не носили налогового  характера. Осуществление рыночных  преобразований в России привело  к созданию налоговой службы, которая является государственным механизмом финансового воздействия на экономику через систему налогов и сборов.

     Система  органов налоговой службы Российской  Федерации включает в себя:

• центральный республиканский (Российской Федерации) орган государственного управления- Государственную налоговую службу Российской Федерации²³;
• государственные налоговые инспекции по республикам в составе Российской Федерации;
• государственные налоговые инспекции по краям, областям, автономным образованиям, районам, городам ( за исключением городов районного подчинения);
• государственные налоговые инспекции районов в городах .

Государственная налоговая  служба Российской Федерации входит в систему центральных органов  государственного управления Российской Федерации и подчиняется Президенту Российской Федерации  и Правительству Российской Федерации.

     Основной  задачей Государственной налоговой  службы Российской Федерации  является контроль за исполнением  и соблюдением законодательства  о налогах, правильностью их  счисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующие бюджеты государственных налогов и других платежей, установленных законодательством.

     Целью системы  управления налогообложением служит  оптимальное и эффективное развитие  экономики²⁴ посредством воздействия субъекта управления на объекты управления. В рассматриваемой системе в качестве объектов управления выступают предприятия и организации различных форм собственности и население. Субъектом управления является государство в лице налоговой службы.

    Воздействие осуществляется через систему установленных законодательством налогов. Эффективное функционирование налоговой системы возможно только при передовых технологий²⁵, базирующихся на современной компьютерной технике. С этой целью в органах налоговой службы создается автоматизированная система,  которая предназначена для автоматизации функций всех уровней налоговой службы²⁶ по обеспечению сбора налогов и других обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды, проведению комплексного оперативного анализа материалов по налогообложению, обеспечению органов управления и соответствующих уровней налоговых служб достоверной информацией.

     Для создания  автоматизированной информационной  системы налоговой службы необходимо  знать, какие функции свойственны  каждому уровню и как осуществляется взаимодействие между этими уровнями. Система имеет иерархическую структуру.       

                     Президент РФ                                Правительство РФ 

первый уровень

                      Государственная налоговая служба РФ

                                                 второй  уровень                                       Налоговые службы         Налоговые службы       Налоговые службы

 краев и  областей                    республик                        Москвы и

                                                                                       Санкт-Петербурга

                                                 третий уровень

Налоговые инспекции    Налоговые инспекции      Налоговые инспекции

            районов                            городов                          городских районов

     Структура и состав системы управления налогообложением России²⁷ соответствует ее административно- территориальному делению. Налоговая служба построена таким образом, чтобы обеспечить единство целей, при котором отдельные системы управления одного уровня функционируют по единой схеме, решают одинаковый набор²⁸ задач по заранее разработанной методологии и технологии обработки данных.

     Первые  уровни Государственной налоговой службы состоят из подразделений, осуществляющих ²⁹методологическое руководство и контроль за  налогообложением по видам налогов.  Непосредственной взаимодействие с объектами управления, т.е. налогоплательщиками осуществляет третий уровень. Низшим уровнем является налоговые инспекции районов³⁰, городов без районного деления и городских районов. Она осуществляет следующие функции:

• контроль за соблюдение законодательства³¹ о налогах и других платежах в бюджет;
• учет плательщиков налогов и платежей в бюджет;
• обеспечение правильности счисления налогов и платежей и контроль за своевременностью из поступления в бюджет;
• проверка достоверности и контроль за своевременностью представления плательщиками бухгалтерской отчетности и расчетов, связанных с исчислением и уплатой налогов и платежей в бюджет;
• взаимодействие с органами исполнительной власти, правоохранительными, финансовыми и кредитными органами в части контроля за правильностью реализации и исполнения законодательства;
• наложение финансовый санкций предусмотренных законодательством за его нарушение, и обеспечение правильности их применения ;
• составление, анализ и представление в районные и городские финансовые органы сведений о фактически поступивших³² суммах  налогов и платежей в бюджет;
• составление, анализ и представление вышестоящим государственным налоговым органом установленной  отчетности;
• ведение в установленном порядке делопроизводства и другие функции.

Для осуществления всех вышеуказанных функций и системе  управления органами Госслужбы Российской Федерации³³ создана автоматизированная информационная³⁴ система.

1.3 Место отдела финансового  и общего обеспечения в структуре  налоговой       

        службы

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО осуществляется централизованно отделом финансового и общего обеспечения³⁵, конкретно канцелярией.

При первичной обработке корреспонденции  проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно специалист 2 разряда возвращает.

Конверты с документами, в том  числе и заказные³⁶, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, ни в коем случае не уничтожаются так как по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения  документа;

- при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется  регистрационный штамп, как на конверте так и в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы³⁷ с грифом «лично» специалистом  не вскрываются а передаются лично в руки адресату.      Документация, поступающая на имя Начальника ИФНС, передается секретарю в приемную Начальника.

Заканчивается первичная обработка  распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает  такая корреспонденция, при рассмотрении которой специалист определяет нуждается ли она в регистрации. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов³⁸ на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в ответственные отделы, и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно конкретным отделам³⁹ или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных  и вышестоящих органов, требующие  решения руководства. Остальные  документы⁴⁰ после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в отдел финансового и  общего обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая  на имя Начальника Инспекции Федеральной налоговой службы России по г.Ноябрьску ЯНАО передается секретарю в приемную руководителей. Она рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.      После рассмотрения документов  Начальник наносит   резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Начальника ставит на контроль документ и передает в канцелярию, где специалист вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими  требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

Отправляемые организацией документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности оформления  проекта документа специалистом канцелярии;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем  (в необходимых случаях – утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии)  в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется специалистом или оператором ЭВМ отдела Финансового и общего обеспечения. Начальник Общего отдела ИФНС вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.⁴¹

После подписания руководителем, исходящий  документ передается секретарю ОФОО⁴² в приемную руководителей, где проходит регистрацию.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют  его номер и дату рукописным или  машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в  тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр⁴³ отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Регистрация документов – важнейший  этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».⁴⁴

Задачи регистрации не исчерпываются  только учетом документов. Так как  в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается  база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации  создается информационно-поисковая система по всем документам Инспекции ФНС, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов⁴⁵.