Аспекты организации учета расчетов с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

Тема курсовой работы является актуальной, так как четкая организация финансового учета способствует развитию предприятий в Республике Казахстан, что в свою очередь обеспечивает решение как экономических, так и социальных задач, в том числе способствует формированию конкурентной среды между предприятиями, насыщению рынка товарами и услугами.

Объектом исследования в курсовой работе является ТОО «Управляющая компания «Максимум».

Предметом исследования курсовой работы является построение финансового учета расчетов с подотчетными суммами в ТОО «Управляющая компания «Максимум».

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность.

В процессе финансово–хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Цель курсовой работы заключается в том, чтобы на примере предприятия изучить особенности построения финансового учета расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения цели курсовой работы, необходимо решить следующие задачи:

– раскрыть организацию расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

– рассмотреть порядок учета расчетов с подотчетными лицами;

– ознакомиться с зарубежной практикой учета расчетов с подотчетными лицами;

– провести характеристику деятельности ТОО «Управляющая компания «Максимум»;

– раскрыть основные показатели финансово – хозяйственной деятельности в ТОО «Управляющая компания «Максимум»;

– раскрыть порядок учета задолженности работников в ТОО «Управляющая компания «Максимум».

Расчеты с подотчетными лицами позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции, ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства.

При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей, гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы оплачиваются за наличные деньги

Тема расчётов предприятий с подотчетными лицами достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же расходы на командировочные и представительские расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте.

1    ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА                 РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Организация расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам организаций на выполнение задач операционно–хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться следующих основных правил. Выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по организации с оформлением расходного кассового ордера. Работники, получившие денежные средства в подотчет, по сложившейся практике, не позднее 3–х дней по истечении срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться, т.е., представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

Откомандированные работники представляют отчет об использовании денег по возвращении из командировки. Выдачу денег в подотчет рекомендуется осуществлять только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам. В случае, если работник не отчитался либо не представил оправдательные документы задолженность удерживается из заработной платы.

Сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя организации. Как правило, при осуществлении проверок, проводимых соответствующими государственными органами, аудиторскими компаниями, ревизионной комиссией или внутренними аудиторами организации, обращается внимание на наличие следующих документов и расчетов:

– приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

– назначение и фактическое использование авансов;

– командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации;

– правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;

– правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно–хозяйственные нужды;

– правильность составления корреспонденций счетов по операциям с подотчетными лицами;

– своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

– наличие оправдательных документов по всем операциям.

Определение налогооблагаемого дохода юридических лиц исчисляется как разница между совокупным годовым доходом и установленными вычетами.

Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные c получением дохода от предпринимательской деятельности.

Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном случае неподтвержденные документами расходы вычитать из совокупного годового дохода недопустимо. Правилами налогообложения предусмотрен ряд расходов, которые, при отнесении их в состав вычетов, нормируются, т.е. вычитаются не в полном размере, а только в пределах, предусмотренных нормативными актами Республики Казахстан.

Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т.п..

Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т.е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника c последующим начислением налогов.

Отмечаем, что в совокупный доход работника включаются только суммы суточных. Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний вызывают расчеты c подотчетными лицами.

B большинстве случаев, авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером, без утверждения руководителем организации. При этом суммы по предоставленным авансовым отчетам списываются c подотчетного лица на расходы или иные объекты учета.

Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете, и т.п.. B других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товаров подотчетным лицом.

В налоговом учете предусмотрено отнесение произведенных расходов на вычеты только при условии подтверждения их соответствующими документами. Известны случаи, когда под видом выдачи денежных средств в подотчет, с целью избежания уплаты подоходного и социального налогов, осуществляется выплата заработной платы.

В некоторых случаях, к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение горюче–смазочных материалов (ГСМ), запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы организации, либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность в производстве ремонтов или приобретении запчастей.

1.2 Порядок учета расчетов с  подотчетными лицами 

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счетах групп 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников».

Часто работникам выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Организация вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории Республики Казахстан в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время пребывания в загранкомандировке по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу.

Со дня пересечения границы Республики Казахстан при выезде суточные начисляются в иностранной валюте, а при возвращении, со дня пересечения границы Республики Казахстан – в тенге. В таки случаях следует учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался, бесплатны питанием и жильем.

Особое внимание следует уделять расчету учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в пункт назначения и дне выбытия и прибытия на место нахождения постоянной работы. Кроме того, это подтверждается и данными проездных билетов о дате убытия и прибытия, квитанциями гостиниц, где указываются даты нахождения командированного работника в гостинице.

Авансовый отчет сдается в бухгалтерию организации, где проверяется соответствие приложенных документов данным отчета, а также по нормам рассчитывается сумма возмещения командировочных расходов. Если работник отчитался за меньшую сумму по сравнению с ранее полученным авансом на командировку, то оставшуюся сумму он обязан вернуть в кассу организации.

В случае, когда работнику причитается большая сумма, чем была выдана перед отъездом, бухгалтерия организации возмещает ему расходы, но не свыше предусмотренной по норме. Если же работнику возмещается большая сумма, чем по нормам, то сумма превышения может быть включена в совокупный доход работника, который облагается индивидуальным подоходным налогом по установленным ставкам.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника организации контроль необходим в целях сохранности активов и обеспечения расходования их по целевому назначению.

Система контроля преследует цель не только сохранносги имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем. Рассмотрен на первый взгляд незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов.

Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты хотя и утвержденные руководителем, но без указания утверждаемой суммы или утверждаемая сумма обозначена в числовом выражении.

Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью.

Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами.

Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

Предположим, что в уже утвержденном авансовом отчете утверждаемая сумма указана в размере 2354 тенге, дописав перед обозначенной суммой единицу, получим сумму в 12354 тенге, дописав двойку – 22354 тенге и т.п..

Приложив, как это нередко случается, первые попавшиеся чеки, квитанции к авансовому отчету, можно списать суммы, значительно превышающие фактически израсходованные. Поэтому в целях предупреждения таких злоупотреблений предусмотрено указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить.

Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены «круглые» суммы, или числа с нулями.

Допустим, сумма в авансовом отчете 753 тенге, «исправленная» изложенным способом эта сумма может быть увеличена до 1753, 2753 тенге и т.д.. Соответственно следует обратить внимание на квитанции, чеки и т.п., на сумму 1000, 2000 тенге и т.д.. Возможны и иные способы искажений, которые также выявляются различными способами.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение запасов, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление товаров на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы.

Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой запасов безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение запасов, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.

Журнал хозяйственных операций по учету подотчетных сумм представлен в таблице 1.

Таблица 1

Журнал хозяйственных операций по учету подотчетных сумм

Рассмотренные нарушения возможны в основном в организациях со значительными оборотами, как денежных средств, так и запасов. В организациях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т.к. руководитель, который, как правило, является и собственником, способен контролировать деятельность организации самостоятельно.

Крупные организации со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего контроля или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.

1.3 Зарубежная практика учета  расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово–хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно–хозяйственные, командировочные расходы и т.п.. Такие работники называются подотчётными лицами.

Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово–хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно–хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.

Счёт 71 – активно–пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Денежные средства выдаются под отчёт на административно–хозяйственные и командировочные расходы. Административно–хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово–телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:

– либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

– либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО–2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.), с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Бухгалтерская служба должна проследить, все ли необходимые подписи поставлены на расходном документе. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными). Важно обратить внимание кассира на то, что отсутствие подписи получателя в этих документах расценивается как недостача денежных средств в кассе. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Также необходимо проверить, не производится ли выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчётных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт.

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Если при проведении проверки предприятия аудитором установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их лицами длительное время, в том числе по истечении трёх дней после установленного срока, рекомендуется провести проверку использования подотчётных сумм, получить объяснения от соответствующих должностных лиц и подотчётного лица и с учётом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчётного лица, так как несвоевременная сдача денежных средств в кассу предприятия может рассматриваться налоговыми органами как доход сотрудника.

Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована. При отражении в учете расходов на  оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ. Выделение расчетным путем НДС со стоимости ГСМ, приобретенных за наличный расчет, производится и в том случае, когда сумма НДС в чеке АЗС не выделена. Это, единственное исключение из общего правила, согласно которому из стоимости приобретенных за наличный расчет на предприятиях розничной торговли материальных ценностей сумма НДС не выделяется. В случае изменения размера снабженческо–сбытовой надбавки для организаций нефтепродуктообеспечения указанный выше размер уточняется при необходимости Государственной налоговой службой Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

Например, в авансовом отчете водителя на предприятии, заправка автомобилей которого производится за наличный расчет, указана и подтверждена чеками АЗС оплата 700 литров бензина АИ-92 по цене 1,75 рублей за один литр на сумму 1225 рублей. Данная сумма должна быть отражена в учете следующим образом: расчетным путем выделяется сумма налога на добавленную стоимость 1225 13,79%=168,93 рублей; расчетным путем исчисляется стоимость топлива 1225–168,93=1056,07 рублей.

В бухгалтерском учёте это отражается следующим образом,  представленном в таблице 2.

Таблица 2

Бухгалтерские записи по учету подотчетных сумм

Так как сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как разница между суммами налога, полученными от  покупателей за реализованные им товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за оприходованные материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные услуги), то одновременно сумма НДС может быть принята к зачету. Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета.

2    ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ                 ЛИЦАМИ В ТОО «УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ «МАКСИМУМ»

2.1 Характеристика деятельности ТОО «Управляющая компания                «Максимум»

Товарищество с ограниченной ответственностью ТОО «Управляющая компания «Максимум» создано в 2006 году.

Юридический адрес Товарищества: 141200 город Экибастуз, улица Беркимбаева, 340.

БИН: 130140009290.

ИИК: KZ3778021G0135038001.

Управляющая компания оказывает услуги по координации финансово – хозяйственной деятельности, общему стратегическому менеджменту, производственная деятельность, в том числе:

– ведение финансового контроля и кадрового менеджмента;

– правовое обеспечение (юридическое сопровождение бизнеса);

– обеспечение контроля по безопасности и охране труда;

– производство товаров народного потребления;

– обеспечение контроля по общей безопасности.

Управляющая компания обязана осуществлять управленческие функции максимально эффективно, разумно и добросовестно в интересах Товарищества.

Осуществляя руководство деятельностью Товарищества, Управляющая компания обязана соблюдать Устав и все положения внутренних документов управляемого Товарищества, а также нормы законодательства Республики Казахстан.

ТОО «Управляющая компания «Максимум» в условиях рыночной экономики самостоятельно осуществляет свою деятельность, определяет организационно – правовую форму, ассортимент и объемы производства продукции, выбирает контрагентов, с которыми будет сотрудничать, решает вопросы оплаты труда, ценообразования, распоряжается полученной прибылью, оставшейся после уплаты налогов.