Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Автоматизация учета основных средств на предприятии

Министерство образования и науки РФ

ГОУ ВПО «ВСГУТУ»

Кафедра « МЭИС»

Курсовой проект

«Автоматизация учета основных средств на предприятии»

Выполнила: Цырендашиева А.

ПИвЭ 2010

Проверил: Будаев Е. С.

г. Улан-Удэ

2012 г.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………....3

1. Бухгалтерские информационные системы…………………………………....4

1.1. Особенности и задачи бухгалтерских ИС…………………………….4

1.2. Структура бухгалтерских ИС………………………………………...5

2. Описание предметной области и постановка задачи………………………..7

2.1. Анализ предметной области………………………………………….7

2.2. Постановка задачи …………………………………………………...10

2.3. Описание входной информации…………………………………….10

2.4. Описание выходной информации…………………………………...15

2.5. Выбор программного обеспечения………………………………….17

3. Оценка экономического эффекта …………………………………………….33

Заключение……………………………………………………………………….38

Список использованных источников…………………………………………...39

ВВЕДЕНИЕ

Автоматизация бухгалтерского учета - объективная необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу.

Цель данной курсовой работы: автоматизация учета основных средств. В моей работе на примере ООО «Галатея».

В первом разделе рассматривается теория бухгалтерских ИС.

Во втором разделе проводится анализ предметной области, описываются входные и выходные потоки, выбирается программное обеспечение и представляется технология решения поставленной задачи с помощью программы Бухгалтерия версия 6.3.

В третьем разделе оценивается экономическая эффективность.

1. БУХГАЛТЕРСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

1.1. Особенности и задачи бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и методологическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам.

В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими и нормативными документами конкретного участка учета.

Задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют четкий, несложный алгоритм расчета, многочисленные группировки и большой объем информации, что и предопределяет необходимость их компьютерной обработки.

Основу бухгалтерских информационных систем составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений. На разных предприятиях бухгалтерский учет организуется по-разному. На крупных предприятиях реализуются все виды учета — первичный, управленческий, финансовый учет, каждый из которых решает свои задачи:

 на уровне первичного учета осуществляется сбор, регистрация, частичная обработка информации;

 на уровне управленческого учета формируются результатные данные, отражающие совершаемые хозяйственные операции в стоимостной оценке в виде файлов бухгалтерских проводок;

 на уровне финансового учета реализуется сводный учет,
формируется Главная книга, бухгалтерский баланс и
другие отчетные регистры.

На каждом уровне управления создаются автоматизированные рабочие места специалистов-экономистов, бухгалтеров, финансистов, аналитиков, взаимодействующие между собой.

Задачи бухгалтерских информационных систем:

 автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

 получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений.

 интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

 автоматизация обработки информации на всех стадиях
техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

1.2. Структура бухгалтерских информационных систем

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности, и подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологии сетевой обработки данных. Структуру подсистемы составляют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств.

Организационное обеспечение включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений ее совершенствования, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники.

Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С», «Парус», «БЭСТ», «ИНФОСОФТ», «ДИЦ» и др.

2.АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

2.1. Анализ предметной области автоматизации

Основные средства – это средства труда, используемые при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг в течение более одного года. Они применяются в различных сферах приложения общественного труда (материальное производство, товарное обращение и непроизводственная сфера). Основные средства участвуют в процессе производства длительное время, сохраняя при этом натуральную форму. Их стоимость переносится на создаваемую продукцию не сразу, а постепенно, частями, по мере амортизации.

Весь учет основных средств ведется на активном счете 01 «Основные средства» подразделяется на следующие субсчета:

 010 «Здания»;

 011 «Сооружения»;

 012 «Передаточные устройства»;

 013 «Машины и оборудование»;

 015 «Транспортные средства»;

 016 «Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь»;

 017 «Рабочий и продуктивный скот»;

 018 «Библиотечный фонд»;

 019 «Прочие основные средства».

Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении собственных основных средств предприятия, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданных в текущую аренду. Синтетический учет собственных основных средств на этом счете ведется по первоначальной (восстановительной) стоимости в течение всего срока их эксплуатации. По дебету счета отражаются оприходование и дооценка основных средств; по кредиту — списание выбывших и ликвидированных основных средств, их уценка. Дебетовое сальдо по счету 01 "Основные средства" показывает стоимость собственных основных средств предприятия на отчетную дату.

Основные средства могут поступать в организацию различными способами, в результате:

 приобретения за плату у других организаций;

 строительства хозяйственным или подрядным способом;

 получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;

 внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;

 получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;

 взятия в аренду с последующим выкупом;

 поступления по акту дарения;

 передачи в совместную деятельность и доверительное управление;

 передачи в обмен на другое имущество;

 другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Поступающие на предприятие основные средства должны быть документально оформлены и сразу же оприходованы.

При неавтоматизированном способе учет основных средств происходит следующим образом: поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт (накладную) приемки-передачи основных средств на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

В актах указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акт приемки-передачи основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т.п.).

В бухгалтерии согласно акту приемки-передачи открывают инвентарную карточку учета основных средств (форма № ОС-6).

Заполнение инвентарной карточки (инвентарной книги) производится на основе:

 акта (накладной) приемки-передачи основных средств;

 технических паспортов;

 других документов на приобретение, сооружение, перемещение и списание объектов основных средств.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств:

 срок полезного использования;

 способ начисления амортизации;

 освобождение от начисления амортизации (если имеет место);

 индивидуальные особенности объекта.

После чего техническую документацию передают в технический или другой отдел предприятия.

Акт утверждает руководитель организации.

Как мы видим технология обработки задачи довольно трудоемкая.

Возникает необходимость в ее автоматизации.

2.2. Постановка задачи

Цель данной задачи автоматизировать учет основных средств на предприятии. Для этого необходимо, чтобы вся первичная учетная документация заносилась в специальную компьютерную программу (в моем примере это программа BC: Бухгалтерия 6.3) и вся необходимая выходная информация выводилась автоматически.

2.3. Описание входной информации

Основным документом на оприходование основных средств (приобретенных со стороны в результате купли-продажи) в данной программе является пункт меню Документы – Поступление основных средств.

Данный бланк заполняется из справочников постоянных реквизитов и переменных реквизитов.

Постоянные реквизиты сгруппированы в справочники Бухгалтерия -Контрагенты – Поставщики и Бухгалтерия- Аналитические признаки - ОС;

Аналитический классификатор Контрагенты предназначен для ввода, хранения и редактирования данных о контрагентах. Информация о контрагентах используется при создании новых документов и проведении операций для заполнения полей.

Окна создания и редактирования контрагента имеют общий вид и содержат следующие поля:

1. Тип контрагента. Значение поля выбирается из списка (юр. лицо, физ. лицо, или ПБОЮЛ).

2. Наименование контрагента - обязательно к заполнению.

3. Код контрагента.

4. Расчетные счета. Кнопка Расчетные счета позволяет посмотреть и отредактировать расчетные счета контрагента.

В программе BC: Бухгалтерия существует следующее ограничение: учитывается не более двух расчётных счетов контрагента. При нажатии на кнопку Расчетные счета, выбирается расчетный счет и в появившемся окне заполняются следующие реквизиты счета:

o Номер расчетного счета.

o Наименование банка.

o Местоположение банка. Фактический адрес банка.

o Отделение банка. Название отделения банка.

o Адрес банка. Юридический адрес банка.

o Корсчет банка. Номер корреспондентского счета в расчетной сети Банка России.

o БИК. Банковский идентификационный код.

После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку Изменить.

5. Полное наименование контрагента.

6. Юридический адрес контрагента.

7. Фактический адрес контрагента.

8. Телефоны контрагента.

9. ОКПО контрагента.

10. КПП контрагента.

11. ИНН контрагента.

12. Паспортные данные контрагента (если контрагент является физическим лицом).

13. Сегмент рынка. Заполняется посредством выбора значения из аналитического классификатора Сегменты рынка.

14. Ответственный менеджер. Поле заполняется посредством выбора значения из аналитического классификатора Сотрудники.

15. Срок кредита - срок кредита в месяцах.

16. Размер кредита, у.е. - размер кредита в условных единицах.

Аналитические признаки представляют собой аналитические классификаторы объектов бухгалтерского учета и их свойств. В программе все аналитические признаки сгруппированы по разделам. Аналитические признаки используются для быстрого заполнения полей документов и получения детализированных отчетов.

Окна создания и редактирования ОС имеют общий вид:

Вкладка «Общие» содержит следующие поля:

1. Наименование - наименование ОС.

2. Группа ОС - значение поля выбирается из списка.

3. Инв. номер - инвентарный номер ОС. При вводе нового ОС присваивается автоматически.

4. Тип (собственное или арендованное) - значение поля выбирается из списка. Если выбрано значение "арендованное", то поля Дата принятия, Дата списания, Состояние, Способ поступления, Причина выбытия, Находится в залоге, Амортизация становятся неактивными.

5. Рег. паспорт - регистрационный паспорт ОС.

6. Зав. номер - заводской номер ОС.

7. Состояние - значение поля выбирается из списка.

8. Место эксплуатации - значение поля выбирается из списка структурных подразделений организации.

9. Ответственное лицо - значение поля выбирается из классификатора Сотрудники.

10. Способ поступления - значение поля выбирается из списка.

11. Дата принятия к учету - значение поля можно ввести вручную или выбрать из календаря.

12. Дата приобретения - значение поля можно ввести вручную или выбрать из календаря.

13. Дата списания с учета - значение поля можно ввести вручную или выбрать из календаря.

14. Амортизация - значение поля выбирается из списка: начислять: счет 02, начислять: счет 010, не начислять.

15. Причина выбытия - значение поля выбирается из списка.

16. Установите флажок у параметра в залоге, если ОС находится в залоге. Вкладка «Бухучет» содержит следующие поля:

1. Первоначальная стоимость - значение поля заполняется вручную.

2. Счет учета - значение поля можно выбрать из рабочего плана счетов. По умолчанию устанавливается счет учета 01.2

3. Способ начисления амортизации - значение поля выбирается из списка. Доступны следующие варианты:

o линейный

o уменьшаемого остатка

o по сумме чисел лет срока полезного использования

o пропорционально объему продукции (работ, услуг)

o по единым нормам амортизационных отчислений

4. Срок начисления амортизации (в месяцах)- поле заполняется вручную. Перерасчитывается, если изменено значение поля Норма амортизации, %, годовая.

5. Норма амортизации, %, годовая - поле заполняется вручную. Перерасчитывается, если изменено значение поля Срок начисления амортизации (в месяцах).

6. Счет амортизации - значение поля можно выбрать из рабочего плана счетов. По умолчанию устанавливается счет амортизации 02.1

7. Счет отнесения затрат - значение поля можно выбрать из рабочего плана счетов. По умолчанию устанавливается счет отнесения затрат 44.4.

Переменные реквизиты:

Документ - Поступление основных средств, предназначен для учёта поступления основных средств.

На вкладке «Документ» необходимо заполнить следующие поля:

1. Номер документа.

2. Дата создания документа.

3. Номер и дата входящего документа.

4. Номер и дата входящего счета-фактуры.

Документ - начисление амортизации предназначен для начисления амортизации по основным средствам. Для совершения операции необходимо ввести следующие данные:

 Дата. По умолчанию устанавливается последнее число месяца, соответствующего рабочей дате программы. Значение поля доступно для редактирования. При изменении полей За и Год дата становится равной последнему числу указанного месяца.

 №. Номер хозяйственной операции, присваивается автоматически.

 Сумма. Поле заполняется автоматически на основе значений, введенных в таблице.

 Начислить амортизацию по группе основных средств. Значение поля можно выбрать из списка. По умолчанию устанавливается значение ОС.

 За месяц. Месяц начисления амортизации можно выбрать из списка. По умолчанию устанавливается текущий месяц.

 Год. Год начисления амортизации, заполняется вручную. По умолчанию соответствует текущему году.

 Чтобы автоматически заполнить таблицу значениями выбранной группы основных средств, нажмите кнопку Заполнить таблицу. Для добавления строки в таблицу нажмите кнопку или воспользуйтесь пунктом контекстного меню Добавить. В строке заполните следующие поля:

o Инв. номер. Инвентарный номер основного средства. Заполняется автоматически при выборе поля Наименование.

o Наименование. Значение поля можно выбрать из классификатора ОС.

o Сумма амортизации. Вычисляется автоматически.

 Значение итогового поля Сумма рассчитывается автоматически посредством сложения всех сумм в таблице.

 Комментарий к операции. Поле заполняется автоматически.

 Документ-основание. Можно выбрать документ-основание из журнала документов.

Действия:

 Сохранить. Для сохранения типовой операции щелкните на пиктограмме или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + S.

 Добавить строку. Для добавления строки в таблицу щелкните на пиктограмме .

 Удалить строку. Для удаления выделенной строки из таблицы щелкните на пиктограмме или нажмите клавишу Delete. В появившемся диалоговом окне подтвердите удаление.

 Помощь. Для вызова раздела справки о типовой операции щелкните на пикограмме или нажмите клавишу

2.4. Описание выходной информации

Выходной информацией в моем примере будет Книга покупок. Она предназначена для регистрации и учета полученных счетов-фактур. Эти документы являются основаниями для расчета НДС, подлежащего уплате в бюджет и принятия НДС к вычету у организации.

На вкладке «Параметры» необходимо заполнить следующие поля:

1. Период - период формирования книги покупок. Значение поля можно выбрать из списка.

2. Нумерация с. Введите с какой страницы осуществлять нумерацию.

На вкладке «Настройка» указаны параметры формирования книги покупок.

1. План счетов - параметр определяющий, с каким планом счетов используется журнал хозяйственных операций для формирования книги;

2. Дебет и Признак - дебетовый счет и аналитический признак счета, по которым заполняется соответствующая графа книги; например, для графы НДС 20% (11б) по умолчанию Дебет=68.3 Признак=НДС20;

3. Кредит и Признак - кредитовый счет и аналитический признак счета, по которым заполняется соответствующая графа книги (по умолчанию установлено значение пусто).

Книга покупок заполняется по проводкам из журнала хозяйственных операций.

Если используется только бухгалтерский учет, то проводки по возмещению НДС Д68.3-К19 это и есть записи в книге покупок. Здесь не используется налоговый план счетов, для формирования книги покупок берутся проводки, выполненные в рабочем плане счетов. Причем только проводки, в которых по дебету указан субсчет 68.3 с аналитикой «НДС 20%», «НДС 18%» или «НДС 10%», а по кредиту – любой счет с любой аналитикой. Настройка для граф (11) и (12) книги покупок отсутствует (в рабочем плане счетов соответствующие проводки не предусмотрены). Таким образом, если в организации были покупки с НДС 0% или не облагаемые НДС, то они не будут зарегистрированы в книге покупок.

Если используется налоговый учет, то для регистрации записей в книге покупок берутся соответствующие проводки в налоговом плане счетов. Налоговый учет организуется на налоговом плане счетов, который не предполагает обязательной двойной записи (аналогично забалансовым счетам), и учет может осуществляться без соблюдения баланса. Для формирования книги покупок берутся проводки, в которых по дебету указан субсчет 68.3 (счет 76) налогового плана счетов, а по кредиту – что угодно (ничего). В зависимости от аналитики по дебету в книге покупок заполняется соответствующая графа. Преимущество использования налогового плана счетов состоит в том, что в книге покупок будут зарегистрированы все покупки, в том числе с НДС 0% и без НДС, кроме того, рабочий план счетов не перегружается несвойственной ему аналитикой.

Книга покупок формируется только на основе типовых операций, т.е. проводки, введенные вручную, в книгу покупок не попадут. Для регистрации записей в книге покупок настроены соответствующие типовые операции:

 Зачет (возмещение) НДС

 Зачет (возмещение) НДС (рабочий + налоговый планы счетов) - следует выбирать при использовании налогового учета.

 Возмещение НДС с аванса

 Возмещение НДС с аванса (рабочий + налоговый планы счетов) - следует выбирать при использовании налогового учета.

Для получения отчета необходимо нажать кнопку «Получить».

2.5. Выбор программного обеспечения и разработка решения задачи.

Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

- ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;

- сохранности учетной информации на необходимый срок;

- диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;

- возможности выдачи информации фрагментно, то есть в любом сочетании, удобном для пользователя;

- возможности принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений.

Автоматизация учета основных средств на предприятии 📙 Курсовая → 🆔 2199