Аттестация муниципальных служащих на примере управления образования Центрального района г.Челябинска

 

 

 

 

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РФ

УРАЛЬСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Челябинский институт

 

Кафедра государственного и муниципального управления

 

Допустить к защите

Зав.кафедрой ________________________

«_____» _________________ 2004г.

 

 

Аттестация муниципальных служащих на примере управления образования Центрального района г.Челябинска

 

 

Дипломная работа

 

Крутасовой Марии Владимировны

Студентки 6 курса  группы 3ГМУ-32

Специальность 061000 «Государственное  
и муниципальное управление»

 

Тротт К.Г.

кандидат педагогических наук,

 доцент

 

 

 

 

Челябинск

2004

 

Оглавление

С.

Введение__________________________________________________________3

Глава 1. Теоретические основы оценки и аттестации _____________________7

           1.1.Цели системы оценки и аттестации муниципальных служащих_____7

            1.2.Оценка труда______________________________________________10

            1.3.Методы проведения оценки_________________________________19

            1.4.Выбор методов оценки и аттестации__________________________22

 

Глава 2. Процедура проведение аттестации муниципальных служащих______30

2.1.Порядок проведения аттестации муниципальных служащих_______30

2.2.Порядок принятия решений по результатам аттестации __________34

 

Глава 3. Совершенствование системы аттестации муниципальных служащих в Управлении образования Центрального района г.Челябинска______________36

3.1. Общая характеристика управления образования Центрального района г.Челябинска_______________________________________________________36

3.2.Цели и задачи аттестации в Управлении образования Центрального района г.Челябинска________________________________________________40

3.3. Совершенствование методики проведения аттестации в Управлении образования Центрального района г.Челябинска_________________________42

Заключение                                                                                                                52

Список использованных источников и литературы                                              55   

Приложения                                                                                                               58                                 

 

Введение

 

Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих занимаемым должностям проводится их аттестация. Поэтому  важно разработать систему оценки и аттестации персонала. Это система кадровых мероприятий, призванных оценить соответствие уровня труда, качеств и потенциала муниципальных служащих требованиям рабочего места или должности. Главное назначение оценки и аттестации муниципальных служащих не контроль исполнения (хотя это тоже очень важно), а выявление резервов повышения уровня отдачи работника. С начала 90-х годов наблюдался заметный спад интереса организаций к этому мероприятию. Возможно причина такого положения - несовершенство методики аттестации, возможно, это было связано с тем, что у организаций отпала необходимость ежегодно предоставлять отчеты по аттестации в вышестоящие организации, а поскольку на большинстве организаций к аттестации подходили формально. В последние годы к аттестации обращаются все чаще и чаще.

 В  соответствии с Федеральным законом  от 8 января 1998 г.  
№ 8 «Об основах муниципальной службы в РФ»1, законом Челябинской области от 11 июня 1998 г. №43-ЗО «О муниципальной службе в Челябинской области»2, разработано положение о проведении аттестации муниципальных служащих органов городского самоуправления Челябинска.

Главной задачей аттестации муниципальных служащих являются оценка степени соответствия сотрудника своей должности и выявление резервов повышения качества труда и уровня отдачи работника.

Оценка служит юридической основой переводов, продвижений по службе, наград и увольнений. Она дает материал для разработки вопросников по найму, а также позволяет получить необходимую информацию для того, чтобы определить заработную плату, различного рода выплаты и доплаты работнику.

Аттестация помогает четко определить положение каждого рабочего места в структуре организации, уровень и объемы выполнения работ, функциональные обязанности сотрудников, особенности взаимодействия с коллегами.

Иными словами, в результате успешно проведенной аттестации открывается широкое поле деятельности для всех служб управления персоналом: отдела кадров, отдела труда и заработной платы, отдела повышения квалификации и так далее.

Не исключение составляет и главное управление образования Центрального района.

