Аудит расчетов с подотчетными лицами. 44
2
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ И НАУКЕ
СЫКТЫВКАРСКИЙ ЛЕСНОЙ ИНСТИТУТ – ФИЛИАЛ
ГОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЛЕСОТЕХНИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ имени С.М. КИРОВА»
ФАКУЛЬТЕТ ЗАОЧНОГО ОБУЧЕНИЯ
Кафедра бухгалтерского учета, анализа, аудита
и налогообложения
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «АУДИТ»
На тему «Аудит расчетов с подотчетными лицами»
Выполнила: Суворова Наталья Григорьевна
Сыктывкар 2010
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами
1.2 Нормативно-правовое регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами
1.3. Особенности аудита расчетов с подотчетными лицами
1.4. Источники аудиторских доказательств
1.5. Методы сбора аудиторских доказательств
2. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АВТОРЕСУРС КОМИ»
2.1. Оценка состояния бухгалтерского учета и качества финансовой отчетности в ООО «АВТОРЕСУРС КОМИ»
2.2. План аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
2.3. Анализ и обобщение результатов аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «АВТОРЕСУРС КОМИ» в аналитической части аудиторского заключения
2.4. Рекомендации и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость направления сотрудников в командировки, приобретения материальных ценностей за наличные деньги. Для этих целей на предприятии существуют подотчетные лица – сотрудники, которые получают наличные денежные средства под отчет, то есть деньги, за которые в последующем они должны отчитаться. Операции с подотчетными лицами в учете имеют не слишком сложное отражение, однако, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых участков учета наибольшее количество ошибок и нарушений выявляется именно в расчетах с подотчетными лицами. Основной причиной этого является небрежное ведение учета расчетов с подотчетными лицами и отсутствие соответственного контроля расчетов с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители.
Целью данной курсовой работы является изучение проведения аудита расчетов с подотчетными лицами. Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи: рассмотрение теоретических основ и методологических особенностей расчетов, обзор нормативно-правовой базы, регулирующей расчеты с подотчетными лицами, изучение особенностей учета расчетов, источников и методов сбора аудиторских доказательств. Еще одной задачей стоит проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Авторесурс Коми».
Для написания курсовой работы использовались нормативные документы РФ, статьи и предоставленная предприятием документация.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений.
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами
Подотчетным лицом в бухгалтерском учете принято называть сотрудника организации, который имеет право получать из кассы наличные денежные средства. Деньги выдаются на командировочные, представительские и хозяйственные нужды. Работник обязан отчитаться по выданным ему суммам, представив авансовый отчет, с приложением к нему оправдательных документов.
Командировочные расходы возникают при направлении работника в командировку – в поездку для выполнения поручения работодателя в другой город или страну. Если работа сотрудника носит разъездной характер, то такие поездки не считаются командировками. В командировку могут направлять только штатных сотрудников предприятия.
Согласно п.п. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Первичным документом, на основании которого принимаются к учету данные расходы, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма N Т-10). Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства-участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства-участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях – должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего документального подтверждения [18].
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
При этом место проведения таких мероприятий не имеет значения.
Также к представительским расходам относятся:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий [24].
Под хозяйственно-операционными понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товара, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать, что расходы принимаются к учету при условии экономической целесообразности.
Наличные денежные средства выдаются работникам в размере потребности и на срок, предусмотренный учетной политикой предприятия. В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:
Дт 71 Кт 50 - выданы денежные средства под отчет;
Дт 10, 19, 20, 26,41 и др. Кт 71 - списаны расходы или оприходованы ценности согласно утвержденному авансовому отчету;
Дт 50 Кт 71 - возвращен подотчетным лицом неиспользованный аванс;
Дт 71 Кт 50 - выдано подотчетному лицу в счет перерасхода по авансовому отчету.
1.2 Нормативно-правовое регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами
В настоящее время нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета и аудита в Российской Федерации представлено четырехуровневой системой. Рассмотрим сначала систему регулирования учета.
Законодательный уровень представлен федеральными законами, постановлениями Правительства, указами Президента, которые могут оказывать влияние на ведение бухгалтерского учета: Федеральный закон №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Гражданский, Трудовой и Налоговый Кодексы, а также Кодекс об административных правонарушениях.
