Автоматизация учёта отгрузки готовой продукции» с использованием СУБД 1С: Предприятие

Министерство сельского хозяйства  Российской Федерации

Федеральное образовательное  учреждение высшего

профессионального образования

Пермская Государственная  Сельскохозяйственная

Академия Имени Д.Н. Прянишникова

 

 

 

Кафедра Информационных технологий

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине

«Бухгалтерские

 информационные  системы»

на тему «Автоматизация учёта отгрузки готовой продукции»

с использованием СУБД 1С:Предприятие

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: Студент(ка) 4-го курса

факультета Информационные системы

специальности 080801

«Прикладная информатика»

группа ПИ-42

Лабердин Дмитрий Вадимович

№ зачетной книжки ПИ – 168 – 2003               

 

 

Руководитель

Грибач Александр Валерьевич

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пермь 2006

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Готовая продукция - это изделия и полуфабрикаты, полностью законченные обработкой, соответствующие действующим стандартам или утвержденным техническим условиям, принятые на склад или заказчиком.

Основными задачами бухгалтерского учета готовой продукции являются:

правильный и своевременный  учет наличия и движения готовой  продукции на складах, холодильниках и других местах хранения продукции;

контроль за выполнением  планов по объему, ассортименту, качеству выпущенной продукции и обязательств по ее поставкам;

контроль за сохранностью готовой продукции и соблюдением  установленных лимитов;

контроль за выполнением  плана по реализации продукции и  своевременностью оплаты за реализованную продукцию;

выявление рентабельности всей продукции и ее отдельных видов.

Готовая продукция, как  правило, должна быть сдана на склад  в подотчет материально ответственному лицу. Крупногабаритные изделия и продукция, которая не может быть сдана на склад по техническим причинам, принимаются представителем заказчика на месте изготовления, комплектации и сборки.

Планирование и учет готовой продукции ведут в  натуральных, условно-натуральных и  стоимостных показателях.

Условно-натуральные  показатели используют для получения обобщенных данных об однородной продукции. Например, количество выработанной каустической соды выражается в тоннах условного веса, консервов - в условных банках и т.д.

В данном курсовом проекте  мы рассмотрим следующие задачи:

• Особенности учёта данного участка;
• Характеристику системы 1С:Предприятия, для обоснования почему эта система наиболее подходящая;
• Алгоритм автоматизированного учета отгрузки готовой продукции;
• Синтетический и аналитический учёт отгрузки готовой продукции;
• Документальное оформление и документооборот данного участка учёта;
• Особенности внедрения и эксплуатации системы используемой системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Краткая характеристика  системы

Программа «1С:Торговля и  Склад» предназначена для учета  любых видов торговых операций. Программа  способна выполнять все функции  учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Программа позволяет:

• Автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле
• Вести учет складских операций
• Формировать все необходимые первичные документы, в т.ч счета-фактуры , книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе ГТД
• Вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений
• Отслеживать состояние взаиморасчетов с rонтрагентами
• Вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать таможенные пошлины и сборы
• Вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации
• Получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег.

Благодаря гибкости и  настраиваемости, программа может  адаптироваться к особенностям торгового  и складского учета конкретной организации.

«1С:Торговля и склад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Области применения компоненты: автоматизация торговли, складской учет, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Автоматизация любых  торговых и складских операций

"1С:Торговля и склад"  автоматизирует работу на всех  этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

• вести раздельный управленческий и финансовый учет
• вести учет от имени нескольких юридических лиц
• вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)
• вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию
• оформлять закупку и продажу товаров
• производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных
• вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам
• формировать необходимые первичные документы
• оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД
• выполнять резервирование товаров и контроль оплаты
• вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе
• вести учет товарных кредитов и контроль их погашения
• вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату

В "1С:Торговля и склад" вы можете:

• задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен
• работать со взаимосвязанными документами
• выполнять автоматический расчет цен списания товаров
• быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов
• вести учет товаров в различных единицах измерения,
• а денежных средств - в различных валютах
• получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег
• автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии.

 

1.2 Работа с распределенными  информационными базами

Основное назначение средств работы с распределенными  информационными базами - организация  единой системы автоматизированного  учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью:

• ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз
• полная или выборочная синхронизация данных
• настройка состава синхронизируемых данных
• произвольный порядок и способ передачи изменений

Использование средств  управления распределенными информационными  базами не ограничивает действия пользователей  системы. Все изменения данных система  отслеживает автоматически и  передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Надежность и безопасность

"1С:Торговля и склад"  содержит средства обеспечения  сохранности и непротиворечивости  информации:

• возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации
• специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок
• возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды
• установка запрета на редактирование печатных форм документов
• "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Гибкость и настраиваемость

"1С:Торговля и склад"  может быть адаптирована к  любым особенностям учета на  конкретном предприятии. В состав  системы входит Конфигуратор, который  позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

• редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры
• изменять экранные и печатные формы документов
• создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними
• редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры
• редактировать свойства справочников:
• изменять состав реквизитов,
• количество уровней,
• тип кода,
• диапазон проверки уникальности кода
• и другое
• создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах
• создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации
• описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1.5 Современный интерфейс

"1С:Торговля и склад"  следует современным стандартам  пользовательского интерфейса:

• "советы дня" подскажут вам эффективные приемы работы и удобные возможности системы
• служебные окна умеют "прикрепляться" к границам главного окна программы
• главное меню системы содержит "образы" команд - такие же образы помещены на кнопках панелей инструментов
• кнопки панелей инструментов могут быть обозначены не только рисунками, но и текстом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6 Открытость и доступность

"1С:Торговля и склад"  содержит разнообразные средства  для связи с другими программами.

Возможность импорта  и экспорта информации через текстовые  файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.

Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами  формата DBF.

Также "1С:Торговля и  склад" поддерживает современные  средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

• управлять работой других программ, используя встроенный язык "1С:Торговля и склад", - например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel
• получать доступ к данным "1С:Торговля и склад" из других программ
• вставлять в документы и отчеты "1С:Торговля и склад" объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы
• размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

В "1С:Торговля и склад" реализована поддержка открытых стандартов: обмена коммерческой информацией (CommerceML) и обмена платежными документами (1С:Предприятие – Клиент банк). Это дает возможность:

• формировать и выгружать коммерческие предложения на Web – витрины, поддерживающие стандарт
• организовывать электронный обмен каталогами, прайс-листами и документами со своими контрагентами
• обмениваться платежными документами (платежными поручениями и выписками) с системами Клиент – банка

Из 1С:Торговля и Склад  можно управлять собственной Web-витриной, размещенной на ресурсе 

1С:Торговля и Склад интегрирована с базой данных Ассоциации ЮНИСКАН/EAN Россия. Считав сканером с этикетки, размещенной на упаковке товара штрих-код, система может автоматически сформировать запрос, получить данные о товаре и записать их в информационную базу.

1.7 Масштабируемость

Для торговых предприятий  с различным количеством совершаемых  операций фирма "1С" предлагает разные версии программы "1С:Торговля и склад":

• однопользовательская версия
• сетевая версия
• версия для SQL (клиент-сервер)

При переходе на другую версию автоматически сохраняются все введенные данные.

1.8 Администрирование

"1С:Торговля и склад"  включает средства, позволяющие  администратору системы:

• вести список пользователей системы
• назначать пользователям пароли на вход в систему
• назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой
• формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов
• просматривать список работающих пользователей
• получать историю работы пользователей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Особенности внедрения

 

Комплексная автоматизация  учета на предприятии - это совокупность действий по созданию и внедрению  информационной системы для ведения  учета любой информации о деятельности предприятия, требуемой заказчиком для управления бизнеса. В зависимости от пожеланий заказчика внедрение 1С информационной системы на предприятии может иметь различную степень сложности. Внедрение 1С, в некоторых случаях, может заключатся в установке программы, обучении персонала по работе с информационной системой, небольших настройках программы под специфику работы. В других случаях, напротив, внедрение 1С новой информационной системы – процесс сложный и продолжительный.

Преимущества автоматизации:

- Простота и точность  формирования любой отчетности  о деятельности организации - для налоговых инспекций и фондов, руководства, инвесторов, акционеров.

- Возможность оперативного  получения информации о состоянии  дел на предприятии, что позволяет  руководству принимать более  взвешенные и обоснованные решения. 

- Улучшение порядка и качества работы компании в целом, что делает ее привлекательней, как для сотрудников, так и для клиентов.

В результате система  автоматизации учета существенно  повышает эффективность работы компании и ее конкурентоспособность.

Комплексные решения по автоматизации торговой, производственной и предпринимательской деятельности на базе программных продуктов фирмы 1С, оптимизированных для решения задач заказчика, а также автоматизацию управленческого и бухгалтерского учета, В зависимости от внедряемых решений, специалисты проводят обучение персонала заказчика.

Перечень работ по внедрению 1С включает:

- Выбор необходимой  платформы, конфигурации;

- Составление технического  задания на разработку программного  обеспечения;

- Разработку программного  обеспечения перенос данных из предыдущей учетной системы;

- Тестирование и доработку  программного обеспечения;

Обучение пользователей;

- Составления плана  перехода и его реализация;

- Сопровождение программного  обеспечения.

Этапов внедрения может  быть как больше, так и меньше, каждый из них может представлять определенную сложность для различных компаний, содержать множество подводных камней. Указанный список является примерным, для различных организаций он может быть изменен под конкретную задачу.

 

3 Документальное оформление учёта отгрузки готовой продукции

3.1 Назначение первичных документов по учёту отгрузки готовой продукции, периодичность заполнения.

 

Отпуск готовой продукции покупателям (заказчикам) осуществляется в организациях на основании соответствующих первичных учетных документов - накладных. В качестве типовой формы накладной может использоваться форма N М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону"

Организации различных  отраслей производства могут применять  специализированные формы (модификации) накладных и других первичных учетных документов, оформляемых при отпуске готовой продукции. При этом указанные документы должны содержать обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления  документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной  операции;

д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Кроме обязательных реквизитов накладная должна содержать  дополнительные показатели, такие как  основные характеристики отгружаемой (отпускаемой) продукции (товара), в  том числе код продукции (товара), сорт, размер, марку и т.д., наименование структурного подразделения организации, отпускающего готовую продукцию, наименование покупателя и основание для отпуска.

3.2 Описание документооборота. Технология ручной обработки на этапах документооборота.

 

Основанием  для оформления накладной на отпуск готовой продукции на складе, в отдельных случаях непосредственно в подразделениях организации (при отгрузке крупногабаритных грузов, а также грузов, требующих особые условия транспортировки, по другим причинам) является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

Накладная (либо иной аналогичный первичный учетный  документ) должна выписываться в количестве 4 экземпляров, достаточном для осуществления контроля за отгрузкой (вывозом) готовой продукции. Для этой цели может быть использована (как один из вариантов) следующая схема движения указанных первичных учетных документов (применительно к крупным и средним организациям):

на складе готовой  продукции или в отделе сбыта (другом аналогичном подразделении организации) выписывается 4 экземпляра накладной, для осуществления действенного и эффективного контроля за правильностью отпуска готовой продукции, а также для оптимизации графика документооборота (повышения оперативности поступления первичных документов в бухгалтерию организации),

4 экземпляра  накладной передаются в бухгалтерскую  службу организации для регистрации  в журнале регистрации накладных  на отпуск готовой продукции  и подписи их главным бухгалтером  или лицом, им на то уполномоченным;

бухгалтерской службой подписанные накладные  возвращаются в отдел сбыта (другое аналогичное подразделение организации), где один экземпляр остается у  материально - ответственного лица (кладовщика) как оправдательный документ на отпуск готовой продукции со склада, второй служит основанием для выписки счета - фактуры; третий и четвертый экземпляры накладной передаются получателю (покупателю) готовой продукции. На всех экземплярах накладной получатель (покупатель) обязан поставить подпись, удостоверяющую факт передачи ему готовой продукции;

при вывозе готовой  продукции через пропускной пункт (проходную) один экземпляр (четвертый) накладной остается в службе охраны, один из экземпляров (третий) - у получателя в качестве сопроводительного документа на груз (готовую продукцию);

служба охраны регистрирует накладные на вывозимую  готовую продукцию в журнале  регистрации грузов и передает их в бухгалтерскую службу по описи. Бухгалтерская служба делает отметки  о вывозе в журнале регистрации  накладных на вывоз (продажу) готовой продукции;

бухгалтерская служба совместно  с другими подразделениями организации (отдел сбыта, служба охраны и т.п.) систематически осуществляет выверку  данных об отпущенной со склада готовой  продукции с данными об их фактическом  вывозе путем сопоставления данных соответствующих граф в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции с накладными.

Таким образом, схематично процесс  оформления и передачи накладных  можно представить в следующем  виде:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На основании  накладных на отпуск готовой продукции  и иных аналогичных первичных  учетных документов организация (как  правило, отдел сбыта) выписывает счета - фактуры, в двух экземплярах, первый из которых не позднее 5 дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации - поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость.

Перечень реквизитов, обязательных к отражению в счете – фактуре:

1) порядковый  номер и дата выписки счета-фактуры;

2) наименование, адрес и идентификационные номера  налогоплательщика и покупателя;

3) наименование  и адрес грузоотправителя и  грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного  документа в случае получения  авансовых или иных платежей  в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) наименование  поставляемых (отгруженных) товаров  (описание выполненных работ,  оказанных услуг) и единица  измерения (при возможности ее  указания);

6) количество (объем)  поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

7) цена (тариф)  за единицу измерения (при возможности  ее указания) по договору (контракту)  без учета налога, а в случае  применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) стоимость  товаров (работ, услуг), имущественных  прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре  товаров (выполненных работ, оказанных  услуг), переданных имущественных прав без налога;

9) сумма акциза  по подакцизным товарам;

10) налоговая  ставка;

11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров  (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых  налоговых ставок;

12) стоимость  всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

13) страна происхождения  товара;

14) номер таможенной  декларации.

 

 

 

 

 

 

 

4 Аналитический и синтетический учет операции отгрузки готовой продукции, описание проводок.

 

При организации  учета затрат на производство расходы, связанные с работой собственного транспорта организации (затраты транспортного  цеха), учитываются, как правило, на счете учета вспомогательных производств.

Часть этих расходов, связанная с выполнением работ  по транспортировке готовой продукции, подлежащая оплате покупателями сверх  цены готовой продукции, списывается  с кредита счета учета вспомогательных  производств в дебет счета  расходов на продажу.

Таким образом  порядок, при котором стоимость  работ и услуг вспомогательных  производств (структурных подразделений) организации по транспортировке  готовой продукции списываются  проводкой:

дебет счета 44 кредит счета 23.

Впоследствии  суммы, учтенные на счете 44, списываются на счет учета продаж:

дебет счета 90, субсчет "Себестоимость продаж" кредит счета 44.

Подобная схема проводок применяется только в отношении транспортных услуг при условии, что стоимость этих услуг возмещается покупателем сверх цены отгруженной продукции. То есть речь может идти об услугах по доставке готовой продукции от склада до места фактической отгрузки.

Суммы, предъявленные  к оплате, включая и величину налогов, причитающихся за оказанные транспортные услуги, проводятся по дебету счета учета расчетов с поставщиками в корреспонденции с кредитом счета учета продаж.

Бухгалтерская проводка по учету задолженности  перед бюджетом по НДС оформляется  одновременно с отгрузкой продукции. Так как в данном случае речь идет об услугах, оплачиваемых сверх цены отгруженной продукции, сумма НДС должна отражаться, как минимум, двумя проводками.

Например, организацией отгружена продукция по договорной стоимости (франко - станция отправления) 20 тыс. руб., фактическая себестоимость - 15 тыс. руб. Стоимость услуг по доставке готовой продукции до станции отправления 5 тыс. руб. Согласно условиям договора купли - продажи указанные услуги оплачиваются сверх цены отгруженной продукции. Договорная стоимость услуг - 7 тыс. руб.

В бухгалтерском  учете будут оформлены проводки: