Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами. 2

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗАВАНИЯ РФ

Омский  государственный институт сервиса

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и  аудита 
 
 

 Защищена  с оценкой                                             Допустить к защите

 «_______________»                                              __________________

   _______________                                                 __________________

                                                                                  «__»_________2006 г. 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

По курсу: «Аудит»

На тему: «Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами» 
 
 
 

Выполнила студентка:

      Группы   

Руководитель  работы: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Омск 2006 г.

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗАВАНИЯ РФ

Омский  государственный институт сервиса

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита 
 
 
 

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ 
 

Студент Шматенко Н.В.   группа  БЗУ 31

1. Тема  курсовой работы «Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами» 

2.Срок  предоставления работы к защите

 «07»  апреля 2006 г.

3.Исходные  данные для научного исследования.

Учебники  и учебные пособия, данные первичных  документов и бухгалтерской отчетности.

4.Содержание  пояснительной записки курсовой  работы

Ведение                                                                                                                      

1.Обзор  литературы.

2. Краткая экономическая характеристика предприятия.

3. Организация проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

3.1.Цель,задачи,источники  аудиторской проверки.

3.2.Планирование  аудиторской проверки.

3.3.Оформление результатов аудиторской проверки.

3.4.Аудиторская  проверка расчетов с подотчетными  лицами в ФГУ «Земельная кадастровая  палата» по Омской области.

Заключение 
 
 

Руководитель  работы _________________ Иванкова О.Г.

Задание принял к исполнению _________ «20» октября 2005 г. 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание

Ведение                                                                                                             4                                                         

1.Обзор  литературы.                                                                                        5

2. Краткая экономическая характеристика предприятия.                            16

3.Организация проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.                                                                                   17

3.1.Цель, задачи,источники аудиторской проверки.                                    17

3.2.Планирование  аудиторской проверки.                                                    18

3.3.Оформление результатов аудиторской проверки.                                 27

3.4.Аудиторская  проверка расчетов с подотчетными  лицами в ФГУ «Земельная кадастровая  палата» по Омской области.                                 29

Заключение.                                                                                                    33

Библиографический список.                                                                          35

Приложения.                                                                                                     36 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Аудиторские услуги – это услуги посредников, устанавливающие достоверность финансовой информации. Потребность в услугах аудиторов возникла в связи со следующими обстоятельствами:

возможность необъективной информации со стороны  администрации в случаях конфликта  между нею и пользователями этой информации;

зависимость последствий принятых решений от качества информации;

необходимость специальных знаний для проверки информации;

частое  отсутствие у пользователей информации доступа для оценки ее качества.

   Все эти  предпосылки привели  к возникновению общественной  потребности в услугах независимых  экспертов, имеющих соответствующие  подготовку, квалификацию, опыт и  разрешение на право оказания такого рода услуг.

   В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

   Целью данной работы является  аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами. В первом разделе будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

   Задачами данной курсовой работы  является изучение организации  проведения аудиторской проверки  расчетов с подотчетными лицами, в том числе задачи, цели и  источники проверки, план аудиторской проверки и оформление результатов проведения аудита расчетов с подотчетными лицами. В работе также рассмотрены типичные ошибки при проведении аудита данного участка.

   В главе третей проведена аудиторская  проверка расчетов с подотчетными лицами на примере Федерального государственного учреждения «Земельная кадастровая палата» по Омской области за 2005 г. 

       1.Обзор литературы. 

   Большинство авторов сходятся  в  том, что подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

   Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

   Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

   Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

   Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

   Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

   При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте  по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

   По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

   Разные авторы предлагают разнообразные  методики аудита расчетов с  подотчетными лицами.

   Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В.И. Подольского заключается в следующем.

   Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 2.

      По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вышеназванному вопроснику аудитор  может сделать следующие выводы:

• внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
• в нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.
• приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить, не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.
• в нарушение Порядка ведения кассовых операций суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.
• в нарушение Налогового кодекса РФ гл.23«Налог на доходы физических лиц» и гл.21 «Налог на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.
• в нарушение Налогового кодекса РФ гл.25«Налог на прибыль» и гл.21«Налог на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительский расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
• в нарушение Порядка ведения кассовых операций выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

   По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

   Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

   Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

   Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

  Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы.

   Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

   Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все фонды.

   Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

   Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

   Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

   Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

   Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования (в Фонд социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются:

• суточные в пределах норм, установленных законодательством;

          расходы по найму жилья в пределах норм;

• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

   Процедура 2.2.2 — проверка правильности выделения НДС в сумме командировочных расходов. Суммы НДС выделяют по проезду к месту служебной командировки и обратно; затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями; хранению багажа; расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

   Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС . При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

   На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

   Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

   Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм  и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

   Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

   Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

   Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

   Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

   Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.

   При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

   Предельные сроки командировки. В соответствии с п.1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

   При загранкомандировках таких ограничений нет, однако, начиная 61 дня нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств").

   Отнесение командировочных расходов на затраты производства. Для того чтобы командировка была правильно оформлена, необходимы документы:

• внутренний приказ директора о направлении в командировку;
• авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;
• утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

   Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права.

   Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

   Пересчет расходов иностранной валюте по загранкомандировкам в рубли производится по курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

   Другую методику аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами предлагает Н.П. Барышников.

   При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на следующее:

• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;
• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
• имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;
• правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
• правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
• наличие оправдательных документов;
• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
• правильность возмещения затрат на представительские расходы.

   Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) проводится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов; правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках. При этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировке, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки (любой из трех дней, в течение которых командированный обязан сдать авансовый отчет по командировке).