Аудит подотчетных сумм

Введение

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции у других организаций или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете  всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль  и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет организации избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой. Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Целью курсовой работы является рассмотрение учета и проведения аудита расчетов с подотчетными лицами на практических материалах конкретной организации.

     Для достижения поставленной цели определен комплекс взаимосвязанных задач:

1. Дать характеристику нормативно-правового регулирования бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в современных условиях.
2. Раскрыть задачи и порядок организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
3. Изложить методику бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами с использованием конкретных материалов исследуемой организации.

     Объектом  исследования является Солецкое райпо. Методологической и теоретической основой работы явились законодательно-нормативные акты по исследуемой проблеме, данные бухгалтерской финансовой отчетности и другие практические материалы по бухгалтерскому учету и аудиту Солецкого райпо.

     При написании выпускной квалификационной работы использованы различные методы исследования и литературные источники. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Обзор литературы

     «Обычно организации за наличный расчет покупают немного, но в любой организации появляется необходимость выдать сотруднику деньги под отчет. Кроме того, наличными денежными средствами рассчитываются и командированные работники. В статье расскажем об оформлении расчетов с подотчетными лицами.

     Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как:

     - Порядок ведения кассовых операций;

     - ГК РФ;

     - Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета;

     - Постановление Госкомстата России  от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет";

     - Постановление Госкомстата России  от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты";

     - Указание ЦБ РФ N 1843-У;

     - Положение об особенностях направления  работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

     Законодательство  не содержит определений понятий "подотчетное  лицо" и "подотчетные суммы". Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета следует, что подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.

     Выдача  денег любому другому физическому  лицу, не состоящему с работодателем  в трудовых или гражданско-правовых отношениях, не придает выданной сумме  статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством, поскольку совершается не в рамках трудовых отношений.

     В первую очередь напомним стандартную  процедуру, когда денежные средства выдаются под отчет из кассы организации, при этом работодатель сам решает, какая сумма необходима для выдачи, и снимает ее с расчетного счета (п. 10 Порядка ведения кассовых операций). Однако существуют и другие способы выдачи работодателем денежных средств под отчет.

     Выдача  денег из кассы путем использования  остатка денежных средств от наличной выручки. Согласно п. 7 Порядка ведения кассовых операций предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, а также на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. То есть расходы на хозяйственные и командировочные нужды в названном пункте не предусмотрены. Однако п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У дополнил этот перечень. В соответствии с нормой абз. 1 п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии: на выплату заработной платы; на иные выплаты работникам (в том числе социального характера); на стипендии; на командировочные расходы; на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; на возврат наличных денег за возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, оплаченные ранее за наличный расчет; на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

    Согласно  п. 2.7 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О  правилах организации наличного  денежного обращения на территории РФ" цели расхода наличной выручки необходимо согласовывать с обслуживающим учреждением банка независимо от того, поименованы они в Указаниях ЦБ РФ N 1843-У и Порядке ведения кассовых операций или нет.

    Кроме этого, в учреждение банка следует  ежегодно представлять расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и разрешение на расходование наличных денег из выручки, которая будет поступать в его кассу на следующий год.

    Несогласование  целей расходования или несоблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования наличной выручки является нарушением Порядка ведения кассовых операций и, соответственно, работы с наличными деньгами (Письмо Московского ГТУ ЦБ РФ от 20.02.2008 N 26-13-4-15/12002). Статья 15.1 КоАП РФ предусматривает административную ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в виде административного штрафа для должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

    Помимо  российских рублей, под отчет выдаются валюта, талоны на ГСМ и дорожные чеки. Денежные средства в наличной иностранной валюте работодатель может выдать через кассу подотчетному лицу, направленному в загранкомандировку (Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 N 36-3/1381). Топливные карты или талоны на ГСМ являются выплатой безналичного аванса топливной компании. Дорожные чеки являются альтернативой наличной выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы.

