Аспекты стандартизации и унификации документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСТОРИИ РАЗВИТИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I.1 Понятие о стандартизации и унификации документов

I.2 История развития стандартизации и унификации документов

ГЛАВА II. АНАЛИЗ СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ОСТАП»

II.1 Анализ информационного обеспечения предприятия

II.2. Оценка уровня унификации документов на предприятии

II.3 Анализ стандартизации документов на предприятии

ГЛАВА III. МЕРЫ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ОСТАП»

III.1 Рекомендации по совершенствованию стандартизации и унификации документов

III.2 Автоматизация унифицированных форм документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

СТАНДАРТ  ПРЕДПРИЯТИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы данного исследования обусловлена тем, что в условиях непрерывного роста объема информации крайне важно проводить ее структуризацию. В делопроизводстве это осуществляется при помощи унификации и стандартизации. Эти операции создают жесткую структуру документации и облегчают процесс делопроизводства.

В настоящее время стандартизации и унификации текста документа уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Изучение современных принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения.

Так как на сегодняшний день история унификации документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения, то данная тема исследования приобретает особую актуальность.

Цель данной курсовой работы – изучение исторических аспектов стандартизации и унификации документов.

Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:

1.      рассмотреть понятия стандартизации и унификации документов;

2.      изучить историю развития стандартизации и унификации документов;

3.      на примере конкретного предприятия произвести общую оценку действующей системы стандартизации документов в организации;

4.       произвести количественную оценку уровня унификации документов на предприятии;

5.      разработать рекомендации по совершенствованию стандартизации и унификации документов путем разработки электронных унифицированных документов на исследуемом предприятии.

В качестве источников информации для исследования использовались нормативно-законодательные, а также научные труды таких авторов, как Андреева В.И., Басаков М.И., Борискин В.В. и др., где авторы обращают внимание на историю развития стандартизации и унификации документов в России. Особую роль при написании данной работы принадлежит учебнику Т.В. Кузнецовой «Документоведение и документационное обеспечение управления. Введение в специальность», где содержиться информация, необходимая для делопроизводителей, секретарей, о правилах составления документов по действующим стандартам.

Объектом исследования являются документы на предприятии ООО «ОСТАП».

Предметом данного исследования является степень унификации и стандартизации документов на предприятии ООО «ОСТАП».

В ходе анализа деятельности предприятия были использованы следующие методы исследования:

      количественные: методы сравнения, группировки,

      качественные: методы экспертных оценок, наблюдение и т.д.

Цель и задачи курсовой работы определил ее структуру. Курсовая работа состоит из 3 глав, введения, заключения, списка использованной литературы и приложения.

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСТОРИИ РАЗВИТИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I.1 Понятие о стандартизации и унификации документов

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация и стандартизация документов — основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.[1]

Основная цель унификации и стандартизации документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.[2]

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.[3]

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Стандартизация – закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах. Стандартизация может проводиться на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.[4]

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

      формирование объекта унификации – исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела);

      анализ документов и обобщение результатов анализа;

      разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела.[5]

Основным методом унификации внешней формы документа – бланка могут быть:

      создание модели построения документов (формуляра-образца), устанавливающего размеры и принципиальное расположение основных реквизитов;

      разработка единого формуляра-образца для всех управленческих документов, принятого в организации.

Формуляр-образец представляет собой схему расположения всех реквизитов группы документов на листе бумаги стандартных форматов.

Методами формальной унификации документов являются:

      унификация структуры документов;

      создание общих синтаксических правил построения документов;

      унификация методов контро­ля информации в документах;

      унификация типов носителей и форматов документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3–5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др.

Итак, унифицированная система документации способствует:

      сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

      широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки;

      упорядочению информационных потоков;

      сокращению количества документов;

      дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.[6]

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.

Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.

Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.[7]

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.[8]

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Цель стандартизации и унификации документов добиться:

      рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов;

      сокращения документопотоков;

      повышения культуры управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

I.2 История развития стандартизации и унификации документов

Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения. Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов. Характерной чертой данного периода является теснейшая связь работ по стандартизации документов с рационализацией технологии делопроизводства и архивного дела. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат. В совокупности это повышало культуру оформления документов, оказывало влияние на качество документов как исторических источников.[9]

Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.[10]

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов.[11]

Подводя итоги первой части данного исследования необходимо отметить, что изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.

