Анализ системы управления предприятия на примере ИП Лукьянов В.Н. Отель «Крутики»

Курсовая  работа по основам менеджмента. 

Анализ  системы управления предприятия  на примере ИП Лукьянов В.Н. Отель  «Крутики». 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Приложения………………………………………………….…………….62 
Введение 

     Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

     Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

     Каждая  организация имеет конкретную систему  управления, которая также является объектом исследования. Система управления должна соответствовать задачам организации. Ее несоответствие оказывает отрицательное воздействие на организацию. Также с течением времени цели организации могут меняться, в этой связи необходим постоянный анализ системы управления на предмет соответствия ее целям и задачам организации. В этой связи тема работы представляется очень актуальной.

     В области менеджмента как науки  и практики управления по обеспечению  конкурентоспособности объектов в  условиях рыночных отношений достигнуты определенные успехи. Система менеджмента - это система научных подходов и методов, целевой, обеспечивающей, функциональной и управляющей подсистем, способствующая принятию и реализации конкурентоспособных решений.

     Различные подходы, принципы и методы менеджмента  могут применяться как коллективом, так и индивидуумом при формировании и реализации решений. В качестве управляющей подсистемы можно рассматривать совокупность отделов и служб любой фирмы, либо отдельное подразделение, индивидуума. В качестве управляемой подсистемы (объекта управления) выступает отдельный работник, коллектив, товар или услуга, ресурсы, документы.

     Целью данной работы является проведение анализа и разработка реко-мендаций  и предложение по совершенствованию системы управления.

     В связи с поставленной в работе целью необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:

• Систематизировать теоретические основы анализа системы управления.
• Дать краткую характеристику организации.
• Провести анализ внутренней среды организации.
• Провести анализ внешней среды организации.
• Построить матрицу SWOT.
• Дать рекомендации по совершенствованию системы управления.

      Предметом исследования является система управления организацией.

      В качестве объекта исследования было выбрано предприятие ресторанно-гостиничного сервиса и туризма – ИП Лукьянов В.Н.- отель «Крутики».

      Теоретической базой исследования являются работы отечественных и зарубежных авторов, затрагивающие различные аспекты менеджмента, маркетинга, разработки стратегий предприятия, а также стратегические и научные методы анализа.

     В процессе работы, при разработке методов управления предприятием, использовались такие приемы, как системный подход, анализ и синтез. В процессе изучения причинно-следственных связей отдельных явлений, выраженных через общие и частные показатели, применялись приемы группировки, пространственные и динамические сравнения.

      Поставленные  задачи анализа предопределили структуру  курсовой работы, состоящей из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

1. Теоретические основы систем управления в организации

1. Основные  понятия и сущность системы управления

     Система управления — систематизированный набор средств влияния на подконтрольный объект для достижения определённых целей данным объектом. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей.

     Системы управления с участием людей как  объектов управления называют системами  менеджмента.

     Процесс менеджмента – это совокупность и непрерывная последовательность взаимосвязанный действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально – экономической системы. [5]

     Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

      Анри  Файоль разработчик теории административного  управления в начале 20 века выделил 5 исходных функций административного  процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль. 

__________________

⁵ Вачугов Д.Д. Основы менеджмента. – М.: Высшая школа, 2007. -  С. 62

Рисунок 1 Цикл управления 

      Предвидеть - изучать будущее, устанавливать  программу действий. Организовывать – строить двойной организм предприятия (материальный и  социальный). Распоряжаться – приводить в действие персонал предприятия. Согласовывать – связывать, объединять, сочетать все действия и усилия. Контролировать- наблюдать, что бы всё происходило по установленным правилам и отданным распоряжениям. [2]

      В течение 20 столетия содержание функций  и название некоторых претерпело  существенные изменения в сравнении  с теми, которые приведены в  работах А. Файоля. Это обусловлено  изменениями в экономике и  социальной структуре общества.

      Все функции менеджмента можно разделить по двум признакам: по содержанию процесса управления (основные функции) и по направлению воздействия на объекты управления (специфические функции).

Наиболее  полное содержание менеджмента как  процесса отражают основные функции. Они  являются общим условием управления социальными и социально-экономическими процессами.