Известно, что сотрудник, не обладающий характеристиками, необходимыми для успешного выполнения работы по специальности, имеет склонность к принятию ошибочных решений, что может привести к таким нежелательным явлениям, как плохой морально-психологический климат в подразделениях организации (конфликты, склоки, халатное отношение к порученному делу и т.п.), прогулы, опоздания на работу и преждевременные уходы с работы. Низкий профессиональный уровень персонала организации может привести к таким последствиям, как высокая текучесть кадров, низкая трудовая и исполнительская дисциплина (низкое качество работы, низкая эффективность использования рабочего времени, невыполнение распоряжений руководства и т.д.). Практически всем руководителям сегодня понятно, что добиться высоких результатов без людей, отличающихся высоким уровнем знаний, способностей и деловых качеств, нельзя, но вопрос состоит в том, как их «вычислить»? Как отличить хороших работников от плохих?

Ответить на поставленные вопросы поможет грамотно проведенная аттестация работников организации, что является важным средством в практике управления персоналом.

Объектом оценки, аттестации являются работники, состоящие в трудовых отношениях с управлением образования Центрального района.

Предметом оценки могут быть:

• особенности поведения сотрудников;

• эффективность деятельности (анализ персональных особенностей выполнения работы);

• выполнение должностных обязанностей;

• уровень достижения целей;

• уровень компетентности;

• особенности личности и т.д.

Внедрение в организации системы оценки и аттестации персонала позволит изучить степень подготовленности работника к выполнению именно того вида деятельности, которым он занимается, а также выявить уровень его потенциальных возможностей для оценки перспектив роста, оценить соответствие работников занимаемой должности, определить: во-первых, какие работники требуют большей подготовки и, во-вторых, результаты программ подготовки персонала. Она также поможет установить и укрепить деловые отношения между подчиненными и руководителями при обсуждении результатов оценки и побудит руководителей оказать необходимую помощь.

Для этого нужно рассмотреть существующую систему оценки и аттестации персонала в управлении образования Центрального района г.Челябинска и усовершенствовать ее, что и будет целью дипломной работы.

Исходя из поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- изучить  теоретические основы оценки и аттестации;

- раскрыть  методы проведения оценки;

- выбрать  методы оценки и аттестации;

- рассмотреть  порядок проведение аттестации  муниципальных служащих;

- проанализировать существующую ситему аттестации в управлении образования Центрального района г.Челябинска;

- предложить  усовершенствовать методику проведения  аттестации.

Предметом исследования является аттестация.

Объектом исследования Управление образования Центрального района г.Челябинска.

В дипломной работе в основном использовались источники которые посвящены аттестации персонала организации, труды таких отечественных и зарубежных авторов: Магуры М.И., Травина В., Фатхутдинова Р.А., Шекшни С.В., Мескона А. и др.

К сожалению, исследований по аттестации именно муниципальных служащих на сегодняшний день в литературе описано мало, этими проблемами занимаются специалисты института повышения квалификации государственных служащих: Аксенова Е.А., Базаров Т.Ю., Беков Х.А., Лукьянова Н.Ф. и др.,

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных и источников и литературы, приложений.

В первой главе рассматриваются теоретические основы проведения оценки и аттестации, раскрываются цели и методы.

Вторая  глава посвящена проведению аттестации непосредственно муниципальных служащих, рассмотрен ее порядок.

В третьей главе дается общая характеристика управления образования Центрального района г.Челябинска, рассмотрена существующая система аттестации и предложены рекомендации для ее совершенствования.

 

 

Глава 1.Теоретические основы оценки и аттестации персонала

 

1.1.Цели системы оценки  и аттестации персонала в организации

 

Организации существуют для достижения стоящих перед ними целей. Степень реализации этих целей показывает, насколько эффективно действует организация, то есть насколько эффективно она использует находящиеся в ее распоряжении ресурсы. Показатель прибыли позволяет оценить эффективность работы организации в целом, складывающийся из эффективности использования всех организационных ресурсов, в том числе каждого сотрудника. Естественно, что сотрудники неодинаково выполняют свои производственные обязанности - в любой организации или подразделении есть свои лидеры, аутсайдеры и середняки. Однако чтобы провести эту дифференциацию, необходимо иметь единую систему оценки эффективности выполнения каждым сотрудником своих должностных функций. Такая система повышает эффективность управления человеческими ресурсами организации через:

• положительное воздействие на мотивацию сотрудников. Обратная связь благотворно сказывается на мотивации работников, позволяет им скорректировать свое поведение на рабочем месте и добиться повышения производительности.

• планирование профессионального обучения. Оценка персонала дает возможность определить недостатки в квалификационном уровне каждого сотрудника и предусмотреть меры по их исправлению.

• планирование профессионального развития и карьеры. Оценка сотрудников выявляет их слабые и сильные профессиональные качества, что позволяет качественно подготовит индивидуальные планы развития и эффективно спланировать карьеру.

• принятие решений о вознаграждении, продвижении, увольнении. Регулярная и систематическая оценка сотрудников предоставляет руководству организации информацию, необходимую для принятия решений о повышении заработной платы (вознаграждение лучших сотрудников оказывает мотивирующее воздействие на них и их коллег), повышение в должности или увольнении. В последнем случае наличие задокументированных данных о систематическом неудовлетворительном выполнении увольняемым сотрудником своих должностных обязанностей значительно облегчает положение организации в случае судебного разбирательства.

Названные выше преимущества не приходят в организацию автоматически в момент внедрения системы оценки. Они реализуются тогда, когда выполняется ряд дополнительных условий. Во-первых, система оценки и, самое главное, фактическая оценка работы сотрудников должны быть максимально объективны, и восприниматься сотрудниками как объективные. Для придания объективности системе оценки ее критерии должны быть открытыми и понятными сотрудником. Во-вторых, результаты оценки должны быть конфиденциальными, то есть известными только  сотруднику, его руководителю, отделу человеческих ресурсов. Обнародование результатов создает напряженность в организации, способствует антагонизму между руководителями и подчиненными, отвлекает сотрудников от подготовки и реализации плана устранения недостатков. Принятие сотрудниками системы оценки и аттестации и их непосредственное участие в процессе оценки также являются условиями ее эффективного функционирования.

Организации оптимизируют системы оценки персонала за счет:

• универсальности системы оценки. Отдел человеческих ресурсов разрабатывает единую систему оценки для всей организации (или несколько систем для различных категорий сотрудников - высших руководителей, руководителей среднего звена и специалистов, технических сотрудников и рабочих) и обеспечивает (посредством обучения и контроля) единообразное понимание и применение этой системы во всех подразделениях

• установление стандартов и норм оценки. Для этого организации необходимо решить, что определяет успех при работе в данной должности, то есть выделить критические факторы. Для этого используется метод анализа рабочих мест, состоящий в тщательном исследовании выполняемых функций и выделении из числа наиболее важных с точки зрения достижения стоящих перед ним целей.

• выбора методов оценки. Чтобы эффективно оценить работу сотрудника, необходимо иметь легкие в использовании, надежные и точно характеризующие критические факторы оценки. В качестве оценок могут использоваться    как    количественные    показатели    (время, производительность,  издержки  и  т.п.),  так  и  качественные характеристики,  даваемые  осуществляющим  оценку человеком - «хорошо», «плохо», «выше среднего» и т.п. Естественно, что количественные оценки предпочтительнее как с точки зрения их точности, так и объективности в отношении оцениваемого сотрудника. Однако в реальной жизни не всегда существует возможность использовать количественные оценки для многих должностей, поэтому организации часто вынуждены пользоваться субъективными оценками. Создать систему оценки, одинаково сбалансированную с точки зрения точности, объективности, простоты и понятности очень сложно, поэтому на сегодняшний день существует несколько систем оценки персонала, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки.3

Для оценки трудовых функций устанавливается величина результата труда человека, т. е. результат, который достигается в среднем каждым достаточно пригодным работником при наличии у него соответствующего навыка и без вреда для его здоровья в течение длительного времени, если работник при этом разумно распределяет рабочее время и время отдыха.

