Анализ составления и оформления деловых писем в МОУ СОШ № 8

План

Введение    3

Глава 1. Деловое письмо

1.1.           История развития письма  4

1.2.           Понятие деловых писем и их роль в управленческой деятельности организации

1.3.           Классификация деловых писем   5

1.4.           Нормативно-методическая база, регламентирующая составление делового письма

1.5.           Современные требования к составлению письма

Глава 2. Анализ составления и оформления деловых писем в МОУ СОШ № 8.

2.1. Структура деятельности предприятия

2.2. Нормативно-правовая база, используемая при составлении писем на предприятии

2.3.

Заключение

Введение

Глава 1. Деловое письмо

1.1. История развития письма

   Письмо, система долговременных условных знаков, обычно визуальной природы, предназначенных для фиксации речевых произведений на том или ином материальном носителе с целью их последующего восприятия.

   Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. По большому счету, в основе любого письма лежит рисунок. Письмо представляет такой вид кода, который позволяет переводить акустический речевой сигнал в оптический. При этом письмо является довольно сложным кодом, элементы которого могут обозначать разные языковые единицы и явления.

  В своем развитии письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма: 

1. пиктографическое;

2. идеографическое;

3. слоговое (силлабическое);

4. буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое)    

  Пиктографическое письмо, т.е. рисуночное письмо, является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи эпохи палеолита, утратившей затем, в эпоху мезолита 12-10 тыс. лет назад),  свою живость и реалистичность. В результате пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное идеографическое письмо, с которого и начинается отсчет собственно письма, характеризующего постоянным составом знаков. Именно с этого времени можно говорить о появлении первых документов.

  Третьим типом в развитии письма стало слоговое или силлабическое письмо, в котором каждый графический знак передает не слово, а какую-либо последовательность звуков как таковую, обозначает слог.

  Из слогового письма во 2 тыс. до Р.Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо.

   В последствии русское письмо непрерывно развивалось, в том числе и под воздействием государственных орфографических реформ – прежде всего Петровской (1707-1710 г.г.).           

  Таким образом, развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них – к более простым слоговым и буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшим общественным потребностям, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе сыграли также материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи для письма.

1.2. Понятие деловых писем и их роль в управленческой деятельности организации

   Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.

  Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.4. Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с указанной Инструкцией деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные должностным лицом (предприятием) письма (в т.ч. во исполнение указаний вышестоящих органов управления) как сопроводительные письма к высылаемым  адрес должностного лица (предприятия) документам и материалам, а также по инициативе должностного лица (предприятия), если иным образом решить вопрос, излагаемый в письме, не представляется возможным.

  Количество видов деловых писем велико. Деловые письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.  При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.

                      1.3. Классификация деловых писем

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя,  срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

  Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

 Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

 Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

 Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

 Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть: Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

 Письмо-просьба – деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить: просим Вас сообщить…; просим Вас предоставить…; просим Вас предоставить данные о…;обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…; надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение…  и т.п.

  В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…; одновременно просим Вас…

Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др. Письмо-просьба требует письма-ответа.

 Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

  В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор.

Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах: Просим Вас включить в состав группы для участия в…; просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…

  В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…; подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…; подтверждаем намерение…; с благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

 Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются: напоминаем Вам…; вторично напоминаем Вам…; обращаем Ваше внимание на то, что…; ставим Вас в известность, что…; несмотря на неоднократные напоминания… и др.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

 Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: требуем выполнить взятые на себя обязательства…; срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…; требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…; в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...; в противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

 Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.

  Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используются следующие фразы: Направляем Вам претензию на…; предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…; заявляем Вам претензию в отношении…; высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…; наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества… и т.д.

В партии товара, отгруженной…,  обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…,  была установлена недостача… и т.п.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

 Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

 Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…!

 Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину  с выражением благодарности за совершенные действия.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: благодарим за оказанную помощь в…; выражаем Вам свою благодарность за… и т.д.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы: поздравляем Вас в связи с…; искренне поздравляем Вас с…; примите наши искренние поздравления в связи с… и т.п.

  Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

1.4. Нормативно-методическая база, регламентирующая

составление делового письма

  При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем, следует опираться на следующие документы:

      ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

      ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня» Общие требования»;

      ГОСТ Р 1.5.-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения»;

      ГОСТ 7.12-93 «Правила сокращения слов и словосочетаний».

1.5.           Современные требования к составлению письма