Аудит расчетов с подотчетными лицами. 41

Оглавление

Введение

    Актуальность  данной темы определена тем, что многие фирмы выдают сотрудникам подотчетные  суммы на хозяйственные расходы, на командировки, представительские расходы, а расходы по подотчетным суммам входят в состав себестоимости продукции, поэтому для правильного управления себестоимостью нужен достоверный учет этих расходов, соответствующий требованиям законодательства. Эта тема приобретает особую актуальность, так как результаты работы каждого предприятия, его конкурентоспособность находятся во все большей зависимости от уровня затрат.

    Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по подотчетным  суммам формирует информацию о составе, структуре затрат. Правильная организация учета данных затрат дает возможность выявить резервы их снижения. Учет позволяет своевременно отражать затраты и контролировать ход выполнения плана по расходованию средств. Аудит расчетов с подотчетными лицами позволяет выявить отклонение от норм законодательства, ошибки в учете, исправление которых позволит повысить качество учета расчетов с подотчетными лицами.

    Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

    Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. 

    Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

    Таким образом, актуальность данной курсовой работы вызвана той ролью, которую играют вопросы организации учета расчетов с подотчетными лицами в деятельности любого хозяйствующего субъекта.

    Предметом исследования является российское законодательство. Объект исследования – это особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и их аудит.

    Целью работы является рассмотрение темы «Аудит расчетов с подотчетными лицами» в аспекте бухгалтерского учета и аудита.

    Цель  работы позволила сформулировать следующие  задачи:

• дать понятие подотчетных лиц и подотчетных сумм; проанализировать цели, требования, условия и способы выдачи денежных средств под отчет;
• рассмотреть нормативно-правовую базу учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;
• изучить теоретическую базу аудита;
• отобразить методику анализа учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

    В работе были использованы труды ведущих российских теоретиков и практиков бухгалтерского учета и аудита: Кондракова Н.П., Подольского В.И., Шеремета А.Д., Соколова Б., Гусевой Т.А. и др.

    Поставленные  задачи исследования определили структуру  работы, которая состоит из введения, основной части из двух разделов, заключения, списка использованных источников.

1. Теоретические  аспекты учета  расчетов с подотчетными  лицами

1.1. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

    Основная  цель законодательства Российской Федерации  о бухгалтерском учете — обеспечить единообразный учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций, а также составление и представление  сопоставимой и достоверной отчетности об имущественном положении, доходах и расходах организаций, необходимой третьим лицам. В Российской Федерации Система нормативного регулирования бухгалтерского учета имеет четыре уровня, которые представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Система регулирования бухгалтерского учета  в России

    Первый  уровень. Документы первого уровня закрепляют обязательность ведения бухгалтерского учета всеми хозяйствующими субъектами, его основные принципы и правила.

    Второй  уровень – система национальных стандартов по бухгалтерскому учету. К  нормативным документам второго уровня регулирования относятся  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главное назначение таких положений — раскрыть правовые и методологические нормы, закрепленные в Законе о бухгалтерском учете. ПБУ представляют собой общие предписания по ведению бухгалтерского учета хозяйственных операций на отдельных участках учета и его организации на предприятиях и в учреждениях, правила составления, представления и публикации финансовой  отчетности.¹

    Третий  уровень - методические указания и инструкции по ведению бухгалтерского учета, разработанные и утвержденные федеральными органами, министерствами и ведомствами, которым федеральным законом предоставлено право регулирования бухгалтерского учета в пределах их компетенции. Документы третьего уровня имеют рекомендательный характер.

    Четвертый уровень - рабочие документы организации, утвержденные руководителем, разработанные  с учетом специфики условий хозяйствования, отраслевой принадлежности, структуры  и размеров предприятия. Нормативные  документы четвертого уровня не являются обязательными для всеобщего применения. Их назначение иное – определить правила рациональной организации бухгалтерского учета с применением прогрессивных форм и способов ведения учета для выбора каждой организацией приемлемых для нее вариантов.

    К нормативным документам, регулирующим учет расчетов с подотчетными лицами, относятся документы, представленные в таблице 1.2.

