Аудит операций с подотчетными лицами

Содержание 

Введение……………………………………………………………………………...5

1. Планирование аудита операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер»……………………………………………………………………………...7

1.1 Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами……………………….7

1.2 Оценка организации учета и внутреннего контроля операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер»…………………………………...9                                                       1.3 Разработка программы аудита операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер»………………………………………………………………………16

2. Аудит операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер» за 2010 год……………………………………………………………………………………20

1. Проверка документального оформления операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер»……………………………………………………………20
2. Проверка правильности отражения операций с подотчетными лицами в ОрсФ ЗАО «Тандер» на счетах бухгалтерского учета…………………………...22
3. Отчет по итогам аудиторской проверки операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер»……………………………………………………………25

3. Аудиторское заключение. Рекомендации по исправлению выявленных нарушений и повышению качества учета операций с подотчетными лицами...27

Заключение………………………………………………………………………….30

Список использованных источников……………………………………………...31

Приложение А Бланк командировочного удостоверения……………………….32

Приложение Б  Служебное задание………………………………………………..33

Приложение В  Приказ о компенсации суточных командировочных  расходов..34

Приложение Г  Авансовый отчет…………………………………………………..35 
 
 
 

      Введение 

     В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» аудиторская деятельность, аудит – это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей.

     Проблема  правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

     Актуальность  данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия  из кассы на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

1. приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
2. оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
3. расходы на командировки по территории РФ и за границу;
4. представительские расходы.

     Изучение  выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть  аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

     Цель  предполагает решение следующих  задач:

1. дать оценку организации учета и внутреннего контроля операций с подотчетными лицами, разработать программу аудита операций с подотчетными лицами для ОрсФ ЗАО «Тандер»;
2. провести аудит операций с подотчетными лицами ОрсФ ЗАО «Тандер»;
3. дать аудиторское заключение, рекомендации по исправлению выявленных нарушений и повышению качества учета операций с подотчетными лицами.

     Объектом  настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ОрсФ ЗАО «Тандер». Период проведения аудита учета расчетов с подотчетными лицами – 2010 г.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1 Планирование аудита операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер» 

1.1 Цель и задачи  аудита расчетов с подотчетными лицами 

      Цель  аудита расчетных операций определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности». Цель аудита заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по оплате труда. Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

      Основные задачи аудита расчетных операций:

1. проверка документального подтверждения расчетных операций;
2. контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;
3. проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;
4. сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;
5. проверка организации синтетического учета в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;
6. сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, Главной книге и бухгалтерском балансе;
7. проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности;
8. проверка инвентаризационной работы, подтверждение достоверности остатков по счетам расчетов.

      В качестве аудиторских доказательств  используется следующая информационная база:

1. нормативно-правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:
• Трудовой кодекс РФ, введенный в действие Федеральным законом от 30.12.01 г. № 197-ФЗ;
• Постановление Правительства РФ от 08.02.02 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;
• Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»;
2. учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма № АО-1), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), командировочное удостоверение (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и др.;
3. учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счету, журналы-ордера, анализы счетов, обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.;
4. бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма № 1 «Бухгалтерский баланс», форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»;
5. прочие документы, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, соглашения, трудовые договоры, договоры возмездного оказания услуг, подряда и пр.

      Проверка  расчетных операций может иметь  сплошной или выборочный характер.

      Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

1. оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
2. подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
3. устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
4. проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
5. проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

      1.2 Оценка организации учета и внутреннего контроля операций с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер» 

     Закрытое  акционерное общество «Тандер» является юридическим лицом, действует на основании устава и законодательства Российской Федерации. Общество создано без ограничения срока его деятельности. Единственным акционером общества является открытое акционерное общество «Магнит».

     Целью деятельности ЗАО «Тандер» является обеспечение высокой степени  жизнестойкости и конкурентоспособности  компании посредством поддержания  систем жизнеобеспечения на необходимом  уровне, своевременной и качественной адаптации представляемой услуги к требованиям изменяющегося правопорядка и приоритетов потребителей.

     ЗАО «Тандер» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета, фирменное наименование, круглую печать.

     ЗАО «Тандер» приобрело права юридического лица с момента государственной регистрации. ЗАО «Тандер» для достижения целей своей деятельности вправе от своего имени совершать сделки, приобретать имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. ЗАО «Тандер» отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом.

     ЗАО «Тандер» осуществляет свою производственно-хозяйственную и финансовую деятельность на принципах полной хозяйственной самостоятельности, самоуправления и самофинансирования, исходя из конъюнктуры и спроса на рынке.

