Автоматизации учета труда и его оплаты

     Введение 

     Формирование  рыночных отношений, смена экономических  и политических приоритетов, интеграция отечественной экономики в мировую  систему хозяйствования приводит к  усилению роли бухгалтерской информации в управлении хозяйственной деятельностью  организаций. Возникают новые требования к бухгалтерскому учету и отчетности, обусловленные сближением отечественной учетной практики с международно признанной практикой.

     С увеличением трудоемкости учетных  процедур возрастает необходимость  совершенствования методологии бухгалтерского учета и его автоматизации.

     Ведение учетных регистров на основе автоматизированной формы учета  с использованием персональных компьютеров требует  разработки новых информационных технологий.

     Использование компьютера в бухгалтерской практике стало необходимостью. Специалист не умеющий работать на компьютере, сейчас вряд ли может рассчитывать на успех.

     В настоящее время существует большое  количество различных бухгалтерских  программ. Все они имеют свои достоинства  и свои. Недостатки. Программы,  предоставляющие больше возможностей для специфических видов  учета, обычно проигрывают по причине излишней перегруженности деталями. Другие программы проще и доступнее в работе, но каких-то функций при работе с ними может не хватать. Чаще всего выбор программного обеспечения зависит от конкретных задач, которые вам предстоит решать. Каждый бухгалтер оформляет платежные документы приходные и расходные кассовые ордера, но бухгалтерия производственного предприятия, где требуется вести учет поступления и  движения товаров и материалов, выписывать счета-фактуры и вести книги продаж и покупок, значительно отличается от бухгалтерии государственного учреждения, где все эти функции, скорее всего, будут лишними.

     Как же разобраться в этом многообразии программного обеспечения постоянно занятому бухгалтеру? Какие программы выбрать для использования в работе?

     Основа  у всех бухгалтерских программ одна: все они построены по принципу двойной записи, которая применяется  в бухгалтерском учете.

     Непременными  элементами бухгалтерии являются баланс, счета и двойная запись. Эти же элементы используются и в бухгалтерских программах.

       В настоящее время практически  все программы бухгалтерского  учета адаптированы к операционной  среде Windows. Для успешного использования  этих программ необходимо иметь не только навыки работы на компьютере, но и  определенные знания об операционной системе Wiпdоws.  Ведь при работе можно использовать программу Excel для ведения бухгалтерского учета, оформления и создания некоторых документов. Редактор Word незаменим при работе с текстом, создании отчета или таблицы.

     Несомненным достоинством программы «1С:Предприятие» является возможность оформления большого количества бухгалтерских документов. Всевозможные отчеты, которые можно  создавать в этой программе, позволяют взглянуть на счет с разных сторон. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Теоретические основы  автоматизации учета  труда и его  оплаты

     1.1 Экономическое содержание и задачи  автоматизации бухгалтерского учета труда и его оплаты

     Каждое  предприятие сталкивается с проблемой организации и учета оплаты труда, которая предполагает определение форм и систем оплаты труда работников предприятия; разработку системы должностных окладов служащих и специалистов; выработку критериев и определение размеров доплат за отдельные достижения работников и специалистов предприятия; обоснование показателей и системы премирования сотрудников; исчисление взносов и налогов; своевременная сдача отчетности. Поэтому, применение автоматизированных систем управления,  как в  учете оплаты труда, так и  на других участках бухгалтерского учета, способствует своевременному,  достоверному, сбору, обработке и учету информации.

     При ведении учета труда и заработной платы бухгалтер пользуется данными отдела кадров, так как именно там находятся сведения о сотрудниках организации. При планировании фонда оплаты труда, необходимо иметь данные о количестве ставок, коэффициентах, надбавках, для этого в тесном контакте бухгалтер работает с экономистом. Для учета рабочего времени информация поступает от мастеров, бригадиров, менеджеров, сотрудников организации на которых возложена функция ведения табеля учета рабочего времени. При выдаче заработной платы  в процесс подключается касса организации, либо Банк через который осуществляются платежи на пластиковые карты. На заключительном этапе происходит подача отчетности в Налоговый орган,  Пенсионный фонд, Фонд социального страхования

     Правильный  учет труда и заработной платы  призван содействовать повышению  производительности труда, улучшению  использования рабочего времени, снижению себестоимости продукции.

