Аудитор и его рабочие документы

Содержание 
 

Введение 
 

    Аудиторская документация служит доказательством  проделанной работы и может использоваться в разрешении конфликтных ситуаций, но главное – она помогает упорядочить  процесс аудита, вести его по разработанной  для аудиторской фирмы схеме. Сведения, которые содержаться в рабочих документах, могут использоваться аудиторской фирмой в дальнейшей работе с той фирмой-клиентом, в процессе проверки которой они были созданы, а также в работе с другими клиентами, у которых встречаются аналогичные ситуации, в ходе обучения молодых аудиторов.

    Целью данной работы является определение  роли и места рабочих документов аудитора в аудиторской деятельности. Порядок подготовки рабочей документации, требования к их содержанию, оформлению и хранению содержатся в Международном стандарте аудита 230 «Документация».

    Аудитор должен достаточно полно и подробно подготавливать рабочие документы  для обеспечения исчерпывающего понимания аудита.

    В рабочих документах аудитор должен отражать информацию о планировании аудиторской работы, о характере, сроках и объеме выполненных аудиторских процедур, о последующих результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. Рабочие документы должны содержать обоснование аудитором всех значимых вопросов, по которым требуется использовать суждение и выводы аудитора. В случаях, требующих рассмотрения сложных принципиальных вопросов или вынесения суждений, в рабочих документах отражаются соответствующие факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов.

    Объем рабочих документов должен определяться исходя из профессионального суждения аудитора. Определяя объем рабочих  документов, необходимых для подготовки и хранения, аудитор должен рассмотреть, какая информация может потребоваться другому аудитору, ранее не проводившему аудит, для того чтобы дать ему представление о проделанной работе и причинах принятия принципиальных решений, без подробного изложения всех деталей аудита. Этот другой аудитор может получить представление о детальных аспектах аудита только в процессе обсуждения их с аудиторами, подготовившими эти рабочие документы.

       Документирование  аудита является одним из важнейших  условий его квалифицированного проведения. Для аудитора, составляющего  отчет о результатах проведенного аудита, рабочие документы с подробным описанием планирования проверки, ее хода, анализа системы внутреннего контроля и учета, выводов по результатам проверки отдельных объектов аудита и документов, их подтверждающих, являются первичными документами, без которых подготовка достоверного отчета (заключения) невозможна. Наличие рабочей документации позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. На основе рабочей документации аудиторская фирма может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита.

       Рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена надлежащим образом (глубоко и качественно), раскрывать методы аудита, объем проверенных документов и подтверждать полноту и качественность аудиторского заключения. Они должны также содержать пояснения о том, что книги и журналы, записи и т.п. отражают (или не отражают) совершенные операции в соответствии с нормативной и законодательной базой Республики Казахстан надлежащим образом. Кроме того, должно быть документально подтверждено, что проверка была надлежащим образом спланирована, реализация плана аудиторами ежедневно контролировалась и в ходе аудита подвергалась рассмотрению, что при необходимости выполнялись соответствующие исследования.

       Задачи  данной курсовой работы заключаются  в обосновании сущности рабочих  документов, их роли и значимости в деятельности любого хозяйствующего субъекта. Рабочие документы должны позволять аудитору, возглавляющему проверку, и руководству фирмы оценить работу как бригады в целом, так и каждого аудитора в отдельности, и определить, не требуется ли изменить условия проведения проверки в последующих периодах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1  Рабочие документы как основа документирования аудиторской деятельности 
 

     1.1 Необходимость и сущность рабочих документов аудитора 

     Аудиторская деятельность (аудит) в Казахстане представляет собой предпринимательскую деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.

     Аудитор (от лат. auditor – слушатель, ученик, последователь) – лицо, проверяющее состояние финансово – хозяйственной деятельности предприятия за определенный период. Существует мнение, что понятие аудита значительно шире таких понятий, как ревизия и контроль, поскольку аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, что не менее важно, разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли.  Аудиторская деятельность, помимо проверок, предполагает оказание различных сопутствующих услуг: ведение и восстановление учета, консультации по вопросам ведения учета, налогообложения и т.д.

     По  словам известного американского специалиста  в области теории и практики аудита проф. Дж. Робертсона аудит является деятельностью, направленной на уменьшение предпринимательского риска. Он считает, что аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов.

