Анализ системы управления и направления её совершенствования (ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФИЛИАЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЮЖНО – УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

(НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ)

в г. Миассе

Кафедра «Экономика и  информационные системы»

Специальность «Менеджмент  организации»

 

 

 

 

Анализ системы  управления и направления её совершенствования

(ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»)

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

по дисциплине «Основы менеджмента»

ЮУрГУ–080507.2012.1120. ПЗ КР

 

 

 

 

 

                                                                            Руководитель, к.э.н., доцент

                                                                            ______________С.М.Шипилова

                                                                            ______________________2012 г.

 

                                                                            Автор работы

                                                                           Студент группы МДМ -202

                                                                           _____________ А.А.Морозов

                                                                            ____________________2012 г.

 

                                                                            Работа защищена

                                                                           с оценкой

                                                                           ___________________________

                                                                            _____________________2012 г.

                              Комиссия:

_____________/ доц.Н.В. Яковлева

                                                                      _____________/ доц. С.М. Шипилова

                                                                      _____________/ доц.И.Ю. Максимов

 

 

Миасс 2012

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФИЛИАЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЮЖНО – УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

(НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ)

в г. Миассе

Кафедра «Экономика и  информационные системы»

Специальность «Менеджмент организации»

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой

___________________Н.В. Яковлева

____________________2012 г.

 

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу студент

Морозов Алексей Александрович

                                          (Фамилия, Имя, Отчество полностью)

Группа  202

1 Дисциплина Основы  менеджмента

2 Тема работы Анализ системы управления организации  ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»)

3 Срок сдачи студентом  законченной работы 29.05.2012г 

4 Перечень вопросов, подлежащих  разработке

1. Теоретические основы  анализа системы управления организации

2.Анализ системы управления  организации ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»)

3. Предложения  по совершенствованию  системы управления организации 

Наименование разделов курсовой  работы (проекта)	Срок  выполнения разделов работы	Отметка о выполнении руководителя
1. Уточнение целей, задач и  плана	21.02-28.02
2. Подготовка введения	28.02-6.03
3. Изучение литературы по исследуемой  проблеме и разработка теоретической  части	6.03-20.03
4. Выполнение аналитической части	20.03-3.04
5. Выполнение практической части	3.04-24.04
6. Разработка заключения	24.04-8.05
7. Оформление пояснительной записки	8.05-22.05
8. Представление на заключительную  проверку научному руководителю	22.05
9. Защита работы	29. 05

Руководитель  работы (проекта)_________________/ С.М.Шипилова

Студент _________________________________/ А.А.Морозов

 

АННОТАЦИЯ

 

Морозов А.А. Тема: Анализ системы управления и направления на её совершенствование  ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»).

 

 

Целью данного исследования является ознакомление с подходами к совершенствованию системы управления предприятием на примере конкретной организации ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»).

Объектом анализа в данной курсовой работе является организация ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»).

Предметом исследования послужила существующая в организации система управления.

Анализ системы управления организации составляет: ее внутренняя и внешняя среда, организационная  культура, коммуникации, SWOT – анализ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Каждый человек в  течение всей жизни, так или иначе, связан с организациями. Именно в  организациях или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.

Организация — сложный  организм. Не понимая сущности организаций  и закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности.

Объектом исследования в данной курсовой работе является организация ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»).

Предметом исследования послужила существующая на предприятии система управления.

На данном этапе организация ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит») является развивающейся фирмой с вполне определенными конкретными целями и развитием всех служб для нормальной прибыльной работы в рыночной экономике России. Во многом достигнутые результаты обусловлены наличием подходящей организационной структуры, позволяющей осуществлять качественное и эффективное управление. Таким образом, можно сказать, что изучение и анализ подходов к совершенствованию системы управления предприятием в настоящее время является важным фактором деятельности любого предприятия.

Целью данного исследования является ознакомление с подходами  к совершенствованию системы  управления предприятием на примере  конкретной организации ЗАО «Тандер» (магазин «Магнит»).

Достижение поставленной цели требует решения определенных задач:

1. изучить теоретические основы системы управления;
2. изучение существующей организационной структуры в организации;
3. проанализировать среду организации;
4. предложение комплекса мер по повышению эффективности системы управления;
5. проведение SWОT-анализа деятельности организации;
6. разработать рекомендации по совершенствованию организации.

Информационную базу проведенных исследований составили данные финансовой отчетности предприятия, его устав, лицензия, интернет.

Также в работе были использованы работы специалистов в области менеджмента: Веснин В.Р.; Виханский О.С.; Наумов А.Н.; Комарова Н.В.; Дорофеева Л.И.; Полукаров В.Л., Семенов А.К. Набоков В.И. и др.

Работа состоит из 3 глав, введения, заключения, списка литературы, приложений.

 

1. Теоретические основы системы управления организации

1. Понятие системы управления организации

 

Управление обладает свойством системности. В переводе с греческого слово «система» означает «соединение, целое, составленное из частей». Социальные системы являются упорядоченными, целостными; функционально и технологически неоднородными; иерархичными по структуре; динамичными с точки зрения состава и количества элементов. Обычно они постоянно развиваются, эволюционируя в направлении усложнения. Это развитие протекает под влиянием противоречивого взаимодействия внешних и внутренних факторов. Важная особенность социальной системы состоит в том, что небольшие изменения в одном из ее элементов могут вызвать «цепную реакцию», привести к серьезным последствиям для нее в целом. Это свойство широко используется в управлении. Для того чтобы социальная система была устойчивой, правильно сориентированной, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом (системой управления). Последний осуществляет ориентировку, интеграцию и контроль функционирования отдельных ее частей, поступления ресурсов, результатов и т. п., их коррекцию на основе обратной связи.

Система управления организацией представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие взаимосвязанные элементы:

• органы (субъекты) управления (должности, подразделения);

• коммуникационные каналы;

• набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномочий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.

Система управления находится в постоянном развитии. Это развитие может быть экстенсивным и интенсивным. Система управления характеризуется:

1) составом, соподчиненностью, информационной нагрузкой элементов, способом их взаимодействия;

2) уровнем централизации  или децентрализации полномочий;

3) степенью специализации  и регламентации функций; 

4) стабильностью или  изменчивостью поведения; 

5) открытостью или закрытостью;

6) техническим оснащением.

Определенное соотношение  субъектов управления, связанных  между собой коммуникационными каналами, образует структуру этой системы, отражающую статику менеджмента, а совокупность методов, технологий и проч. — его механизм. Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем, границы между которыми весьма условны. Они взаимодействуют с помощью механизма управления, который соответствующей частью принадлежит каждой из них.

Под управляющей подсистемой можно понимать ту часть системы управления, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение. Она имеет иерархическую структуру во главе с направителем (центральным звеном). Им может быть индивид или коллектив (например, совет директоров).

Понятию «управляющая подсистема»  близко понятие «субъект управления», однако они не тождественны. В состав субъекта входят только те элементы подсистемы, которые связаны с выработкой решений.

К управляемой  подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение того объекта, на который оно направлено.

Объект управления представляет собой все те элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему свое функционирование и развитие. В качестве объекта можно рассматривать рядовых исполнителей, процесс, отношения и т. д.

Нужно иметь в виду, что объект управления отличается от субъекта не сам по себе как таковой (субстанциально), а выполняемыми функциями. Поэтому, например, одно и то же лицо в разных ситуациях может быть и тем и другим.

Для того чтобы взаимодействие между субъектом и объектом управления было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.

Во-первых, они должны соответствовать друг другу, быть совместимыми.

Во-вторых, в рамках единства субъект и объект управления должны обладать относительной самостоятельностью.

В-третьих, субъект и  объект управления должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие, определенным образом реагируя на информацию, полученную от другой стороны.

В-четвертых, как субъект, так и объект управления должны быть заинтересованы в четком взаимодействии.

Перечисленные условия  должны обеспечить управляемость объекта, т. е. его адекватную реакцию на управляющее воздействие.

Управляемость зависит  от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие стиля  управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между объектом и субъектом существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные. Система управления должна быть эффективной.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты информации; учета социально-психологических особенностей участников; обеспечения оптимального размера подразделений [1].

1.2  Внутренняя среда организации

 

Внутренняя среда организации  — это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; наем, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п. Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения. В производственный срез входят изготовление продукта; снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения. Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.

Внутренняя среда как  бы полностью пронизывается организационной культурой, которая так же, как вышеперечисленные срезы, должно подвергаться самому серьезному изучению в процессе анализа внутренней среды организации.

Организационная культура может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная культура ослабляет организацию, не давая ей успешно развиваться даже в том случае, если она имеет высокий технико-технологический и финансовый потенциал. Представление об организационной культуре дает наблюдение того, как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как они коммуницируют друг с другом, чему они отдают предпочтение в разговорах. Также понимание организационной культуры может быть улучшено, если ознакомиться с тем, как построена система карьеры в организации и какие критерии служат для продвижения работников. В случае, если в организации работники продвигаются быстро и по результатам индивидуальных достижений, можно предположить, что существует слабая организационная культура. Если же карьера сотрудников имеет долгосрочный характер и предпочтение при продвижении отдается умению хорошо трудиться в коллективе, то такая организация имеет явные признаки сильной организационной культуры. Пониманию организационной культуры способствует изучение того, существуют ли в организации устойчивые заповеди, неписаные нормы поведения, ритуальные мероприятия, предания, герои и т.п., насколько об этом осведомлены все сотрудники организации и насколько серьезно они относятся ко всему этому. Если сотрудники хорошо осведомлены об истории организации, серьезно и с уважением относятся к правилам, ритуалам и организационным символам, то можно предположить с высокой степенью соответствия действительности, что организация обладает сильной организационной культурой [2].

Коммуникации в системе  управления

Выполнение управленческих функций, взаимодействие между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации и обмена информацией. Понятие информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается.

Основным способом реализации деятельности является  осуществление  коммуникаций.

Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду    признаков. Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями одной организации, либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами.

Коммуникации в организации  выполняют следующие функции:

Информационные – передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;

Мотивационные  - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и.т.д;

Контрольные – отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

Экспрессивные – способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему.

Нередко руководители недооценивают  желание работников и даже руководителей  нижнего и среднего уровней быть осведомленными о состоянии дел на предприятии.

Между тем результаты исследований показывают, что в числе  моральных факторов, влияющих на производительность труда, сотрудники на 2-3-е место ставят гласность, информированность.

Коммуникации можно  рассматривать как коммуникационный процесс. При этом они отражают принципы и закономерности обмена информацией между людьми, как явление – представляют установленные нормы взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. При коммуникации ее участники должны быть способны видеть, слышать, осязать, а также обладать определенными навыками и определенной степенью взаимного понимания. Для управления важное значение имеет межличностная  коммуникация, так как многие управленческие задачи решаются при непосредственном общении людей.

Для осуществления процесса коммуникации используется коммуникационная сеть. Данная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.  Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для разных по численности групп работников.

Их называют «колесо», «звезда», «кружок», «цепочка», «вертушка» и т. д. они оказывают существенное влияние на деятельность организаций.

Выбор той или иной модели для принятия решения как применяемый стиль руководства зависит от типа задачи, времени, отпущенного на ее решение, т.е. требует ситуационного подхода[6].

Организационная культура

Основу деятельности людей в любой организации  составляют общие цели, интересы, ценности. Одной из главных характеристик деятельности организации сегодня является ее культура.

Исследование темы организационной (корпоративной) культуры с 80-х гг. XX  в. становится одной из ключевых в мировой управленческой литературе [5]

Внутренняя среда пронизывается  организационной культурой, которая  является ее интегрированной характеристикой. Организационная (корпоративная) культура – это совокупность главных предположений, ценностей, традиций, норм и образцов поведения, которые разделяются членами организации и направляют их поведение на достижение поставленных целей. Она может сознательно формироваться ведущими членами организации или возникать и развиваться стихийно.

В современных предприятиях организационная культура должна выполнять следующие функции:

1) формирование определенного имиджа организации, отличающего ее от любой другой;

2) развитие чувства общности, сплоченности всех членов организации;

3) усиление социальной стабильности в организации;

4) усиление вовлеченности работников в дела организации и преданности ей;

5) формирование и контроль образцов поведения, целесообразных с точки зрения данной организации [4]

 Организационная культура  – весьма подвижная категория,  зависящая от мирового общественного  развития:  развития страны, компании и т.д. В противоположность организационной культуре  существует псевдоорганизационная культура, сформированная на базе гипертрофированных общественных условий, например организационная  культура террористических и мафиозных организаций, организационная культура наркобизнеса. Конечно, влияние псевноорганизационной культуры ничтожно по сравнению с естественной организационной культурой.

 Организационная культура, таким образом, регулирует межличностные  отношения в коллективе, отношения между руководством и подчиненными, а также деятельность в технологической среде. Она находит отражение в стратегии и структуре предприятия. Благодаря ей все параметры в организационной жизни действуют на «автопилоте» при принятии решений, распределении власти, поведении персонала.

Организационная культура является элементом внутренней среды  организации. Организации, так же как  этнические группы, народности, национальности. Семьи, имеют свое «лицо», собственную  уникальную культуру, которую определяют прежде всего работающие в ней люди. Их предположения, ценности и убеждения. Если организация относительно крупная, то в ней формируется  как общая организационная культура, характерная для всей организации в целом, так и локальная, или субкультура, формирующаяся в его  подразделениях, филиалах.

В основе организационной  культуры – ее ценности, имеющие  долговременное значение.

Ценности – это  общие убеждения, вера в то, что  хорошо, и осознание того, что  плохо.  В качестве инструмента  внедрения ценностей в сознание и их изменения может служить, в частности, эмоционально насыщенное проведение наиболее значимых  мероприятий, например, официальных церемоний, чествования сотрудников, пикников, собраний акционеров, а также создание фирменных песен. Все это способствует выражению ценностей в образной форме, что и определяет психологический  эффект воздействия. Творцами и выразителями ценностей выступают, как правило, чаще всего основатели предприятий.

В последнее время  происходят существенные вдвиги в шкале  ценностей работников. Такие из них, как долг, дисциплина, повиновение, утрачивают свое былое значение. Зато возрастают ценности, связанные с самовыражением индивида.

В современном менеджменте  можно определить два уровня организационной  культуры: «сильный» и «слабый». Признаками «сильной» организационной культуры являются: приоритет решения социальных задач в организации, готовность к разумному риску и нововведениям; групповые формы принятия решений, ориентация на коллективные стимулы; высокий уровень самоуправления, самопланирования, самоорганизации, самоконтроля, самооценки.

При таком уровне культуры в организации менеджеры осуществляют воздействия, не прибегая к жестким  административным процедурам. «Слабая» организационная культура связана  с регламентацией, большим количеством инструкций, распоряжений. В такой культуре отсутствуют ясные представления  о ценностях.

Во внутрифирменное  управление активно привносятся  инструменты из практики средств  массовой информации. «Жизненно важные ценности» корпораций распространяются через публикацию книг и манифестов руководителей, их публичные выступления и пресс-конференции,  издание внутрифирменных газет, плакатов, бюллетеней и видеокассет, разучивание песен и гимнов компаний. При этом активно работают профессиональные пропагандисты и социологи из аппаратов вице-президентов по связям с общественностью или по трудовым отношениям. Формирование культуры руководителями компаний все теснее переплетается с пропагандой, которая, как известно, наиболее эффективна при непрерывном и длительном воздействии, а также в созданной благоприятной обстановке для ее восприятия. Реклама на телевидении и по радио, многочисленные книги и журналы формируют образ компаний и обязывают персонал к определенным типам поведения. Очень крупные затрат, которые бизнес опускает на «культурную» составляющую, окупаются [5]

Для того чтобы социальная система была устойчивой, правильно сориентированной, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать системой управления.

 1.3 Внешняя среда организации

 

Под внешней средой в управлении понимается система взаимоотношений следующих факторов: потребителей, конкурентов, правительственных учреждений, поставщиков, финансовых организаций и источников ресурсов, оказывающих влияние на процессы, происходящие внутри организации.

В отличие от внутренней среды, которая является ведомой  для управляющих, внешняя среда  — ведущая, т.е. менеджеры должны отслеживать изменения внешней среды и приспосабливаться к ним.

Организация, как открытая система, зависит от внешнего мира в  отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, от конкуренции, от потребностей, существующих в обществе. Кроме того, внешняя среда постоянно меняется, и руководителю необходимо не только отслеживать эти изменения, но и предлагать подходящие способы реагирования на внешние воздействия. В этом смысле организации подобны биологическим организмам. Согласно теории Чарльза Дарвина, среди животных выживают только те виды, которые смогли приспособиться к условиям внешней среды. Также организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Руководитель должен исповедовать организационный дарвинизм, чтобы в мире быстрых изменений не оказаться в числе исчезнувших.

Для облегчения учета  влияния на организацию все внешние факторы делятся на две следующие основные группы: факторы среды прямого и косвенного воздействия.

Факторы среды  прямого воздействия

Среду прямого воздействия  составляют факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямые влияния этих операций. К ним относятся: поставщики, потребители, конкуренты, законы и государственные органы.

Поставщики.

С точки зрения системного подхода, организация — это механизм преобразования ресурсов в готовую продукцию. Под ресурсами понимают материальные ресурсы, оборудование, энергию, капитал, рабочую силу. В качестве основных поставщиков могут выступать:

- банки и частные  лица — поставщики финансов;

- предприятия — поставщики  сырья, готовых изделий, оборудования, оргтехники, канцтоваров и т. д;

- служба занятости —- поставщик рабочей силы;

- коммунальные службы  — поставщик воды, электроэнергии  и т.д.;

- транспортные агентства,  предоставляющие транспортные средства для доставки товаров.