Анализ программного средства автоматизации в ООО «Каравелла»

Содержание

Введение………….…………………………………………………………..3

Глава 1 Организация программного средства автоматизации……….………………………………………………………6

1.1 Сущность понятия « средство автоматизации».………...…………….6

1.2 Обеспечение функционирования программного средства автоматизации……………………………………………………………….10

1.3 Программное средство автоматизированной деятельности…….....16

Глава 2. Анализ программного средства автоматизации в ООО «Каравелла»……………………………………………………………….23

2.1 Характеристика  предприятия связи            ООО «Каравелла»….….23

2.2 Программное средство автоматизированной деятельности менеджера на предприятие связи ООО «Каравелла»…………………………………..26

Введение

Под автоматизированной деятельностью  менеджера понимают, индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста и обеспечивающий подготовку, редактирование, поиск и выдачу (на экран и печать) необходимых ему документов и данных.  Может быть реализовано в виде автономной автоматизированной системы, на ПК или являться терминалом автоматизированной системы; узел локальной или распределенной вычислительной сети (организации, фирмы, корпорации), предназначенный для решения функциональных и пользовательских задач в диалоговом (интерактивном) режиме.

Актуальность исследования настоящей работы обусловлена ролью  информации, которая играет в современном  обществе значительную роль. Ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мировоззрения: веществом  и энергией. Упорядоченную, доступную  и активно используемую информацию оценивают как ресурс наряду с  финансовыми, интеллектуальными, энергетическими  и материальными ресурсами. Эффективное  управление информационными ресурсами  становятся специфической проблемой  целого ряда наук.

Масштаб работ и затрат, которыми характеризуется информация различных сфер жизни общества, и  значение, которое приобрели информационные ресурсы, острейшим образом поставили  проблему повышения эффективности  информационных систем.

Сегодня специалисты в  области информационных технологий ищут ответы на целый спектр вопросов: как и из чего формируется технологическая среда информационных систем; как сопровождаются процессы развития информационных систем и к чему они могут привести; как эффективно использовать созданные информационные системы в конкретной предметной области; какие фигуры действуют на рынке средств информации, каковы их вес надежности и каковы технические характеристики их продукции; как обеспечить комплексную защищенность информационных ресурсов – наряду с правовой еще технологическую и техническую.

В свою очередь, организация  и автоматизация рабочего места  специалиста с использованием ИТ требует ответа на вопросы: как осуществлять планирование информационных систем; какие особенности имеет область обработки информации и как формируется ее организационная структура; что такое производственный менеджер в сфере обработки информации; как эффективно использовать кадровый потенциал и какие особенности имеет управление персоналом в сфере информатизации; что такое финансовый менеджмент и на что тратятся средства в информационных системах; как и чем обеспечивается защищенность информационных ресурсов.

Еще одним важным аспектом актуализирующим тему исследования настоящей работы является то, что  средства информатизации составляют значительную долю мирового рынка и в существенной мере уже сейчас определяют структуру  инвестиционных потоков мирового хозяйства.

Одним из самых мощных факторов, стимулирующих создание все более мощных и эффективных является конкуренция в основной деятельности компаний, поскольку именно оперативная и полная информация дает им преимущество перед конкурентами, а невнимание к качеству и эффективности информационных систем обязательно ведет к потере позиций фирмой и, в конце концов, к ее поражению.

Вместе с тем в настоящее  время по любому вопросу технологически можно собрать такое количество информации, которое никто не в  состоянии за реально отведенное ситуацией время осмыслить (иногда даже просто просмотреть) и уж тем более эффективно использовать. Отсюда следует необходимость системного подхода к рассмотрению столь масштабных явлений, как информационные процессы, классификация и виды обеспечения программных средств автоматизации.

Цель работы: изучить процесс организации программных средств автоматизации на предприятие связи.

Задачи:

1.Рассмотреть сущность понятия программное средство.

2. Проанализировать значение  программного средства менеджера на предприятии связи.

3. Разобрать на конкретном  примере организации особенности предприятия.

Глава 1. Организация  программного средства автоматизации.

1.1 Сущность понятия « средство автоматизации».

Под программным средством автоматизации понимают совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно управлять его информационно-вычислительными потребностями. Использование в современном офисе максимально облегчает работу специалиста, высвобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.

Для характеристики можно выделить основные составные части информационной технологии, его реализующей. К ним относятся:

• технические и аппаратные средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, кассовые аппараты и другое дополнительное оборудование);
• прикладные программные средства и операционные системы (ОС);
• информационное обеспечение (стандарты документов и унифицированных форм, стандарты представления показателей, классификаторы и справочная информация);
• сетевые и коммуникационные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).[15, 87]

Характеристики этих составляющих и определяют уровень его назначение и особенности.