    Однако, прежде чем выдать подотчетные суммы, необходимо определить правила расчетов с подотчетными лицами в организации, а также оформления хозяйственных операций.

    До  начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить: список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы; порядок определения срока, на который выдаются подотчетные суммы; список лиц, уполномоченных поручать производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

    Выданные  под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед  работодателем, если он не представил авансовый отчет в установленный срок. При этом ст. 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя принимать решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, при условии, что работник не оспаривает основания и размер возмещения. Кроме этого, работодатель обязан получить письменное согласие работника на удержание из заработной платы указанных сумм (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Отметим, что размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы работника.

    Налог на доходы физических лиц. В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата, так как по смыслу ст. ст. 208 и 209 НК РФ выданные подотчетному лицу средства на приобретение товаров (работ, услуг) не являются доходом физического лица.

     Следует помнить, что для целей обложения  НДФЛ сохраняется нормирование суточных. То есть при направлении сотрудника в командировку НДФЛ облагаются суммы, превышающие 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ работодатель обязан письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и, соответственно, сумме задолженности по налогу.» [25]

     «Правила расходования подотчетных сумм касаются: права распоряжения подотчетным авансом; лимита расчета наличными; порядка оформления. 
Подотчетный аванс может потратить лишь то подотчетное лицо, которому он выдан. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, далее - Порядок).

     Подотчетные лица, производящие расчеты наличными от имени работодателя на основании его доверенности, должны придерживаться установленного лимита. Если платеж совершает командированный работник от своего имени за товары, работы, услуги, необходимые для его личного потребления, лимит расчетов наличными не действует.» [29]

     «Организация выдала работнику под отчет денежные средства. После увольнения у этого сотрудника осталась дебиторская задолженность по подотчетным суммам. О налогообложении данных сумм налогом на прибыль организаций и налогом на доходы физических лиц Минфин России рассказал в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610.

     Во-первых, задолженность работника можно включить во внереализационные расходы по налогу на прибыль, если она будет признана безнадежной. Долг в виде подотчетных средств отражается в налоговой базе текущего отчетного (налогового) периода при условии, что компания располагает документами, подтверждающими истечение срока исковой давности.

     Во-вторых, суммы, выданные под отчет и не возвращенные работником после увольнения, являются его доходом. И организация  как налоговый агент обязана  исчислить, удержать у налогоплательщика  и перечислить в бюджет НДФЛ. Датой получения подобного дохода признается день, когда взыскать долг оказалось невозможным (например, по истечении срока исковой давности) или было принято решение о прощении долга работнику. И если удержать налог не получается, организация обязана письменно сообщить об этом и о сумме задолженности бывшего работника в налоговый орган по месту своего учета.» [30]

      2. Организационно-экономическая характеристика  деятельности Солецкого райпо 

     Солецкое  районное потребительское общество расположено по адресу: 173045 Новгородская обл., Новгородский район, г. Сольцы, ул. Володарского, д. 13. Предприятие является юридическим лицом, собственностью потребительской кооперации (Новоблпотребсоюза).

     Райпо является самостоятельным хозяйствующим  субъектом, осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом (Приложение А) и законодательством РФ, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей, имеет свой расчетный счет, открытый в Сбербанке РФ.

     Основными видами деятельности Солецкого райпо  являются:

     - оптовая и розничная торговля;

     - производство и продажа пищевой  продукции;

     - предоставление за плату во  временное пользование (временное  владение и пользование) помещений  по договорам аренды (субаренды);

     - выполнение работ и оказание  услуг;

     - прочие виды деятельности, носящие  систематический характер.

     Руководит райпо председатель правления, бухгалтерский  учёт осуществляется штатом бухгалтерских  работников, возглавляемым главным  бухгалтером, экономическая и аналитическая работа в райпо ведётся ведущим экономистом.

     Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

     Солецкое  райпо ведёт бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с Федеральным законом № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учёте» (с изменениями и дополнениями), Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), учетной политикой (Приложение Б) и другими нормативными документами. При ведении бухгалтерского учета используется единый рабочий план счетов (Приложении В). Данный план счетов разработан и утверждён в соответствии со ст. №6 закона «О бухгалтерском учёте» и приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94Н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкции по его применению». Первичные документы, принимаемые к учёту, соответствуют унифицированным формам учётных документов, утверждённым соответствующими постановлениями Госкомстата РФ.

      Налоговый учёт осуществляется параллельно с  бухгалтерским учётом, ведётся на основании первичных документов. Ведение налогового учёта распространяется на все виды деятельности, не переведённые на уплату ЕНВД, а именно оптовую, производственную, заготовительную деятельность, а также оказание различного вида услуг. Учётная политика для целей бухгалтерского и налогового учёта в Солецком райпо разработана и каждый год дополняется изменениями.

      Учёт  хозяйственных операций осуществляется как ручным способом, так и с использованием средств вычислительной техники. Бухгалтерский учет ведется по книжно-журнальной форме учета.

     Солецкое  райпо обеспечивает гарантированный  законом минимальный размер оплаты труда, условия труда и меры социальной защиты работников. Размеры оплаты труда работников райпо установлены согласно штатному расписанию.

     В соответствии с требованиями системы нормативного регулирования бухгалтерского учета Российской Федерации и учетом организационной структуры райпо (Приложение Г) и конкретными условиями осуществления финансово-хозяйственной деятельности, основными задачами бухгалтерского учета в Солецком райпо являются:

     - формирование полной и достоверной  информации о деятельности и  его имущественном положении;

     - контроль за наличием и движением  имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

     - предотвращение отрицательных результатов  хозяйственной деятельности организации  и выявление внутрихозяйственных  резервов обеспечения ее финансовой устойчивости;

     - формирование информации, необходимой для правильного и своевременного исчисления, а также уплаты налогов, сборов и других обязательных платежей.

     Основные  финансово-экономические показатели деятельности исследуемой организации за 2008-2010 г. представлены в бухгалтерской отчетности (Приложения Д-К).

Таблица 1 – Основные показатели экономической  деятельности Солецкого райпо

(тыс.  руб.)

     Финансовым  результатом деятельности Солецкого райпо в 2010 г. явилась прибыль в размере 7889,0 тыс. руб. По сравнению с 2009 г. прибыль увеличилась на 2100,0 тыс. руб.

     Выручка от продаж в 2010 г. составила 276859,0 тыс. руб., что больше 2009 г. на 27140,0 тыс. руб. Себестоимость в 2010 г. по сравнению с 2009 г. увеличилась на 19367,0 тыс. руб. и составила 202319,0 тыс. руб.

     В 2010 г. наблюдается снижение суммы  прочих доходов. В 2010 г. сумма прочих доходов составила 1546 тыс. руб., что на 263 тыс. руб. меньше чем в 2009 г. Сумма прочих расходов увеличилась на 13,0 тыс. руб. и фактически составила 2430,0 тыс. руб.

     В результате влияния вышеперечисленных  показателей Солецкое райпо за 2010 г. получило чистую прибыль в размере 7889,0 тыс. руб., что на 2100,0 тыс. руб. больше, чем 2009 г. Темп роста 136,1 %.

     К числу обобщенных показателей характеризующих использование основных средств на предприятии относят: фондоотдачу, фондоёмкость и фондовооруженность. Проанализировав данные показатели можно сделать вывод, что организация работала неэффективно. Так в динамике фондоотдача снизилась, а фондоёмкость увеличилась. Повышение фондовооруженности свидетельствует о технологическом прогрессе и способствует росту производительности труда работников.

Таблица 2 – Анализ коэффициентов ликвидности  за 2010 год

     На  начало и на конец отчетного года Солецкое райпо является кредитоспособным, а его баланс ликвидным, так как его значение коэффициента абсолютной ликвидности более 20%. Основной причиной снижения ликвидности является увеличение денежных средств на 1125,0 тыс. руб.