     Автоматизация обеспечивает высвобождение учетного персонала от трудоемких вычислительных работ, повышение качества расчетов, сокращение сроков подготовки данных. Накопленный опыт автоматизированной обработки информации по оплате труда позволяет выделить следующие взаимосвязанные комплексы задач:

     - Учет отработанного времени и неявок на работу;

     - Учет и контроль выработки и заработной платы рабочих-сдельщиков;

     - Учет и начисление повременных и прочих видов оплат;

     - Расчеты различных видов удержаний из заработной платы;

     - Аналитический учет по работникам (по видам начислений и удержаний);

     - Составление сводок распределения заработной платы по различным группировочным признакам;

     - Формирование сводных регистров;

     - Расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда (ФОТ);

     - Учет депонированной заработной платы.

     При составлении программ и алгоритмов расчетов используются различные законодательные  и нормативные документы:

     *Гражданский  кодекс РФ;

     *Трудовой  кодекс РФ;

     *Налоговый кодекс РФ;

     *Положения  по бухгалтерскому учету «Доходы  организации» (ПБУ 9/99) и «Расходы  организации» (ПБУ 10/99);

     *Унифицированные  формы первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата РФ  от 5 января 2004 г. №1);

     *План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (Приказ Министерства финансов РФ от 31 октября 2000г. №94н). [2, c.140] 
 
 
 

1.2 Первичный  учет в автоматизированных системах

      

     Одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета является документальная регистрация хозяйственных фактов отражаемых в учете. Все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов, при осуществлении любой операции формируется первичный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Первичный документ является основание для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

     Первичный документ имеет юридическую силу, так как имеет установленную  форму, заполненную необходимыми данными, и подписывается должностными лицами руководителем и главным бухгалтером. [6, c.95]

     При поступлении на работу нового сотрудника оформляется «Приказ о приеме на работу» по форме № Т-1 (Приложение 1), при составлении приказа вносятся необходимые сведения о принятом сотруднике, такие как, номер и дата приказа, фамилия, имя отчество, ИНН, номер ПФР, дата рождения, должность, подразделение, статус налогового резидента; заполняются данные для начисления заработной платы такие как: месячный оклад, счет отнесения затрат по начисленной заработной плате, статьи затрат по начисленному ЕСН; вносятся данные о вычетах (в нашей организации у всех сотрудников тип вычета равен 400 рублей), данные о количестве детей (сотрудники приносят для этого копию свидетельства о рождении детей); для заполнения начальных данных используется справка о заработной плате с предыдущего места работы за отчетный год по форме 2НДФЛ (Приложение 2); обязательными сведениями так же являются паспортные данные, адрес регистрации и адрес места жительства.

     На  каждого сотрудника заполняется  «Личная карточка» по форме       № Т-2. Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет по каждому табельному номеру, т.е. на каждого работающего лицевой счет по форме    №-54а (Приложение 3). Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки.

     Документ  «Приказ о кадровых изменениях» по форме № Т-5 (Приложение 4) используется в случаях:

     - при переводе работника из  одного подразделения в другое;

     - при изменении количества детей  или типа налогового вычета;

     - при изменении статуса налогового  резидента (для целей расчета  НДФЛ);

     - при получении работником инвалидности;

     - при изменении месячного оклада  и т.п.

     Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение по форме №  Т-8 (Приложение 5) в котором необходимо указать номер и дату приказа, дату увольнения и увольняемого сотрудника.

     В организации действует повременная  форма оплаты труда при 5-дневной (40-часовой) рабочей недели, заработная плата производится согласно установленному окладу и количеству отработанных дней. Премии и вознаграждения в организации  не предусмотрены.

     Учет  использования рабочего времени  ведется по организации в целом  в табеле учета использования  рабочего времени по форме № Т-13 лицом на это уполномоченным и передается в бухгалтерию два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.

     Начисление  заработной платы происходит автоматически  при заполнении в программе расчетной  ведомости. Сведения о начислении вводятся в следующем порядке:

     - указывается дата начисления заработной платы. Обычно это последний рабочий день месяца, за который начисляется заработная плата;

     - выбирается из справочника вид  начисления: заработная плата, отпускные,  либо это пособия по временной  нетрудоспособности и т.д. Указанный  вид начисления будет использован при отражении доходов сотрудников в бухгалтерском учете, а так же для расчета ставки налога на доходы физических лиц;

     Заполняется в табличной части список сотрудников, автоматически указываются оклады сотрудников. Корректировка оклада производится в случаях, если сотрудник принят на работу в текущем месяце, либо были изменения количества отработанного рабочего времени.

     При проведении документа «Расчетная ведомость» (Приложение 6) в бухгалтерском учете отражается начисление заработной платы и начисление (удержание) налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Проводки по начислению ЕСН, взносов в ПФР и взносов в ФСС на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний формируются при проведении документа «Закрытие месяца». Детальную картину по корреспонденции счетов можно увидеть в Журнале-ордере по счету № 70 (Приложение 7), так же в Журнале-ордере по счету № 20 (Приложение 8)

     Для выплаты сотрудникам аванса и  заработной платы формируется «Платежная ведомость» по форме № Т-53 (Приложение 9).  Одновременно с документом «Выплата зарплаты» вводится документ «Расходный кассовый ордер» по форме № КО-2 (Приложение 10). [8, c.159] 

     1.3 Отчеты в автоматизированных  системах бухгалтерского учета 

     В отличие от большинства других участков учета, когда при проведении документов соответствующие операции одновременно отражаются и в бухгалтерском и в налоговом учете, расходы на оплату труда отражаются в налоговом учете с помощью специализированного документа «Расходы на оплату труда» (меню «Налоговый учет – Регламентные операции – Расходы на оплату труда»).

     В конце каждого месяца с помощью  данного документа отражаются затраты, относящиеся к расходам на оплату при расчете на прибыль (ст.255 НК РФ).

     Заполнение  данного документа производится вручную, либо автоматически. Документ может быть заполнен автоматически по кнопке «Заполнить», расположенной в форме документа. При этом для получения необходимых сведений используются данные бухгалтерского учета за месяц. Сформированные строки документа соответствуют отдельным бухгалтерским проводкам с кредита счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

     Значения  отдельных реквизитов документа  определяются следующим образом:

     - Сотрудник – субконто «Сотрудники»  кредита проводки по счету  70.

     - Вид персонала – значение реквизита «Административное» подразделения, к которому относится сотрудник.

     - Наименование расхода – «п.1 ст.255».

     - Сумма – затраты, отраженные  в бухгалтерском учете и относящиеся  к деятельности, не облагаемой  ЕНВД ( дебет счетов 08; 10; 15; 20; 25; 26; 41; 44; 91; 97)

     В бухгалтерском учете начисление налогов с ФОТ (единый социальный налог, отчисления на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование  от несчастных случаев и профессиональных заболеваний) производятся при выполнении процедуры «Начисление налогов с ФОТ» документа «Закрытие месяца». Выполнение данной операции состоит из двух этапов:

     - Расчета налоговой базы налогов  с ФОТ;

     - Исчисление и отражение в бухгалтерском  учете исчисленных налогов:

     а) Единого социального налога;

     б) Взносов в ПФР на страховую  и накопительную часть пенсии;

     в) Взносов в ФСС на страхование  от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (взносов ФСС  от НС и  ПЗ);

     Расчет  налоговой базы выполняется нарастающим  итогом с начала года, кроме взносов  в ФСС от НС и ПЗ.

