Автоматизация учета поступления материалов и её реализация в программе 1С: «Предприятие» 7.7
Брянский открытый институт управления и бизнеса
Кафедра
Информационных технологий и программного обеспечения
Курсовая работа
На тему: Автоматизация учета поступления материалов и её реализация в программе 1С: «Предприятие» 7.7
Студент группы ПИ-401
Проверила:
Бишутина Л.И.
Брянск 2009 г.
Содержание:
Введение ______________________________
1. Многоуровневая распределенная обработка
учетной информации на предприятии ______________________________
1.1 Понятие и сущность автоматизированного рабочего места бухгалтера __4
1.2 Взаимосвязь автоматизированных рабочих
мест в условиях комплексной автоматизации
бухгалтерского учета ______________________________
2. Организация информационной базы учета поступления материалов ____13
2.1. Описание объекта автоматизации ______________________________
2.2. Характеристика основных операций по сферам деятельности_________15
2.3. Описание бизнес-процессов______________
3. Автоматизация учета поступления материалов
и её реализация в программе «1С Бухгалтерия
7.7» ______________________________
Выводы и предложения__________
Список литературы_____________
Введение
Материалы – один из важнейших
элементов производственного
Улучшению ресурсосбережения способствует первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм учета, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, топлива и др., ограничения числа должностных лиц имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов.
Целью данной курсовой работы является автоматизация учета поступления материалов и её реализация в программе 1С: «Предприятие» 7.7, при этом был поставлен ряд следующих задач:
- организация автоматизированного рабочего места бухгалтера;
- организация информационной базы учета;
- изучение основных операций по поступлению материалов;
- рассмотрение основных процессов учетной задачи и декомпозиция ее на составные части;
- автоматизация технологии учета поступления материалов в программном комплексе 1С: «Предприятие» 7.7.
1. Многоуровневая распределенная обработка учетной информации на предприятии
1.1. Понятие и сущность
автоматизированного рабочего
На современном этапе
автоматизации управления общественным
производством наиболее перспективным
является автоматизация планово-управлен
Очевидно, что в работе бухгалтерии есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации. Хранение документов в виде компьютерных данных на диске, безусловно, более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть в виде бумаг. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.
Эти системы
получили широкое
Специфика деятельности бухгалтерии позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.
Одним из первых примеров системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.
АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.
С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.
Задачи автоматизированного рабочего места можно вывести из самого понятия АРМ, итак, можно сказать, что это вычислительная система, предназначенная для автоматизации профессиональной деятельности.
Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых - основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.
Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы.
Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих конечный успех деятельности предприятия.
При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, - остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.
По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления (АСУ) соответствующими объектами в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.
Ускоренное и масштабное развитие приобрели эргономические исследования и разработки в области аппаратных и программных средств вычислительной техники, а также проектирование деятельности пользователя с компьютером и формирование рабочей среды. Основная цель - обеспечить создание компьютерных систем, наиболее пригодных к использованию, удобных и безопасных.
Производители и пользователи уделяют пристальное внимание учету требований эргономики при создании компьютерных систем, созданию «дружественных» человеку систем. Это позволяет:
- Сократить время обучения и затраты на него;
- Уменьшить число ошибок человека при вводе данных и получении информации;
- Исключить потребность в экстенсивных системах поддержки пользователей и оказании экстренной помощи;
- Повысить эффективность работы специалистов;
- Снизить стоимость отладки;
- Обеспечить безопасность и сохранение здоровья пользователей;
- Увеличить конкурентоспособность одного типа компьютерных систем по сравнению с другими при идентичных технических и функциональных возможностях;
- Повысить способность пользователя к принятию новых систем.
Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, основой которого служит профессиональный персональный компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников (программистов, операторов и др.). У групповых АРМ таким компьютером могут пользоваться несколько человек. В комплект профессионального персонального компьютера входят процессор, дисплей, клавиатура, магнитные накопители информации, печатающие устройства и графопостроители.
К комплексу технических средств следует отнести и средства коммуникаций для связи различных АРМ в сетях, а также средства телефонной связи.
Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Информация организуется и хранится, в основном, на магнитных дисках. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач. В АРМ может быть несколько баз данных.
Организационное обеспечение включает средства и методы организации функционирования, совершенствования и развития АРМ, а также подготовки и повышения квалификации кадров; предусматривает определение и документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.
Для групповых и коллективных АРМ в подсистему организационного обеспечения включаются функции администрирования АРМ: проектирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, организационные связи с инфрасистемами и др.
Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основой системного обеспечения является операционная система и системы программирования. Системные программы обеспечивают рациональную технологию обработки информации. Так называемые сервисные программы, которыми АРМ комплектуется в зависимости от потребности в них, расширяют возможности операционной системы. Для обеспечения информационной связи в сетях АРМ и связи АРМ по различным каналам также применяются программные средства, которые можно отнести к системному программированию.
Прикладное программное обеспечение составляют программы пользователей и пакеты прикладных программ разного назначения. Стандартные программы пользователей представляют собой программные решения определённых задач на алгоритмическом языке.
1.2. Взаимосвязь автоматизированных рабочих мест в условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета
Персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное рабочее место с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьютера, который может использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ:
1. В первом
случае организуется АРМ с
замкнутым циклом обработки
2. Во втором - информационный обмен обеспечивается между отдельными АРМ на уровне документа, машинного носителя или автоматический информационный обмен на уровне создания локальной вычислительной сети.
Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию построения, объединять однотипные и разнотипные ЭВМ:
1. Наиболее часто
используется так называемая
звездообразная организация
2. При организации АРМ бухгалтера используются также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание определенного участка учета.
Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность.
Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного.
Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств.
Выходная документация включает сводные, сгруппированные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.
Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы, базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяется способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени.
Пофайловая организация
информационного обеспечения
1. По смысловому содержанию.
2. По способам использования.
3. По назначению.
4. По организации.
По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом:
1. Постоянные массивы.
2. Текущие (переменные) массивы.
3. Промежуточные массивы.
4. Выходные массивы.
5. Хранимые массивы.
6. Поисковые (информационные) массивы.
7. Служебные массивы.
Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющей собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о файле.
База данных – это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.
Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.
Главными показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, то есть специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени профессионализма, уровню в системе управления: например, главный бухгалтер, бухгалтер и т. д. Удовлетворение их информационных потребностей – это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.
2. Организация информационной
2.1. Описание объекта автоматизации
Методологические основы формирования учета информации о материально-производственных запасах организации установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01).
Материалы – один из важнейших
элементов производственного
В зависимости от той роли, которую играют производственные запасы в процессе производства продукции, выполнения работ и оказания услуг, их подразделяют на следующие группы:
- сырье и основные материалы;
- вспомогательные материалы;
- покупные полуфабрикаты;
- возвратные материалы (отходы);
- топливо;
- тара и тарные материалы;
- запасные части.
Классификацию материалов удобно использовать для построения синтетического и аналитического учета, составления статистических отчетов, информации о поступлении и расходе материалов в производственно-хозяйственной деятельности организации, для определения остатков.
Материальные запасы принимаются
к учету по фактической себестоимости,
которая исчисляется в
При приобретении материалов за плату у других организаций их фактическая себестоимость складывается из всех затрат на приобретение за исключением налога на добавленную стоимость. Фактические затраты могут включать:
- суммы, уплаченные поставщикам в соответствии с договором;
- суммы, уплачиваемые другим организациям за информационно-консультативные услуги, связанные с приобретением запасов;
- таможенные пошлины и иные платежи; не возмещенные налоги, уплачиваемые в связи с поступлением каждой единицы запасов;
- вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям;
- затраты по заготовлению и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию грузов;
- иные затраты на приобретение материально-производственных запасов.
При изготовлении различных видов материальных запасов собственными силами организации фактическая себестоимость определяется в сумме фактических затрат на производство соответствующего вида продукции согласно действующему порядку формирования себестоимости.
Фактическая себестоимость запасов, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется на основе их денежной оценки, согласованной с учредителями.
При безвозмездном получении
материальных запасов в порядке
дарения фактическая себестоимо
Фактическая себестоимость
материальных ресурсов организации
не подлежит изменению, кроме случаев,
предусмотренных
При приобретении запасов за иностранную валюту производится пересчет их стоимости в рубли по курсу Центрального банка России на дату принятия ценностей к бухгалтерскому учету организацией-получателем в соответствии с договором.
Определить фактическую
себестоимость приобретаемых
Учетная цена материальных запасов представляет собой себестоимость приобретения (заготовления), которая определяется самой организацией по сложившемуся уровню покупных цен с добавлением расходов на транспортировку, упаковку, погрузку, разгрузку и т.п. В качестве учетной цены могут выступать и так называемые средние или средневзвешенные покупные цены, определяемые расчетным путем по сложившимся уровням цен на начало и конец отчетного периода по отдельным видам запасов. В том и другом случае разница между фактической себестоимостью приобретения и стоимостью запасов по учетным ценам отражается в бухгалтерском учете как отклонения в стоимости материалов.
Способ оценки по себестоимости каждой единицы применяется для материальных запасов, которые используются организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или для запасов, которые не могут заменять друг друга.
2.2. Характеристика основных операций по сферам деятельности
Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:
- по договорам купли - продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;
- путем изготовления материалов силами организации;
- внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;
- получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).
На материалы, поступающие по договорам купли - продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования - поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:
- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
- проверять соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
- проверять правильность расчетов в расчетных документах;
- акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
- определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
- передавать документы в подразделения организации (бухгалтерской службы, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.
Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.
Оформление доверенностей
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Приемка материалов от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли - продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).
Поступившие в организацию счета - фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально - технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования материалов.
Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.
При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.
Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.
- Автоматизация учета поступления, перемещения товаров в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.1»
- Автоматизация учёта продажи товаров в магазинах
- Автоматизация учета продажи товаров на примере супермаркета «Семейный»
- Автоматизация учета продаж ООО «Мастерская мебели»
- Автоматизация учета проданных товаров
- Автоматизация учета процесса реализации (на примере ООО «Техно»)
- Автоматизация учета работ произведенных сотрудниками районных электрических сетей
- Автоматизация учета основных средств и необоротных активов
- Автоматизация учета основных средств и необоротных активов
- Автоматизация учета основных средств на предприятии
- Автоматизация учета основных средств На примере СПК «имени Кирова» Рубцовского района
- Автоматизация учета основных средств (ОС) на предприятии
- Автоматизация учёта отгрузки готовой продукции» с использованием СУБД 1С: Предприятие
- Автоматизация учета пожарной сигнализации
