СОДЕРЖАНИЕ 

      Введение

      В процессе финансово-хозяйственной деятельности любого предприятия иногда необходимо приобретать материальные ценности, а также выполнять различные работы и услуги не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. И командировки сотрудников являются неотъемлемой частью функционирования практически любой организации. Действующее законодательство содержит четкие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета.

      В таких случаях работнику предприятия выдаются денежные средства под отчет (подотчетные суммы) для совершения определенных действий по поручению организации.

      Постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет жесткие требования по порядку оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям. И даже незначительные нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов (налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог).

      Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности показателей дебиторской, кредиторской задолженности. Задачи данного вида аудита – это установление правильности определения и отражения в учете расчетов с подотчетными лицами.

      Актуальность  данной работы, по моему мнению, обусловлена несколькими обстоятельствами:

      - востребованностью учетных знаний  учета расчетов с подотчетными  лицами в малом и  среднем  бизнесе современной России;

      - практической значимостью аудита  учета расчетов с подотчетными  лицами в организациях различных форм собственности;

      - изменениями законодательной базы  по учету расчетов с подотчетными  лицами;

      - наличием проблемных вопросов  в методологии и практике аудита  учета расчетов с подотчетными  лицами.

      Цель  работы – формирование теоретических знаний и практических навыков по аудиту расчетов с подотчетными лицами в соответствии с действующим законодательством, получение навыков проведения практического аудита.

      Достижению  поставленной цели способствует постановка и реализация следующих задач:

      - исследование нормативной и методической литературы по аудиту расчетов с подотчетными лицами;

      - классифицирование ошибок, выявленные  в процессе аудита расчетов  с подотчетными лицами;

      - определение целей, задач и  информационной базы по аудиту  расчетов с подотчетными лицами;

      - составление плана и программы  аудиторской проверки расчетов  с подотчетными лицами;

      - раскрытие процедуры аудита расчетов  с подотчетными лицами;

      - обобщение результатов аудиторской  проверки с подотчетными лицами.

      Предметом изучения в данной работе является аудит расчетов с подотчетными лицами.

      Объект  исследования – Открытое Акционерное  Общество «Механический завод».

      Курсовая  работа состоит из: введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы и приложений.

      Теоретической основой написания послужили научные труды экономистов и аудиторов, нормативные законодательные акты.

1 расчеты с подотчетными лицами

1.1  Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

      Подотчетными  лицами считаются работники организации, которые получили денежные средства (авансы) на командировочные расходы и прочие нужды.

      Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически в каждом предприятии и очень разнообразны. Они осуществляются при оплате:

      - запасных частей, материалов, топлива,  канцелярских товаров;

      - мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

      - расходов на командировки по  территории РФ и за границу;

      - представительских расходов.

      Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия под отчет.

      Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов, сроки, на которые они могут быть выданы, строго регламентированы. При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие требования:

      1) деньги под отчет выдаются  только лицам, список которых  утвержден приказом руководителя  предприятия. Передача таких денежных средств одним лицом другому запрещается;

      2) подотчетные суммы выдаются на  строго определенные цели. Основанием  для выдачи денежных средств  может быть приказ руководителя предприятия, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денежных средств, в строке «Основание» указывается назначение выдаваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается. Если на заявлении работника на выдачу денежных средств отсутствует виза руководителя, то его подпись обязательна на расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денег из кассы под отчет;

      3) средства должны выдаваться в  определенном размере. Например, сумма денежных средств, выданная на хозяйственные расходы, не должна превышать указанной в заявлении величины. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

      4) авансовые отчеты об израсходованных  подотчетных суммах должны сдаваться  своевременно.

      Командировка – это выезд работника за пределы предприятия в другую местность по решению руководителя предприятия с целью выполнения определенного задания, поручения, работы и т.д. Деятельность постоянно разъездного характера командировкой не считается.

      Направление работника в командировку оформляется  приказом руководителя предприятия. Командированному работнику выписывается командировочное удостоверение (форма Т-10) и служебное задание (форма Т-10а)¹. Из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру сотруднику выдается аванс на командировочные расходы.

      В день отъезда в командировочном  удостоверении делается отметка  о выбытии работника в командировку. Выбытие также регистрируется в журнале учета работников, направляемых в командировки. При прибытии работника из командировки в его командировочном удостоверении делается отметка о возвращении. Дата фактического прибытия фиксируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

      В командировочном удостоверении  указывается:

      - фамилия, имя и отчество командируемого  лица;

      - должность и место его работы;

      - пункт назначения (город, село, поселок,  деревня, район, область, республика  и т.д.);

      - наименование организации, в которую направляется командируемый работник;

      - цель командировки;

      - срок командировки в днях (не  считая времени в пути).

      На  оборотной стороне командировочного удостоверения делается отметка  о прибытии и выбытии:

      - в день выбытия в командировку (по месту работы командированного сотрудника);

      - в день прибытия к месту  назначения (на предприятии, куда  командирован сотрудник);

      - в день выбытия из места  командировки к месту постоянной  работы (в организацию, куда командирован сотрудник);

      - в день прибытия из командировки (по месту работы командированного сотрудника).

      Сделанная запись заверяется подписью руководителя. Здесь же ставится печать организации.

      В течение трех дней со дня возвращения  из командировки работник сдает в  бухгалтерию Авансовый отчет (форма № АО-1) о произведенных затратах с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет заполняется в одном экземпляре бухгалтером и подотчетным лицом. Подотчетным лицом заполняются графы 1-6 оборотной стороны бланка, бухгалтер заполняет лицевую сторону бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны.

      На  оборотной стороне Авансового отчета подотчетным лицом вносится перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

      В бухгалтерии проверяются наличие  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне Авансового отчета указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

      Проверенный Авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного Авансового отчета бухгалтерией предприятия производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

      Остаток неиспользованного аванса по приходному кассовому ордеру сдается работником в кассу предприятия, а перерасход по авансовому отчету выдается работнику по расходному кассовому ордеру. Новый аванс выдается подотчетному лицу лишь только после полного расчета по ранее выданному авансу.

      Порядок возмещения командировочных расходов определен статьёй 168 Трудового кодекса Российской Федерации. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

      - расходы по проезду;

      - расходы по найму жилого помещения;

      - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

      - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

      Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

      Командированному  работнику возмещаются расходы  по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости  проезда воздушным, водным, железнодорожным  и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси), включая:

      - страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

      - оплату услуг по предварительной продаже билетов;

      - расходы за пользование постельными принадлежностями;

      - оплату стоимости проезда к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

      Расходы по проезду возмещаются по подтверждающим проездным документам, но не более 550 рублей в сутки² (однако эта норма установлена для работников бюджетных учреждений) со дня прибытия и по день выезда в размерах, определяемых нормативными актами РФ.

      Оплата  найма жилого помещения производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

      Предприятия за счет собственных средств могут  устанавливать более высокие  нормы компенсаций при командировках своих работников.

      То, что командировка носила производственный характер, следует из документов:

      - приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а;

      - командировочного удостоверения по форме № Т-10. Фактическое время пребывания в месте назначения определяется по отметкам в этом удостоверении о днях прибытия и выбытия;

      - служебного задания и отчета о его выполнении по форме № Т-10а.

      В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на котором собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

      На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

      Делаются  следующие проводки:

      - выдача аванса из кассы на служебную командировку (на хозяйственные нужды и прочие расходы) оформляется бухгалтерской проводкой:

      Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      Кредит 50 «Касса».

      - возврат остатка подотчетной суммы оформляется обратной проводкой:

      Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      На  израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов, что отражается записью:

      Дебет 44 «Расходы на продажу»,

      или Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»,

      или Дебет 10 «Материалы»,

      или Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»

      Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Если  организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного  поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

      Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

      Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в кассу в установленные сроки, отражаются записью:

      - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      - Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

      Далее эти суммы списываются:

      - Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

      - Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работника,

      - или Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере № 7.

1.2 Нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

      Учет  операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой – именно на этом участке допускается большое  количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и другие. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

      В данной работе исследованы следующие  нарушения в учете расчетов с  подотчетными лицами:

• нарушение порядка выдачи подотчетных сумм,
• нарушения при оформлении командировочных расходов,
• нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов,
• нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами,
• нарушения порядка учета представительских расходов,
• нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами,
• нарушения в форме и реквизитах первичных документов

      1. Нарушение порядка выдачи подотчетных  сумм заключается в:

      - выдаче денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

      - выдаче денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

      - выдаче денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

      - выдаче подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

      - несоответствии фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

      - систематической выдаче подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

      - списании подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

      - списании подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

      - списании подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

      - списании подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

      2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов заключаются в следующем:

      - в отсутствии приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

      - в отсутствии командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

      - в несоблюдении установленных норм командировочных расходов;

      - в отсутствии приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

      - в отсутствии аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

      3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов – не правильное выделение суммы НДС в суммах командировочных расходов.

      4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами – выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры. У организаций возникают проблемы с вычетами по НДС, обязательно должны быть соблюдены условия:

      1) в чеке сумма НДС обязательно должна быть выделена отдельной строкой,

      2) наличие квитанции к приходному кассовому ордеру (или квитанции), кассового чека.

      Одной из типичных ошибок является списание материальных ценностей на счета  затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без их оприходования  на счета учета материально-производственных затрат. Это приводит к снижению внутреннего контроля за движением материально-производственных затрат в организации, а также к штрафным санкциям за грубое нарушение правил учета доходов и расходов.

      5. Нарушения порядка учета представительских расходов заключаются в:

      - несоответствии фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

      - отсутствии учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

      6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами заключаются в:

      - не правильном составлении бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

      - не правильном выведении остатков на конец отчетного периода;

      - ведение журнала-ордера № 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

      - несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера № 7 или других регистров.

      7. Нарушения в форме и реквизитах  первичных документов. Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях, недочеты в первичной документации.

      Кроме того, могут присутствовать следующие  нарушения в учете расчетов с  подотчетными лицами.

      1. Подотчетные суммы возвращены не в установленный срок. Например, подотчетное лицо обязано согласно приказу руководителя отчитаться за взятые в подотчет денежные средства в течение трех рабочих дней, а отчиталось по истечении четырех рабочих дней. Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них в срок, установленный руководителем организации (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации)³. По суммам, выданных на командировочные расходы, работник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

      2. Авансовый отчет оформлен не в соответствии с установленными к нему требованиями. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1)⁴. К нему прилагаются (первичные) документы, подтверждающие произведенные расходы, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

      3. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям. Чаще всего документами, подтверждающими понесенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не отражено, за что производилась плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. Аудитору при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее: