Аудит расчетов с подотчетными лицами. 65

     Введение

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

      Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

      Проблема  правильного отражения в учете  расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как  в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

      В данной работе я собираюсь рассмотреть  актуальную в настоящее время  тему аудита расчетов с подотчетными лицами.

      Актуальность  данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

      Объектом исследования данной работы является процесс проведения аудиторской проверки на предприятии в современных условиях. Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами. 

      Изучение  выбранной темы предполагает достижение следующей цели - рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

      Сформулированная  цель предполагает решение следующих  задач:

      - дать понятие аудита расчетов  с подотчетными лицами;

      - определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

      - рассмотреть аудит расчетов с  подотчетными лицами;

      - проанализировать полученный материал  и сделать выводы.

      В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные пособия авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

      Официальной базой выработки основных направлений  по аудиту расчетов с подотчетными лицами явились законодательные  и нормативные документы (Законы, Положения, Методические указания, План счетов и др.).. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1. Теоретические основы  аудиторской деятельности 

      1.1.  Сущность,цели и задачи аудита. 

      В соответствии со ст. 1 ФЗ РФ «Об аудиторской  деятельности» аудиторская деятельность, аудит – это деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей[1].

      На  макроэкономическом уровне аудит является элементом рыночной инфраструктуры, необходимость функционирования которого определяется следующими обстоятельствами:

      - бухгалтерская отчетность используется  для принятия решений ее заинтересованными  пользователями в т.ч. руководством, участниками и собственниками  имущества экономического субъекта, реальными и потенциальными инвесторами, работниками и заказчиками, органами власти и общественностью в целом;

      - бухгалтерская отчетность может  быть подтверждена искажениями  в силу ряда факторов, в частности  применения оценочных значений  и возможности неоднозначной интерпретации фактов хозяйственной жизни; помимо этого достоверность бухгалтерской отчетности не обеспечивается автоматически ввиду возможной пристрастности ее составителей;

      - степень достоверности бухгалтерской  отчетности, как правило, не может  быть самостоятельно оценена большинством заинтересованных пользователей из-за затрудненности доступа к учетной и прочей информации, а также многочисленности и сложности хозяйственных операций, отражаемых в бухгалтерской отчетности экономических субъектов

      Вот еще одно определение аудита, взятое из нормативных актов РФ: аудит – предпринимательская деятельность аудиторов по осуществлению независимых проверок бухгалтерской отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов с целью установления достоверности их бухгалтерской отчетности и соответствия совершенных ими финансовых и хозяйственных операций нормативным актам, действующим в РФ[11]. 

      По  мнению американских специалистов, аудит – это сбор и оценка фактов, касающихся функционирования и положения экономического объекта, или информация о таком функционировании и положении, осуществляемой компетентным независимым лицом, которое исходя из установленных критериев, выносит заключение о качественной стороне этого функционирования. Следовательно, под аудитом понимаются независимая проверка и выражение мнения о финансовой отчетности предприятия.

         Аудит – это не просто механизм контроля. Аудиторские проверки в равной степени можно считать средством достижения коммерческого успеха, поскольку «добавочная стоимость» консультаций, осуществляемых специалистами по видению бизнеса, и их советов, в конечном счете, способствуют экономическому успеху клиента[13]. 

      Основная  цель аудита - установление достоверности бухгалтерской или финансовой отчетности экономических субъектов и соответствия совершенных ими финансовых и хозяйственных операций нормативным актам. Следовательно, назначение аудита – это проверка финансовых отчетов с целью:  

      ·        подтверждения достоверных отчетов или консультации их недостоверности;

      ·        проверки полноты, достоверности и  точности отражения в учете и  отчетности затрат, доходов и финансовых результатов деятельности предприятия  за проверяемый период;

      ·        контроль за соблюдением законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности, методологической оценки активов, обязательств и собственного капитала;

      ·        выявление резервов лучшего использования  собственных основных и оборотных средств, финансовых резервов и заемных источников.

      Для достижения основной цели и представления  заключения аудитор должен составить  мнение по следующим вопросам[13]. 

