Аудит расчетов с подотчетными лицами. 62

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………….………..4

1. Теоретические аспекты  аудита расчетов предприятия  с подотчетными лицами………………………………………………………………………………..6

1.1 Нормативное регулирование и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………….…6

1.2 Цель и задачи аудита  расчетов с подотчетными лицами……………………10

1.3 Основы аудита расчетов  с подотчетными лицами…………………………...12

2.  Аудит расчетов с  подотчетными лицами в ОАО  « ОЗМК»………………….21

2.1 Учетная политика и  показатели деятельности предприятия………………...21

2.2 Планирование проведения аудита расчетов предприятия  с подотчетными лицами………………………………………………………………………………25

2.3 Этапы аудита расчетов  предприятия с подотчетными лицами……………..32

3. Направления совершенствования бухгалтерского учёта расчетов ОАО «ОЗМК»  с подотчетными лицами на основе результатов аудиторской проверки…………………………………………………………………………….39

3.1 Аудиторское заключение по результатам аудиторской проверки расчетов предприятия с подотчетными лицами…………………………………………….39

3.2 Мероприятия по совершенствованию  организации учета расчетов предприятия с подотчетными лицами…………………………………………….41

Заключение………………………………………………………………………….45

Список использованных источников……………………………………………...48

Приложение А  «Динамика  основных показателей деятельности ОАО «ОЗМК» за 2009-2011гг»…………………………………………………………………..…50

Приложение Б «Оценка  состояния системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ОЗМК» за 2011г.»………………………………52

Приложение В «Проверка  законности расходования подотчетных  сумм (фрагмент) в ОАО «ОЗМК» за 2011г.»………………………………………..…..56

Приложение Г «Проверка  правильности ведения журнала регистрации  работников, направленных в командировки в ОАО «ОЗМК» за 2011г»……...57

Приложение Д «Проверка  обоснованности отнесения расходов к представительским в ОАО  «ОЗМК» за 2011г…………………………………….59

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами  с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и другое, что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ОЗМК».

Целью данной работы является проверка правильности расчетов с подотчетными лицами.

Достижение поставленной цели обуславливает  решение следующих задач:

• рассмотреть теоретические аспекты аудита расчетов предприятия с подотчетными лицам;

- провести аудит расчетов с подотчетными лицами в ОАО « ОЗМК»;

- составить аудиторское заключение по результатам аудиторской проверки расчетов предприятия с подотчетными лицами;

- предложить мероприятия по совершенствованию организации учета расчетов предприятия с подотчетными лицами

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, чтобы  определить соответствие отражения  расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ОЗМК» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного заключения.

Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические аспекты аудита расчетов предприятия с подотчетными лицами.

 

1.1 Нормативное регулирование и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами

 

Ведение бухгалтерского учета организации  должно быть строго регламентировано, то есть, подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский  учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам  в бухгалтерской и налоговой  отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны  материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1) Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 года, содержит  перечень обязательных реквизитов  первичных документов (ст.9, п.2). Разрешает  составлять документы на машинных  носителях (ст.9, п.7). Руководитель  организации по согласованию  с главным бухгалтером утверждает  перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов (ст.9, п.3). Обязывает директора организации  и главного бухгалтера либо  уполномоченных ими лиц подписывать  первичные бухгалтерские документы  по операциям с денежными средствами (ст.9, п.3);

2) Гражданский кодекс Российской  Федерации от 30.03.1999 года № 51-ФЗ, дает определение подотчетным  лицам, подотчетным суммам, командировкам;

3) Трудовой кодекс Российской  Федерации от 30.12.2001 года № 197-ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008г.), по  состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс  предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление;

4) Налоговый кодекс Российской  Федерации от 31.07.1998 года № 147-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.1998г.) по  состоянию на 01 апреля 2008г. Кодекс  определяет размеры суточных, возмещаемые  сверх норм работникам, суточные  облагаемые налогом на доходы  физических лиц;

5) ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому  учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте» утвержденное  приказом Минфина РФ от 27.11.2006 N154н. Положение регулирует особенности  бухгалтерского учета, имущества  и обязательств организаций, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте, заключающиеся в пересчете  стоимости этих имущества и  обязательств в рубли, учет  курсовых разниц. Приложение к  данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных  подотчетным лицом при загранкомандировках,  в рубли производится по курсу,  действующему на дату составления  авансового отчета;

6) Порядок ведения кассовых операций  в Российской Федерации. Утверждено  Решением Совета Директоров Центрального  Банка России от 22.09.1993 года N40 (редакция  от 26.02.1996 года № 247) - содержит  правила приема, хранения, выдачи  наличных денег и оформления  первичных документов; ведения кассовой  книги; ревизии кассы и соблюдения  кассовой дисциплины. Лица, получившие  наличные деньги под отчет,  обязаны не позднее 3-х рабочих  дней по истечении срока, на  который они выданы, или со  дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах  и произвести окончательный расчет  по ним (гл.1, п.11);

7) Постановление Правительства  Российской Федерации от 23.09.2002 г.  № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении  федеральных правил (стандартов) аудиторской  деятельности», на основании этих  правил аудитор разрабатывает  программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами;

8) План счетов бухгалтерского  учета, утвержденный Минфином  РФ от 31.10.2000г. № 94н (с изменениями  и дополнениями от 07.05.2003г. №  38н) - правила синтетического учета  операций в бухгалтерском учете.  В частности, содержит проводки  по отнесению в доход работника  подотчетных сумм, не возвращенные  в срок;

9) Налоговый кодекс в редакции  от 24.07.2007 года, согласно: Федерального  закона № 216-ФЗ с 01 января 2008 года, налогом на доходы физических  лиц не облагается норма суточных  для командировок по России  в размере 700 рублей в день, для поездок за границу в  размере 2 500 рублей в день. Если  компания выплатила суточные  в размере, превысившем данные  нормы, то с суммы превышения  необходимо начислить налог на  доходы физических лиц.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

- Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» вступило в силу с 25 октября 2008 года - содержит: определение служебной командировки (п.1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку, с которым заключен трудовой договор) (п.2); сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, в зависимости от сложности и других особенностей служебных поручений) (п.4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки, а также оформления служебного задания с указанием цели командировки (п.6); составление письменного отчета о выполненной работе по возвращении из поездки (п.26); оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках (п.7); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п.9); указание на выплату работникам суточных (п.10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п.12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п.19); другие положения относительно командировок.

По командировкам в страны СНГ:

- Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» - обязательное оформление командировочного удостоверения, в случае, когда местом назначения служебной поездки является государство-участник СНГ, с которым у России заключено межправительственное соглашение о въезде и выезде без пограничных отметок о пресечении границы (п.15).

По командировкам за границу:

- Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008 года «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки»- содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ, применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметкам пограничной службы в паспорте работника) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется; выплата суточных, если работник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день (начисление суточных в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных для зарубежных командировок) (п.20).

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств  из кассы предприятия или непосредственно  из банка подотчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Источниками информации для аудиторской  проверки учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

- заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

- приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

- приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

- командировочные удостоверения работников предприятия;

· расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

- авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

- отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

- акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

- журнал-ордер № 7 или другие аналитические регистры по учету расчетов с подотчетными лицами;

- Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

- Баланс организации, строки 240, 625.

 

1.2  Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность .

В связи с тем, что аудит  расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения  кассовых операций, удобнее проводить  их параллельно.

Контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной  политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении  работников организации в командировки, а также журнала регистрации  авансовых отчетов.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец  каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует  сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами  по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этих процедур проверяется  соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые  отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому  подотчетному лицу с представленными  авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных  действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого  авансового отчета и в правильном распределении сумм по авансовым  отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одно из направлений получения  аудиторских доказательств –  инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет  требованиям п. 11 Положения о порядке  ведения кассовых операций, утвержденного  решением совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 № 40.

При инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (дата выдачи, целевое  назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться  чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  были выданы денежные средства (или  со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом  другому запрещается.

 

1.3 Основы аудита  расчетов с подотчетными лицами

 

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Они включают:

1) приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

2) оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

3) расходы на командировки по территории РФ и за границу;

4) представительские расходы.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов аудитора.

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- приказы о направлении сотрудников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- баланс предприятия;

- отчет о движении денежных средств;

- главная книга;

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Основные нарушения –  злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1) нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся

работниками предприятия;

- выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2) нарушения при оформлении командировочных расходов

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в

командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие локальных нормативных актов организации (приказов,

распоряжений, коллективных договоров) об оплате суточных сверх  установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3) нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

- нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Согласно решения Высшего Арбитражного суда РФ от 26.01.05 N 16141/04 сумма превышения фактических расходов над нормативными по суточным, налогом на доходы физических лиц не облагается, если эти фактические расходы определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации;

- некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах

командировочных расходов;

4) нарушения при приобретении материальных ценностей, работ, услуг

подотчетными лицами:

- выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

- списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5) нарушения порядка учета представительских расходов:

- несоответствие фактического размера представительских расходов

утвержденной смете;

- отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

6) Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах. Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

1) внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

2) в нарушение Порядка ведения кассовых операции в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;

3) приказы о направлении работников в командировки не оформляются – следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

4) в нарушение ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;

5) в нарушение Налогового кодекса учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;

6) в нарушение Порядка ведения кассовых операции в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

При проверке расчетов с  подотчетными лицами применяются практически  все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций.

Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные  суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица. Далее с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход подотчетного лица.

Основными контрольными процедурами  являются:

1) проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

2) проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не

отчитавшимися по ранее полученным авансам;

3) проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

4) проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

5) проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены;

7) проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

8) проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

9) проверка правильности возмещения командировочных расходов. Для

выполнения этой процедуры  при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

10) проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

11) проверка правильности удержания налога на доходы физических лиц при командировках. Следует иметь в виду, что при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, а также суточные сверх норм, если они определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Не включаются также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на