            Таблица 1.2

      Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учёта  расчетов с подотчетными лицами

    Рассмотрим  более подробно наиболее важные на наш взгляд нормативные документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами. Документы законодательного уровня (табл. 1.2) прямо или косвенно регулируют постановку бухгалтерского учёта в организации. Они обязательны для исполнения всеми хозяйствующими субъектами. 

    Необходимо отметить, что расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и безналичной форме. В наличной форме расчеты осуществляются через кассу, а в безналичной форме с помощью платежных карт.

    Основным  документом, регулирующим наличные и безналичные расчеты, является Гражданский кодекс РФ. В статье 861 дается определение наличных и безналичных расчетов, определяется порядок осуществления данных сделок.²

    Федеральный закон № 54-ФЗ раскрывает основные понятия, сферу применения контрольно-кассовой техники, а также определяет порядок ведения расчетов при помощи платежных карт.

    Закон о бухгалтерском учёте определяет порядок оценки имущества организации, правила оформления бухгалтерской документации: учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, в том числе и учет расчетов с подотчетными лицами, ведется в валюте РФ – рублях; документы оформляются на русском языке. Также в законе дается определение бухгалтерской отчетности, определяется ее состав, сроки предоставления, определяется обязанность организации проводить инвентаризацию, случаи проведения инвентаризации, отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте.

      Документы методологического уровня (табл. 1.2) устанавливают общие правила  ведения бухгалтерского учёта в  организациях различных организационно-правовых форм и порядок отражения в учёте отдельных видов хозяйственных операций.

      Положение № 34н разъясняет положения закона о бухгалтерском учёте, устанавливает правила оценки расходов на оплату труда, рассматривает требования к ведению бухгалтерского учёта, документирование хозяйственных операций, регистры бухгалтерского учёта.

    План  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятия и Инструкция по его применению предусматривают  для наличных расчетов использование для учета расчетов с подотчетными лицами счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В инструкции приведен порядок использования данного счета, т.е. раскрывается информация о корреспондентских счетах, отражаемых по дебету и по кредиту счета.

    ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» применяется в части организации учета кассовых операций в иностранной валюте. Данное ПБУ определяет порядок учета денежных средств в иностранной валюте, порядок пересчета стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, порядок учета курсовой разницы.

    ПБУ 10/99 «Расходы организации» определяет понятие расходов, виды, группировку  по экономическим элементам:

• Материальные затраты;
• Затраты на оплату труда;
• Отчисления на социальные нужды;
• Амортизация;
• Прочие затраты.

      Документы разъяснительного уровня (см. таб. 1.2) рассматривают  возможные варианты постановки бухгалтерского учёта в организации. Они разрабатываются  и вводятся в действия в соответствии с документами первого и второго уровней регулирования бухгалтерского учёта.

      Методические  рекомендации по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств определяют порядок проведения инвентаризации кассы и оформления её результатов. 

    Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденное ЦБ РФ, определяет порядок осуществления операций с наличными денежными средствами. Согласно этому нормативному документу все предприятия вне зависимости от организационно - правовой формы обязаны хранить свободные денежные средства в банках на соответствующих счетах, открытых на основании договора. В кассах  предприятий могут храниться наличные  деньги в пределах  лимитов,  устанавливаемых банком по согласованию с руководителем этих предприятий.

    Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации  раскрывает Порядок ведения  операций по кассе. Так в ст.ст.  1-3 Порядка ведения кассовых операций определено, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. В статье 5 Порядка ведения кассовых операций указано, что предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий.

    Кассовые операции на предприятии осуществляются кассиром. Кассир несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный предприятию  как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

      Также данный нормативный документ  определяет требования к помещению  кассы, так в статье 29 Порядка ведения кассовых операций указано, что помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

    Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и  кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

      Документы внутрихозяйственного уровня (см. табл. 1.2) разрабатываются хозяйствующим субъектом при формировании учётной политики и определяют способы ведения учёта исходя из  особенностей хозяйственной деятельности организации.   

      Рабочий план счетов организации – это систематизированный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

      В графике документооборота определяется круг лиц ответственных за оформление документов и указывается порядок, место и время прохождения  документа с момента составления до сдачи в архив.

      Таким образом, все указанные нормативные  документы прямо или косвенно регулируют порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

1.2. Цель и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

    Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции.

    В процессе  своей деятельности предприятия  постоянно ведут расчеты с  поставщиками за  приобретенные у них материалы и другие товарно-материальные ценности. Данные хозяйственные связи могут осуществляться через подотчетных лиц, для чего подотчетному лицу дается задание (например, приобрести канцелярские товары) и подотчетная сумма на его выполнение.

    Четкая  организация расчетов с подотчетными лицами оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости  оборотных активов.³

    Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

    Главная цель бухгалтерского учёта расчета с подотчетными лицами – это формирование полной и достоверной информации о расчетах с подотчетными лицами, обеспечение ею внутренних и внешних пользователей, а также анализ, интерпретация и использование информации для выявления тенденций развития организации, выбора различных альтернатив, принятие управленческих решений.

    Основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами является:

• точный, полный и своевременный учет средств в расчетах и операций по их движению;
• контроль за целевым использованием денежных средств и денежных документов, их сохранностью при расчетах с подотчетными лицами;
• контроль за соблюдением кассовой дисциплины и порядка выдачи подотчетных  сумм, который утверждается на предприятии, а именно утверждаются лица, которым выдаются подотчетные суммы, утверждаются сроки предоставления отчетов об их использовании и др.;
• выявление возможностей более рационального использования денежных средств и проведения расчетов с подотчетными лицами;
• контроль за объемами и перемещением денежной массы;
• своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;
• контроль за  правильностью договорных расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей;
• контроль за своевременными  и  правильными  расчетами  с  работниками по подотчетным суммам;
• контроль за расчетными операциями с целью предупреждения образования кредиторской и дебиторской задолженности.

    Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель. Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

    Под отчет денежные средства могут выдаваться по трем направлениям⁴:

• на хозяйственные нужды;
• на командировочные расходы;
• на представительские расходы.

    К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС и т.п.

    Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Согласно ст. 166 ТК РФ командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

    К расходам на командировки, в частности  относится:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

    В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

    Определение представительских расходов содержится в ст. 264 НК РФ, к   ним относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

    К представительским расходам относятся  расходы на проведение официального приема для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    В целях обеспечения контроля за сохранностью подотчетных сумм и наличных денежных средств в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

    Для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, в частности в части учета расчетов с подотчетными лицами, организация проводит инвентаризацию учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Поэтому все организации независимо от форм собственности и отраслевой принадлежности перед составлением годового отчета должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

    Как уже отмечалось, Методическими указаниями № 49 определен порядок её осуществления и оформления результатов. Количество инвентаризаций в год, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме исключений, определенных законодательством.

    Инвентаризация  – это установление фактического наличия средств и их источников, производственных затрат и т.п. путем пересчета остатков в натуре или путем проверки учетных записей.

    Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества с данными аналитического и синтетического учета;
• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств.

    С помощью инвентаризации проверяют  правильность данных текущего учета  и выявляют допущенные ошибки: отражают неучтенные хозяйственные операции, контролируют сохранность хозяйственных  средств, числящихся у материально  ответственных лиц.

    В целях осуществления инвентаризации расчетов с подотчетными лицами на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В обязанности инвентаризационной комиссии входит обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках денежных средств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

    Руководитель  предприятия должен создавать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Фактическое наличие денежных средств при проведении инвентаризации определяется путем обязательного подсчета и сравнения с учетными данными. Проверка фактического наличия денежных средств производится при обязательном участии материально ответственного лица (кассира, при приеме на работу с ним заключается договор о полной материальной ответственности с целью обеспечения сохранности наличных денежных средств).

    Количество  инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества  и обязательств, проверяемых при  каждой из них, устанавливается приказом руководителя предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

    Проведение  инвентаризации обязательно⁵:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации, ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

    Перед инвентаризацией расчетов с подотчетными лицами осуществляются подготовительные мероприятия, в частности все документы по приходу и расходу ценностей обрабатываются и записываются в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц берется расписка в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

    По результатам инвентаризации расчетов с подотчетными лицами составляется акт инвентаризации. По результатам инвентаризации, оформленные инвентаризационные описи и акты передают в бухгалтерию, где сотрудники бухгалтерии их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.

    В обязанности инвентаризационной комиссии входит выявление причин возникновения недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

    По  результатам инвентаризации может  быть выявлена недостача или излишек. Денежные средства оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачисляются на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом делаются проводки: