Аудит расчетов с подотчетными лицами. 58

Содержание

Введение……………………………………………………………3

Теоретическая часть………………………………………………………….5

1. Теоретические основы  аудита расчетов с подотчетными  лицами……..5

1.1 Учет расчетов с подотчетными  лицами…………………………………5

1.2 Основные законодательные  и нормативные документы, регулирующие  объект проверки………………………………………………………………10

1.3 Источники информации  для проверки…………………………………..11

2. Аудиторская проверка  расчетов с подотчетными лицами……………….12

2.1 Вопросник аудитора  для составления плана и программы  аудиторской проверки раздела  учета………………………………………………………..12

2.2 Перечень аудиторских  процедур………………………………………….17

3. Типичные ошибки…………………………………………………………...22

Практическая часть «Аудит расчетов с подотчетными лицами»

1. Данные о проверяемой  организации……………………………………….24

2. Расчет уровня существенности……………………………………………..25

3. План и программа  аудита……………………………………………………27

3.1 Общий план аудита  расчетов с подотчетными лицами…………………..27

3.2 Программа……………………………………………………………………27

4. Результаты проверки………………………………………………………….30

4.1 Оценка состояния системы  внутреннего контроля расчетов  с подотчетными лицами…………..………………………………………………30

4.2 Аудит порядка выдачи  и оформления подотчетных сумм……………….33

4.3 Аудит командировочных  расходов…………………………………………36

4.4 Аудит порядка учета  представительских расходов……………………….41

4.5 Обобщение результатов  проверки………………………………………….43

4.6 Аудиторское заключение  по финансовой

отчетности ООО «Вокруг света»……………………………………………….44

Список используемой литературы……………………………………………..47

Приложения……………………………………………………………………...48

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. При этом в бухгалтерском  учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Именно поэтому целью  данной работы является изучение такого раздела аудита, как «Аудит расчетов с подотчетными лицами», т.к. применение полученных теоретических знаний в  данной области аудита несомненно очень необходимо на практике. Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

1) изучение основных правил  и методик учета расчетов с  подотчетными лицами, а также  перечня нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными  лицами и источников информации;

2) разработка плана и  программы аудиторской проверки  раздела учета расчетов с подотчетными  лицами. Особое внимание планируется  уделить контрольным аудиторским  процедурам, применяемым при проверке  расчетов, применительно к типичным  нарушениям расчетов с подотчетными  лицами;

3) изучение типичных нарушения  при осуществлении расчетов с  подотчетными лицами;

4) проведение аудиторской  проверки расчетов с подотчетными  лицами в выбранной организации.

Предметом исследования является аудит расчетов с подотчетными лицами. Объект исследования – туристическая  организация.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ аудита РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

1.1 Учет расчетов  с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и  командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег  под отчет производится из касс предприятий. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также  на расходы отдельных подразделений  организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций [1, С.556].

Выдача наличных денег  под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно. Нормы на командировочные  расходы, используемые при исчислении налога на прибыль, регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

Данным постановлением Правительства  установлено, что при определении  налоговой базы по налогу на прибыль  организаций к прочим расходам, связанным  с производством и, реализацией, относятся расходы организаций  на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих  норм:

• за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации суточные в размере 100 руб.;
• ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:
• за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;
• за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 руб. [2, С.312]

В бухгалтерском учете  командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения  в фактически произведенном размере.

При оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход командированного работника организации, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, а  также фактически произведенные  и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места  назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы  на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Аналогичный порядок налогообложения  применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или  административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выбывающим) для участия  в заседании совета директоров, правления  или другого аналогичного органа этой компании (ст. 217 части второй НК РФ).

Суточные, выплаченные работникам организации сверх норм, таким  образом, включаются в совокупный доход  работника и облагаются налогом  на доходы физических лиц. Единым социальным налогом данные суммы не облагаются, так как они не включаются в  налоговую базу при расчете налога на прибыль, но страховые взносы по обязательному социальному страхованию  от несчастного случая и профессиональных заболеваний на них начисляются.

НДС по услугам по проживанию включается в состав налоговых вычетов  только в том случае, если по ним  имеется счет-фактура. НДС по услугам  по проезду командированного лица включается в состав налоговых вычетов в  случае, если в проездном билете он выделен дельной суммой.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять  в бухгалтерию организации авансовый  отчет об израсходованных суммах (унифицированная форма АО-1) с  приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы  или получить из кассы перерасходованные  суммы.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации  не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или  со дня возвращения из командировки.

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются  одновременно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу Банка России на день совершения операции.

Юридические лица вправе без  ограничений и без специальных  разрешений Банка России покупать безналичную  иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации  для оплаты расходов, связанных с  командированием работников указанных  юридических лиц в иностранные  государства, с обязательным зачислением  купленной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещается [1, С.557,559].

Покупка и выдача иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов осуществляются юридическими лицами - резидентами в соответствии с Инструкцией Банка России от 25.06.97 г. № 62 "Положение о порядке  покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов".

Получение иностранной валюты с текущего валютного счета для  оплаты командировочных расходов может  осуществляться юридическими лицами - резидентами не ранее чем за десять банковских дней до убытия работников в зарубежную командировку и только на основании представляемых соответствующими юридическими лицами - резидентами  в уполномоченные банки заявлений, в которых указываются номера и даты приказов по организации о  командировании их работников за границу.

Работник предприятия, командируемый  в иностранные государства, получает валюту из кассы предприятия под  отчет или непосредственно в  банке.

При возвращении из командировки работник предприятия сдает авансовый  отчет с приложением оправдательных документов.

Остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу  предприятия в валюте. При сдаче юридическим лицом - резидентом в уполномоченный банк возвращенных работником в кассу организации не израсходованных за границей во время командировки подотчетных сумм в иностранной валюте, а также не выданных работнику из кассы организации для оплаты командировочных расходов указанные суммы в иностранной валюте не подлежат обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Российской Федерации [3].