В состав нормативного уровня входят положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), в которых изложены основные принципы ведения бухгалтерского учета, в частности, в силу того, что подотчетные лица получают денежные средства для приобретения материалов, командировочные и представительские расходы, то расчеты с подотчетными лицами регулируются Положением по бухгалтерскому учету № 10/99 «Расходы организации». Порядок и правила оформления выдачи денежных средств из кассы предприятия представлены в «Порядке ведения кассовых операций».
Методологический уровень составляют документы, в которых определены методология или правила ведения бухгалтерского учета в различных отраслях. Основным документом является План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению.
Локальный уровень составляют внутренние документы предприятия: приказы, распоряжения, положение по учетной политике, рабочий план счетов, должностные инструкции.
Система нормативно-правового регулирования аудита расчетов по своей структуре схожа с системой регулирования бухгалтерского учета и подразделяется на четыре уровня, первый из которых представлен Федеральным законом № 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности".
Второй уровень включает подзаконные акты международной федерации бухгалтеров, а также федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 696.
Третьему уровню присущи внутренние стандарты аккредитованных профессиональных объединений и нормативные акты министерств и ведомств.
Заключительный четвертый уровень представлен внутрифирменными стандартами аудиторской деятельности.
1.3. Особенности аудита расчетов с подотчетными лицами
При аудите расчетов с подотчетными лицами проверке подлежит [25]:
- правильность оформления и своевременность предоставления авансовых отчетов, наличие документов для обоснования произведенных расходов;
- правильность оформления командировочных документов и соответствие произведенных расходов установленным нормам;
- соответствие выдачи под отчет денежных сумм установленным внутренним правилам организации.
Типичными ошибками и нарушениями являются:
1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:
выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;
выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;
выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;
несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;
списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;
списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;
списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;
списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;
несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов – некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.
4. Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами – выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.
5. Нарушения порядка учета представительских расходов:
несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;
неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
ведение аналитического учета не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;
несоответствие записей в авансовых отчетах данным аналитического учета.
7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов [23].
Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.
┌───────────────┐ Информация ┌────────────┐ остатка ┌─────────-────────┐
│Выдача денежных│ о выданном │ Оформление ├────-───--───>│ Возврат остатка │
│ средств │ авансе │ авансового │ │ подотчетной суммы│
│ подотчетному ├───-----───>│ отчета │ └─────────────-────┘
│ лицу │ │ │ ┌──────────────────┐
│ │ │ ├─────────--──>│Выдача перерасхода│
└───────────────┘ └────────────┘ Рассчитанная └──────────────────┘
| сумма
| перерасхода
|
├─Покупка ТМЦ по чеку
├─Расчеты с поставщиком
└─Отнесение на затраты
Рис. 1. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами
В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить, что все расчеты осуществляются со счета 71. Выданные под отчет суммы дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
В целях обеспечения внутреннего контроля над сохранностью денежных средств в организации должен был издан приказ, устанавливающий перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства, размеры и срок, на который выдаются денежные средства. Не возвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аудитору необходимо проверить, ведется ли аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Аудитором должны быть сопоставлены суммы, указанные в авансовых отчетах, с данными первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Дата авансового отчета не должна быть ранее, чем дата приложенных документов, подтверждающих расходы.
Отсутствие документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, является основанием для налоговых органов доначислить НДС и налог на прибыль [22].
На основании Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" с 28 июня 2003 г. на всей территории Российской Федерации организации и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять наличные денежные расчеты за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), включенной в государственный реестр. Таким образом, ККТ применяется при всех наличных денежных расчетах с юридическими и физическими лицами, включая предоплату за оказание услуг, что и должен проконтролировать аудитор. При принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм обязательно [22].
Аудит командировочных расходов. Аудитору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника (Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469).
При аудите расчетов с подотчетными лицами следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.). Также необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Аудитор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.
Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы.
Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.
Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда) и их нормирование для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ) [23].
Наиболее спорным моментом при проведении аудита подотчетных лиц является применение налогового вычета по НДС в части расходов на оплату проживания в гостинице. При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями) основанием для вычета суммы налога, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога, а при отсутствии его – счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).
Следовательно, для проверки таких расходов аудитору лишь остается собрать необходимый комплект документов, подтверждающих командировочные расходы [22].
Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды. Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.
Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными – 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ. Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.
К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно (Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.1998 N 55). Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:
- наименование;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).
Проверка правильности возмещения сумм представительских расходов. Аудитор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.
Для контроля за затратами по приему делегаций в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