      1.    общая приемлемость отчетности (соответствует  ли отчетность в целом всем требованиям, предъявляемым к ней);

      2.    обоснованность (существуют ли основания  для включения в отчетность  указанных там сумм);

      3.    законченность (включены ли в  отчетность все надлежащие суммы,  в частности все ли активы  и пассивы, принадлежащие компании);

      4.    оценка (все ли категории правильно  оценены и безошибочно посчитаны);

      5.    классификация (есть ли основание  относить сумму на тот счет, на котором она записана);

      6.    разграничение (отнесены ли операции, проводимые незадолго до даты составления баланса или непосредственно после нее к тому периоду, в котором были проведены);

      7.    аккуратность (соответствует ли  сумма отдельных операций данным, приведенным в книгах и журналах, соответствуют ли итоговые суммы  данным, приведенным в главной книге);

      8.    раскрытие (все ли категории  занесены в финансовую отчетность  и правильно ли отражены в  отчетах и приложениях книг)[16]. 

      Задача  аудитора состоит:

      ·     в оценке уровня бухгалтерского учета, квалификации учетных кадров, качество обработки информации (особенно первичной документации), правильность и законность совершения бухгалтерских записей;

      ·     в оказании помощи предприятиям путем  рекомендаций по устранению недостатков, особенно тех нарушений, которые  непосредственно повлияли на финансовые результаты, сказались на достоверности показателей отчетности;

      ·     в необходимости оценки не только прошлых фактов и существующих в  данный момент положений, но и ориентировании руководства проверяемой организации  на те будущие события, которые способны повлиять на хозяйственную деятельность и конечный результат.

      В последнее время в деятельности аудиторов появилась еще одна очень важная функция – это  оказание помощи предприятиям в защите их интересов в налоговых органах  и арбитражных судах[15]. 
 

      1.2 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.

      В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик. 

      Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном "О бухгалтерском учете".[1]

      Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения  кассовых операций».[7]

      В связи с тем, что расчеты с  подотчетными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым  предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 60 000 руб.

      Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.[11] 

      Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

      При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса  РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни. 

      Размер  суточных для бюджетных организаций  устанавливается Постановлением Правительства  РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

      При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующие нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России, Инструкцию Банка России, Положение по бухгалтерскому учету № 3/2006 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».  
 

      1.3 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами 

      Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

      Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).[14] 

      При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.[17] 

      В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

      В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.[16] 

      Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

      Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения в нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».[18]

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.  
 
 
 
 
 
 
 
 

      2.Аудиторская проверка  расчетов с подотчетными лицами 

2.1. Экономическая характеристика CПК «Ергенинский» 

    В 1965 году в 10 км к югу от г. Волгограда приступили к строительству полносистемной рыбоводного хозяйства-рыбхоза «Чапурники»  ныне СПК «Ергенинский»,по проекту составленному институтом «Приволжгидросельхозстрой».

    СПК «Ергенинский» является сельскохозяйственным производственным кооперативом ,именуемым  в дальнейшем «Кооператив» создан гражданами, на основе добровольного членства для  совместной деятельности по ведению рыбного хозяйства, сельскохозяйственного производства путем добровольного объединения имущественных паевых взносов и передачи их в паевый фонд Кооператива, а также личного участия в его деятельности.

    Хозяйство расположено в 0,5 км к югу-западу от с. Большие Чапурники, удаленного от центра г. Волгограда на 45 км. Ближайшая железнодорожная станция «Канальная» в 25 км.

    Общая проектная площадь хозяйства 1518 га, в том числе под прудами 1377 га. Выращивание рыбы в хозяйстве  осуществляется методом интенсификационных мероприятий: кормление рыбы, удобрение почвы прудов, внедрение поликультуры, комплексная механизация. Применение поликультуры в хозяйстве явилось одним из факторов увеличения рентабельности производства. В хозяйстве для совместного выращивания с карпом используется белый и пестрый толстолобик, и белый амур.

    Специализируется  хозяйство на производстве и реализации товарной рыбы, рыбопосадочного материала. Товарная рыба поступает в сеть крупных  магазинов ( ОАО «Реал-гипермаркет, ЗАО т/д «Перекресток») г. Волгограда и реализуется на рынках города с собственных автомашин. Период реализации товарной рыбы сезонная, с сентября по апрель месяц. В период реализации происходит накопление денежных средств ,для дальнейшей работы предприятия в период простоя.

    За  годы существования предприятия  создала устойчивые отношения  с  поставщиками как: ООО «Лукойл-Нижневолскререработка», ООО Волгоградэнергосбыт, ЗАО «Автоспецзапчасть», ООО «Промстройконструкция».

        В СПК «Ергенинский» бухгалтерский  учет ведется в соответствии  учетной политикой предприятия. Данный документ был сформирован главным бухгалтером, Никитиной Т.Р. в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и утвержден директором предприятия  Дорофеевым В.Н.

 Таки  образом, в соответствии с приемами учетной политики ответственность за ведение бухгалтерского учета организации возложена на руководителя организации посредством выполнения всех норм действующего законодательства работниками предприятия. Бухгалтерский учет в организации ведется обособленным отделом - бухгалтерией предприятия, возглавляемой Главным бухгалтером.

   Бухгалтерский учет ведется на основе журнально-ордерной системы счетоводства с использованием электронных вычислительных средств, по формам, утвержденным главным бухгалтером, учитывающих специфику деятельности предприятия и его организационную структуру.   Для отражения хозяйственных операций   используются     межведомственные типовые формы, а также разработанные самостоятельно к соответствующим типовым.

Также на предприятии утвержден разработанный на основе типового рабочий план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с требованиями своевременности полноты учета и отчетности .

Все хозяйственные  операции через систему первичных  проводок (через регистры) путем двойной записи отражаются  в Главной  книге организации.

В обязанности  главного бухгалтера Никитиной Т.Р. входит составление бухгалтерского баланса, квартального и годового отчетов, осуществление контроля за финансовыми, расчетными и кредитными операциями, обеспечение рациональной организации бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях, также главный бухгалтер ведет  счета расчетов по налогам и сборам, основным средствам и расчетов с подотчетными лицами по расходам, принимаемым для целей налогообложения.

Совместно с директором, Дорофеевым В.Н., главный  бухгалтер подписывает документы, служащие основанием для приемки  и выдачи денежных средств, товарно-материальных ценностей,  а также расчетные, финансовые, кредитные обязательства и различные хозяйственные договора.

Заместитель главного бухгалтера Типикина Е.А. ведет  счета  расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками,  счет «Основное производство» субсчет  товарная рыба, производит проверку кассовых и банковских документов, начисляет амортизацию. Бухгалтер-материалист Матвеева Ирина Юрьевна ведет счет 10 «Материалы», его 5 субсчет «запасные части», а также осуществляет операции по счету 43 «Готовая продукция».Бухгалтер Малкина Марина Викторовна осуществляет операции по счетам «Животные на выращивании и откорме», по 79 счету внутрихозяйственные расчеты.

       В обязанности бухгалтера Панфилова   Валентины Сергеевны входит выполнение  работ по расчетам заработной  платы, отпускных, начисление  компенсации по временной нетрудоспособности работников. Также она ведет учет по 3 субсчету «Топливо» счета 10 «Материалы», производит расчеты с Пенсионным Фондом РФ. Кассиром на предприятии является Сергеева Вера Михайловна.

      Оплата  труда работников и специалистов, занятых в производственной деятельности колхоза производится как в денежной, так и в натуральной формах оплаты труда. При этом, доля заработной платы, выплачиваемая вне денежной форме, на может превышать 20 % от общей суммы заработной платы.

      Основной вид деятельности данного предприятия – производство сельскохозяйственной продукции с целью ее последующей реализацией.Основной продукцией СПК является продукция животноводства, из которой можно выделить товарную рыбу.

      Для более детального ознакомления с  предприятием необходимо рассмотреть основные экономические показатели его развития, на которые оказывают непосредственное влияние размеры сельскохозяйственного производства.

      Основные  экономические показатели, характеризующие  параметры сельскохозяйственного  производства в динамике за последние 3 года приведены в таблице 1.

                                                                                                 Таблица 1

Параметры и основные экономические  показатели СПК «Ергенинский»