Анализ системы управления коллективом

ВВЕДЕНИЕ 

     В современных условиях особую важность приобретает создание оптимального механизма управления персоналом во всех сферах и отраслях экономики, обеспечивающего  комплексный подход к решению  проблем эффективного использования  человеческого фактора на производстве.

     Актуальность  данной темы заключается в том, что  эффективное управление в современных  условиях рынка - необходимое условие  повышения эффективности бизнеса, создания, развития и реализации конкурентных преимуществ предприятия.

      Много внимания руководство вынуждено уделять вопросу оптимизации структур компании. Вместе с тем, для современного руководителя одинаково важен вопрос создания системы и технологии управления, которая обеспечивает эффективную операционную деятельность компании.

      Управление людьми представляет собой наиболее трудную задачу для любого руководителя. В настоящее время потенциал человеческой личности стал рассматриваться в качестве важного условия повышения производительности труда и постепенно менеджеры стали понимать, что именно на них лежит ответственность за человека на производстве, за раскрытие его потенциальных возможностей на благо фирмы и для его собственного блага.

      В условиях мирового финансового кризиса  на фоне спада потребительской активности, производства, банкротства мировых банков, все больше и больше предприятий попадают в кризисные ситуации, поэтому тема управления коллективом в такой ситуации является очень актуальной.

     Цель данной работы исследовать, каким в современных условиях должно быть управление строительной фирмы.

     В процессе изучения ставятся следующие  задачи:

     1) дать общую характеристику управления  в современных условиях 

     2) дать определения методам управления  организацией в современных условиях;

     3) описать организационную структуру  строительной фирмы ООО «СМУ-1»;

      4) подвести итоги анализа эффективности  современного управления 
 
 
 
 
 
 
 

Раздел 1. Понятие, методы и этапы управления

трудовым  коллективом  

1.1. Организационная структура управления

Управление  персоналом организации — целенаправленная деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включающая разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов  управления персоналом организации. Управление персоналом заключается в формировании системы управления персоналом; планировании кадровой работы, разработке оперативного плана работы с персоналом; проведении маркетинга персонала; определении кадрового потенциала и потребности организации в персонале.[1, с.85]

      Между элементами производственной системы существуют прямые и обратные, а также вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальные -

между уровнями типа ″руководитель - подчиненный″, горизонтальные – между элементами одного уровня. Кроме внутренних, каждая система имеет и внешние связи. Строение всех частей и элементов системы, включая связи между ними, образует структуру системы. Структура системы строится для выполнения определенных функций и показывает ее потенциальные возможности. Реализация этих возможностей входит в задачи управления.

      Производственные  системы можно разделить на две  подсистемы:

управляющую и управляемую. В первую входят элементы, анализирующие информацию и вырабатывающие управленческие решения, во вторую непосредственно участвующие в производстве.

Организационная структура управления как структура  управляющей

системы появляется в процессе развития фирмы. Такая структура строится

по принципу пирамиды и подчинённости нижнего  уровня управления верхнему на принципах:

    1. неразрывности управления и производства в малой фирме;

    2. отделения управления от производства;

    3. разделения труда в управлении;

    4. образования организационной структуры  управления. [2,стр.3]

      Отношения людей на производстве не укладываются только в формальные рамки, состоящие из связей ″руководитель - подчиненный″, официальных положений о подразделениях и должностных инструкций. Совокупность личных связей вне рамок официальной структуры управления можно назвать неформальной структурой. Такая структура изменчива и она оказывает большое влияние на работу фирмы. Это происходит, во-первых, потому, что люди - не роботы и у них есть жизнь вне производства. Заботы или радости вне работы накладывает отпечаток на их поведение в труде. Например, желание поделиться и получить совет дает человеку разрядку и сказывается положительно на его самочувствии. Во-вторых, нельзя выполнять функции, придерживаясь только предписаний должностной инструкции. Необходимо учитывать еще характер работника, его опыт, возраст, моральное и физическое состояние. В неформальных связях внутри фирмы или при встречах ″без галстуков″ руководители часто получают ценную информацию, которую затем используют в управлении. [2, стр.5] 
 

1.2.Трудовой коллектив

      Трудовой  коллектив предприятия образуют все граждане, которые своим трудом участвуют в его деятельности на основе трудового договора (контракта, соглашения), а также других форм, регулирующих трудовые отношения работника с предприятием.

Полномочия  трудового коллектива определяются законодательством. [3,ст252-1]

      Коллективный  договор заключается на основе действующего законодательства, принятых сторонами  обязательств в целях регулирования  производственных, трудовых и социально-экономических  отношении и согласования интересов  трудящихся, собственников и уполномоченных ими органов. [3,ст10]

      Трудовой  договор — это соглашение между  работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять  работу, определенную настоящим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

      Работник  вправе реализовать свои способности  к продуктивному и творческому  труду путем заключения трудового  договора на одном или одновременно на нескольких предприятиях, в учреждениях, организациях, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон.

      Особой  формой трудового договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон. Сфера применения контракта определяется законами Украины. [3,ст21]

      Достижения  и потери в работе предприятия  непосредственно сказываются на уровне хозрасчетного дохода коллектива, благополучии каждого работника. Предприятие, обеспечивающее производство и реализацию лучшей продукции (работ, услуг) с меньшими издержками, получает больший хозрасчетный доход и преимущество в своем производственном и социальном развитии и оплате труда работников.

Возмещение  предприятием убытков, причиненных  другим организациям и государству, уплата штрафов, неустоек и иных санкций, установленных законодательством, производится за счет хозрасчетного дохода коллектива. Собственник или уполномоченный им орган определяет конкретные подразделения и работников, виновных в причинении убытков, понесенных предприятием, доводит до сведения трудового коллектива и возлагает на конкретные подразделения и работников имущественную (материальную) ответственность в соответствии с законодательством. [3,ст252-5] 

1.3. Методы управления и руководства в строительстве

     В качестве объектов управления в строительстве могут выступать процессы осуществления строительных программ, а в строительном производстве - производственные процессы их реализации. Объектами руководства при этом являются трудовые коллективы на производстве и в подразделениях аппарата управления.

     В ходе осуществления этих процессов  используются различные методы управления, которые различаются по продолжительности  цикла управления, по способу циркуляции информации в системе управления и способу принятия решений.

     Исходя  из продолжительности цикла управления методы управления могут быть стратегическими, рассчитанными на текущий год или на оперативный и краткосрочный периоды. В основе этих методов лежат планы: стратегические (на 10-15 лет), годовые, оперативные на квартал и месяц и недельно-суточные (диспетчерские) графики. [5, с. 43]

     По  способу циркуляции информации методы управления различают по виду информационных каналов. Такими каналами могут быть межличностные связи, каналы движения бумажных источников информации, телефонные коммуникационные связи, компьютерные видеоканалы.

     По  способу принятия решений методы управления делятся на альтернативные и коллегиальные. В первом случае решения принимаются единолично, во втором — правлениями и советами строительных предприятий.

     Основу  методов руководства трудовыми коллективами составляют побудительные воздействия на людей, исходящие из внутренних их побуждений к труду. Для этого используются различные виды мотивов (от фр. motif - побудительные причины, повод к какому-либо действию). Мотивы непосредственно связаны с потребностями людей. Именно потребности вызывают у людей определенные запросы (физиологические, социальные, моральные и психологические). Уровень запросов зависит от осознания человеком своего места в обществе и трудовом коллективе, а также от соотношения объективных и субъективных факторов. Фактор (от лат. factor -делающий, производящий)-причина, движущая сила совершающегося процесса. Действующие факторы и мотивы деятельности людей определяют характер мотивационной обстановки, которая носит пассивный характер. Для активизации трудовой деятельности людей нужны стимулы. Для стимулирования производственной деятельности используются организационные, распределительные, экономические методы руководства трудовыми коллективами. [4, с. 43]

     Организационные методы руководства включают приемы и средства организационного влияния (воздействия) на трудовые коллективы. К задачам этих методов руководства относится разработка положений, определяющих состав организационно-подготовительных мероприятий и способов их реализации. В этом смысле они равнозначны функции организации. Организационные методы выступают в виде структуропреобразований, нормирования и регламентирования. Структуропреобразования включают разработку и периодический пересмотр структуры строительных организаций и иерархической структуры вышестоящих органов управления. В сферу этих методов входит установление объема полномочий руководителей определенного ранга, их правового положения и соотношений между линейными и функциональными звеньями в аппарате управления.

     В результате нормирования устанавливаются  затраты материалов и энергетических ресурсов на единицу объема работ: нормы  времени, выработки; нормативы численности, нормы управляемости; соотношения  категорий разных видов работников; размеры рабочего дня и отпусков. Действенность организационного нормирования зависит от его сочетания с материальным и моральным стимулированием, а также с применением соответствующих санкций за нарушение норм. [4,с.45]

     Экономические методы руководства занимают центральное место в активизации производственной деятельности трудовых коллективов строительных предприятий. Они представляют собой способы воздействия, в основе которых лежат объективные экономические законы, стимулирующие заинтересованность людей в достижении конечных результатов производственно-хозяйственной деятельности строительных организаций.

     Экономические методы руководства реализуются  посредством хозрасчета, главными особенностями  которого являются достижение производственных результатов при наименьших затратах трудовых, материально-технических и финансовых ресурсов, при условии выполнения обязательств по договору с потребителями строительной продукции (заказчиками) об окончании строительства объектов в обусловленный контрактом срок с получением определенного хозяйственного дохода.

     При хозрасчете обеспечивается участие  каждого подразделения строительной организации, каждого члена трудового  коллектива в управлении производственным процессом, точнее, в самоуправлении. Для этого важно, чтобы каждое подразделение в период строительства объектов имело свои плановые показатели, которые позволяют дать оценку затрат за каждый плановый период. [4, с. 47]

     Распорядительные  методы руководства предназначены  для конкретизации всех форм воздействий  в процессе управления. Они позволяют регулировать выполнение планов путем устранения или локализации дестабилизирующих факторов в ходе производственного процесса. Исходным положением для применения распорядительных методов руководства должны быть организационные регламенты и планы работы. Без этих документов распорядительные методы сводятся к решению разрозненных частных вопросов, при этом решения руководителя будут основаны главным образом на его субъективных представлениях.

     Распоряжения  могут носить разный характер и иметь различную степень категоричности. Если оно касается только конечных целей, то это задание; если же руководитель определяет способы достижения целей, то это инструктивное предписание (инструкция). Распоряжения могут содержать только задание или задание и инструкцию. Во всех случаях распоряжения должны четко формулироваться. Наиболее категоричной формой распорядительного воздействия является приказ. [4, с. 48] 

     1.4. Этапы и мероприятия  для совершенствования  и стимулирования  персонала

     Этапы совершенствования системы стимулирования персонала.

     1. Диагностика действующей системы стимулирования.

     2. Анализ соответствия действующей системы стимулирования целям организации, ее взаимосвязь с результатами работы сотрудников, оценка удовлетворенности сотрудников уровнем и системой оплаты труда, прозрачности системы для сотрудников, оценка затрат на фонд оплаты труда.

     3. Совершенствование системы материального стимулирования.

     4. Формирование требований руководства организации к новой системе стимулирования. Разработка системы базовых выплат (окладов), разработка системы переменных выплат, критериев оценки деятельности сотрудников организации, разработка системы компенсационных выплат и льгот сотрудников организации.

     5. Внедрение изменений.

     6. Разработка и проведение мероприятий по снижению сопротивления персонала изменениям. Внесение изменений в нормативные документы, регламентирующие систему материального вознаграждения. Результаты: прозрачность формирования фонда оплаты труда, повышение эффективности деятельности сотрудников, зависимость вознаграждения от результатов труда и уровня развития компетенций, повышение привлекательности организации на рынке труда, привлечение и удержание высокопрофессиональных сотрудников.

     Мероприятия по совершенствованию стимулирования труда на предприятии :

     1. Заработная плата, характеризующая оценку вклада в результаты деятельности учреждения. Заработок работника должен определяться в зависимости от уровня его квалификации, личных способностей и достижений в труде и включать различные доплаты и премии.

     2. Система внутриорганизационных льгот работникам предприятия: предоставление права пользования транспортом учреждения; эффективное премирование, за рационализаторские предложения по повышению производительности труда.

     3. Нематериальные льготы и привилегии персоналу: предоставление права на скользящий, гибкий график работы; предоставление отгулов, увеличение продолжительности оплачиваемых отпусков за определенные достижения и успехи в работе, стаж работы.

     4. Мероприятия, повышающие содержательность труда, самостоятельность и ответственность работника, стимулирующие его квалификационный рост. Привлечение работников к управлению предприятием также повышает их мотивацию. Всемерное развитие горизонтальных связей и горизонтальных структур управления является организационной основой для мотивации работников.

     5. Создание благоприятной социальной атмосферы, устранение статусных, административных, технологических барьеров между отдельными группами работников, между рядовыми работниками и работниками аппарата управления, развитие доверия и взаимопонимания внутри коллектива. Моральное поощрение работников.

     6. Продвижение работников по службе, планирование их карьеры и повышения квалификации.

     Данные  мероприятия по повышению и совершенствованию  стимуляции и мотивации труда позволяют более эффективно использовать трудовой потенциал организации и повысить его конкурентоспособность на рынке, способствуют повышению удовлетворенности работой в предприятии, улучшению взаимоотношений в коллективе, снижению текучести кадров, увеличению производительности труда, заинтересованности работников в конечных результатах деятельности конкретного подразделения и предприятия в целом. Способы улучшения мотивации труда объединяются в пять относительно самостоятельных направлений: материальное стимулирование, улучшение качества рабочей силы, совершенствование организации труда, вовлечение персонала в процесс управления, неденежное стимулирование. [5] 
 
 
 
 
 
 
 

Раздел 2. Характеристика, динамика и исследование строительной фирмы ООО «СМУ-1» 

     2.1. Характеристика ООО «СМУ-1»

     Общество  с ограниченной ответственностью «Строительно-монтажное  управление – 1», называемое далее «Общество», созданное в соответствии с требованиями Законов Украины «О предприятиях Украины», «О хозяйственных обществах» и других действующих законодательных актов регулирующих порядок создания и деятельности предприятий в Украине и Учредительного договора от 23 января 2003 года и является правопреемником частного предприятия «Строительно-монтажное управление-1», зарегистрированного Киевской районной администрацией Исполнительного комитета Одесского городского совета, регистрационный номер № 293 от 30.06.1998 г. и отвечает по всем его обязательствам.

     Основателями  Общества являются граждане, которые  внесли свои вклады в уставный фонд Общества и заключили между собой договор, который определяет порядок создания и деятельности Общества, а также собственные взаимоотношения. Уставной капитал Общества составляет 18500 (восемнадцать тысяч пятьсот гривен) и на момент регистрации предприятия сформирован в полном объеме.

     Общество  является юридическим лицом по законодательству Украины. Приобретает статус юридического лица с момента его государственной регистрации. Имеет право от своего имени и от имени контрагентов владеть, пользоваться и распоряжаться своим имуществом и денежными средствами (включая средства в иностранной валюте), ценными бумагами и другими активами в соответствии с их назначением и предметом деятельности Общества. Имеет самостоятельный баланс в национальном и инвалютном исчислении и действует на принципах полного хозрасчета, самофинансирования и самоокупаемости.

     Главной целью создания Общества является содействие наиболее полному удовлетворению потребностей народного хозяйства и населения  в товарах, работах и услугах.

     Предметом деятельности общества является:

• архитектурное и строительное проектирование; проработка проектно-сметной документации, выполнение конструкторских, опытно-конструкторских, научно-исследовательских и внедрительных разработок
• возведение несущих и ограждающих конструкций зданий и сооружений,  строительство и монтаж инженерных внешних и внутренних систем и транспортных сетей;
• производство общестроительных и монтажных под новое строительство, расширение, реконструкция переоборудование, реставрация, ремонт зданий и сооружений;
• строительство и эксплуатация жилых, нежилых и промышленных объектов; производство и реализация стройматериалов и конструкций;
• предоставление имущества и имущественных прав в аренду;

     Юридический адрес ООО «СМУ-1»:

     Украина, г. Одесса, ул.Ак.Королева 31/5. 

     2.2 Менеджмент предприятия

     Высшим  органом ООО «СМУ-1» является собрание учредителей. К исключительной компетенции  собрания учредителей относится:

     1) утверждение Устава, внесение в  него изменений и дополнений;

     2) определение порядка образования  и использования средств и  фондов;

     3) избрание (назначение) директора, освобождение его от занимаемой должности;

     4) решение вопросов об изменении размера уставного фонда и дополнительных взносов с участников;

     5) принятие решений об исключении учредителей из состава предприятия;

     6) решение о реорганизации или  ликвидации организации;

     7) распределение прибыли и убытков.

     Непосредственное  управление предприятием осуществляет директор. Директор может быть избран из числа учредителей общества, либо директором может быть избрано другое лицо, обладающее, по мнению учредителей общества, необходимыми знаниями и опытом. Директор избирается собранием учредителей общества сроком на три года.

     Директору в период между собраниями учредителей предоставляется полнота власти по управлению обществом, за исключением решения вопросов, которые являются исключительной компетенцией собрания учредителей в соответствии с настоящим Уставом или действующим законодательством. Директор без доверенности действует от имени общества.

     Общие вопросы развития предприятия, касающиеся определения перспектив работы, планирования деятельности, координации деятельности решает Общее собрание участников.

     Персонал  Общества делится на две категории:

- производственный персонал (рабочие Общества, филиалов, представительств);

     - управленческий персонал (включая директора).

     Организационная структура предприятия имеет  четко выраженное линейное управление с функциональными службами обслуживающими и влияющими на работу производственных объектов.  

2.3. Структура аппарата управления

строительно-монтажной  организации.

      Управление  деятельностью строительно-монтажной организацией осуществляется руководителем организации и аппаратом управления, состоящими из линейного и функционального персонала.

      Линейный  персонал — работники аппарата управления, выполняющие специализированные функции в подготовке и управлении производством.

      Функциональный  персонал — работники, старшие прорабы, прорабы, мастера, кладовщики, механики и др.

      Управление  обществом осуществляется директором и подчиненным ему аппаратом — администрацией управления.

      Директор  является лицом, уполномоченным на основе единоначалия организовать всю работу предприятия, без доверенности действовать от имени предприятия, представлять общество во всех организациях, распоряжаться его имуществом и средствами, заключать договоры, выдавать доверенности, открывать в банке счета предприятия. Директор непосредственно руководит плановым и сметно-договорным отделами, бухгалтерией и отделом кадров.

      Руководство остальными отделами директор осуществляет через своих заместителей.