Начисление  налогов и иных обязательных платежей для целей расчета налога на прибыль  отражается с помощью налогового документа «Начисление налогов» (меню «Налоговый учет – Регламентные операции – Начисление налогов»). Документ вводится один раз в конце месяца.

     Документ  так же имеет два вида ввода  ручной и автоматический. 

     Автоматически заполняется по кнопке «Заполнить», расположенной в формате документа. При проведении автоматического  заполнения формируются строки документа, отражающие начисление следующих видов налогов (взносов):

     - Взнос в ПФР на накопительную  часть пенсии;

     - Взнос в ПФР на страховую  часть пенсии;

     - ЕСН в части, зачисляемой в  федеральный бюджет;

     - ЕСН в части ТФОМС;

     - ЕСН в части  ФФОМС;

     - ЕСН в части ФСС;

     - Взносы в ФСС от НС и ПЗ.

     При автоматическом заполнении документов используются данные бухгалтерского и  налогового учета. Для того чтобы  заполнение было выполнено корректно:

     - В бухгалтерском учете должны  быть отражены операции начисления  налогов и расчета налоговой  базы. Данные операции выполняются автоматически при проведении документа «Закрытие месяца» или вручную операцией по счетам 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и ДФЛ «Доходы физических лиц»;

     - В налоговом учете должны быть  отражены расходы на оплату труда за текущий месяц. Документ налогового учета «Расходы на оплату труда» за текущий месяц должен быть сформирован и проведен.

     В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия  включены наборы отчетов:

     - Стандартные;

     - Специализированные;

     - Регламентированные.

     Стандартные отчеты.

     Стандартные отчеты рассчитаны на работу с любым  планом счетов, вне зависимости от набора и свойств конкретных счетов. Стандартные отчеты могут применяться  для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета. Они оперируют такими общими понятиями, как «Счет», «Субконто», «Валюта» и т.д.

     Стандартные отчеты представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет  формировать одни отчеты на основании  других, детализируя данные отчеты. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.

     Стандартные отчеты вызываются из меню «Отчеты» главного меню программы. В них входит:

     - Оборотно-сальдовая ведомость;

     - Сводные проводки;

     - Шахматка; (Приложение  )

     - Оборотно-сальдовая ведомость по счету; (Приложение  )

     - Обороты счета (Главная книга);

     - Журнал-ордер (ведомость) по счету; (Приложение  )

     - Журнал-ордер счета по субконто;

     - Анализ счета; (Приложение  )

     - Карточка счета;

     - Анализ счета по субконто;

     - Анализ счета по датам;

     - Анализ субконто; (Приложение  )

     - Карточка субконто;

     - Обороты между субконто;

     - Отчет по проводкам.

     При вызове отчета на экране выдается диалог настройки параметров отчета. В нем  нужно задать значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет (период (месяц, квартал, полугодие), счет, субконто и т.д.).

     Чтобы получить в отчете итоги, развернутые по субсчетам и субконто, важно не только занести счета в таблицу настройки, но и в диалоге отчета обязательно включить флажок вида «Данные по субсчетам и субконто», в противном случае итоги в отчете будут сформированы для счета в целом.

     После того, как необходимые параметры  будут указаны, для формирования отчета следует нажать «Сформировать» или «ОК». Сформированный отчет открывается  в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать.

     При использовании кнопки «ОК» после  формирования отчета окно диалога настройки  параметров отчета закрывается.

     При использовании кнопки «Сформировать» окно диалога настройки параметров отчета остается открытым, что позволяет изменить параметры настройки и вновь сформировать отчет.

     Для того чтобы отказаться от формирования отчета и закрыть окно диалога  настройки параметров отчета, следует  нажать кнопку «Закрыть» или воспользоваться  стандартным способом закрытия окна - кнопкой  х  в правом верхнем углу экрана.

