Анализ составления и оформления распорядительных документов

Ведение

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.  
В данной работе  более подробно рассмотрена система распорядительной документации.

В любой сфере  общественной деятельности, и в первую очередь производственной, особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.  
Среди действующих унифицированных систем документооборота особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающейся непосредственно организации самого управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, принадлежит системе организационно-распорядительной документации.  
Документы, которые создаются в соответствии с требованиями стандартов указанной системы, применяются, практически, всеми федеральными и региональными органами власти Российской Федерации, а также республик, краев и областей и подведомственными им предприятиями, организациями и учреждениями для реализации организационных и распорядительных функций. К  этого вида документам относятся, прежде всего, приказы, распоряжения, акты, протоколы, объяснительные  и  докладные записки, инструкции, служебные письма, заявления, анкеты, представления, решения и другие подобные документы, с помощью которых реализуются организационные и контрольные функции органов управления.  
Актуальность выбранной темы курсовой работы связана с тем, что с каждым днем возрастает поток организационно-распорядительной документации во всех областях политической и экономической жизни страны, и в связи с этим необходимо подготовить "фундамент" теоретической основы перехода к более прогрессивным формам документооборота. Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности. Значимость выбранной темы курсовой работы связана с тем, что с каждым днем возрастает поток организационно-распорядительной документации во всех областях политической и экономической жизни страны.

Объектом исследования являются распорядительные документы.

Предмет курсовой работы: Составление и оформление  распорядительных документов.

Цель курсовой работы:

Анализ составления  и оформления  распорядительных документов в

ООО «Уралтехстрой»

Задачи для выполнения поставленной цели:

1. Собрать и отобрать информацию по исследуемой цели
2. Обобщить собранную информацию
3. Проанализировать составление и оформление распорядительных документов ООО «Уралтехстрой»
4. Выявить нарушения недостатки, замечания в составлении и оформлении распорядительных документов
5. Разработать мероприятие, рекомендации по усовершенствованию документирования распорядительных документов.

Курсовая работа состоит из двух глав:

Аналитическая часть которая содержит информацию по анализу теоретических аспектов исследуемой темы, согласно списку используемой литературы при написании курсовой работы. И практическая часть -  которая отражает краткую характеристику объекта управления и анализ составления и оформления распорядительных документов на примере деятельности

 ООО «Уралтехстрой»

Так же курсовая работа содержит:

• Заключение - где указаны выявленные недостатки в работе,

замечания и разработанные  мероприятия по их устранению.

• Список используемой литературы.
• Приложения - содержащие реальную информацию объекта управления для раскрытия темы курсовой работы.

Работа имеет практическое значение, так как содержит разработанные проекты распоряжений и приказов, алгоритм документирования распорядительной документации что может быть использовано в деятельности данного предприятия. 
 

1.1 Понятие распорядительных  документов и их виды:

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому,  от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость  объектов по вертикали.

В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к правовым актам: в  них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов  управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что с помощью  распорядительных документов разрешаются  возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом  являются конкретные учреждения, структурные  подразделения, должностные лица или  работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение  конкретных административно-правовых отношений.

Решения, фиксирующиеся  в распорядительных документах, могут  быть направлены на совершенствование  организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных  форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать  закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательно - нормативным актам.

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат  коллегиальной деятельности и единоначалия.

Виды распорядительных документов:

1. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. 
   Различаются приказы по основной деятельности и личному составу. 
   Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
2. Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.
3. Распоряжения -  правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
4. Постановления -  это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. 
   Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и вопросам их деятельности.
5. Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. 
   Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.
6. Протокол  - организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

1.2  Порядок  составления и оформления распорядительных  документов:

Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

К приказам по основной деятельности относятся приказы  по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции  и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа  включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа  осуществляет специалист фирмы по поручению  руководства.

Приказ оформляется  на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование организации (автора документа)
• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата документа
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок  (отвечает на вопрос «О чем?», например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа  состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части  приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа  делится на пункты, если поручений  несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем  пункте указывается лицо или структурное  подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может  отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются  в тексте.

• Визы (приказ согласовывается  с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников  с приказом. При необходимости  подписанный приказ копируется и  раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается  в дело с приказами по основной деятельности.

Аналогично приказу  составляются Решения, Постановления ,Распоряжение. Указания. Отличаются ключевыми  словами: В постановлениях  «ПОСТАНОВЛЯЕТ»,  в распоряжениях «РЕКАМЕНДУЮ» или  «НАСТАИВАЮ». В Решениях, «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), а в указаниях «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» или «ТРЕБУЮ» — в  зависимости от содержания указания. 

       Протокол, как правило, относят  к группе справочно-информационных  документов, так как в нем фиксируется  информация, необходимая в справочных  целях, в первую очередь для  принятия управленческих решений.  Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи, с чем он приобретает черты распорядительного документа.

       При составлении протокола должна  быть обеспечена его юридическая  полноценность. Она определяется  наличием в протоколе всех  необходимых реквизитов, правильным  их оформлением и достоверностью  изложенной информации.

       Реквизитами протокола являются:

• наименование органа (организации), от имени которого составляется документ;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;

Датой протокола является день проведения  заседания (протоколы, как       правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2002.

• Регистрационный индекс

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

• место составления
• Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (в случае если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?».
• текст;

Текст протокола  делится на две части: вводную  и основную.

Вводная часть  протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии  и инициалы председателя и секретаря  коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. В случае если коллегиальный  орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются  только инициалы и фамилии его  членов. Если в заседании принимали  участие приглашенные, то их фамилии  и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются  отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Основная часть  текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса  осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова  пишутся прописными буквами без  абзацного отступа, после них  ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ»  на новой строке с абзаца указываются  фамилия и инициалы докладчика или  выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной  буквы кратко записывается текст  доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от имени первого  лица без местоимения «я», исключаются  слова: «так сказать», «значит» и т.д. В тексте выступления каждая новая  мысль оформляется с красной  строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его  содержания после тире с прописной  буквы печатается: «Текст доклада  прилагается».

Номер вопроса  повестки дня указывается один раз  перед словом «СЛУШАЛИ».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»  схема изложения и оформления текста аналогичны разделу «СЛУШАЛИ». Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения  его содержания после тире с прописной  буквы печатается: «Текст выступления  прилагается».

В раздел «ВЫСТУПИЛИ»  кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ»  пишутся фамилии и инициалы выступивших.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок исполнения (срок исполнения рекомендуется указывать  с новой строки с абзаца).

Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части  по этому вопросу. Если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решения, будет оформлена  следующим образом.

Текст постановляющей части не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается одно решение  независимо от порядкового номера вопроса  в повестке дня. Например, если в  повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола  по второму вопросу, включающему  одно решение, будет оформлена следующим  образом.

       подпись.

       Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

      В соответствии с действующим законодательством  в отдельных случаях протоколы  заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также  предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом  «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного  совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность  за правильность составления протокола.

      Дополнительным  реквизитом для некоторых видов  протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции  участников заседания, коллегиального органа).

Протоколы оформляют  на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.