     Значение  коэффициента быстрой ликвидности увеличилось на 0,18 и составил на конец года 2,0, значение коэффициента более 100 %. На основании коэффициента быстрой ликвидности видно, что оборотных  средств Солецкого райпо достаточно для покрытия краткосрочных обязательств. Также положительным моментом можно отметить, что исследуемое предприятие способно возместить за счет чистых оборотных активов свои краткосрочные обязательства.

     Значение  коэффициента текущей ликвидности  увеличилось на 0,7 и составил на конец года 6,58, значение коэффициента приближается к норм.ограничению 200 %. Согласно полученным данным коэффициента текущей ликвидности можно судить о том, что в Солецком райпо своевременно проводится работа по расчетам с дебиторской задолженностью.

     Солецкое  райпо является платёжеспособным и кредитоспособным.

      3. Организация внутреннего аудита

     3.1. Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами 

      Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами регулируется целым рядом законодательно-нормативных документов.

      Трудовым  кодексом РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ определены следующие важные для бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами понятия и аспекты:

     - служебная командировка (ст. 166);

     - гарантии при направлении работников в служебные командировки (ст. 167);

     - какие расходы, связанные со  служебными командировками возмещаются  работникам, постоянная работа которых  осуществляется в пути или  имеет разъездной характер (ст. 168; 168.1), а также при переезде работников  на работу в другую местность (ст. 169);

     - определены ограничения удержаний  из заработной платы (ст. 137) и  размера удержаний из заработной  платы (ст. 138);

     - порядок исчисления средней заработной  платы (ст. 139);

     - оплата труда в выходные и  нерабочие праздничные дни (ст. 153);

     - гарантии беременным женщинам  и лицам с семейными обязанностями  при направлении в служебные  командировки, привлечении к сверхурочной  работе, работе в ночное время,  выходные и  нерабочие праздничные   дни (ст. 259);

     - запрещение направления в служебные командировки, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни работников в возрасте до восемнадцати лет (ст. 268).

      В соответствии со статьей 15.1 Кодекса  РФ об административных правонарушениях  от 30.12.2001 № 195-ФЗ определен размер административного штрафа на должностных лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

      Вопросы налогового обложения в области  расчетов с подотчетными лицами по таким налогам, как налог на прибыль, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог и налог на добавленную стоимость регулируются частью второй Налогового кодекса РФ от 05.08.2000 № 117-ФЗ.

Правовую  основу аудита в РФ в настоящее  время составляет совокупность документов различных уровней:

• постановления Правительства РФ;
• федеральный закон «Об аудиторской деятельности» №119-ФЗ от 07.08.2001 г.;
• документы министерств и ведомств;
• правила (стандарты) аудиторской деятельности.

     В Федеральном законе № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности» определено понятие и сформулирована цель аудиторской деятельности, дан перечень сопутствующих аудиту услуг, которые имеют право оказывать аудиторы и аудиторские организации, установлены требования к аудиторам и аудиторским организациям, перечислены права и обязанности аудиторов и проверяемых экономических субъектов, определен круг экономических субъектов, для которых аудит является обязательным, установлена обязательность соблюдения принципа конфиденциальности (аудиторской тайны) при проведении аудита, определен статус аудиторского заключения, установлена ответственность за предоставление ложного заключения, установлена обязательность контроля качества аудита, определены требования к аттестации аудиторов и установлены основания для аннулирования аттестата, установлена обязательность лицензирования аудиторской деятельности, установлена ответственность за нарушение законодательства РФ об аудите.

     Во  исполнение Федерального закона «Об  аудиторской деятельности» Правительством РФ принят ряд постановлений, регулирующих аудиторскую деятельность в РФ: 

Постановления Правительства, регулирующие аудиторскую  деятельность в Российской Федерации