     Аудит отличается от судебно-бухгалтерской  экспертизы. Это отличие состоит  в том, что аудит – это независимая  проверка, а судебно-бухгалтерская экспертиза осуществляется по решению судебных органов. Аудит существует независимо от наличия или отсутствия уголовного или гражданского процесса. Аудитор может быть привлечен в качестве эксперта-бухгалтера при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы.

     Термин  «документация» трактуется как материалы (рабочие документы), оставляемые  аудиторами и для аудитора или  получаемые и хранимые аудиторами в  связи с проведением аудита.

     Рабочие документы - это записи, в которых  аудитор фиксирует использованные процедуры, тесты, полученную информацию и соответствующие выводы, сделанные в ходе аудита. Они включают информацию, которую аудитор считает важной для правильного выполнения проверки и которая может поддержать выводы, приводимые им в его аудиторском заключении. Рабочие документы позволяют аудитору быть в достаточной степени уверенным в том, что он проводит аудит в соответствии с принятыми стандартами.

     Рабочие документы, имеющие отношение к  аудиту за текущий год, представляют собой основу для планирования аудита, так как являются записью собранных свидетельств, а также результатов проверок.

     Важнейшими  источниками информации для планирования могут служить:

     - описательная информация о системе  внутрихозяйственного контроля,

     - программа аудита,

     - результаты аудита за прошлый  год.

     Количественный  и качественный состав рабочей документации должен быть сформирован таким образом:

     - чтобы при необходимости аудитор  смог продемонстрировать, что его  аудит был хорошо спланирован  и соответствующим образом контролировался,

     - что собранные свидетельства  достоверны, достаточны и своевременны,

     - что аудиторское заключение согласуется  с результатами проверки.

     Аудитор должен подготовить аудиторскую  документацию таким образом, чтобы  опытный аудитор, не имевший ранее отношения к данному заданию, смог бы понять:

     - характер, временные рамки и объем аудиторских процедур, выполненных в соответствии с МСА и установленными законодательными и нормативными требованиями;

     - результаты аудиторских процедур и полученные аудиторские доказательства;

     - значимые вопросы, возникшие в ходе аудита, и выводы, сделанные по ним.

     Форма, содержание и объем аудиторской  документации зависят от таких факторов, как:

     - характер выполненных аудиторских  процедур;

     - уровень риска существенного  искажения;

     - степень профессионального суждения, требуемая при выполнении работы  и оценке результатов;

     - значимость полученных аудиторских  доказательств;

     - характер и объем необычных  сделок;

     - необходимость документирования  выводов или основания для  выводов, трудно поддающихся определению;

     - применяемые методология и методики  аудита.

     Следует отметить, что не является необходимым  и не представляется возможным документирование каждого рассмотренного аудитором  в ходе проверки документа или  вопроса.

     Устные  разъяснения аудитора не представляют достаточных подтверждений в отношении проведенной работы и достигнутых выводов, однако могут быть использованы в качестве пояснения и уточнения информации, содержащейся в аудиторской документации.

     Аудиторская документация может быть представлена в виде данных, зафиксированных на бумаге, в электронном виде или другой форме хранения информации.

     Она может включать, например, аудиторские  программы, аналитические расчеты, меморандумы, описания значимых вопросов, письменные подтверждения и письма-представления, проверочные листы, корреспонденцию (в том числе электронную) в отношении наиболее значимых вопросов.

     Копии и описания документов компании, например отдельных значимых договоров и  соглашений, могут быть использованы в качестве аудиторской документации, если это необходимо. Однако следует учитывать, что аудиторская документация не может служить заменой бухгалтерских записей проверяемой организации.

     Аудиторская документация по каждому отдельному аудиторскому заданию формируется  в виде аудиторского файла.

     Аудитор, как правило, исключает из состава  аудиторской документации черновые варианты рабочих документов и проекты  финансовой отчетности, записи, содержащие неполные или предварительные выводы, копии документов, содержащие исправления, а также дублирующие документы.

     Данные, содержащиеся в рабочих документах, позволяют аудитору принять решение  о подходящем типе аудиторского заключения.

     Они могут также послужить основой  для подготовки налоговых деклараций и для других целей, способствующих улучшению работы клиентов аудиторской фирмы. 
 

     1.2 Место рабочих документов в общих этапах аудита 

     Ответственность за документирование аудита возлагается  на ведущего аудитора. Ведущий аудитор  в свою очередь может возложить  работу по документированию аудита на ассистента, оставив при этом за собой функцию контроля за процессом документирования аудита. Однако это требует согласования с руководством аудиторской фирмы и допустимо лишь в периоды высокой загруженности ведущих аудиторов и при наличии достаточного уровня компетентности ассистентов в вопросах документирования аудита.

