Анализ организационной структуры предприятия. 2

Содержание. 
 

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава1. Сущность  организационной структуры……………………………......5

Схема организационной структуры……………………………………………...5

Классификация организационных структур………………………………….…7

Принципы  и методы формирования структур…………………………………11

Глава2.Построение организационной структуры общества с ограниченной ответственностью «ГМК»…………………………………………………….…13

Общая характеристика предприятия………………………………………...…13

Анализ  организационно-управленческой структуры…………………………15

Глава 3.Совершенствование организационной  структуры предприятия……16

Заключение………………………………………………………………………38

Список  литературы………………………………………………………………39

Приложение№1…………………………………………………………………..40

Приложение  №2………………………………………………………………….41

Приложение  №3………………………………………………………………….42

Приложение  №4………………………………………………………………….43

Приложение  №5………………………………………………………………….46 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Повышение эффективности работы предприятия  в значительной мере определяется организованностью  системы управления, зависящей от четкой структуры предприятия и  деятельности всех ее элементов в  направлении выбранной цели.

Необходимость совершенствования системы управления на современном этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация  численности аппарата управления, его  функций; внедрение автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения.

      Существуют  различные типы организационных  структур (линейные, линейно-функциональные, функциональные, матричные, проектные, дивизиональные, бригадные). Но не каждый тип организационной структуры  соответствует организации. Поэтому  каждая организация сама разрабатывает  организационную структуру, которая  должна задавать систему ответственности, отношения отчетности, принципы объединения  сотрудников в группы. Кроме того, структура должна содержать в  себе механизмы связи и координации  элементов организации в согласованно работающее целое.

    В консалтинговом проекте были раскрыты понятие организационной структуры, необходимость ее грамотного построения в соответствие с целями и задачами организации, провести анализ действующей организационной структуры в ООО «ГМК», выявить проблемные моменты и зоны конфликта, определить причины их возникновения и разработать пути решения имеющихся проблем.

     При сборе информации для данной работы мною был использован метод опроса и анализ документов организации.

     Теоретическим объектом данной работы является - организационная структура предприятия.

     Теоретическим предметом - организационная структура ООО«ГМК».

     Эмпирическим  объектом –основополагающие документы ООО«ГМК».

     Цель :анализ существующей организационной структуры ООО«ГМК» и разработка документов по утверждению организационной структуры.

     Первая  глава посвящена раскрытию понятия организационной структуры и ее  схемы, а так же классификации организационных структур и принципам их формирования.

     Во  второй главе проведен анализ построение организационной структуры ООО «ГМК».

     В третьей главе предложено решение существующих проблем - отсутствие схемы организационной структуры, должностных инструкций и правил внутреннего трудового распорядка.

      Проект  состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава1 . Сущность организационной структуры.

                Схема организационной структуры.  

         Организационная структура – это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках  люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.

        В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Под организационной структурой управления [1] необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами. Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношения. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

         Схемы организационной структуры необходимы для обеспечения эффективного управления, их отсутствие создает хаос: работники не понимают, что они должны делать, как им нужно это делать и с кем им следует работать; руководители различных подразделений не представляют себе, как их работа сочетается с работой других подразделений. При отсутствии схемы организационной структуры могут появиться нелогичные связи, создающие путаницу. Схемы организационной структуры следует дополнить конкретизацией в письменной форме основных требований к каждому уровню управления, каждому отделу, каждой должности или группе сходных должностей. Эти материалы обеспечат работников и группы дополнительной информацией, позволяющей им понять, как их усилия соотносятся с усилиями других. Именно поэтому они смогут отдавать все силы для эффективного выполнения своих обязанностей, избегая дублирования с другими индивидами и организационными единицами. Для создания работоспособного механизма руководство должно проектировать его по организационным, а не по индивидуальным принципам. Более того, без точного описания должностных обязанностей не могут быть созданы основы для подготовки других работников к выполнению работ тех сотрудников, которые продвинуты по службе. Схемы организационной структуры и поддерживающая документация необходимы с самого начала существования фирмы, а не тогда, когда она станет слишком большой для управления одним человеком.