В соответствии с письмом  ЦБ РФ от 08.12.97 г. № 12-2/8-2778 в случае выезда командируемого лица в срочную внеплановую  служебную командировку за пределы  РФ без аванса в иностранной валюте организация вправе возместить ему  расходы, понесенные во время командировки, в иностранной валюте или в  рублях по выбору командируемого лица.

В случае превышения суммы  использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается  организацией работнику в валюте или в рублях, полученных путем  пересчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

При учете задолженности  подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения отчета.

Затраты в иностранной  валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Нормы на командировочные  расходы (на суточные) по заграничным  командировкам установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93.

Суточные выплачиваются  при проезде по территории РФ, включая  день пересечения границы при  въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения  границы при въезде из РФ, и за каждый день пребывания в командировке на иностранной территории – в иностранной валюте.

При направлении работника  в загранкомандировку в две страны и более за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются  в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Командировочное удостоверение  командированному зарубеж не выписывается. Факт пребывания командированного лица в зарубежной командировке подтверждается отметками на границе в его загранпаспорте [1, С. 559].

1.2 Основные законодательные  и нормативные документы, регулирующие  объект проверки

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся  следующие.

1. План счетов бухгалтерского  учета и Инструкция по его  применению (Приказ МФ РФ №  94н от 31 октября 2000 г.).

2. Налоговый кодекс Российской  Федерации (гл. 21, 23, 24, 25).

3. Положение о порядке  покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов (Приказ ЦБ России №  62 от 25 июня 1997 г.) (ред. от 20 августа  2002 г.).

4. Об изменении норм  возмещения командировочных расходов  на территории Российской Федерации  (Приказ МФ РФ № 49н от 6 июля 2001 г.) (ред. № 91н от 9 ноября 2001 г.).

5. Размеры предельных  норм возмещения расходов по  найму жилого помещения при  краткосрочных командировках на  территории зарубежных стран  (утв. Приказом Минфина РФ №  15н от 4 марта 2002 г.) [4, С.410].

1.3 Источники информации  для проверки

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы  на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы  по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны. Сюда относятся:

• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива  за наличный расчет;

• оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории РФ и за границу;

• представительские расходы.

Все названные хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или непосредственно из банка  под отчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно  привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при  проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых  отчетов;

• приказы о направлении  сотрудников в командировку;

• список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из кассы;

• сметы представительских  расходов;

• приказы об утверждении  смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих  регистрах синтетического учета  и отчетности:

• бухгалтерский баланс (ф. № 1) (строка баланса 246 - прочая дебиторская  задолженность, платежи по которой  ожидаются в течение 12 месяцев);

• отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

• Главная книга;

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства [4, С.410-412].

2. Аудиторская  проверка расчетов с подотчетными  лицами

2.1 Вопросник аудитора для составления плана и программы аудиторской проверки раздела учета

Аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами целесообразно  начать с тестирования системы внутреннего  контроля данного раздела учета  с целью выявления ее слабых и  сильных сторон, чтобы иметь возможность  использовать полученные данные для  детальной проверки.

Признаками отсутствия или  недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:

• отсутствие на предприятии  утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым  разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

• несоблюдение приказа  об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

• отсутствие на предприятии  системы подачи письменных заявлений  на выдачу наличных денег из кассы  с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей  или оплаты работ, услуг;

• несоблюдение установленных  учетной политикой предприятия  или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных  подотчетных сумм;

• задолженность подотчетных  лиц, не погашенная в установленные  сроки;

• списание просроченной задолженности  подотчетных лиц по истечении  сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;

• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных  к авансовым отчетам;

• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного  лица, утверждающей авансовые отчеты;

• выдача денег под отчет  лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение  учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия  и главного бухгалтера [4, С.412].

Для сбора информации при  составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл.1).

Таблица 1 - Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику (табл. 1) аудитор может сделать следующие  выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ лицам, не отчитавшимся за  полученные ранее суммы под  отчет, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении  работников в командировки не  оформляются, при этом следует  проверить, не допускается ли  под видом командировочных расходов  скрытое авансирование работников  предприятия.

4. В нарушение гл. 23 (ст. 217) и 24 (ст. 238) НК РФ суточные, возмещаемые  сверх норм работникам предприятия,  не облагаются налогом на доходы  физических лиц и единым социальным  налогом.

5. В нарушение гл. 21 (ст. 171), 23 (ст. 217), 24 (ст. 238) и 25 (ст. 264) НК  РФ для целей налогообложения  учет командировочных сумм в  пределах норм и сверх норм  не ведется.

6. В нарушение гл. 21 (ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей  налогообложения учет представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм не ведется.

7. В нарушение п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ выдача наличных денег под  отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится  в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод - о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

Подобный вывод может  быть основанием для следующих действий:

• если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия  и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем  числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке  для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

• если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов  на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ  и услуг сторонних организаций  осуществляется через подотчетных  лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности  не производится), то такие факты  могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия  и соответствии бухгалтерского учета  Федеральному закону «О бухгалтерском  учете».

В общем случае по результатам  опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с  подотчетными лицами применяются практически  все методы получения аудиторских  доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений [4, С. 414].

2.2 Перечень аудиторских  процедур

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц  без представления соответствующих  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные  суммы, необоснованно списанные  с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в  облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором  суммы были ими получены и подлежат обложению единым социальным налогом (ЕСН) [2, С.256, 269].

Основные контрольные  процедуры:

• «Подотчет 1.1.1» - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

• «Подотчет 1.1.2» - проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

• «Подотчет 1.1.3» - проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

• «Подотчет 1.1.4» - проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;