Создание на базе персональных компьютеров обеспечивает возможность расширения сферы применения за счет простоты изменения состава прикладных программных средств, удобства и «дружественности» интерфейса по отношению к пользователю, простоты адаптации к конкретным функциям пользователя. Например, 1С-Предприятие представляет собой комплекс для автоматизации рабочих мест менеджера, сотрудников отдела кадров и т.д. Комплекс основывается на совокупности автоматизированной деятельности.

Программное средство руководителя  – должностного лица, определяющего тактику и стратегию функционирования фирмы;

администратора – работника, ведающего организацией документооборота, формированием списка пользователей  и определением их полномочий, ведением классификаторов и т. д.;

пользователя – работника, непосредственно выполняющего процедуры  создания, редактирования и обработки  документов;

делопроизводителя – работника, осуществляющего контроль за выполнением распоряжений и приказов;

архивариуса – работника, ведающего архивными документами;

оператора – работника, выполняющего оформление и корректировку документов.[10, 134]

Предназначены для обеспечения условий комфортной, высокопроизводительной и качественной работы специалиста и должны удовлетворять следующим требованиям:

• пользовательский интерфейс должен быть прост, удобен и доступен даже неподготовленному пользователю. Он должен содержать систему подсказок, желательно в демонстрационной форме (видео, звуковой, анимационной);
• необходимо обеспечивать безопасность специалиста и выполнение всех эргономических требований (комфортность, цветовую и звуковую гамму, соответствующие наилучшему восприятию, удобство расположения информации и доступность всех необходимых для работы средств, единый стиль выполнения операций и т.д.);
• пользователь должен выполнять все действия, не выходя из системы, поэтому требуется оснащенность всеми необходимыми операциями;
• обеспечение бесперебойности работы должно гарантировать пользователю своевременное выполнение задач, в соответствии с графиком работы. Сбои в производстве недопустимы;
• рациональная организация труда специалиста создает комфортные условия для работы и повышает производительность труда специалиста;
• программное обеспечение должно быть совместимо с другими системами и информационными технологиями, поэтому наиболее ценными являются технологии, объединяющие несколько.  [2, 77]

Для характеристики можно выделить основные составные части информационной технологии, его реализующей. К ним относятся:

• технические и аппаратные средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, кассовые аппараты и другое дополнительное оборудование);
• прикладные программные средства и операционные системы (ОС);
• информационное обеспечение (стандарты документов и унифицированных форм, стандарты представления показателей, классификаторы и справочная информация);
• сетевые и коммуникационные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).[9, 113]

Характеристики этих составляющих и определяют уровень его назначение и особенности.

Каждое организует свою информационную технологию или их объединение. В зависимости от используемых технических и программных средств можно разделить на локальные и сетевые.

Локальное – дает возможность специалисту производить обработку данных на отдельно взятом рабочем месте. В этом случае классификаторы, нормативно-справочная информация и все базы данных хранятся в памяти компьютера.

Сетевые программные средства– позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.[4, 102]

Наиболее эффективным  и рациональным режимом работы является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети. При использовании ПЭВМ, подключенного к глобальной сети, установленное на компьютере, использует технологию удаленного доступа к ресурсам центральной ЭВМ или сервера. В более сложных системах может подключаться к информационным службам и системам общего назначения и может служить элементом распределенной системы обработки данных.

В этом случае возникают  дополнительные требования, касающиеся информационного обеспечения работы с базами данных:

• структура баз данных должна легко расчленяться на отдельные базы данных, размещаемые на отдельных компьютерах, при этом должна обеспечиваться простота доступа к информации, защита ее от несанкционированного доступа;
• структура информационной базы должна сохранять тип документации, используемой в области обработки;
• структура информационной базы и схема ее распределения должны обеспечивать возможность единого способа корректировки и актуализации всех локальных баз;
• структура информационной базы должна быть максимально компактной и легко архивируемой.[21, 106]

1.2 Обеспечение функционирования программного средства атоматизации.

Создание и использование  основывается на ряде общих принципов проектирования систем обработки данных.

Главным считается принцип  максимальной ориентации на конечного  пользователя. Этот принцип реализуется  путем создания специальных средств  адаптации к уровню подготовки пользователя и к возможности его обучения и самообучения, поэтому часто снабжается специальными демонстрационными роликами.

