Аудит персонала организации. 2

Оглавление

Введение 3

Глава 1. Теоретические  аспекты аудита персонала организации 5

1.1. Понятие,  цели и функции оценки персонала 5

1.2. Актуальные  проблемы организации внутреннего  аудита 10

1.3. Методы  и этапы проведения аудита  персонала 14

Глава 2. Аудит  персонала на примере компании ОАО «ГСК «Югория» 17

2.1.Краткая  характеристика предприятия 17

2.2. Оценка  кадрового состава и его результативность  на основе анализа трудовых  показателей 21

2.3. Предложения  по повышению эффективности использования  кадрового состава 32

Заключение 40

Список используемой литературы 42

 

 

 

 

 

Введение

 

Аудит персонала необходим  для оценки эффективности системы  управления кадрами организации. Он способствует выявлению ошибок, которые могут повлечь за собой финансовые потери и нанести ущерб репутации компании.

Цели аудита персонала:

• оценка профессиональных способностей сотрудников;
• оценка системы управления организации;
• оценка условий труда;
• определение мотивации и потенциала сотрудников.

В процессе работы специалисты  разрабатывают оптимальные методы подбора персонала различных  уровней, составляют профессиограммы и создает мотивацию для дальнейшей деятельности сотрудников фирмы.

Результат аудита - сокращение текучести кадров, повышение производительности труда, выявление необходимости обучения персонала и экономия средств на поиски новых кадров.

Адаптация персонала на рабочем  месте является необходимым звеном кадрового менеджмента.

Аудитор должен также проверить  связь между основными руководящими принципами политики управления человеческими ресурсами и ценностями, объявленными организацией в своем плане развития.

Эффективное развитие любой  компании требует постоянного повышения уровня компетенции и квалификации ее сотрудников. Полноценный грамотный кадровый аудит персонала является основным средством контроля за кадровой ситуацией на предприятии.

Аудит персонала включает в себе целый комплекс мероприятий, направленных на становление прочной  кадровой системы. Предлагаемые услуги позволяют подготовить соответствующую  почву для взращивания собственных  лидеров внутри компании, ускорить развитие предприятия и повысить эффективность работы кадрового состава - в этом также заключен аудит персонала организации.

Аудит персонала организации  направлен на становление и развитие корпоративной культуры, личностный рост кадров и, следовательно, повышение кадровой независимости компании. Аудит персонала является сегодня одним из наиболее актуальных способов прогрессивного развития бизнеса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  аспекты аудита персонала организации

1. Понятие, цели и функции оценки персонала

 

Аудит персонала — это  определение, оценка личностного потенциала сотрудников и соответствия сотрудников  корпоративной культуре и ценностям компании.

В ходе данного аудита устанавливается  уровень соответствия сотрудника занимаемой им должности, оцениваются личностные качества, дается комплексная характеристика работникам.

Объект аудита персонала  – трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы УП в организации.

Главная цель данного аудита – оценка эффективности и производительности деятельности персонала, как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.

Сущность аудита персонала - оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; диагностика причин возникновения проблем по вине персонала, а также оценка их важности и возможности разрешения; формулирование конкретных рекомендаций для руководства и службы управления персоналом по их устранению.

Предметом аудита персонала  являются практически все составляющие процесса управления персоналом.

Основные принципы аудиторской  проверки персонала (внешний аудит, независимые от руководства предприятия):

• Профессионализм;
• Независимость;
• Достоверность;
• Честность;
• Объективность;
• Сопоставимость с международным правом

Цели и функции оценки персонала.

Главное назначение аудита персонала – выявление резервов повышения уровня отдачи персонала. Оценка персонала главным образом сопровождается постановкой следующих целей:

• информационная (информирование сотрудников компании);
• создание резерва на выдвижение (карьерный рост сотрудников);
• выявление потребностей в обучении (в целях разработки плана            обучения, подготовки и переподготовки персонала);
• административная (основание для принятия кадровых решений: повышение, понижение, перемещение, увольнение);
• улучшение коммуникационных связей (взаимопонимания, взаимодействия, производственных отношений между руководителем подразделения и сотрудником);
• дифференциация вознаграждения за труд (установление справедливого уровня оплаты).

Причем в зависимости  от целей оценки решается вопрос, какие  именно характеристики работников и  показатели их трудовой деятельности подлежат оценке и какие из существующих методов оценки лучше всего отвечают достижению поставленных целей.

Оценка персонала выполняет  множество функций:

1. конструктивная: лежит в основе принятия кадровых решений;
2. координационная: выступает в качестве информационного обеспечения оперативного управления с целью повышения эффективности работы организации;
3. контрольная: проверка соответствующих характеристик, например, профессионально важных качеств кандидата на должность, оценка количественного и качественного результата, индивидуального вклада, достижения поставленных целей и т.д.
4. аналитическая: оценка является информационной базой для анализа;
5. коммуникационная: процедура оценки является способом донесения до сотрудника признания результатов его деятельности, служит сигналом для корректировки поведения, обеспечивает обратную связь;
6. мотивационная: оценка выступает сама по себе важнейшим средством мотивации людей, поскольку показывает направленность желательных – нежелательных форм проявления трудового поведения или отношения к труду.

Все перечисленные функции  тесно взаимосвязаны и обеспечивают системный подход к управлению персоналом.

Мониторинг в области  персонала – научно обоснованная система периодического сбора, обобщения и анализа кадровой информации и представления полученных данных для принятия стратегических и тактических решений руководством организации.

Источники информации при  аудите персонала:

• Учредительные документы;
• Анкеты, опросники, шкалы;
• Решения о назначении на должность;
• Штатное расписание;
• Правила внутреннего трудового распорядка, положение о

персональных данных;

• Приказы;
• Трудовые книжки;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Личные карточки по форме Т-2;
• Законы и инструкции в области труда и трудовых отношений;
• Результаты анкетирования и интервьюирования работников.

Объективным процесс оценки персонала является прямое отображение  стоящих перед организацией задач. Несомненно, объект оценки должен соответствовать поставленным задачам и способствовать их достижению. В зависимости от особенностей работы и назначения оценки основное внимание оценщиков может быть направлено на результат или на процесс его достижения (ожидаемые от работника фирмы поведения, развитие его потенциальных способностей и возможностей).

Непосредственно оценке могут  подлежать:

- результаты исполнения  индивидуальных заданий;

- стиль поведения;

- характерные особенности  работника.

Выполнение индивидуальных заданий. Если результат важнее, чем  средства его достижения, то хорошим  способом является оценка по показателям, характеризующим конечные результаты. Примером такого рода показателей является количество произведенной продукции, трудоемкость единицы продукции и т.п. например, деятельность работника торговой фирмы можно оценить на основе общего объема продаж, на обслуживаемой территории, увеличения числа новых клиентов. Основные направления использования оценки результатов труда персонала:

- обоснование решений  в области заработной платы  и премирования,

- обратная связь по  результатам оценки эффективности  труда,

- определение потребностей  в обучении,

- определение кандидатов  для продвижения по службе,

- индивидуальное планирование  улучшения результатов,

- наложение дисциплинарных  взысканий, увольнение.

Поведение. Во многих случаях  трудно оценить выполнение конкретных задач, которые могут быть непосредственно поставлены перед исполнителем. Это имеет особое отношение к тем работникам, которые работают в группе (или продукт их труда – результат групповых усилий). В этом случае результат работы группы определить легко, однако четко определить вклад каждого иногда практически невозможно. Также для оценки персонала, имеющего непосредственный контакт с клиентами, - продавцов, социальных работников, работников сферы услуг. Для этой оценки требуется предварительный анализ содержания работы и установление определенных стандартов поведения, отклонение от которых негативно влияет на эффективность работы.

Индивидуальные особенности  работников. Проводится в специальных  центрах оценки персонала и базируется на измерении или оценке психологических особенностей личности различных категорий сотрудников или наиболее характерных чертах их личности. Качества типа «позитивное отношение к труду», целеустремленность, умение работать в команде, дружелюбие могут быть не всегда тесно связаны с результатами работы, но их нельзя игнорировать, поэтому они также должны использоваться в оценке персонала. Данные критерии оценки очень важны, например, при решении вопросов расстановки кадров, их перемещения внутри фирмы, при планировании карьеры, в то время, как использование этих показателей вряд ли будет уместно при решении вопросов, связанных с обоснованием уровня заработной платы конкретного работника и размера его премирования.

Показатели, характеризующие  результаты, а также поведение  работников, могут также успешно быть использованы при определении потребностей в обучении персонала. В соответствии с трудовым законодательством преимущественное право на сохранение работы в этих случаях представляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Таким образом, оценка при решении данных вопросов является также юридическим основанием правомерности принимаемых решений.

 

 

 

 

2. Актуальные проблемы организации внутреннего аудита

 

Сложности, возникающие на предприятиях, в связи с изменениями  как в экономике в целом, так  и в хозяйственной деятельности самих предприятий в частности, приводят к возникновению определенных проблем в области аудиторской  деятельности. Основными из них являются:

На современном этапе  развития аудита в России деятельность подавляющего большинства аудиторов сводится только лишь к проверке достоверности бухгалтерской отчетности. Однако наибольший интерес для клиентов представляет возможность пользоваться услугами аудитора как компетентного советчика. Исходя из того, что интерес клиента это есть платежеспособный спрос на рынке аудиторских услуг, мы можем предположить, что развитие аудита коснется расширения спектра его консалтинговых услуг.

Аудиторские заключения имеют  характер пост-фактума, тогда как большинству пользователей (практически всем, кроме государства) требуется еще и анализ перспектив развития предприятия, анализ возможностей его бизнеса.

Указанные проблемы лежат  в основе позитивного развития внутреннего аудита, как экономического явления, синтезирующего в своей основе не только контрольные, но и ряд других функций. Это позволяет максимально эффективно решать указанные проблемы на уровне субъектов экономики.

Отличительной особенностью внутреннего аудита является адекватное сложившейся экономической ситуации развитие следующих направлений своей деятельности:

1. Прогнозное направление. Кроме констатации настоящего финансового положения, отчет аудитора должен раскрывать и перспективы развития предприятия.
2. Консультативное направление. Невозможно не отметить роль внутреннего аудитора как консультанта, так как он уже по своему статусу является экспертом в области бухгалтерского учета, налогообложения, финансового и управленческого анализа и т.д.
3. Аналитическое направление. Под воздействием потребителей информации акценты внутреннего аудиторского процесса смещаются в сторону анализа текущей деятельности организации, с точки зрения присущих ей рисков.

Исследование контрольной, прогностической, консультативной, аналитической функции внутреннего аудита, выявило некоторое смещение приоритетов в сторону больших затрат времени на действия, связанные с аналитическими функциями внутреннего аудита, нежели на процедуры непосредственной проверки, а также на действия, связанные с получением информации.

Под воздействием все более  усложняющихся финансово-хозяйственных  операций, на аналитические функции  внутреннего аудита требуется выделение  все большего количества времени. Для  достижения экономической эффективности  функционирования отдела внутреннего  аудита, единственным выходом остается сокращение времени, затрачиваемого на непосредственные аудиторские процедуры. Указанное сокращение времени, при сохранении устойчивых качественных характеристик внутреннего аудита, невозможно без применения компьютерных технологий. Таким образом, тенденция к компьютеризации внутреннего аудита – естественный шаг на пути повышения, как его экономической эффективности, так и его качественных и функциональных характеристик.

Компьютерное обеспечение  внутреннего аудиторского процесса предполагает разработку и внедрение в практику ряда программных пакетов, которые по своему воздействию на технологию внутреннего аудита можно разделить на группы:

Обособленные – программы  вспомогательного характера (шаблоны  документов, анкет, тестов и прочей рабочей документации). Данные программы не предполагают машинной связи ни между объектом и внутренним аудитором, ни между своими внутренними компонентами (например, анкетой – тестом - карточкой выборки – карточкой аудиторской процедуры). Преимущество данных программ:

• сокращается время на подготовку документов к работе;
• не требуется специальной подготовки к их написанию и использованию.

К недостаткам можно отнести:

• низкий коэффициент соотношения экономии времени от использования программы и времени на ее адаптации к аудиторскому процессу;
• низкий коэффициент соотношения выходящей информации и входящей информации.

Связанные – программы  вспомогательного характера, но имеющие  внутренние взаимосвязи (взаимоувязанные  таблицы, позволяющие избежать сложных  расчетов, предполагающие при вводе  исходных данных получать результатную информацию). Данные программы хотя и не предполагают машинной связи  между объектом и внутренним аудитором, но имеют внутренние взаимосвязи своих компонентов (тесты и анкеты автоматически обобщаются, и выводится итоговый результат – уровень риска). Преимущества программ данной группы в:

• еще большем сокращении времени на проверку;
• все еще относительно низкими требованиями к специальной подготовке пользователя;
• в более легком преодолении недостатков «обособленных» программ, т.е. снижены затраты времени на адаптацию программы и как следствие улучшение коэффициентов времени и информации.

Недостатками программного обеспечения данного уровня являются все те же недостатки, что и у  «обособленных» программ, но с меньшей  степенью воздействия на аудиторский процесс.

Интегрированные – программы  с реализацией методики внутреннего  аудиторского процесса, вступающие в  непосредственные взаимосвязи с  информацией объекта внутреннего аудита экономического субъекта, реализованной в компьютерном виде. Программы данного уровня предполагают использование компьютерных баз данных учета бухгалтерии организации с целью сбора аудиторских доказательств на ограниченном участке аудита (например, аудит кассы, аудит расчетов и т.д.). Преимуществами данного пакета программ являются: существенное сокращение времени непосредственной проверки доброкачественности хозяйственных операций и процессов, а так же высокая степень детализации данных выходной информации. К основным недостаткам относятся: обязательная компьютеризация бухгалтерского учета организации, повышенные требования к подготовке пользователя, не разработанность программ.

Сверх интегрированные – программы с качественными характеристиками идентичными «интегрированным» программным продуктам, но без ограничения участка проверки.

Рассматривая программные  пакеты различного уровня сложности (от обособленных до сверх интегрированных), необходимо отдельно отметить, что использование программ первой и второй группы (обособленных и связанных) не предполагают одновременного использования программных продуктов других групп, т.к. те имеют встроенные модули аналогичные данным программам. Иначе говоря, программы следующего класса сложности «впитывают» в себя программы более низкого уровня. В тоже время, необходимо отметить, что программы первой и второй группы могут использоваться как в системе компьютерной обработки данных, так и при ручной обработке информации. Программы третьей и четвертой группы не могут функционировать иначе как в системе КОД.

Исходя из вышеизложенного, процесс компьютеризации внутреннего  аудита (с точки зрения перераспределения  функций и обязанностей аудитора, перераспределения рисков и т.п.) необходимо рассматривать отдельно при ситуации, когда речь идет о ручной обработке информации в организации, и когда речь идет об использовании системы компьютерной обработки данных.

3. Методы и этапы проведения аудита персонала

 

Сложность объекта аудита персонала предполагает использование  многообразных методов проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные группы методов:

1)  Организационно - аналитические методы – проверка документов и отчетности. Анализ трудовых показателей о результативности деятельности организации и ее персонала (показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества и производительности труда, оплаты труда). Источники информации: баланс трудовых ресурсов, описание работы и специфики, должностные инструкции, данные об издержках найма, увольнения, обучения и переподготовки кадров, анкеты и тесты кандидатов, уровень профессионального травматизма и общей заболеваемости;

2)  Социально-психологические  методы - проведение социологических  опросов, анкетирование, индивидуальные  и коллективные беседы, интервьюирования рабочих различного уровня. Данные методы используются для оценки удовлетворения трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждения;

3) Экономические методы – через сравнение экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами, нормативами, или со средними и лучшими в отрасли (группе аналогичных организации) показателями оценить: конкурентоспособность предприятия на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом, эффективность самого аудита персонала.

Ниже, в таблице 1, приведена  классификация типов аудита персонала.

 

 

 

Таблица 1

Классификация типов  аудита персонала

Признак классификации	Тип аудита персонала	Основные характеристики
Периодичность проведения	Текущий оперативный (специальный) регулярный панельный	проводится по заранее установленному регламенту за определенный период времени проводится по оперативному распоряжению руководства проводится через определенные промежутки времени проводится с определенной периодичностью, с неизменной методикой и инструментарием на тех же группах людей и тех же объектах
Полнота охвата изучаемых объектов	полный локальный	охватывает все объекты охватывает отдельно выделенную группу объектов или один объект
Методика анализа	тематический комплексный выборочный	включает все объекты, но по одной тематике используется весь арсенал методов анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике - выборке
Уровень проведения	стратегический управленческий тактический	оценка производится на уровне высшего руководства оценка производится на уровне линейных руководителей оценка производится на уровне службы управления персоналом
Способ проведения проверки	внешний внутренний	проводится силами сторонних специалистов (организаций) проводится работниками самой организации

 

 

Этапы аудиторской проверки персонала:

1. Подготовительный этап – определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для организации проверки, его обучение, разработка внутрифирменного документа (приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализов информации.
2. Сбор информации – проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная обработка данных статистики.
3. Обработка и анализ информации – информация оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающей организацией, научно-обоснованными нормативами, путем применения методов экспертной оценки и т.д.
4. Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включая отчет об аудите персонала. Указываются пути усовершенствования управления персоналом (внедрение новых технологий – коммуникационной, офисной, информационной), предложения по модификации управления персоналом, уточнение документации. Здесь же оценка результативности аудита персонала , заключаются в предложенных рационализаторских мероприятиях в области труда, кадровой службы.

 

 

Глава 2. Аудит персонала  на примере компании ОАО «ГСК «Югория»

2.1.Краткая характеристика  предприятия

 

Открытое акционерное  общество «Государственная страховая  компания «Югория», в дальнейшем именуемое «Общество», учреждено субъектом Российской Федерации – Ханты-Мансийским автономным округом–Югрой в лице Департамента государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа–Югры, путем реорганизации Государственного предприятия автономного округа «Государственная страховая компания «Югория» в форме преобразования, на основании распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа от 06.06.2003 № 430-р «О преобразовании унитарного предприятия Ханты-Мансийского автономного округа «Государственная страховая компания «Югория», в соответствии с Законом Российской Федерации «О приватизации государственного и муниципального имущества» от 21.12.2001 № 178-ФЗ и другими законодательными актами.

Общество является правопреемником  Государственного предприятия Ханты-Мансийского  автономного округа «Государственная страховая компания «Югория» в соответствии с передаточным актом со всеми изменениями в составе и стоимости имущественного комплекса унитарного предприятия, произошедшими после принятия решения об условиях приватизации имущественного комплекса этого унитарного предприятия.

Фирменное наименование Общества: Открытое акционерное общество «Государственная страховая компания «Югория».

Сокращенное: ОАО «Государственная страховая компания «Югория» или ОАО «ГСК «Югория».

Юридический адрес: 628011, Российская Федерация, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ, г. Ханты-Мансийск, ул. Комсомольская, д.61.

Органами управления Общества являются:

единственный акционер - Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, представляемый Департаментом по управлению государственным имуществом Ханты-Мансийского  автономного округа - Югры;

совет директоров в составе:

Дюдина Вера Аркадьевна – председатель совета директоров ОАО «ГСК «Югория». Директор Департамента финансов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - заместитель губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Дудниченко Василий Сергеевич – первый заместитель директора Департамента экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Захарова Анна Олеговна - заместитель директора Департамента по управлению государственным имуществом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Шульга Людмила Ивановна – заместитель директора Департамента финансов Ханты-Мансийского автономного  округа – Югры.

Башмачников Андрей Владиславович  – начальник правового управления Департамента по управлению государственным имуществом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Хоминич Ирина Петровна - профессор, доктор экономических наук, заведующая кафедрой страхования Российского экономического университета им Г.В. Плеханова (независимый директор). Научная специализация по направлениям: «Финансовая стратегия компаний», «Финансовая глобализация». Является членом редакционного совета двух профессиональных экономических журналов – «Финансы, деньги, инвестиции», и «Банковские услуги». Имеет Сертификат Международной школы менеджмента IESE, выданный Университетом Наварры (Испания) в 1996 г.; сертификат эксперта для системы независимой оценки качества образования в вузах РФ, выданный Минобразования РФ (приказ Минобразования России от 03.07.2002 г. № 2528) в 2002 г.

Вяльшин Вадим Валерьевич – председатель Комитета по финансовым рынкам МТПП, член Ассоциации независимых директоров РФ, член Российского института директоров, заместитель генерального директора «AЛОP ГРУПП» (независимый директор).

Блинова Елена Николаевна – начальник Департамента организации и контроля инвестиционных процессов Пенсионного фонда РФ (независимый директор).