 

 

 

 

1.2. ценка труда

 

Основой для оценки труда служит коллективный и качественный анализ труда и рабочего места. Он состоит из исследования трудовой функции и ее описания. При исследовании трудовой функции разграничивают оцениваемые предметы. При этом следует выяснить, должны ли быть оценены производственный процесс и рабочее место. Если такое решение принято, то производственный процесс оценивается по виду, содержанию, объему составляющих его частей. Исследование трудовой функции должно распространяться также на рабочие механизмы и оборотные средства предприятия, на условия труда и организацию производственного процесса. В заключении должны быть учтены рабочие инструкции, контроль, надзор, а также механизм перепроверки, принятия результатов труда. Объективное мнение должно быть выражено по каждому отдельному требованию, должны быть определены степень и продолжительность нагрузки. В качестве методов исследования могут быть использованы наблюдения и опрос, а для того чтобы получить полную картину, часто используют и то и другое.

Описание трудовой функции может и не содержать отдельных деталей, однако в нем должно быть достаточное количество необходимых для оценки данных. Поскольку описание трудовой функции - основа для последующих оценок, оно должно быть очень точным, однозначным, правильным, тщательным, понятным, единым по существу.

Описание трудовой функции охватывает следующие важные моменты:

•поставленные трудовые задачи;

•желаемый результат труда;

•производственный процесс;

•используемые средства.

Информация, полученная в результате качественного анализа труда, делает возможным оценку труда, в том числе суммарную и аналитическую.

В основу этих оценок положена так называемая «женевская схема», содержащая умственные и физические требования, ответственность и условия труда.1

Суммарная оценка труда. При использовании данного метода предмет оценки рассматривается как единое целое, осуществляется общая оценка, которая, однако, не исключает того, что могут быть при этом учтены особые оценочные признаки. Нагрузка не определяется посредством систематического анализа отдельных видов требований, оценочные признаки являются скорее способом общего рассмотрения. Таким образом, комиссия получает  общее представление о результатах труда и работе организации в целом.

Суммарная оценка труда может осуществляться способом должностного порядка и способом оклада по разряду.

Способ должностного порядка. Сначала представляется список имеющейся на предприятии работы. Для этого существуют так называемые описания видов работ, например работ А - Е.

После этого в соответствии со степенью нагрузки каждого вида работы составляется список должностей путем парного сопоставления или способом взаимного сравнения.

Преимущества этого способа:

•простота применения;                                   

•минимум расходов;

•легкое понимание.

Недостатки этого способа:

•неизвестна степень должностных различий;

•не определены виды требований;

•оценка очень субъективна.

Во избежание ошибок способ должностного порядка применим только на малых предприятиях.

Способ оклада по разряду. При таком способе на каждый разряд приходится несколько окладов, что указывает на разную степень нагрузки, которая видна из описаний и примеров. Способ оклада по разряду часто находит применение в тарифных договорах, где представлены 6-12 разрядов.

Оцененные виды труда в соответствии со степенью нагрузки группируют по соответствующим разрядам.

Преимущества этого способа, в простоте применения, минимуме затрат.

Недостатки этого способа в опасности схематизации, недостаточности учета индивидуальных способностей и технического развития.

Аналитическая оценка труда. При такой оценке в противоположность суммарной оценивается не нагрузка в целом, а степень нагрузки для каждого вида требований. Общая нагрузка вычисляется на основании отдельных оценочных суждений.

Оценка результатов труда персонала.

Оценка персонала в организациях должна проводиться регулярно, для того чтобы сотрудники видели результаты своего труда, справедливо оцененные комиссией, а руководители по результатам оценки могли лучше управлять сотрудниками и эффективнее их использовать.

Для оценки персонала имеют значение, прежде всего ее задачи, цели, виды, методы, критерии и т. д.

Задачи. Персональная оценка может служить для:

• Определения размеров вознаграждения, так как лишь при объективной оценке достижений сотрудника, возможно, справедливо оплатить его труд.

• Управления, так как с ее помощью, а также с помощью оценочного разговора, который часто проводится после нее, сотруднику можно показать его место в соответствии с его достижениями.

• Развития персонала, так как обеспечивает выбор достойных поощрения и содействия работников, выяснение целей дальнейшего образования.

• Рационального использования сотрудника, поскольку обязательна при занятии рабочего места, повышении по службе, перемещении, принятии решения об оставлении рабочего места.

• Трудовой мотивации, так как она - импульс к сознательной деятельности сотрудников, направленной на повышение достижений.

Цели. Персональная оценка имеет следующие особо важные цели:

•    Объективация работы сотрудника.

• Улучшение качества управления, которое достигается путем периодических и систематических персональных оценок.

• Единство действий в управлении, так как единая система оценки позволяет ожидать, что действия по управлению будут соответствовать результатам оценки и будут более эффективными.

• Более эффективное использование потенциала. Коллектив организации обладает потенциалом, который должен быть использован по возможности лучшим образом.

• Повышение производительности, так как персональные оценки - стимул для оцениваемых. Длительность повышения производительности существенно зависит от правильности персональной оценки.

Виды. Виды персональных оценок следует различать по многим критериям, которые используются в производственной практике:  

• В соответствии с критериями систематичности выделяют:

системную оценку, осуществляемую путем всех важнейших признаков оценки (например, процесс оценки, критерии оценки, способ измерения оценки);

бессистемную оценку, при которой оценивающему лицу предоставляется выбор способа измерения оценки, процесса оценки, критериев оценки.

• В соответствии с критериями регулярности различают:

регулярные оценки, которые используются чаще всего непрерывно, например: для определения размера вознаграждения. Обычно такие непрерывные персональные оценки проводятся с периодичностью раз в полгода, в год, в два года;

оценки, обусловленные каким-то случаем, например:

истечением испытательного срока,

перемещением и передвижением по службе,

мерами дисциплинарной ответственности,

желанием получить справку-характеристику с места работы,

увольнением.

В зависимости от случая используются соответствующие процессы вынесения оценки. Не рекомендуется использовать вместе регулярные и обусловленные случаем оценки.

В соответствии с критериями, применяемыми для оценки, различают несколько видов персональных оценок:

количественную оценку, связанную исключительно с количественными показателями труда, для чего используется достигнутый результат;

качественную   оценку,   учитывающую   качественные   показатели (деятельность по управлению, надежность, инициатива и т.д.);

аналитическое оценивание, которое происходит при суммировании оценок по всем критериям (используют преимущественно в производственной практике).

Персональные оценки могут проводиться, как с ведома, так и без ведома оцениваемого, при этом не важно, объявлялось это или нет, а также получил сотрудник результаты оценки или нет.

Методы. Персональная оценка определяется критериями оценки, взвешиванием критериев, измерением оценки, методом критических случаев, сравнением заданных величин.

Критерии оценки. Используемые для персональной оценки критерии разнообразны. Типичными являются следующие:

Самовыражение - Проявление личных качеств соразмерным способом

Внешний вид - Соответствие одежды, обуви, внешности общепринятым

нормам

Самосознание - Полное понимание самого себя, своего значения, своей роли

Формы обхождения     

 Вид  поведения

В производственной практике для персональной оценки наиболее часто

используются критерии:

Таблица 1

Критерии персональной оценки4

Критерии оценки	Частота использования, %
Профессиональные знания Прилежание и участи в работе Поведение в отношении руководителей и сотрудников Надежность Качество работы Величина выполняемой работы Способность к самовыражению Темп работы Способность к организации и планированию Готовность нести ответственность	80 74 72 64 62 58 54 54 48 45

Взвешивание критериев. Если при использовании аналитического оценивания получается общий результат по итогам взвешивания критериев, возникает вопрос, все ли критерии в данном общем результате равноценны и должны в одинаковой мере приниматься во внимание либо определенным критериям следует придать большее значение.