     Специализированные  отчеты.

     Специализированные  отчеты служат для обобщения и  формирования

информации. Специализированные отчеты вызываются из меню «Отчеты - Специализированные»  главного меню программы. Они состоят из:

     - Данные расчета заработной платы;

     - Начисленные налоги с ФОТ; (Приложение 11)

     - Налоговая карточка 1-НДФЛ;

     - Подготовка сведений для ИФНС;

     - Индивидуальная карточка ЕСН;

     - Подготовка сведений для ПФР;

     - Заявление ДСВ-1;

     - Передача заявлений ДСВ-1 в ПФР;

     - Отчет по основным средствам;

     - Отчет по нематериальным активам;

     - Список контрагентов;

     - Список номенклатуры;

     - Акт сверки расчетов; (Приложение 12)

     - Инвентаризация расчетов с контрагентами. 

     При вызове отчета на экране выдается диалог настройки параметров отчета. В нем  необходимо задать значения параметров, для формирования интересующих нас сведений.

     Наиболее  часто используемый специализированный отчет в моей практике является «Акт сверки расчетов». При выборе из списка отчетов акта сверки, на экране появляется  диалог настройки параметров для введения сведений о периоде, наименование контрагента, наименование договора, перечень счетов по которым должен производиться акт сверки.  После внесения всех необходимых параметров нужно сформировать отчет  кнопкой «Заполнить».  Затем вывести  печатную форму кнопкой «Печать». [2, c.215]

     Регламентированные отчеты.

     Регламентированными называются отчеты, форма, порядок заполнения, срок и порядок представления  которых определяются различными государственными органами. К регламентированной отчетности относятся: бухгалтерская отчетность; налоговые декларации и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов; расчетные ведомости во внебюджетные социальные фонды; статистическая отчетность; различные справки.

     Набор регламентированных отчетов обновляется  фирмой «1С» ежеквартально или чаще – в случае утверждения новых  или внесения изменений в существующие формы отчетности.

     Для вызова режима работы с регламентированными отчетами нужно выбрать пункт «Отчеты – Регламентированные» из главного меню программы. На экран будет выдано окно «Регламентированные отчеты»

     В верхней части окна, под надписью «Отчетность за период», располагается  поле для выбора комплекта отчетов.

     Как правило, выпуски комплектов регламентированных отчетов приурочиваются к началу квартальной отчетной компании, поэтому  выпуски обозначаются номером и  годом квартала. Каждый квартальный  выпуск содержит отчеты, необходимые  для представления за этот квартал.

     Под строкой с названием отчетного  периода располагается список отчетов.

     Для составления какого-либо регламентированного  отчета его необходимо вызвать на экран. Для этого следует либо дважды щелкнуть мышью на строке с  названием отчета, либо выбрать отчет в списке и нажать кнопку «Открыть» в нижней части диалога «Регламентированные отчеты». [2, c.314]

     Для примера рассмотрим форму, используемую для составления бухгалтерского баланса (формы №1). (Приложение 16)

     В верхней части формы расположен диалог, управляющий формированием отчета. Здесь можно выбрать период составления баланса, задать единицу изменения и точность представления данных в форме и другие параметры. В некоторых формах могут присутствовать и другие управляющие элементы, например, реквизит «Периодичность», определяющий временной интервал, за который формируются и вводятся данные (квартал или месяц). В зависимости от конкретного отчета, можно устанавливать периоды:

     - за месяц;

     - за квартал;

     - за год.

     В нижней части диалога расположен бланк отчета, который представляет собой таблицу 1С:Предприятия, работающую в режиме ввода данных. Эта таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета.

     Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены  для ввода и редактирования данных.

     Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета, и не редактируются вручную. Такими ячейками являются, как правило, итоговые строки или столбцы отчета, которые вычисляются или как сумма других ячеек, или по более сложным алгоритмам.