     Впервые ЗАО «Тандер» появилась на рынке 5 марта 1994 г. Бизнес начинался с оптовых продаж небольшого ассортимента парфюмерии, косметики и бытовой химии. В настоящее время компания осуществляет следующие основные виды деятельности:

• оптовая торговля;
• розничная торговля в неспециализированных магазинах замороженными продуктами;
• розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями;
• розничная торговля алкогольными напитками, включая пиво;
• розничная торговля алкогольными напитками, кроме пиво;
• осуществление координации деятельности дочерних обществ (в частности, привлечение финансовых ресурсов и предоставление денежных средств дочерним обществам);
• прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах;
• осуществление всех видов внешнеэкономической деятельности в порядке, установленном действующим законодательством;
• иные виды деятельности, не противоречащие законодательству.

     Орский  филиал ЗАО «Тандер» (ОрсФ ЗАО «Тандер») административно и функционально подчиняется головной компании ЗАО «Тандер».

     Анализ  расчетов с подотчетными лицами в  ОрсФ ЗАО «Тандер» является инициативным и проводится впервые. Цель – оценка состояния расчетов с подотчетными лицами.

      Ведение подотчетных операций в ОрсФ ЗАО «Тандер» производится в программе 1С Предприятие, версия 8.1.

      Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации  по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами, а на израсходованные подотчетными лицами суммами – кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера производственных расходов.

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной в подотчет. Для этого  предназначен журнал-ордер № 7.

      Деньги  в подотчет выдаются в соответствии с требованиями, установленными Порядком ведения кассовых операций на основании служебной записки в соответствии с установленными нормами.

      Наличные  деньги под отчет в организации  выдаются:

1. в качестве аванса на командировочные расходы;
2. на административно-хозяйственные нужды (например, приобретение канцелярии, на кофе-брейк);
3. на представительские расходы;
4. на оплату исполнительных листов по сотрудникам организации.

      Подотчетные деньги разрешается расходовать  подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. Не израсходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу в день сдачи отчета в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается по расходному кассовому ордеру. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета ранее выданному авансу. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

      Сумму аванса, выдаваемого под отчет  на командировочные расходы, бухгалтерия  определяет по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных (расходов на гостиницу) и др.

      При направлении работников в командировки и по возвращению из них  используются следующие унифицированные формы (согласно Постановлению № 26 от 06.04.2001 г.).

1. «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (№ Т-9);
2. «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (№ Т-9а);
3. «Командировочное удостоверение» (№ Т-10) (см. Приложение 1);
4. «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (№ Т-10а) (см. Приложение 2).

      Командировочное удостоверение выписывается в одном  экземпляре на основании приказа. Содержат отметки о прибытии в каждый пункт  назначения (если их несколько) и убытию из него. Время прибытия и убытия заверяются печатью и росписью ответственного лица принимающей стороны. Фактические сроки командировки (по которым рассчитываются суточные) определяются согласно представленным проездным документам.

      Днем  командировки считается день отправления  транспортного средства, на котором работник выезжает в служебную командировку. Кроме того, если вокзал находится за чертой населенного пункта, то в командировочных расходах следует учитывать время, необходимое для того, чтобы добраться до них. Например, если поезд отправляется 20 апреля 2010 г. в 00 часов 5 минут и на дорогу до железнодорожного вокзала потребуется 2 часа, то днем отправления в командировку будет 19 апреля. Аналогично решается ситуация и по приезду из командировки.

      Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

     Организация возмещает работнику:

     – расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;

     – расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами;

     – расходы на выплату суточных – в размере 450 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, и в размере 700 руб. на командировки в г. Москву (см. Приложение 3);

      К авансовым отчетам на административные нужды по кофе-брейку прикладываются следующие первичные документы: приказ на проведение совещания, конференции, встречи с поставщиками и др., протокол проведенного мероприятия, документы, подтверждающие расход средств по кофе-брейку (чеки ККМ или корешок приходного кассового ордера с приложением копии чека, товарные чеки). Все документы должны быть оригиналами, печати и оттиски на них четкими и читаемыми.

      Аванс на представительские расходы выдается на основании утвержденной программы, приказа, сметы и списывается  при наличии акта на списание представительских  расходов в соответствии с утвержденными нормами.

      Аванс на оплату исполнительных листов по сотрудникам  организации выдается бухгалтеру по зарплате на основании непосредственно исполнительных листов на конкретного работника организации и уровня его заработной платы в текущем месяце. К авансовому отчету прикладываются чеки, подтверждающие оплату исполнительных листов по каждому сотруднику в отдельности. Суммы по исполнительным листам удерживаются из зарплаты сотрудников, причем размер удержаний по одному исполнительному листу не может превышать 50% от месячного заработка.

      Авансовые отчеты (см. Приложение 4) принимаются к бухгалтерскому учету после утверждения их директором и главным бухгалтером ОрсФ ЗАО «Тандер».

      В ОрсФ ЗАО «Тандер» утверждены сроки сдачи авансовых отчетов:

1. по хозяйственным операциям предоставляться в бухгалтерию в течение 3 дней со дня получения денег из кассы;
2. по командировочным расходам предоставляться в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения из командировки.

     Для того чтобы наметить направления проверки необходимо оценить состояние системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Для этого был составлен вопросник, на которые отвечал главный бухгалтер, который осуществляет контроль отражения на счетах бухгалтерского учета всех операций с подотчетными лицами и руководитель ОрсФ ЗАО «Тандер». Вопросник представлен в таблице 1

Таблица 1 – Вопросник проверки расчетов с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер»

Продолжение таблицы 1

     По  результатам опроса можно сделать  вывод о недостаточности внутреннего  контроля при ведении расчетов с  подотчетными лицами. Об этом говорит:

1. отсутствие на ОрсФ ЗАО «Тандер» журнала регистрации работников, направленных в командировки;
2. несоблюдение установленных сроков предоставления авансового отчета о полученных в подотчет суммах;
3. задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
4. наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам.

     По  результатам опроса можно сделать вывод о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами на ОрсФ ЗАО «Тандер» является удовлетворительным.

      1.3 Разработка программы  аудита операций  с подотчетными  лицами на ОрсФ  ЗАО «Тандер»

     После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, аудитором на его основании принимается решение о планировании аудита и составление программы аудиторской проверки, согласно ПСАДу №3.

     При этом следует руководствоваться  требованиями правила (стандарта) аудиторской  деятельности «Существенность и аудиторский риск». Т.е. согласно ПСАДу №4 «Существенность в аудите» (ред. от 22.07.2008г.) аудитору необходимо определить уровень существенности.

     Произведем  расчет уровня существенности для ОрсФ ЗАО «Тандер» (см. Табл. 2) 

Таблица 2 – Расчет уровня существенности в ОрсФ ЗАО «Тандер» за 2010 г.

      В тыс. руб.

1. Среднее арифметическое показателей в столбце 4 составляет:

      (6 413 + 52 508 + 51 167 + 20 981 + 22 360) ÷ 5 = 30 686 тыс. руб.

2. Наименьшее значение отличается от среднего на:

      (30 686 – 6 413) ÷ 30 686 х 100% = 79%

3. Наибольшее значение отличается от среднего на:

      (52 508 – 30 686) ÷ 30 686 х 100% = 71%

      Поскольку и в том, и в другом случаях  отклонение наибольшего и наименьшего  показателей от среднего и от всех остальных является значительным, принимаем решение отбросить значения 6 413 тыс. руб. и 52 508 тыс. руб. и не использовать их при дальнейшем усреднении. Находим новую среднюю величину:

      (51 167 + 20 981 + 22 360) ÷ 3 = 31 503 тыс. руб.

      Полученную  величину допустимо округлить до 32 000 тыс. руб. и использовать данный количественный показатель в качестве значения уровня существенности. Различие между значением уровня существенности до и после округления составляет:

      (32 000 – 31 503) ÷ 31 503 x 100% = 2%, что находится в пределах 20%.

      В данной курсовой работе рассматриваются  расчеты с подотчетными лицами. Поэтому  далее определим уровень существенности конкретно в отношении участка  учета расчетов с подотчетными лицами в ОрсФ ЗАО «Тандер».

      Сумма оборотов по прочим дебиторам в ОрсФ ЗАО «Тандер» на конец 2010 г. составила 1 011,6 тыс. руб., валюта баланса - 1 118 016 тыс. руб., единый уровень существенности 32 000 тыс. руб.

      Составим  и решим пропорцию:

      32 000 тыс. руб. – 1 118 016 тыс. руб.

      Х тыс. руб. – 1 011,6 тыс. руб.

      Х = (32 000 х 1 011,6) ÷ 1 118 016 = 29 тыс. руб.

      Таким образом, уровень существенности в  отношении участка учета расчетов с подотчетными лицами в ОрсФ ЗАО  «Тандер» составляет 29 тыс. руб. Это  означает, что если в ходе проверки будет выявлено ошибок по данному участку на сумму более чем на 29 тыс. руб., то они существенны, если менее, то не существенны, т.е. отчетность достоверна. Если выявлено ошибок на сумму приближенную к уровню существенности, необходимо провести дополнительные аудиторские процедуры.

      Планирование  аудитором своей работы способствует выделению наиболее важных участков или областей аудита, более рациональному  распределению работы между аудиторами, сокращает время на проведения аудита, повышает качество аудиторских услуг.