Аудит расчетов с подотчетными лицами. 32

Содержание 

Введение 

    Хозяйственная деятельность предприятий сопряжена с расчетами с работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение операционно–хозяйственных задач (заключающихся в покупке за наличный расчет товаров у других организаций, оплате за выполненные работы, оказанные услуги) и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах  за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы, например, лимитированную чековую книжку, и т.п.

     Практика  аудиторских проверок показывает, что  из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Целью курсовой работы является изучение вопроса аудита расчетов с подотчетными лицами. Выбор  темы связан с актуальностью данной проблемы существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль  и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

     Объектом  настоящего исследования является ООО «Надежда»

     Предметом изучения является политика предприятия  по организации и ведению учета  расчетов с подотчетными лицами.

     Изучение  выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть  аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

     Сформулированная  цель предполагает решение следующих  задач:

     - определить цель, задачи и источники  информации аудита расчетов с  подотчетными лицами;

     - определить нормативные и законодательные  документы учета расчетов с подотчетными лицами;

     - оценить уровень существенности, внутренний контроль и аудиторский  риск;

     - составить план и программу  аудита;

     - рассмотреть аудит расчетов с  подотчетными лицами;

     - проанализировать полученный материал  и сделать выводы.

     В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные  пособия российских авторов по проблемам  учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

     Официальной базой выработки основных направлений  по аудиту расчетов с подотчетными лицами явились законодательные и нормативные документы (Федеральные законы, кодексы, Положения, ПБУ, Методические указания, План счетов и др.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Основы организации аудита и его правовое обеспечение 

1. Теоретические основы аудита

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

     - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

     - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

     - расходы на командировки по  территории Украины и за границу;

     - представительские расходы.

     Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

     В условиях формирования рыночной инфраструктуры большое значение приобретает аудит  соблюдения законодательных норм относительно осуществления расчетных операций, в частности расчетов с подотчетными лицами.

     Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляют сплошным порядком. Аудитор руководствуется  Постановлением КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» с учетом действующих изменений.

     Практические  цели проверки внутренних расчетных  операций заключаются в установлении:

     полноты – все ли операции внутренних расчетов учтены в бухгалтерской отчетности , не существует ли неучтенных расчетов;

     существования - существуют ли обязательства по подотчетным суммам на дату составления баланса и существенна ли эта сумма обязательств;

     прав  и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по внутренним расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);

     оценки  - оценены ли обязательства по расчетам с подотчетными лицами в соответствии с требованиями нормативных актов;

     точности  – правильно ли произведены начисления и удержания через заработную плату, расчет суточных по командировкам, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;

     ограничения учетного периода – все ли обязательства по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;

     предоставления  и раскрытия – все ли обязательства по расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности.

     Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является:

     - проверка соблюдения правил выдачи  авансов;

     - контроль за своевременностью сдачи авансовых отчетов;

     - проверка правильности использования  подотчетных сумм и оформление  документов, приложенных к авансовым  отчетам, а также своевременности  возвращения неизрасходованных  сумм;

     - выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов.

     Источниками аудита являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с  прилагаемыми к ним оправдательными  документами об использовании подотчетных  сумм, отчетах кассира с прилагаемыми приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета из счета 372 «Расчета с подотчетными лицами». Сальдо этого счета может быть как дебетовым, так и кредитовым. Такие показатели отображают развернутое сальдо счета: дебетовое сальдо - в составе оборотных активов, кредитовое сальдо - в составе обязательств баланса предприятия.

     Аудитор проверяет, предоставило ли подотчетное  лицо в течение трех дней по возвращении  из командировки или после выполнения поручения авансовый отчет об использовании подотчетных сумм; приложены ли к авансовому отчету ли удостоверение на командировку, оформленную в установленном порядке (с отметками о выбытии и прибытии), железнодорожный и другие билеты, копии товарных чеков, приемные акты или расписки лиц, которые приняты от подотчетного лица приобретенные ценности и тому подобное.

     Проверка  правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

     Таким образом, основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является: проверка соблюдения правил издания  авансов; контроль за своевременностью сдачи авансовых отчетов; проверка правильности использования подотчетных  сумм и оформление документов, прибавленных к авансовым отчетам, а также своевременности возвращения неизрасходованных сумм. Кроме того, заданием аудиту является: выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов. 

1.2. Правовое и информационное обеспечение аудита 

    Система нормативно – правового регулирования  аудита по своей структуре схожа  с системой регулирования бухгалтерского учета и подразделяется на четыре уровня, первый из которых представлен  Федеральным Законом «Об аудиторской  деятельности» от 7.08.2001 г. № 119–ФЗ.

    Второй  уровень включает подзаконные акты международной федерации бухгалтеров, а также федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности, Утвержденные Постановлением Правительства №696 от 23.09.2002 г. В РФ принято 34 стандарта, которые являются федеральными и обязательны к применению. Сюда включены:

• № 1. Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности.
• № 2. Документирование аудита.
• № 3. Планирование аудита.
• № 4. Существенность в аудите.
• № 5. Аудиторские доказательства.
• № 6. Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности.
• № 7. Внутренний контроль качества аудита.
• № 8. Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом.
• № 9. Аффилированные лица.
• № 10. События после отчетной даты.
• № 11. Применимость допущения непрерывности деятельности аудируемого лица.
• № 12. Согласование условий проведения аудита.
• № 13. Обязанности аудитора по рассмотрению ошибок и недобросовестных действий в ходе аудита.
• № 14. Учет требований нормативных правовых актов Российской Федерации в ходе аудита.
• № 15. Понимание деятельности аудируемого лица.
• № 16. Аудиторская выборка.
• № 17. Получение аудиторских доказательств в конкретных случаях.
• № 18. Получение аудитором подтверждающей информации из внешних источников.
• № 19. Особенности первой проверки аудируемого лица.
• № 20. Аналитические процедуры.
• № 21. Особенности аудита оценочных значений.
• № 22. Сообщение информации, полученной по результатам аудита, руководству аудируемого лица и представителям его собственника.
• № 23. Заявления и разъяснения руководства аудируемого лица.
• № 24. Основные принципы федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности, имеющих отношение к услугам, которые могут предоставляться аудиторскими организациями и аудиторами.
• № 25. Учет особенностей аудируемого лица, финансовую (бухгалтерскую) отчетность которого подготавливает специализированная организация.
• № 26. Сопоставление данных в финансовой (бухгалтерской) отчетности.
• № 27. Прочая информация в документах, содержащих проаудированную финансовую (бухгалтерскую) отчетность.
• № 28. Использование результатов работы другого аудитора.
• № 29. Сообщение информации, полученной по результатам аудита, руководству аудируемого лица и представителям его собственника.
• № 30. Рассмотрение работы внутреннего аудита.
• № 31. Компиляция финансовой информации
• № 32. Использование аудитором результатов работы эксперта
• № 33. Обзорная проверка финансовой (бухгалтерской) отчетности
• № 34. Контроль качества услуг в аудиторских.

    Третьему  уровню присущи внутренние стандарты аккредитованных профессиональных объединений и нормативные акты Министерств и Ведомств.

    Заключительный  четвертый уровень представлен  внутрифирменными стандартами аудиторской  деятельности.

    В качестве аудиторских доказательств  используется следующая информационная база:

    1. Учетные документы, отражающие  совершения хозяйственной операции:

    - авансовый отчет (форма №АО  -1) - представляют подотчетные лица  об израсходовании авансовых  сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;

     - журнал регистрации авансовых  отчетов, 

    - приказ о направлении работника  в командировку (форма  № Т-9), применяется для оформления и  учета направления работника  в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

    При необходимости указываются источники  оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в  командировку.

    - командировочное удостоверение  (форма Т – 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

    - служебное задание для направления  в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а) и отчет о его выполнении (командировочное удостоверение, форма № Т10), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также авансовым отчетом (форма № АО-1).