Поскольку при использовании системы персональной оценки результаты должны быть сравнимы, а субъективное влияние оценивающего лица на результат оценки должно быть по возможности снижено, то данная система нуждается в одном из представленных способов измерения оценки.

Только при наличии определенного проградуированного эталона возможно установить математическим путем общую оценку, для чего необходимы использование метода критических случаев и сравнение заданных

величин.

Способ измерения оценки. В ходе данного процесса для критериев оценки разрабатывается шкала оценки. Это может быть общая, приемлемая для всех критериев шкала или для каждого критерия своя шкала. Оценивающее лицо при оценке должно обозначить цену деления определенной шкалы и на основании этого дать оценку. Возможно использование различных видов шкал.

Описательная шкала - при описании делений для каждой из них применяются словесные определения, например:

Критерий оценки.     Частота совершения ошибок, которые можно

                                    предусмотреть 

Шкала оценки.       Работает без ошибок

                                 Иногда совершает ошибки 

                               Часто совершает ошибки

Номинальная шкала - деления которой описываются понятиями:

очень хорошо, хорошо, удовлетворительно, плохо;

постоянно, часто, иногда, редко, никогда, высоко, средне, слабо;

преимущественно средне, ниже среднего, например:

Критерий оценки     Пунктуальность

Шкала оценки        Постоянно, часто, иногда, редко, никогда

Нумерационная шкала - содержит оценки, обозначенные цифрами. Это могут быть, к примеру, цифры от 1 до 10. При этом в производственной практике встречаются шкалы направленные как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

Графическая шкала использует графическое изображение, которое может быть представлено в виде линии или круга.

Разумеется, в результате комбинации могут появиться и многие другие виды шкал., например следующая:

Критерий оценки: производительность

5. Работает  очень быстро. Очень расторопен. Постоянно без большой спешки  делает максимально возможное  количество работы 

4. Работает  быстро. Расторопен. Делает без большой  спешки большое количество работы

3. Работает равномерно. Как правило, делает тот объем работы, который достигается в среднем

2. Работает  медленно. На все дела затрачивает  больше времени, чем обычно для  этого требуется. Не достигается  средняя производительность.

1. Работает  очень медленно, практически ничто не продвигается вперед, далек от достижения ожидаемой производительности

Рекомендуется не устанавливать слишком много ступеней оценки. Наиболее часто число используемых ступеней равно пяти.

Метод критических случаев. Для осуществления оценки по данному методу собираются все имевшие место в течение определенного времени случаи, в которых приник участие сотрудник:

негативные (например, непунктуальность, ошибки, агрессивность);

позитивные (например, успехи на переговорах, самостоятельность, снижение затрат).

Собранные случаи могут быть различным способом применены для персональной оценки. При этом используют:

суммарный подсчет позитивных и негативных случаев;

аналитическое оценивание для получения оценок в соответствии с заданными критериями;

взвешивание различных случаев с пользованием заданных директив взвешивания.

Метод критических случаев до сегодняшнего дня не применялся в производственной практике в качестве самостоятельного процесса, а лишь использовался вместе с другими методами.

Сравнение заданных величин. В случае, когда каждому сотруднику определены количественные цели, его оценка может осуществляться по ходу их достижения. Этапы персональной оценки здесь, как правило, обозначаются степенью достижения цели (в %). Величина 100 % означает, что заданная цель полностью достигнута; величины менее 100 % означают, что цель не достигнута; величины свыше 100 % указывают, что поставленная задача перевыполнена.

Когда используют аналитическое оценивание, то сравнение с заданной величиной может привести к следующему результату:

Таблица 2

Результаты персональной оценки5

Критерии оценки	Достижение цели, %
Производительность	110
Профессиональные возможности	105
Готовность нести ответственность	90
Качество управления	100
Способность оперативного управления	90 »
Успехи в рационализации	70
Общий результат	95,8

 

1.2.Методы проведения оценки персонала