Условия работы пользователя должны, прежде всего, соответствовать привычным, естественным условиям работника, использовать специальную терминологию. Электронные документы должны представлять собой копию бумажной документации. Необходимо, чтобы ввод новых данных и корректировка информации сопровождались автоматизацией операций, встроенным контролем и системой подсказок, что позволяет быстро изучить работу даже неквалифицированному в компьютерной области работнику.[11, 119]

В процессе разработки и использования используется принцип проблемной ориентации. Каждое специализируется на решении определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы, единством алгоритмов обработки данных. Немаловажное значение имеет принцип соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам. Характеристики используемых технических средств должны соответствовать объему информации и алгоритмам ее обработки. Это значит, что только после тщательного анализа информационных потребностей пользователя можно приступать к определению состава и функций.[21, 173]

В процессе создания программного средства автоматизированной деятельности менеджера должен быть реализован принцип творческого контакта и их потенциальных пользователей. Совместное участие пользователя и разработчика в создании программного средства помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя и в конечном счете, способствует повышению качества программного средства автоматизации.

Непременным условием использования программного средства автоматизации является полная документация, которая должна содержать пояснения к задачам, инструкцию по установке и эксплуатации, инструкцию по заполнению и ведению входных и выходных документов. Обычно фирма-разработчик программного обеспечения сопровождает его эксплуатацию. В соответствии с договором о продаже лицензионной версии программы, фирма проводит обучение сотрудников-пользователей пополняет нормативно-справочную информацию, приводя ее в соответствие с последними постановлениями и новыми методиками, модифицирует старые и добавляет новые формы и режимы работы.[5, 66]

Современные программные средства легко адаптируются к разным классам профессиональных задач, обладают гибкостью и модифицируются при использовании новых методик обработки информации, настраиваются на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя.

Обоснование конкретных характеристик  всех средств происходит на этапе параметризации. Параметризация заключается в выделении и исследовании параметров технических, программных, информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям на разных этапах структуризации. Для бесперебойной работы используются специальное методическое, информационное, математическое, программное, лингвистическое, технологическое, организационное, эргономическое и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение  включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи  между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование  нормативно-справочной документации и  уровни доступа к информации пользователей  различных кате­горий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются  по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте  работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным.

По служебному положению  пользователи разделяются на:

• руководителей высшего звена (директор, главный менеджер);
• руководителей среднего звена (начальники отделов);
• исполнителей работ (менеджеры, бухгалтеры);
• обслуживающий персонал (операторы, техники).[9, 103]

По степени подготовленности к работе выделяются следующие категории  работников:

• системные, программисты, проектировщики;
• программисты, создающие прикладные программы;
• пользователи высокого класса, имеющие подготовку к работе
• операторы – это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими операциями: загрузка, ввод и т.д.[12, 141]

Математическое обеспечение  представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц и диаграмм, а также обеспечение достоверности  и защиты информации.

Математическое обеспечение  служит основой для разработки комплекса  программных средств и должно согласовываться с потенциальными требованиями пользователя.

Программное обеспечение  определяет интеллектуальные и профессиональные возможности пользователя, широту и  полноту выполняемых функций, возможность  использования дополнительных устройств. Прикладное программное обеспечение  обычно настроено на работу по заданному  алгоритму с информацией из определенной предметной области. Поэтому ввод и  обработка данных сопровождаются строгим  контролем, что снижает значительно  вероятность ошибок и ведет к  повышению эффективности работы пользователя. В организации программное  обеспечение должно использовать удобный  пользовательский интерфейс и включать в себя алгоритмы для решения  задач, необходимых пользователю. Выдача результатов осуществляется в удобном  наглядном виде (таблицы, графики, диаграммы). Программное обеспечение предоставляет  возможность оперативной работы пользователя с БД и возможность совместного использования ресурсов в сетевых технологиях.[18, 126]

Лингвистическое обеспечение  включает в себя языки общения технологии с пользователями (русский, английский), языки-запросы (SQL), информационно-правовые языки и языки-посредники в сетях. Языковые средства необходимы для однозначного смыслового соотношения действий пользователя и ПЭВМ. Чем выше интеллектуальность тем больше возможностей необходимо предусматривать в языковых средствах. Языки должны быть ориентированы на пользователя и профессиональные особенности.

Языковые средства можно  разделить по видам:

• диалог унифицированной ЭВМ;
• диалог по шаблону (выбор из предложенных вариантов ответов);
• диалог с использованием меню (выбор пунктов меню);
• командный диалог (ввод команды в строку);
• объектно-ориентированный (выбор объекта, пиктограммы, окна);
• с использованием клавиатуры (использование специальных клавиш).[20, 137]

Технологическое обеспечение  представляет собой установленную совместимость проектных решений, определяющих последовательность операции, процедур и этапов в реализации задач с помощью. Можно выделить системное и прикладное технологическое обеспечение, которое включает в себя основные операции, реализуемые информационной технологией:

• ввод информации из бумажных документов при помощи клавиатуры;
• контроль вводимой информации с помощью средств контроля и визуально;
• ввод данных с магнитных носителей, набранных на других ПЭВМ и их контроль;
• прием данных в виде сообщений по каталогам связи с использованием электронной почты, локальных или глобальных сетей, контроль принимаемой информации;
• редактирование данных;
• накопление и хранение информации;
• поиск и обработка данных по запросам пользователей;
• вывод на экран или на печать результатов поиска и обработки;
• защита информации от разных категорий угроз;
• формирование и передача данных на другие компьютеры на магнитных носителях и по сети.[8, 102]