    - список лиц которым разрешено  получение наличных  денег из  кассы, 

    - приказы об утверждении смет  представительских расходов,

    - сметы представительских расходов,

    - главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,

    - журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.;

    2. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая  суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА №1 «Бухгалтерский баланс»  (строка баланса 246 – прочая  дебиторская задолженность);

    3. Прочие документы, отражающие  законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Организация проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами 

2.1. Краткая характеристика ООО «Надежда» 

    ООО «Надежда» было создано в марте 2009. До этого предприятие было муниципальным. МУП «Надежда» создано 24.12.2004 года путем выделения сельскохозяйственного производства из состава МП «Кунгурская МТС», ранее специализирующегося на оказании услуг импортной техникой (зерновыми, кормозаготовительными комбайнами, тракторами, прессами, погрузчиками) сельскохозяйственным товаропроизводителям. 

     Предприятие расположено по адресу  ул. Центральная 1, с. Плеханово,  Кунгурский район, Пермский край.

     На климат Пермской области, расположенной почти в центре материка, влияют Атлантический океан и материк. Приходящие с Атлантического океана влажные массы воздуха зимой приносят тепло, летом – прохладу.

     Территория ООО «Надежда» расположена в зоне Кунгурско–   Красноуфимской лесостепи. Почвы этой зоны занимают особое место среди почв Пермской области. Наиболее распространёнными являются лесостепные и дерново-подзолистые. В небольшом количестве встречаются дерново-карбонатные и оподзоленные чернозёмы.

     ООО «Надежда» - сельскохозяйственное предприятие, специализирующееся на производстве сельскохозяйственной продукции (молоко, зерно, мясо КРС, свиней). Находится в достаточно выгодном положении по отношению к рынкам сбыта, расстояние до районного центра г. Кунгура – 5 км, до областного центра    г. Пермь – 103 км,  до ближайшей железнодорожной станции г. Кунгур – 7 км. Основными рынками сбыта сельскохозяйственной продукции являются перерабатывающие предприятия г. Кунгура и г. Перми, дорожное сообщение осуществляется по трассе регионального назначения Пермь – Пермь-Серга, с асфальтированным дорожным покрытием. Молоко реализуется Кунгурскому молочному заводу, Пермскому молочному заводу и заводу в п. Калинино. Мясо реализуется на перерабатывающий завод «Телец».

     В хозяйстве два отделения. Среднегодовая численность работников предприятия 52 человека.

     Предприятие действует на основе полного хозяйственного расчета и самофинансирования, обладает самостоятельностью в вопросах заключения договоров, формы управления, оказания услуг, установления цен, оплаты труда, распределения прибыли. Учредительными документами предприятия являются учредительный договор, подписанный его учредителями, и утвержденный ими устав.

     Производственная специализация предприятия определяется по основным товарным отраслям и продуктам, обеспечивающим наибольшую выручку от реализации.

     Производственная структура предприятия представлена двумя цехами: цех растениеводства и животноводства (приложение 1).

     Организационная структура представлена  в виде отдельных подразделений, с помощью которых осуществляется весь производственный процесс в хозяйстве (приложение 2).

     По характеру соподчинения выделяется  комбинированная (смешанная) система  управления. Комбинированная система  предусматривает сочетание  линейного соподчинения вышестоящему руководителю по административной линии, то есть такое управление, когда у каждого подчиненного имеется свой непосредственный начальник по специальным вопросам технологии производства.

          В течении года предприятие занимается производством молока, выращиванием скота; в весенне-летний период – производством зерновых культур, заготовкой кормов (силос, сено, солома).

    Все операции, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, отражаются в бухгалтерском  учете ООО «Надежда» представленными ниже проводками.

    Таблица 1. - Бухгалтерские проводки, используемые в ООО «Надежда»

    С целью более полного и наглядного  отображения действительной характеристики предприятия с точки финансово-экономического понимания, необходимо рассмотреть основные экономические показатели, достигнутые предприятием в 2010 году и сравнить их с 2009 г. и 2008 г.

    Таблица 2. - Общая характеристика ООО «Надежда»