Аудит операций с подотчетными лицами. 2

Содержание

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, топлива, канцелярских товаров, материалов; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность данной темы заключается  в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Задачи работы:

- определить цель, задачи и источники  информации аудита расчетов с  подотчетными лицами;

- рассмотреть аудит расчетов  с подотчетными лицами.

1. Цель, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудит – это лицензируемая предпринимательская  деятельность аттестованных независимых  юридических и физических лиц (аудиторских  компаний и отдельных аудиторов) – законных участников экономической деятельности, направленная на подтверждения достоверности финансовой, бухгалтерской и налоговой отчетности, для уменьшения, до приемлемого уровня информационного риска для заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетности, представляемой предприятием (организацией) собственникам, а также другим юридическим и физическим лицам.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам [8, с.98].

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и  поэтому для его проведения целесообразно  привлекать ассистентов.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по расчетам с подотчетными лицами нормативным документам, действующим в РФ в проверяемом периоде, для выявления имеющихся ошибок и нарушений и степени их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Основные задачи аудита расчетов с  подотчетными лицами:

- проверка документального подтверждения расчетных операций;

- контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

- проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

- проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

- сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе [12, с.44].

В качестве аудиторских доказательств  используется следующая информационная база:

а) учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:

- авансовый отчет (форма №АО-1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;

- журнал регистрации авансовых  отчетов, 

- приказ о направлении работника  в командировку (форма  № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются  источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

- командировочное удостоверение  (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

- служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении [9, с.176].

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

- список лиц которым разрешено  получение наличных  денег из  кассы, 

- приказы  об утверждении смет представительских  расходов,

- сметы представительских расходов,

- главная  книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,

- журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных;

б) бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма №1 «Бухгалтерский баланс» (строка – прочая дебиторская задолженность);

в) прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

Рассмотрим типичные ошибки допускают бухгалтеры при расчетах с подотчетными лицами [3, с.85].

Нарушения порядка выдачи подотчетных  сумм:

- выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных сумм из  кассы под отчет лицам, не  являющимся работниками предприятия;

- выдача денег под отчет лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  авансам;

- несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- списание подотчетных сумм  за счет чистой прибыли предприятия.

Нарушения при оформлении командировочных  расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм  командировочных расходов; - отсутствие  приказов (распоряжений) об уплате  суточных сверх установленных  норм;

- отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов:

- нарушение порядка удержания  налога на доходы физических  лиц с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм;

- некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в  суммах командировочных расходов.

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

- выделение сумм НДС расчетным  путем от стоимости материальных  ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

- списание на затраты сумм  НДС от стоимости материальных  ценностей, приобретенных через  подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле.

Нарушения порядка учета представительских  расходов:

- несоответствие фактического  размера представительских расходов  утвержденной смете;

- отсутствие аналитического учета  представительских расходов в  пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами [5, с.114]:

- некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

- неправильное выделение остатков  на конец отчетного периода.

Аудитору при проверке авансовых  отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

- наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

- правильность возмещения командировочных  расходов (суточные, квартирные, стоимость  проезда);

- имеется ли командировочное  удостоверение с отметками в  месте пребывания в командировке;

- правильность и своевременность  составления авансовых отчетов;

- правильность возмещения затрат  на хозяйственные нужды;

- наличие оправдательных документов;

- полнота и своевременность  сдачи в кассу остатка подотчетных  сумм;

- правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки);

- правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

- правильность выведения остатков  на конец месяца по счету  71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- соответствие записей в авансовых  отчетах записям в журнале-ордере N 7 по счету 71 "Расчеты с подотчетными  лицами" и главной книге (при журнально-ордерной форме учета).

2. Методика проведения аудита  расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

Выполняя процедуру проверки расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

• Порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории РФ соответствуют положениям нормативных актов?
• Порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки соответствуют положениям нормативных актов?
• Налогообложение расходов на командировку соответствует положениям нормативных актов?
• Порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды соответствуют положениям нормативных актов?
• Порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы соответствуют положениям нормативных актов?

Порядок проведения проверки расчетов с подотчетными лицами, как нам представляется, включает ряд последовательных этапов:

Проверка расходов на командировки. При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке расчетов с командированными лицами [8, с.102].

В служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма №АО-1) и представить его в бухгалтерию.

К авансовому отчету прилагаются  все документы, подтверждающие расходы  работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Бухгалтеру следует  проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером  авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Нормы суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Работнику возмещается  вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются  расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого  порядка предусмотрено для услуг  по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Расходы по бронированию жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах определенных коллективным договором или локальным  нормативным актом. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ). Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают [4, с.12]:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с  проездом к месту командировки и  обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

Проверка представительских расходов. При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке отнесения расходов, к представительским.

Представительские расходы  организации согласно указанной  статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

К расходам, уменьшающим  налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом  и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в  переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

К представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика  на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих  в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий [11, с.152].

Анализ приведенных  нормативных положений позволяет выделить несколько основных признаков, квалифицирующих определенные расходы организации как представительские:

• данные расходы должны быть связаны с официальным приемом или обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);
• указанные лица должны прибыть для ведения переговоров (участия в заседании руководящего органа налогоплательщика);
• цель переговоров - установление или поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора и т.п.) либо решение определенных вопросов организации;
• представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика).

К представительским  относятся расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на буфетное обслуживание во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Иные (неперечисленные) расходы (например, оплата проезда железнодорожным  или авиационным транспортом  делегаций до места проведения переговоров, оплата их проживания во время проведения переговоров и другие аналогичные расходы), по мнению автора, не будут являться представительскими для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, а значит, не должны учитываться при налогообложении прибыли.

Проверка хозяйственных расходов. Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п. [8, с.113]

Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать условия, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

• выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
• передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Руководитель организации  должен утвердить своим приказом список работников, которым могут  выдаваться денежные средства под отчет.

Срок, на который можно  выдать наличные деньги под отчет  на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок также может  установить руководитель организации  своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих  дня после истечения этого  срока.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное  лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать  предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом).

Сверка  данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами с оборотами  и остатками по счетам синтетического учета. При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 синтетического учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета [9, с.147].

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Сверка  данных бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с данными  бухгалтерской отчетности. Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что:

• конечные сальдо по счетам синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (71) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;
• соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода, соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

Итоговым этапом аудита являются обобщение результатов, анализ ошибок, выявленных в ходе аудита.

Ошибки, обнаруженные в  процессе аудита по данной процедуре, могут оказывать влияние:

• на правильность определения себестоимости продукции (товаров, работ, услуг);
• на правильность определения финансовых результатов;
• на правильность исчисления и уплаты налога на прибыль;
• на правильность исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц;
• на правильность исчисления и уплаты единого социального налога.

Как следствие, все это влияет на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности. Необходимо проанализировать обнаруженные ошибки и нарушения в соответствии с требованиями федерального стандарта аудиторской деятельности "Существенность в аудите". Существенность ошибок оценивается количественно и качественно. Для количественной оценки аудитор сравнивает обнаруженные ошибки с уровнем существенности, установленным на стадии планирования. При качественной оценке аудитор руководствуется собственным практическим опытом и знаниями [8, с.114].

При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо определить степень их влияния на достоверность  бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Перечень проверенных документов, выявленные ошибки и нарушения, а также мнение аудитора по результатам проверки, фиксируются в рабочих документах.

Заключение

Расчёты с подотчётными лицами возникают  по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы и услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Методом сплошной проверки авансовых  отчетов аудитор устанавливает  суммы, выданные отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате выявляются факты оплаты командировочных расходов установленных норм.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Обоснованность произведенных  через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи.

При проверке правильности корреспонденции  счетов по данному объекту учета  важно исследовать также сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (20,25,26 и др.), денежных средств (50) расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по 71 счету сверяются с суммами по кредиту счета 50 “Касса”.

Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия.

Если при проверке подотчетных  сумм выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия.

Если перерасход нецелесообразен, то он не возмещается.

Баланс сверяется с данными  Главной книги по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Главная книга проверяется арифметически  на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам, и сверяется с данными журнала-ордера №7.

Журнал-ордер №7 проверяется арифметически, на правильность составления и оформления, сопоставляются обороты по корреспондирующим  счетам в различных журналах-ордерах и ведомостях (журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи).

Журнал-ордер №7 сверяется с  авансовыми отчетами, с приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.

Авансовые отчеты проверяются на правильность составления и оформления, на наличие оправдательных документов (товарные, кассовые чеки, накладные, проездные билеты, счета).

При проверке особенно тщательное внимание нужно уделить оправдательным документам, которые должны быть подлинными.

Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие  документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными, делает выводы и при необходимости  корректирует план проверки.