     Процесс документирования аудита начинается после  поступления заявки на аудит (рисунок 1).

     Ведущий аудитор, прежде всего, уточняет программу  аудита с учетом особенностей предстоящих аудиторских услуг и конкретного клиента.

     За  основу программы принимается программа  аудита, приведенная в приложении к внутрифирменному стандарту «Планирование  аудита». После того, как определены элементы уточненной программы аудита, ведущий аудитор составляет уточненный перечень рабочей документации для предстоящего аудита, используя данные приложений к внутрифирменному стандарту:

     - приложение № 1 «Система хранения рабочей документации «Досье клиента»;

     - приложение № 2 «Перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации «Текущее досье»;

     - приложение № 3 «Перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации «Постоянное досье»;

     - приложение № 4 «Перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации «Специальное досье».

     Рабочие документы следует готовить своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита.

     Рисунок 1 - Схема последовательности процедур при документировании аудита 

     Они могут быть созданы аудиторами либо получены от экономического субъекта, либо от других лиц.

     Независимо  от стадии документирования рабочие  документы должны быть сгруппированы  в соответствующие файлы –  «постоянное досье», «текущее досье», «специальное досье».

     В «постоянное досье» включаются аудиторские файлы, обновляемые по мере поступления новой информации, но остающиеся по-прежнему значимыми. Они утрачивают ценности в течение ряда лет. В их состав можно включить уточненную программу аудита.

     По  мере аудирования каждый аудитор отмечает в программе аудита выполненные процедуры и вносит дату их завершения.

     Включение в рабочие документы хорошо спланированной уточненной программы аудита свидетельствует  о том, что аудит проведен на высоком  качественном уровне.

     «Текущее  досье» объединяет рабочие документы, имеющие отношение к тому году, когда проводится аудит.

     В состав «специального досье» вводятся документы инструктивно-нормативного характера:

     - законодательно-нормативные акты,

     - инструкции,

     - методические указания,

     - данные статистических учреждений,

     - данные периодических изданий  (статьи),

     - другие вспомогательные материалы,  способствующие успешному проведению  аудита.

     При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме того, на надежность свидетельств значительное влияние оказывает и степень эффективности внутрихозяйственного контроля, поставленного у клиента.

     Рабочая документация содержит:

     - записи о планировании аудита;

     - записи о характере, времени  проведения и объеме выполненных  аудиторских процедур;

     - выводы, сделанные на основе полученных  в ходе аудита сведений.

     Записи  в документах производятся средствами, обеспечивающими их сохранность в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

     К моменту представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся  рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

     Аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию или ее копии полностью или в какой-либо ее части  экономическому субъекту, в отношении которого проводится аудит, другим лицам, а также представителям налоговых или иных государственных органов. Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению аудиторской организацией.

     В случае увеличения объема работ или  размеров аудиторской фирмы и  нагрузки на ведущих аудиторов ответственность  за оформление и контроль за соблюдением положений стандарта может быть возложена руководителем на работника внутрифирменного аудита.

     При подготовке уточненного перечня  рабочей документации в графе  «примечание» аудитор обязан указать, какие документы включаются в  него в обязательном порядке, а какие в зависимости от того влияния, которые они оказывают на выражение мнения аудитора о достоверности финансовой отчетности.

      В ходе проведения аудиторской проверки сотрудниками аудиторской организации  и привлеченными специалистами  заполняются внутрифирменные стандартные документы и формы, составляются рабочие отчеты аудиторов в соответствии со сроками проведения проверки, планом и программой аудита.

      Перечень  необходимых для аудита внутрифирменных  форм (из пакета имеющихся в распоряжении аудиторской организации) определяется на этапе планирования руководителем проверки и ответственными по каждому разделу программы проверки. Также при необходимости аудитор вправе самостоятельно разрабатывать дополнительные формы и использовать их при проведении аудиторской проверки.

      По  каждому разделу программы аудита заполняется рабочая таблица  аудитора - форма "Раздел бухгалтерского учета", которая может содержать  ссылки на нормативные документы, на документы, необходимые для проверки, и на дополнительные рабочие документы. Кроме того, в этой таблице указываются планируемые процедуры. Непосредственным исполнителем в данной форме отражаются собранные доказательства о нарушениях, приводятся ссылки на рабочие документы (таблицы, ксерокопии и другие рабочие документы, составленные в ходе проверки), в которых отражены ошибки, или перечисляются рабочие документы, входящие в состав обязательной документации.