_____________________

²Анри Файоль. Общее и промышленное управление. Глава Элементы управления. – М.: ФИНПРЕСС, 2006. – С. 56

      Основными функциями менеджмента являются:

      Предвидение – прогнозирование, целеполагание, стратегическое планирование. Прогнозирование – это предвидение результатов деятельности предприятия. Целеполагание - это постановка и формирование целей в соответствии с потребностью общества в производимой предприятием продукции (услугах), в обеспечении  ресурсообеспеченности целей и реализуемости.

      Цели  – это конкретные желаемые результаты, которых стремится достичь коллектив  в процессе своей деятельности. Цели могут быть различные: экономические, социальные, маркетинговые и др. Социально-экономические и в особенности производственно-хозяйственные системы являются многоцелевыми.[15]

      Основная  задача менеджеров – добиться реальных конечных результатов деятельности. Менеджеры должны правильно определить, уяснить свои цели, поставить цели  персоналу с тем, чтобы определить и уточнить исходные данные, выяснить сильные и слабые стороны системы и эффективно их использовать.

      Менеджер  должен постоянно контролировать цели и результаты их достижения. В процессе управления осуществляется постоянный процесс согласования и определение взаимного соответствия целей и результатов.

     Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль (рис. 2)

     Управление  – одна из самых сложных и вместе с тем   самых  тонких  сфер  общественной жизни.   Его значение постоянно возрастает.  В течение  всего  20 века мы сталкиваемся  с попытками его рационализации.

     Управление  внутренне  необходимо  как  для  общества  в  целом,  так  и  для  каждой  из  его  частей,  поэтому  степень  организации  механизмов  управления  может  рассматриваться  в  качестве  одного  из  существенных

показателей  уровня  развития  и  самого  общества,  каждой   из  его сфер.

________________________________

¹⁵Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: ФИНПРЕСС, 2006. – С. 57 

Рисунок 2 Основные функции управления 

     Прежде всего, трудовая  деятельность,  разделение  труда,  совместный  труд  предполагают  в  большей   или  в  меньшей  степени  управление.  И  там,  где  процесс  производства  приобретает  характер  общественно  организованного,  с  необходимостью  возникает  особый  вид  труда -  управление.

     Система  управления  не  может  стоять  на  месте,  проявляя  гибкость  и эластичность, она должна всегда соответствовать динамике изменений  общественной жизни. Совершенствование управления - задача  комплексная,  то  есть  не  только  экономическая  или  политическая,  но  и нравственная, связанная с совершенствованием гуманистических начал управления, с его  ориентацией  на  человека.[13]

     Организационная структура компании, прежде всего, подразумевает  установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями,

распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные  требования к совершенствованию  системы управления, которые находят  выражение в тех или иных принципах  управления. Организационные

_______________________

¹³Котлер Ф. Маркетинг. Менеджмент /Пер. с англ. под ред. О.Я. Третьяк, Л.А. Волковой, Ю.Н. Контуревского. - СПб.: Питер, 2007. – С. 47 

структуры управления крупными компаниями отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним можно отнести:

• размеры деятельности компании (крупная, средняя, мелкая);
• профиль компании (ориентация на единый вид деятельности или широкую номенклатуру продукции или услуг);
• характер конечного вида продукта и технология его производства (продукция добывающих или обрабатывающих отраслей, массовое или серийное производство);
• сфера деятельности компании (ориентация на местный, национальный или внешние рынки);
• масштабы заграничной деятельности  и методы ее осуществления (наличие дочерних предприятий за границей: производственных, сбытовых и др.);
• характер объединения компании (концерн, финансовая группа).

         Организационная структура компании и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно  изменяются, совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями.

              Организационная структура компании определяет ее состав и cистему подчинения в общей иерархии управления компанией. (Рис.3) [22]

     Компании  могут состоять из одной фирмы, а  могут включать значительное число компаний, объединенных так называемой системой участия, т.е. путем участия в акционерном капитале других фирм. Суть системы заключается в том, что для контроля над акционерным обществом

достаточно  владеть определенной долей его  акций. Отсюда разные типы контроля: 
 

__________________________

²²Орлов А.И. Менеджмент. Учебник. - М.: Изумруд, 2007. – С. 83 

Рисунок 3 Характеристики качественного состава, прогрессивности структуры и состава трудовых ресурсов 

• через полную собственность, когда все или  почти все акции компании принадлежат  одному лицу, группе лиц или одной  компании;
• через большинство акций, предполагающее владение собственностью на 51% выпущенных акций;
• через механизм соподчинения, когда обладание большинством акций одной компанией, в свою очередь владеющей контрольным пакетом, влечет за собой и контроль над этой компанией;
• через меньшинство акций, когда акции фирмы распылены, и достаточно иметь небольшой процент их, чтобы иметь контроль над компанией.[22]

     Контролировать  деятельность компании – это значит определять ее стратегию, политику, выбор  долгосрочных целей и программ, иметь  решающее влияние или власть.

__________________________

²²Орлов А.И. Менеджмент. Учебник. - М.: Изумруд, 2007. – С. 83

     Методы  и степень контроля зависят от многих факторов. Среди них важное значение имеют формы связей и  зависимостей от материнской компании, а также связи с другими  родственными компаниями. Контроль за деятельностью предприятия тесно связан с планированием деятельности.

2. Основные  элементы внутренней среды организации

     Менеджер  формирует и изменяет, когда это  необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.[1]

     Внутренние  переменные – это ситуационные факторы  внутри организации. Поскольку организации  представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в  основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

     Основные  переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

     Внутренняя  среда организации – та часть  общей среды, которая находится  в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

     Внутренняя  среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает  организация. Изучение внутренней среды направлено на уяснение

того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Анализ

внутренней  среды организации обычно проводится для сравнения положения 

компании  с положением ближайших конкурентов (для оценки конкурентной

__________________________

²²Орлов А.И. Менеджмент. Учебник. - М.: Изумруд, 2007. – С. 83

¹Альтшуллер А.А. Суперменеджер: имидж и самопрезентация. – М.: Феникс, 2007. – С. 84 

стратегической  позиции организации).

     Проведем  анализ основных факторов внутренней среды предприятия.

     Материально-техническое  обеспечение.

     Факторы:

     1. прочность материальной системы  и системы управления запасами 

     2. продуктивность складско-сырьевых  действий.

     К материально-техническому обеспечению  относится деятельность, относящаяся  к получению, хранению и управлению вкладами. Оно включает в себя функции складирования, управления запасами, поддержания, расписания поездок. Для анализа материально-технического обеспечения необходимо учитывать соответствие производственных мощностей конкурентным требованиям сегодняшнего дня, эффективность использования производственных мощностей (недозагрузка, возможность расширения производственной базы).

     Процессы  в организации.

     Факторы:

     1. производительность оборудования  в сравнении с конкурентами 

     2. подходящая автоматизация производственных  процессов 

     3. эффективность производственного контроля над продукцией с целью повышения качества и снижения цены

     4. эффективность планировки завода  и модели технологических процессов

     Это вид деятельности, необходимый для  превращения затрат  в конечный продукт. Действия, относящиеся к обработке, упаковке, сборке, техническому обслуживанию и тестированию, относятся к процессам организации. Улучшение в процессах организации позволяет повысить качество продукта, эффективность и быстроту отклика на меняющиеся условия рынка.

     Отгрузка.

     Факторы:

     1.своевременность и эффективность перевозки конечных продуктов

     2. эффективность складского хранения  конечного продукта

     Когда конечный товар уже произведен, он должен быть представлен клиентам организации. Улучшение в этих видах деятельности имеет следствием высокую эффективность и высокий уровень сервиса.

     Маркетинг и продажи.

     Факторы:[10]

• эффективность маркетинговых исследований для выявления потребительского сегмента и потребности;
• новые методы в продвижении товаров и рекламе;
• оценка каналов распределения;
• движущая сила и компетентность продавцов;
• разработка качественного имиджа и желаемой репутации;
• степень приверженности потребителя к данной марке товара;
• степень лидирующего положения на рынке в рамках сегмента и целого рынка.

     Вся маркетинговая деятельность организации включает в себя четыре основные вопроса: структуру продукции, цену, продвижение и способы распределения. Маркетинговый срез внутренней среды включает в себя всю деятельность организации, которая связана с реализацией продукта.

     Служба  работы с покупателями.

     Факторы:

• методы получения потребительского взноса в улучшение продукта;
• расторопность внимания на жалобы клиентов;
• соответствие гарантий и гарантийной политики;
• качество потребительского образования и воспитания;
• способность предоставлять сменные детали и бюро ремонта.

     Поддерживающая  деятельность.

Управление  трудовыми ресурсами.

__________________________

¹⁰Еремин В.Н. Маркетинг: основы и маркетинг информации. – М.: КноРус, 2006. – С. 95

     Факторы:

• эффективность процессов найма, подготовки и продвижения всех работников;
• соответствие компенсирующей системы для мотивации и стимулирования работников;
• рабочая среда, минимизирующая абсентеизм;
• отношения с профсоюзами;
• активное участие менеджеров и технического персонала в профессиональных организациях;
• уровень мотивации и удовлетворения работой у сотрудников.

     Это кадровый срез внутренней среды. Он охватывает взаимодействие менеджеров и рабочих, наем, обучение и продвижение кадров, оценку результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками.

     Развитие  технологий.

     Факторы:

• успешность исследовательских и проектных действий;
• качество отношений между персоналом проектно-исследовательского отдела и работниками других отделов;
• своевременность разработок в соответствии с нужным моментом;
• качество лабораторий и другого оборудования;
• квалификация и опыт работников лабораторий и ученых;
• способность рабочей среды поощрять творчество и новые идеи.

     Технологии  пронизывают всю важную деятельность организации. Они влияют на деятельность от развития продукта и процессов до заказов и представления конечного продукта. Развитие технологий лежит за пределами традиционного исследования и развития, и относится не только к продукту.

     Снабжение.

     Факторы:

• развитие альтернативных источников вклада для минимизирования зависимости от отдельного поставщика;
• снабжение сырьем (своевременно, по возможно низкой цене, на допустимом уровне качества);
• процессы снабжения заводов, механизмов, зданий;
• развитие критерия аренды, а не покупки;
• крепкие, длительные отношения с надежными поставщиками.

     Снабжение относится к функциям приобретения вложений, которые упоминаются в  цепочке ценностей организации. Это может быть сырье, поставщики, вложения в производительный процесс, оборудование (также машинное), здания. Приобретение этих вложений важно не только для основных видов деятельности, но и для поддерживающей деятельности.

     Инфраструктура  фирмы.

     Факторы:

• способность определить конъюнктуру рынка нового продукта и потенциальные угрозы среды;
• качество системы стратегического планирования для достижения целей деятельности фирмы;
• координация и интеграция всей деятельности, относящейся к цепочке ценностей между организационными частями;
• способность получать относительно недорогие средства для капзатрат и оборотных средств;
• уровень поддержки информационных систем при принятии стратегических и рутинных решений;
• своевременная и точная информация для управления об основной и конкурентной среде;
• отношения с выработчиками госполитики и группой заинтересованных лиц;
• имидж и корпоративный патриотизм.

     Инфраструктура  организации может являться конкурентоспособным  преимуществом. [13]

     Структура организации.

     Что касается структуры компании, то существует несколько вариантов организационных  структур: линейно-функциональная, матричная, дивизиональная. А в последнее время предложены еще и такие виды структур, как сетевая и горизонтальная.

     Линейно-функциональная структура.

     Деятельность  компании осуществляется разрозненными  функциональными подразделениями, т.е. работа выполняется с начала в узкоспециализированным подразделении, потом перекидывается в следующее функциональное подразделение.

     Матричная структура.

     Это организация с функциональными  подразделениями, построенная по проектам. Сначала создаются временные  рабочие группы; затем следует

формирование  постоянно действующих команд или  комитетов, деятельность

которых концентрируется вокруг конкретных проблем. На последнем этапе назначается  менеджер, который отвечает за координацию  и результаты деятельности этих команд или комитетов.

     Дивизиональная  структура.

     В такой структуре часть или  даже все “штабные” функции придаются  производственным звеньям. Это позволяет  им частично или полностью взять  на себя ответственность за разработку, производство, и сбыт своей продукции. В результате управленческие ресурсы руководства компании высвобождаются для решения стратегических задач.

     Сетевая структура.

     Компании  с такой структурой основаны на сотрудничающих, многофункциональных командах и  объединенных в сети бизнесах в рамках

________________________

¹³Котлер Ф. Маркетинг. Менеджмент /Пер. с англ. под ред. О.Я. Третьяк, Л.А. Волковой, Ю.Н. Контуревского. - СПб.: Питер, 2007. – С. 47 

одной компании. Команды действуют как  сеть элементов, выполняя функции: клиент – сервер.

     Горизонтальная  структура.

     Компании  с такой структурой построены  в основном вокруг производственного  процесса. Устанавливаются тесные рабочие  отношения с поставщиками и другими  внешними организациями, обучение персонала  и вовлечение его во все ключевые аспекты проекта, а также поощрение командной деятельности.