     Схемы организационной структуры  не показывают важные связи между работниками и организационными единицами. Фактически именно то, что они показывают, может ввести в заблуждение. Например, на них не изображены неофициальные линии коммуникации и влияния. Схема организационной структуры изображает иерархию должностей, подразумевая, что чем они выше, тем более важны и влиятельны. Это не всегда верно, так как некоторые работники являются влиятельными при принятии одних решений и лишены влияния при принятии других. Схемы организационной структуры способствуют очень узкому представлению работников о своих должностях. Дефиниции должностей означают, чего люди могут не делать, равно как разъяснение того, что они должны делать. Результатом этого является организация, не реагирующая на изменения. Схемы организационной структуры и вся обеспечивающая документация (описания должностей и инструкции) становятся только суррогатом действия, не являясь конструктивным реагированием.

        Следует обратить внимание на создание хорошо продуманной, а самое главное эффективной схемы организационной структур 

      Классификация организационных  структур

      По  сути дела, организационная структура  определяет распределение ответственности  и полномочий внутри организации. Как  правило, она отображается в виде графической схемы, элементами которой  являются иерархически упорядоченные  организационные единицы (подразделения, должностные позиции).[2]

      Выделяют  следующие организационные структуры:

• линейная/линейно-штабная организационная структура;
• функциональная;
• дивизиональная;
• матричная;

      Нередко организационную структуру подстраивают под производственный процесс продуктов  или услуг в зависимости от типа и вида производства.

      Линейная/линейно-штабная  организационная  структура

      В основе линейной организационной структуры предприятия (организации, компании) лежит принцип единоначалия, в соответствии с которым каждый сотрудник организации имеет только одного непосредственного руководителя. Традиционно линейная оргструктура понимается как иерархия должностей, в которой высший руководитель организации связан с каждым из нижестоящих сотрудников единственной цепочкой подчинения, проходящей через соответствующие промежуточные уровни управления (приложение 1,рис 1.).

              Преимущества линейной структуры объясняются простотой применения. Все обязанности и полномочия здесь четко распределены, и поэтому создаются условия для оперативного процесса принятия решений, для поддержания необходимой дисциплины в коллективе.

         В числе недостатков линейного построения организации обычно отмечается жесткость, негибкость, неприспособленность к дальнейшему росту и развитию предприятия. Линейная структура ориентирована на большой объем информации, передаваемой от одного уровня управления к другому, ограничение инициативы у работников низших уровней управления. Она предъявляет высокие требования к квалификации руководителей и их компетенции по всем вопросам производства и управления подчиненными.     Не более чем некоторой вариацией линейной оргструктуры является так называемая линейно-штабная организационная структура[3], в которой присутствуют должности и подразделения, осуществляющие поддержку принятия управленческих решений (приложение 1,рис2.). 

        Необходимо отметить, что исходя из описанного выше подхода, практически любая организационная структура современного предприятия может быть охарактеризована как линейная или линейно-штабная. Матричная или проектная организационная структура накладывается на линейную, и не устраняет ни ее, ни принцип единоначалия как основу стабильности существования организации.

Достоинства:

• эффективное использование производственного и управленческого потенциала для решения экстремальных задач;
• оперативность решений.

Недостатки:

• нарушение принципа единоначалия;
• сложность согласования производственных заданий и программ штаба;
• возникновение в коллективе социально-психологических проблем;
• преобладание организационно-распорядительных методов управления над экономическими.

Функциональная  организационная  структур

   Суть данной структуры заключается в максимальном использовании преимуществ специализации и избежание перегрузки руководства. Руководители функциональных служб отвечают за выполнение соответствующих функций и по этим вопросам дают распоряжения нижестоящим подразделениям. При такой структуре достигается высокий уровень специализации, что позволяет разрабатывать более обоснованные и квалифицированные решения. Подразделения в функциональной Оргструктуре укомплектовываются исходя из близости профессий.  Руководителями этих подразделений назначаются специалисты, наиболее квалифицированные в соответствующей области специализации (Приложение 2,рис. 3).

 Функциональную структуру целесообразно использовать на тех предприятиях, выпускающих относительно ограниченную номенклатуру продукции, действуют в стабильных внешних условиях и для обеспечения своего функционирования требуют стандартных управленческих решений.[4]

   Дивизиональная организационная структура

  Структура характеризуется сочетанием централизованной координации с децентрализованным управлением. Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а управляющие (менеджеры), возглавляющие производственные отделения. Дивизиональная структура создает условия для использования в рамках единого предприятия . (Прложение2,рис.4).

Производственные  отделения могут  строиться по трем критериям:[5]

1.по выпускаемой продукции или предоставляемым услугам (продуктовая ориентация);

2. по  ориентации на потребителя (потребительская  ориентация);

3. по  обслуживаемым территориям (региональная  специализация).

Матричная организационная  структура

       Структура представляет собой  решетчатую организацию, построенную  на принципе двойного подчинения  исполнителей: с одной стороны  непосредственному руководителю, функциональной  службы, представляющей персонал  и техническую помощь руководителю  проекта, с другой - руководителю  проекта, наделенного полномочиями  для осуществления процесса управления  в соответствии с запланированными  сроками, ресурсами и качеством. Существует практика выделять "сильную", "слабую" и сбалансированную матричную структуры. На самом деле, "слабая матрица" по факту аналогична функциональной структуре, а "сильная матрица" - проектной структуре. Только "сбалансированная матрица" полностью соответствует принципу множественного подчинения (Приложение 3,рис.5).

     Переход к матричным структурам обычно охватывает не всю организацию, а лишь его часть, при этом успех в значительной мере зависит от того, в какой степени руководители проектов обладают профессиональными качествами менеджеров и могут выступать в проектной группе лидерами. Масштабы применения матричных структур в организациях довольно значительные, что говорит об их эффективности. Матричная структура представляет собой попытку использовать преимущества как функционального, так и проектного принципа построения организации и по возможности избежать их недостатков.

Принципы  и методы формирования структур

    Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом:

1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
5. Организационная структура управления призвана быть адекватной в социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения, относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров.

    Реализация  этих принципов означает необходимость  учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества  различных факторов воздействия  на ОСУ.

    Главный фактор, «задающий» возможные контуры  и параметры структуры управления - сама организация. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава2.Построение организационной  структуры общества с ограниченной ответственностью «ГМК»

    Общая характеристика предприятия.

    ООО «ГМК» - это коммерческая организация, с присвоенной ей организационно-правовой формой Общество с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день около 90% всех работающих в РФ фирм имеют статус ООО. Регистрация фирмы как общества с ограниченной ответственностью - оптимальный вариант для ведения среднего и малого бизнеса. «ГМК» было создано решением его единственного Учредителя от 24 апреля 2004 года для осуществления предпринимательской деятельности с целью извлечения прибыли.

    Общество  обладает правами юридического лица, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном  балансе. Общество имеет круглую  печать, содержащую его полное фирменное  наименование на русском языке и  указание на место его нахождения, бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему.

      Основным  направлением деятельности предприятия  является вывоз твердых бытовых  отходов, которые в свою очередь  подразделяются на разные подгруппы, медицинских  отходов.

      ООО «ГМК» предоставляет следующие виды услуг:

• Благоустройство территории
• Вывоз мусора
• Вывоз мусора строительного в пакетах, контейнерах;
• Вывоз отходов биологических, гистологических
• Вывоз отходов бытовых твердых
• Вывоз отходов медицинских
• Доставка и установка контейнеров/урн
• Уборка и вывоз снега
• Уборка подъездов/территорий
• Утилизация мусора строительного
• Утилизация отходов бытовых

      В настоящее время работа организации  осуществляется согласно цели организации, по принципу: решение проблемы экологической очистки города, создания мощной инфраструктуры по переработке вторсырья, а так же обслуживание клиентов компании, оказание услуг на высшем уровне и по приемлемым ценам. Так как в компании нет отдела маркетинга, рекламную кампанию проводит финансовый директора размещая информационно - рекламные сообщения в электронных СМИ: телевидение  и ИНТЕРНЕТ. Со времен появления на рынке ООО «ГМК» данное предприятие  зарекомендовало себя как перспективная организация, которое постепенно упрочняет свои позиции на рынке, нарабатывая клиентскую базу и   расширяя список видов отходов.

Анализ  организационно-управленческой структуры.

    Общество  с ограниченной ответственностью «ГМК»  действует на основании решения  учредителя о создании общества, согласно уставу предприятия. Единственным участником общества является его владелец и  по совместительству Генеральный директор компании Силантьев Леонид Юрьевич. Штат компании составляет 29 человек, среди которых генеральный директор – 1 человек, финансовый директор -1 человек, коммерческий директор -1 человек, диспечер-1 человек, бухгалтера – 3 человека, механик– 1 человек, снабженец– 1 человек, слесаря -3 человека, водителя-16 человек, сварщик-1. Управление происходит на линейно- функциональном уровне (коммерческий директор -финансовому, финансовый -генеральному ,механик –коммерческому и тд) ). При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель - генеральный директор. Деятельность сотрудников осуществляется согласно трудовым договорам.

      Цель организационного аудита – это сбор информации для проведения анализа организационной структуры и процессов предприятия. При проведении аудита общества с ограниченной ответственностью «ГМК» были про анализированы документы: учредительный договор; устав; положение об организационной структуре, где прописаны иерархии, уровни ответственности руководителей подразделений, нормы управляемости; схема организационной структуры; положения о подразделениях;  должностные инструкции, а так же правила внутреннего распорядка организации.

         Аудит показал, следующие нарушения:

1. не прописана схема организационной структуры;
2. в трудовых договорах не прописаны должностные инструкции;
3. отсутствуют правила внутреннего распорядка

      Глава3.Совершенствование организационной структуры управления.

      После проведения аудита были выявлены слабые стороны внутри компании, вследствие чего  составляем план  по совершенствованию организационной структуры:

1. Прописываем организационную схему ООО «ГМК»;
2. Прописываем должностные инструкции и указываем в них функции и задачи, права и обязанности каждого сотрудника;
3. Знакомим сотрудников с новыми должностными инструкциями, и выдаем каждому сотруднику экземпляр его должностной инструкции, под подпись
4. Прописываем правила внутреннего распорядка
5. Провести ряд мероприятий по внедрению созданных документов в работу организации.

Схема организационной  структуры ООО  «ГМК».

      Общество  с ограниченной ответственностью «ГМК» - небольшая организация со штатной  численностью 29 человек. Характерной чертой является личное знакомство генерального директора со всеми своими подчиненными, знает характерные черты личности и видит профессиональные способности каждого. Непосредственной ошибкой является, то что поручения выдаются по принципу  “кто это может сделать лучше”, а не по принципу “кто это должен сделать”,что не верно. В структуре каждый элемент выполняет свои четко определенные функции. Создавая схему орг. структуры необходимо заострять внимание на следующих параметрах:

• полнота: в орг. структуре указаны все существующие в организации структурные единицы, между единицами структуры распределены все функции.
• оптимальность: количество уровней управления, количество связей у каждой структурной единицы, количество функций, закрепленных за структурной единицей и др.
• согласованность: между руководителями и сотрудниками компании существует согласованность в понимании места каждой единицы в структуре, распределения функций, ответственности и пр.
• однозначность: за каждую функцию отвечает только одна структурная единица, каждая структурная единица в рамках выполнения данной функции подчиняется только одной структурной единице и т.д.

      Рассмотрим  основные функции, закрепленные за каждой должностью в компании ООО «ГМК».

Функции Генерального директора

- общее управление компанией

- контроль работы персонала

  Функции Финансового директора

- видение финансов

- выдача заработной платы

  Функции Коммерческого директора

- поиск   потенциальных клиентов

 - заключение договоров

Функции бухгалтера:

- ведение бухгалтерского учета;

- налоговая отчетность;

Функции автомеханика

-выпуск  автомобилей на маршрут;

-проверка  автотранспорта до и после маршрута (ТО_,ТО_1,ТО₂)[7]

Функции диспетчера

-составление  маршрутного листа;

Функции сварщика

-сварочные  работы

Функции слесарей

-устранение  не исправностей на автотранспорте

Функции снабженца

-поиск и доставка запчастей

Функции водителей

-выполнение маршрутов

Ознакомившись со структурными звеньями организации  и функциями, приступим к созданию схемы организационной структуры.[8] 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Схема организационной структуры  ООО «ГМК»

        Данная схема отражает как прямое подчинение (сплошные линии), так и функциональные взаимодействия (пунктирные линии).

      Данная  организационная  структура, отображает управленческую иерархию. Более подробно функции каждого подразделения отображается в следующей схеме.