Автоматизации документооборота и делопроизводства

     Введение.

     В настоящее время стал абсолютно  очевидным тот факт, что успех  бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое  практическое значение. Важно уделять  пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной  регистрации до заключения договоров  с партнерами.

     Для документооборота современного бизнеса  характерно большое разнообразие типов  документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня  становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных  лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность  предприятия.

     Этим  обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является исследование путей автоматизации документационного  обеспечения управления. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. рассмотрены основные направления автоматизации делопроизводства на предприятиях;
2. охарактеризованы практические аспекты реализации автоматизации системы делопроизводства.

     Таким образом, объектом данного исследования является система документооборота и делопроизводства, предметом –  сущность и основные направления  автоматизации системы документооборота на предприятиях.

     Поставленные  цель и задачи обусловили структуру  и логику данной работы, которая  включает в себя введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

    Глава1Теоретические  вопросы Автоматизации документооборота и делопроизводства.

С одной  стороны можно трактовать термин “документооборот” как отражение  термина “делопроизводство”, достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие  стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации  документооборота сводились бы к  компьютеризации традиционных задач  делопроизводства – формированию дел  и учету содержащихся в них  документов, контролю исполнению и  формированию соответствующей отчетности.

Другим  способом трактовать термин “документооборот”  было бы найти его аналоги в  западной компьютерной индустрии. К  сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному “документообороту” в западном компьютерном словаре  не имеется. В зависимости от пристрастий  и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить  следующие соответствия между термином “документооборот” и западными  терминами:

• DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - Архивы документов;
• DocFlow системы или системы маршрутизации документов;
• И наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как “Системы автоматизации бизнес-процессов”, имеется и другой перевод данного термина – “Системы поддержки управления”.

У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин “документооборот” еще в  одном аспекте. Здесь под документооборотом  понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию “бумажной” отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.

При рассмотрении вопросов связанных с автоматизацией документооборота обычно возникают  смежные темы, такие как автоматизация  перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных.

В последнее  время в прессе появились новые  термины, близкие теме автоматизации  документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP). То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.

Прежде  чем перейти к собственно структуризации задач и подсистем автоматизации  документооборота необходимо отметить некоторые специфические особенности  данной отрасли автоматизации предприятия.

Задача  автоматизации документооборота лежит  на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами  и новых компьютерных технологий. Дополнительные сложности вызывает то, что до сих пор четко законодательно не закреплен статус электронного документа. Существуют определенные сложности с сертификацией систем электронной подписи, и систем обеспечения секретности доступа к документам.

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической  цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.

Все перечисленное  позволяет сделать вывод - система  автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Очевидно, не имеет  смысла говорить об отдельном программном  продукте, как о системе автоматизации  документооборота организации. Система  документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных  с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации  документооборота может по-разному  интерпретироваться в зависимости  от размера организации и специфики  ее деятельности. Например, системы  автоматизации документооборота небольшой  торговой организации, законодательного собрания и проектной организации  будут выполнять различные функции, строится на различных программных  продуктах и вообще иметь мало общего.

Собственно  уточнению этих более частных  определений и будет посвящена  оставшаяся часть нашего повествования.

Многоликий  документ

Прежде  чем детально обсуждать функции  и реализацию отдельных компонентов  системы автоматизации документооборота необходимо кратко остановиться формализации термина “документ” по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:

• “Бумажный” документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
• Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
• Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть “сырыми”, то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.
• Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них.
• К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ “живет” только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.

Нужно отметить, что хотя интеграция прикладных АРМ’ов в работу комплексной системы автоматизации документооборота является отдельной задачей, документы последней группы, как правило, оказываются за рамками системы автоматизации документооборота. 

Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать механизмы для  автоматизации работы с документами  всех перечисленных типов, за исключением  последнего. При этом механизмы эти  должны соответствовать информационным возможностям соответствующих типов  документов. Например, если документ содержит внутри себя помеченное поле, то система  должна позволять поиск непосредственно  по данному полю, если же документ не содержит структуры, то поиск должен быть осуществлен просто по наличию  слова в документе. Если документ не содержит внутри себя информации, которая  “понятна” компьютеру (образ документов) система должна обеспечить поиск  по различным атрибутам данного  файла документа, хранящимся в информационной системе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Таблица 1.

  Сравнительная характеристика бумажного  и электронного документов

  Продолжение таблицы 1 

Подсистемы  и их функции

В данной публикации мы сможем лишь коротко  остановиться на функциях подсистем, решающих отдельные задачи автоматизации  документооборота. Более детальному обсуждению каждой из задач и особенностей программного обеспечения для их реализации будут посвящены дальнейшие публикации данной рубрики.

Как мы уже убедились, система автоматизации  документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее  функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между  собой. В реальной практике программные  продукты достаточно условно можно  отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть  функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого  класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации  документооборота.

• Системы автоматизации делопроизводства;
• Архивы документов;
• Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
• Системы управления стоимостью хранения документов;
• Системы маршрутизации документов;
• Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. 

Рис. 1 Структура системы автоматизации документооборота организации. 

В основе системы документооборота лежит  подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации  делопроизводства. Клиентское рабочее  место осуществляет возможность  занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.

В том  случае, если система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. В  простейшем случае для этого может  использоваться файловая система. В  более сложном случае это может  быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа  к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие  систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские  приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как  доступ к документам в архиве, поддержка  блокировки и изменения атрибутов  документов, а также возможность  полнотекстового поиска.

Для ввода  документов в систему может использоваться система распознавания текстов  и печатных форм.

В случае наличия в системе средств  маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов  и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей  и внесение информации об изменении  статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы  маршрутизации может непосредственно  не взаимодействовать с базой  данных и архивом документов, а  получать доступ к документам посредством  среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная  почта.

  Классификация систем электронного управления документами. 

  Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства  отечественных организаций и  предприятий.Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

  Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие  процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов  документов в компьютерных сетях, а  так же обеспечивала контроль над  потоками документов организации. Часто  эти документы хранятся в специальных  хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

  Системы электронного управления документами включают:

  1) системы электронного документирования (делопроизводства);

  2) системы электронного документооборота;

  3) корпоративные системы электронного  управления документами.

  Требования:

  Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

  Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

  Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных  модулей, интегрированных между  собой, что обеспечивает возможность  поэтапного внедрения системы.

  Открытость.Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

  Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими  надежную и бесперебойную работу системы при различных видах  сбоев.

  Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему  спектру документов, от электронной  почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

  Доступность. Возможность обеспечения доступа  к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные  типы клиентов. Поддержка различных  категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).

  Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла  электронного документа. 

  Таблица 3.

  Классификация систем электронного управления документами

Системы автоматизации делопроизводства

  В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных  для автоматизации документационного  обеспечения управления. На сегодняшний  момент можно выделить следующие  решения от ведущих компаний-разработчиков:

  российские  системы, в основе которых лежит  Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;

  полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

  Для них используются разнообразные  обозначения: система автоматизации  документооборота и делопроизводства, система управления документами, система  электронного документооборота и так  далее.

  Таблица 5.

  Сравнение технологий 

 Краткие характеристики системы «Дело»

  Система автоматизации делопроизводства и  документооборота «Дело» была разработана  ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для  автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. 

  Функциональные  возможности: 

  отслеживание  всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

  единая  регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;

  регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;

  ввод  текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

  направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

  пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

  регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

  осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

  объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;