      Собранные при проверке аудиторские доказательства можно классифицировать следующим  образом:

      - неотъемлемые доказательства - доказательства, которые имеют место в любом случае как при нахождении, так и при отсутствии ошибки, данные доказательства согласовываются с заказчиком и отмечаются в программе по каждому участку проверки;

      - доказательства, свидетельствующие о нахождении замечания, - копии первичных и учетных документов, подтверждающие указанную аудитором ошибку; предмет нарушения должен быть выделен аудитором в копии документа маркером или иным образом.

      Информация  по результатам работ может представляться в бумажном и (или) в части аудиторских доказательств электронном виде.

      К оформлению аудиторских доказательств  предъявляются следующие требования:

      - информация должна быть проверена исполнителем и систематизирована;

      - информация должна быть понятна заказчику;

      - рабочие документы должны быть составлены аккуратно;

      - аудиторские доказательства должны быть разложены и пронумерованы в соответствии с номерами рабочих документов.

      Систематизацию  и нумерацию рабочих документов на бумажных носителях можно производить  в соответствии с номерами аудиторских процедур (этапов работ), указанных в программе выполнения работ, в обычном порядке составленных исполнителем, нумерацию аудиторских доказательств, прилагаемых к рабочим документам, - следующим образом: номер рабочего документа (точка), номер раздела в программе проверки (точка), порядковый номер аудиторского доказательства. Если аудиторское доказательство изложено на нескольких листах, то листы скалываются и нумеруются.

      Аудиторские доказательства, прилагаемые к рабочим  документам, оформленные на бумажных носителях, нумеруются карандашом в нижнем правом углу и скрепляются в скоросшиватели соответственно к каждому рабочему документу.

      При проведении выборочной проверки документируется  следующая информация:

      - описание формирования выборки;

      - перечень проверенной документации;

      - проведенные аналитические процедуры;

      - найденные нарушения и их оценка.

      Если  перечень проверенной документации формируется средствами системы  КОД, то прилагается его распечатка или распечатка всех операций по данному участку проверки, в которой любым понятным способом отмечены проверенные документы.

      При проведении сплошной проверки документируются:

      - перечень проверенной документации;

      - проведенные аналитические процедуры;

      - найденные нарушения и их оценка.

      Кроме того, обязательной проверке и документированию подлежат:

      - оценка степени надежности контрольной среды - оценка внутреннего контроля аудируемого лица;

      - события после отчетной даты;

      - применимость допущения непрерывности деятельности (кроме кредитных организаций);

      - условные факты хозяйственной деятельности.

      По  результатам аудита разделов бухгалтерского учета формируется заключение о  достоверности проверенных разделов и бухгалтерской отчетности в  целом.

      Все аудиторские доказательства, как  вошедшие, так и не вошедшие в отчет по результатам аудиторской проверки, включаются в "Дело клиента", как и черновые записи, осуществляемые во время проверки. В них указываются реквизиты объекта проверки (наименование аудируемого лица, период проверки), дата заполнения и подпись аудитора, который их составил. При этом не допускается проставление подписей на отдельном листе, не заполненном текстом подписываемого документа.

      После проведения всех необходимых процедур проверки аудитор должен оценить  полноту и качество выполнения всех пунктов плана и программы проверки, провести систематизацию и аналитический обзор результатов проверки. Систематизация результатов проверки состоит в выстраивании полученных результатов в определенной последовательности, например по разделам проверяемых тем (учет основных средств, материальных запасов и т.д.), а внутри тем - по аналитическим и другим признакам. По возможности выделяются наиболее существенные замечания: неверные записи на счетах, нарушение налогового законодательства, отсутствие записей на счетах и др. Систематизацию обычно проводит руководитель проверки.

      2 Содержание и виды рабочих документов 
 

     2.1 Виды рабочих документов аудитора 

       Количественный  и качественный состав рабочей документации должен быть сформирован таким образом, чтобы при необходимости аудитор смог продемонстрировать, что его аудит был хорошо спланирован и соответствующим образом контролировался, что собранные свидетельства достоверны, достаточны и своевременны и что аудиторское заключение согласуется с результатами проверки. Данные, содержащиеся в рабочих документах, позволяют аудитору принять решение о подходящем типе аудиторского заключения. Они могут также послужить основой для подготовки налоговых деклараций и для других целей, способствующих улучшению работы клиентов аудиторской фирмы.