Операционное обеспечение  включает в себя комплекс документов, регламентирующих действия специалиста  при использовании. Документация включает в себя:

• должностные инструкции специалистов;
• перечень уровней доступа и паролей к различным категориям данных;
• инструкцию по эксплуатации локальных и сетевых;
• инструкцию по набору и вводу информации;
• перечень задач, решаемых с помощью алгоритмов их решения, функциональных возможностей технологии;
• перечень выходных таблиц, графиков, диаграмм, предоставляемых на выходе сеанса работы .[17, 100]

Эргономическое обеспечение  включает в себя нормативы, учитывающие  комплекс физиологических, психологических, антропометрических параметров человека для безопасной и комфортной организации  труда пользователя. К ним можно  отнести требования к расположению и цветовой гамме используемых экранных форм и расположению технических  средств, к освещенности и размерам помещения, к качеству и удобству интерьера. Все эти и многие другие факторы определяют условия охраны и удобства труда главного участника – человека.

1.3 Программное средство автоматизации менеджера.

Эффективность автоматизации  деятельности предприятия, наравне  с правильным проектированием и  созданием системы, зависит от способа  ее внедрения в организационную  структуру компании. Обусловлено  это психологическими факторами - обычно наблюдается сопротивление сотрудников  созданию и использованию системы. Кроме того, внедрение системы  может длиться от 6 месяцев до 2-3 лет. За такой период могут произойти  изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на работу предприятия. Поэтому ожидания руководства по поводу результатов работы системы  могут не оправдаться (так как  они уже успеют измениться).

Основными целями автоматизации  деятельности предприятия являются:

-     Сбор, обработка,  хранение и представление данных  о деятельности организации и  внешней среде в виде, удобном  для финансового и любого другого  анализа и использования при  принятии управленческих решений.

-  Автоматизация выполнения  бизнес операций (технологических  операций), составляющих целевую  деятельность предприятия.

-     Автоматизация  процессов, обеспечивающих выполнение  основной деятельности.[23, 77]

Предприятие — это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему  сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей  в худшем. Руководителям, а в особенности  руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные  решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных  задач еще более усложняет  процесс управления.

Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента  качества, и информационную систему  их поддержки. Что может дать внедрение  информационной системы?

-   снижение общих  затрат предприятия в цепи  поставок 

-   повышение скорости  товарооборота,

-   сокращение излишков  товарных запасов до минимума,

-   увеличение и усложнение  ассортимента продукции,

-   улучшение качества  продукции,

- выполнение заказов в  срок и повышение общего качества  обслуживания заказчиков.[7, 112]

Основными целями автоматизации  деятельности предприятия являются:

-    Сбор, обработка,  хранение и представление данных  о деятельности организации и  внешней среде в виде, удобном  для финансового и любого другого  анализа и использования при  принятии управленческих решений.

-  Автоматизация выполнения  бизнес операций (технологических  операций), составляющих целевую  деятельность предприятия.

-   Автоматизация процессов,  обеспечивающих выполнение основной  деятельности.[25, 170]

Для того, чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:

- Планирование производственной  деятельности. Составление производственных планов различного уровня, - от стратегических до оперативных, - и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;

-    Управление закупками,  запасами, продажами. Это автоматизация  процессов планирования и учета  для задач снабжения (материально-технического  обеспечения) производства, сбыта  готовой продукции и управления  складскими запасами;

- Управление финансами.  Как правило, это ведение бухгалтерии,  расчеты с дебиторами и кредиторами,  учет основных средств, управление  наличными средствами и планирование  финансовой деятельности;

- Управление персоналом. В подсистеме управления персоналом  реализованы все основные потребности  работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;

- Управление затратами.  Сюда относится учет всех затрат  предприятия и калькуляция себестоимости  готовой продукции или услуг; 

- Управление проектами/программами.  Современная деятельность предприятия  все больше рассматривается через  призму реализации производственных  проектов или программ, для которых  может осуществляться отдельное  планирование и учет;

- Проектирование продукции  и технологических процессов.  Информация о составе продукции,  технологических маршрутах ее  изготовления, разработка продукции  в соответствии с требованиями  клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие  при выпуске такой продукции.[12, 133]

Как можно было заметить, информационные системы способны на многое. Но для получения эффективности  при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

С появлением персональных ЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочее место и  оснастить новыми инструментальными  средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. Под менеджера следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой  самостоятельный программно-технический  комплекс индивидуального или коллективного  пользования, который позволяет  в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и  получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм.