Автоматизация учета поступления, перемещения товаров в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.1»

      Министерство  образования и  науки Российской Федерации

      Федеральное государственное  образовательное  учреждение

      высшего профессионального  образования

      «Российский государственный  социальный университет»

      Уральский институт социального  образования (филиал)

      Кафедра  экономики 
 
 
 
 
 
 
 

      Зачетная работа

      По  дисциплине Автоматизированная обработка бухгалтерской информации

      На  темы «Автоматизация учета поступления, перемещения товаров в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.1»»  
 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка 570 гр.

Плюснина  Н.С. 
 
 
 

Научный руководитель:

Паин  А. А.

К.т.н., доцент 
 
 
 

2012

Содержание 

     Введение 

     Управление  предприятием в современных условиях определяется как изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели. Система управления предприятием взаимодействует в постоянной взаимосвязи с внешней средой. Взаимосвязь осуществляется посредством информации, которая по потокам прямой связи передает цель функционирования, различные команды управления от системы более высокого уровня к системам низового звена, а по потокам обратной связи - все сведения, необходимые для регулирования информационного процесса. Управленческая информация обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Важнейшей ее составляющей является экономическая информация, которая отражает производственно-финансовую деятельность любых экономических объектов с помощью системы натуральных, стоимостных показателей. При этом используются количественные величины, цифровые значения. Эта особенность экономической информации предопределяет возможность широкого применения для ее обработки вычислительной техники.

     В процессе преобразования информации в  условиях применения автоматизированных систем важнейшей частью технических средств являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных посредством соответствующего программного обеспечения. Применение компьютеров в процессе обработки информации позволяет выделить следующие характерные признаки:

     1)компьютер  из вспомогательного средства  становится определяющим фактором организации учетного процесса;

     2)компьютеризация  охватывает все без исключения этапы обработки учетной информации: сбор первичной информации, накопление и обработку данных, формирование отчетности;

     3)обеспечение  оперативности при передаче учетной  информации, а также при обработке  учетных данных;

     4)возможность  моделирования на основе учетных данных в процессе анализа фактов хозяйственной жизни.

     Таким образом, в процессе преобразования учетной информации с помощью  компьютеров в системе бухгалтерского учета решаются задачи обеспечения оперативной обработки информации, автоматизации синтетического и аналитического учета, а также автоматизированного формирования всех видов отчетности, предоставляемой внешним и внутренним пользователям. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все эти элементы составляют автоматизированную систему бухгалтерского учета предприятия.

     Автоматизированная  система бухгалтерского учета (АСБУ) - это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

     Автоматизированная  система бухгалтерского учета, являясь  неотъемлемой частью автоматизированной информационной системы, занимает одно из важнейших мест в информационных системах хозяйствующего субъекта, оперативно обеспечивая руководство предприятия учетной информацией для принятия управленческих решений.

1. Учет товаров

1.1.Понятие  товаров. Задачи  учета

      Товары  являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.

      Учет  готовой продукции и товаров  регулируется Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденным приказом Минфина России от 09.06.01 г. № 44н, а также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.01 г. № 119н.

      Движение  готовой продукции включает основные стадии:

      ·         поступление готовой продукции на склад;

      ·         отгрузка (отпуск) готовой продукции  и товаров покупателям (заказчикам) в порядке реализации (продажи) или  при ином их выбытии.

      Единица бухгалтерского учета готовой продукции  выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением.

      Готовая продукция, как правило, должна быть сдана из производства на склад в  подотчет материально ответственному лицу.

      Крупногабаритные  изделия и продукция, которая  не может быть сдана на склад по техническим причинам, принимаются  представителем заказчика на месте  их изготовления, комплектации и сборки.

      Планирование  и учет готовой продукции ведут  в натуральных, условно-натуральных и стоимостных показателях. Условно-натуральные показатели используют для получения обобщенных данных об однородной продукции. Например, количество выработанных консервов может учитываться в условных банках.

      Движение  товаров в торговых организациях включает две стадии:

      1) поступление товаров путем их  приобретения у поставщиков;

      2) продажа товаров покупателям  — юридическим и физическим  лицам.

      Единицей  бухгалтерского учета товаров, предназначенных  для последующей перепродажи, могут являться партии, номенклатурные единицы.

      Основными задачами учета готовой продукции  и товаров являются:

      1) формирование фактической себестоимости  готовой продукции;

      2) правильное и своевременное документальное  оформление операций и обеспечение  достоверных данных по поступлению и отпуску готовой продукции и товаров;

      3) контроль за сохранностью готовой  продукции и товаров в местах  их хранения (эксплуатации) и на  всех этапах их движения;

      4) контроль за соблюдением установленных  организацией норм по выпуску готовой продукции, обеспечивающих ее бесперебойный выпуск, выполнение работ и оказание услуг;

      5) своевременное выявление ненужных  и излишних запасов готовой  продукции и товаров с целью  их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;

      6) проведение анализа эффективности  использования товарных запасов  и запасов готовой продукции.

      В основе организации бухгалтерского учета готовой продукции и  товаров лежат следующие основные требования:

      · сплошного, непрерывного и полного  отражения движения (прихода, расхода, перемещения) данных запасов;

      ·учет количества и оценки товаров и  готовой продукции;

      ·оперативности (своевременности) учета запасов;

      ·достоверности;

      ·соответствия синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

      ·соответствия данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

1.2. Документальное оформление  движения товаров

      Все операции по движению (поступлению, перемещению, расходованию) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

      Готовая продукция поступает из производства на склад на основании приемосдаточных  накладных, актов, спецификаций и других аналогичных документов, которые  выписываются в двух экземплярах. Один экземпляр предназначен для сдатчика готовой продукции, другой является сопроводительным документом для хранения на складе. Учет готовой продукции на складе осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к учету материально-производственных запасов (глава 5 учебника). Для хранения готовой продукции, выпущенной из производства, создаются отдельные склады, кроме крупногабаритных изделий и иной продукции, сдача которых на склад затруднена по техническим причинам. Они принимаются заказчиком на месте изготовления и отгружаются непосредственно с этих мест.

      Учет  готовой продукции на складах  ведется по местам хранения и материально  ответственным лицам. Особенностью учета готовой продукции является ведение количественно-стоимостного учета, при этом организацией самостоятельно определяются учетные единицы. Готовая продукция учитывается по наименованиям, с раздельным учетом отличительных признаков (маркам, артикулам, типовым размерам, моделям, фасонам и т.д.). Кроме того, учет ведется по укрупненным группам продукции: изделия основного производства, товары народного потребления и др.

      Отпуск  готовой продукции покупателям  оформляется, как правило, накладными. В качестве типовой формы накладной  можно использовать форму № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону».

      В зависимости от отраслевой специфики  организации могут применять  специализированные формы накладных  и других первичных документов с  указанием в них обязательных реквизитов.

      Основанием  для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации или уполномоченного лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

      Методическими рекомендациями по учету материально-производственных запасов рекомендуется следующий  порядок учета отпуска готовой  продукции:

      1. Накладные формы № М-15 выписываются на складе или в отделе сбыта в четырех экземплярах и передаются в бухгалтерию для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

      2. Из бухгалтерии подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта (или другое аналогичное подразделение организации). Один экземпляр накладной передается кладовщику (или другому материально ответственному лицу), второй служит основанием для выписки счета-фактуры, третий и четвертый передаются получателю готовой продукции. На всех экземплярах накладной получатель обязан расписаться в получении.

      3. При вывозе продукции через  пропускной пункт один экземпляр  накладной (четвертый) остается  у службы охраны, а третий экземпляр передается получателю в качестве сопроводительного документа на груз.

      4. Служба охраны записывает накладные  в журнал регистрации грузов  и затем передает их в бухгалтерию  по описи, где делают отметки  о вывозе в журнале регистрации  накладных на вывоз (продажу) готовой продукции.

      5. На отгруженную продукцию в  обязательном порядке выписывается  счет-фактура, в двух экземплярах.  Первый экземпляр не позднее  пяти дней с даты отгрузки  продукции высылается или передается  покупателю, а второй остается  у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС.

      Приобретение  товаров у поставщиков осуществляется на основании договоров купли-продажи.

      Товары  от поставщиков, как правило, поступают  в организацию с сопроводительными  документами (накладными, счетами-фактурами и т.п.).

      Оформление  и учет торговых операций осуществляется с использованием унифицированных  форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата  России от 25.12.98 г. № 132. Основные формы  приведены в табл. 1.

      Приемка товаров, поступивших от поставщиков, производится по акту о приемке товаров (форма № ТОРГ-1). Данным актом оформляется приемка товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

      Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе организация  должна приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры по предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двухстороннего акта.

      Для оформления приемки отечественных  и импортных товаров при количественных и качественных расхождениях по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика применяются соответственно акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2) и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № ТОРГ-3). Данные акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

      Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров  от организации транспорта оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте.

      Акты  о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим  наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или  расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиями к качеству товаров, предусмотренных в договоре или контракте. Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которого возложено проведение экспертизы.

      Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех  экземплярах. Акт по форме № ТОРГ-3 составляется на импортные товары в  пяти экземплярах.

      Если  товарно-материальные ценности поступают  в организацию без счета поставщика, то они принимаются по акту о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4).

      Ценности  принимаются по данному акту по фактическому наличию.

      Акт составляется в двух экземплярах  при участии материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица.

      Для оформления приемки и оприходования  тары применяется акт об оприходовании  тары, не указанной в счете поставщика (форма № ТОРГ-5). Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр  передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица.

      Товары  приходуются по чистому весу (без  тары). При оприходовании некоторых  товаров чистый вес (нетто) определяется путем вычитания из общего веса товара (брутто) веса тары по маркировке.

      После высвобождения тары из-под товара ее взвешивают.

      Если  фактический вес тары больше веса этой тары, указанного в маркировке, возникает разница в весе товара, которая называется завесом тары. Завес тары оформляется специальным  актом о завесе тары (форма № ТОРГ-6) в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения.

      При этом на таре делается отметка (краской, химическим карандашом, чернилами) с  указанием номера и даты акта о  завесе, чтобы предотвратить повторное актирование одной и той же тары.

      Поступившие товары хранятся на складе организации.

      Для учета товаров в местах их хранения применяются формы, приведенные  в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России от 09.08.99 г. № 66.

      Организация складского учета товаров зависит  от способа их хранения. Различают  партионный и сортовой способы хранения и соответственно партионный и сортовой учет товарно-материальных ценностей.

      При партионном способе хранения применяется  партионная карта (форма №МХ-10). Эта  форма составляется на каждую партию товаров для контроля за поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости товаров, поступивших различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.). Партионная карта выписывается в двух экземплярах на каждую партию товаров материально ответственным лицом. Указываются все необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправителя, номер и дата акта о приеме товара, а также наименование, артикул, цена, количество, масса товара. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй — передается в бухгалтерию. Полный расход каждой партии товаров оформляется в партионной карте подписями уполномоченных на это лиц с указанием данных о применении норм естественной убыли и окончательного результата учета товаров. После полного выбытия данной партии партионная карта склада передается в бухгалтерию для проверки и принятия соответствующего решения.

      Для учета товаров в местах их хранения к ним прикрепляют товарный ярлык (форма № ТОРГ-11). Товарный ярлык  заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка.

      Товарный  ярлык хранят вместе с товаром  по месту его нахождения.

      Данные  товарного ярлыка применяются для  заполнения инвентаризационной описи  товаров.

      Для аналитического учета товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении, применяются карточки количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28).

      Карточка  ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара.

      При количественно-стоимостном учете  однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться вместе на одной карточке. Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

      Для учета движения и остатков товаров  и тары на складе применяется журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18). Журнал ведется  материально ответственным лицом  по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

      При продаже товаров другим организациям отпуск товаров со склада производится по товарным накладным (форма № ТОРГ-12).

      Товарная  накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, продающей товары, и является основанием для их списания. Второй экземпляр  передается организации-покупателю и  является основанием для оприходования  им этих ценностей.

      Для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период применяются  товарный отчет (форма № ТОРГ-29) и  отчет по таре (форма № ТОРГ-30).

      Эти первичные документы составляются в двух экземплярах материально  ответственным лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие товаров и тары. Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета товаров.

      Подписывается бухгалтером и материально ответственным  лицом.

      Первый  экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

      Для учета внутреннего перемещения  товарно-материальных ценностей между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами применяется накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).

      В случае возникновения по тем или  иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей они подлежат уценке или  списанию, что оформляется актом  о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-15). Акт составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителей администрации, материально ответственного лица и, при необходимости, представителя санитарного надзора. Акт утверждается руководителем организации. Первый экземпляр передается в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица.

      В случае обнаружения при инвентаризации потерь от порчи товаров для их списания используется акт о списании товаров (форма № ТОРГ-16).

      Для оформления уценки товаров при моральном  устаревании, снижении покупательского  спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам применяется акт об уценке товарно-материальных ценностей (форма №МХ-15). Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, второй — передается материально ответственному лицу для хранения или прикладывается к товарной накладной для передачи в организации торговли для перепродажи товарно-материальных ценностей по более низким ценам или для возврата их поставщику (производителю).

2. Поступления, перемещения товаров в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.1»

2.1. Поступление товаров

      Для отражения в учете операций, связанных  с поступлением в организацию  товаров, в типовой конфигурации предназначен документ «Поступление товаров». Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Поступление товаров» из подменю «Учет товаров, реализации» меню «Документы» главного меню программы. 

      В верхней части экранной формы  документа указываются: номер и  дата документа на поступление в  организацию товаров, информация об условии поступления, о поставщике, договоре поставки и складе, на который товар принят.

      В реквизите «Вид поступления» указывается  одно из следующих значений:

      ·         от поставщика на оптовый склад;

      ·         от поставщика в розничную продажу;

      ·         возврат ранее отгруженных;

      ·         возврат от покупателя на оптовый  склад;

      ·         возврат от покупателя в розничную  продажу.

      Рассмотрим  поступление товара от поставщика.

      В реквизите «Поставщик» указывается  контрагент (организация или частное  лицо), от которого получены товары по данной накладной. Для выбора контрагента нужно нажать на кнопку  справа от поля ввода контрагента. При этом на экране откроется окно справочника «Контрагенты».

      Если  сведения о поставщике имеются в  справочнике, то нужно его выбрать, дважды щелкнув на нем мышью.

      Если  сведения о поставщике отсутствуют (первая хозяйственная операция с  данным поставщиком), то их можно ввести в справочник непосредственно на данном этапе.

      В реквизите «Договор» следует  указать полученный от поставщика счет на оплату или договор.

      В реквизите «Склад» указывается  склад организации, на который приняты  товары. Для выбора склада нужно  нажать на кнопку  справа от поля ввода  склада. При этом на экране откроется  окно справочника «Места хранения МПЗ». Для выбора нужной записи из справочника щелкните на ней дважды мышью.

      Если  поставщиком предъявлен счет-фактура, то следует установить флаг «Счет-фактура» и ввести соответствующие реквизиты  счета-фактуры.

      Если  учет цены номенклатуры ведется в  справочнике «Цены», то в форме документа добавляется реквизит «Тип цен». Значение реквизита определяет тип цены, используемой при добавлении в документ новой строки. При вводе нового документа реквизит «Тип цен» заполняется в соответствии со значением константы «Основная цена приобретения», либо в соответствии с индивидуальными настройками рабочего места. Более подробно учет цен номенклатуры описывается в разделе «Справочник «Номенклатура».