ГЛАВА II. АНАЛИЗ СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ОСТАП»

II.1 Анализ информационного обеспечения предприятия

На Самарском рынке ГК «ОСТАП» начал свою деятельность в 1993 году, как один из крупнейших оптовых поставщиков продуктов питания. Компания первой в Самаре начала привозить продукты не только из Москвы но и из-за рубежа: Болгарии, Чехии. Взяв старт как оптовый поставщик, деятельность компании постепенно перетекла в сферу розничной торговли. Сегодня группа компаний «ОСТАП» – крупный, динамично развивающийся холдинг, объединяющий предприятия пищевой отрасли. Это 15 круглосуточных супермаркетов «ОСТАП» в Самаре, Тольятти и Новокуйбышевске, 5 пиццерий «Сицилия» в Самаре и Тольятти, небольшой «семейный» пивбар «Пивная лука» и совместная с чешскими партнерами фабрика полуфабрикатов. Юридический адрес предприятия ООО «ОСТАП»: 445009, г. Тольятти, Самарская область, ул. Ленина,41.

Организационная структура ООО «ОСТАП» характеризуется тем, что во главе фирмы находится руководитель – единоначальник, который осуществляет единоличное руководство над подчиненными ему работниками и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. При этом каждый работник подчиняется только одному руководителю. В системе управления создается иерархия подотчетности и ответственности, являющаяся в линейной структуре единственным типом организационных отношений. Организационная структура предприятия ООО «ОСТАП» представлена в приложении 1.

В ООО «ОСТАП» разработано 22 рабочих и контрольных инструкции, входящих в состав документации третьего уровня. Приведем некоторые из них:

      технологические правила проектирования;

      рабочая инструкция;

В ООО «ОСТАП» принят следующий порядок подготовки документа (таблица 1):

Таблица 1

Порядок подготовки документов

Принятые сокращения:

ПР – представитель руководства по качеству;

РП – руководитель проекта документа;

РС – руководитель службы качества;

ОД – ответственный за документ;

ГД – генеральный директор;

ОВП – отдел выпуска проектных документов;

К – канцелярия;

НО – начальник отдела;

ПО – промоутер отдела;

ЗБ – заведующий библиотеки;

РГ – рабочая группа.

Более наглядно алгоритм порядка подготовки документов представлен в приложении 2.

Рассмотрим функции исполнителей, задействованных в подготовке документов на предприятии ООО «ОСТАП»:

      ответственный за документ (ОД) обеспечивает деятельность рабочей группы по созданию проекта стандарта, доводит его до готовности и передает проект документа в службу качества;

      служба качества готовит документ для утверждения, визирует у членов рабочей группы, подписывает у исполнителя (ОД), руководителя проекта СМК, представителя руководства по качеству и подает генеральному директору вместе с приказом на утверждение;

      если для введения стандарта в действие необходимо провести какие-либо предварительные мероприятия, они отражаются в приказе с установлением срока введения стандарта в действие;

      стандарты подлежат учету, хранению, размножению и рассылке согласно реквизиту рассылки, указанному в приказе;

      регистрация документов ведется в Журнале регистрации документов, который находится в службе качества; каждому рабочему экземпляру стандарта присваивается порядковый номер, который проставляется службой качества на обложке стандарта, а в журнале регистрации указывается, кому выдан данный экземпляр;

      один экземпляр документа сдается в научно-техническую библиотеку предприятия.

II.2. Оценка уровня унификации документов на предприятии

Количественная оценка основана на сопоставлении расчетных или нормативных значений той или иной характеристики организации делопроизводства, труда и управления с фактическим значением.

При этом методика расчета каждого коэффициента должна обеспечивать единый подход, который достигается в том случае, если оптимальное значение каждого показателя стремиться к единице, т.е. Кi 1,0. Аналитические сравнения фактических значений коэффициентов, характеризующих уровень унификации документов с оптимальным значением позволяют определить величину отклонений, что и будет характеризовать «узкие места» организации делопроизводства в области унификации действующей документации на предприятии. Итак, к таким показателям относятся: коэффициент рациональности управленческой документации; коэффициент компьютеризации управленческих работ; Произведем расчет перечисленных показателей для предприятия ООО «ОСТАП» на примере кадровой службы (таблица 2).