Автоматизированные системы службы ДОУ

Введение.

В последние годы роль информационного обеспечения управления возросло в несколько раз. В условиях современного мира , его социального, а экономического развития следует отметить рост значимости информационного обеспечения процесса управления, в которое входит сбор информации, её хранение, переработка, передачи и архивация  в целях принятия обоснованных и эффективных управленческих решений.

Для принятия эффективных управленческих решений в современных условиях развития и роста рыночной экономики организации требуется целостная и связная автоматизированная система документации.

 
          Информационные  процессы всегда играли важную  роль в науке, технике и жизни  общества. В ходе эволюции человечества  просматривается устойчивая тенденция  к автоматизации этих процессов, хотя их внутреннее содержание  по существу осталось неизменным.

Информация не существует сама по себе, она проявляется в информационных процессах. Человек живет в мире информации и на протяжении всей жизни участвует во всевозможных информационных процессах.

Основными информационными процессами являются: поиск, сбор, хранение, передача, обработка, использование и защита информации.

Информационный процесс - это совокупность последовательных действий (операций), производимых над информацией (в виде данных, сведений, фактов, идей, гипотез, теорий и других), для достижения каких-либо результатов.

Информация проявляется именно в информационных процессах, которые всегда протекают в каких-либо системах (социальных, социотехнических, биологических и других).

Информационные процессы, осуществляемые по определенным информационным технологиям, составляет основу информационной деятельности человека. Компьютер является универсальным устройством для автоматизированного выполнения информационных процессов.

Целью данной работы является проанализировать и рассмотреть автоматизированные информационные системы в сфере делопроизводства, разобрать понятие «информационные системы» и проанализировать их при внедрении в автоматизированные системы.

Для достижения цели необходимо разобрать следующие задач: обозначить и определить основные задачи службы ДОУ, разобрать системы автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота, рассмотреть принципы создания информационного обеспечения при внедрении  автоматизированных систем. 
При этом, объектом данной работы является автоматизированные системы делопроизводства.

Глава 1. Основные понятия в делопроизводстве и теоретические аспекты АС

1. Основные понятия ДОУ

Для раскрытия тему «автоматизированное делопроизводство», необходимо ввести основную терминологию данного аспекта. Начать следует с определения документа. Понятие  «документ» пришло к нам из латинского языка от слова «documentum», что в свою очередь означает «доказательство», «свидетельство». Изначально данный термин был введён во времена Петра Первого и имел значение «письменное свидетельство». Вскоре после этого в обиход вошли такие термины как «деловая бумага», «служебный документ» и «акт». Данные термины подчеркивали важность функций документа в системе управления. Федеральный Закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»1 даёт следующее определение документу- «Документ – это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Из данного определения следует, что понятие «документ» неразрывно связано с понятием «информация». Федеральный Закон «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 года дает следующее определение понятию «документная информация» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать. Позднее, этот закон был отредактирован и переиздан.  В соответствии с определением в Федеральном законе № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»2,  «информация» - это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

В свою очередь документированная информация – это информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в случаях, установленных законодательством, её материальный носитель.

В организации любой сферы деятельности документ выступает как средство управления деятельностью во всех структурных подразделениях. В этой сфере деятельности, следует сказать «официальный документ», а не «документ» Официальный документ – это документ, имеющий право на использование в организации, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Сфера деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами называется Документационное Обеспечение Управления.

ДОУ занимается всем комплексом работ по созданию, оформлению документов, а также их исполнению и контролю сроков исполнения. Также в  данный комплекс входят работы по учету документов, формированию дел из уже исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к передаче в архив.

Данные функции выполняет специальная служба, которая действует как самостоятельное структурное подразделение.  При этом называться она может по-разному : отдел Делопроизводства, Общий отдел, Отдел канцелярии, Секретариат или Отдел управления делами.

На предприятиях узкой направленности деятельности достаточно небольшой объем документации , поэтому создание отдельного отдела нецелесообразно. В таких случаях всю работу по ведению документооборота на предприятии выполняет секретарь руководителя организации или сотрудник, специально нанятый для этой работы

Эффективность работы предприятия, а так же качество и скорость принятия управленческих решений зависят от умело продуманной, организованной и налаженной работы делопроизводство на предприятии. Таким образом, можно сказать, что обеспечение управленческой деятельности документами предприятия является важнейшей функцией управления на любом предприятии.

Тем не менее, следует отметить, что каждое предприятие уникально, имеет свою личную форму организации и, поэтому, необходимо подобрать форму службы ДОУ в соответствии формой правления предприятия. Впоследствии регламентация выбранной формы работы с документами фиксируется в инструкции по делопроизводству предприятия.

  Организацию работы  с официальными документами в  настоящее время регулирует ГОСТ   Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»3. Помимо термина «делопроизводство» существует синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления», который наиболее широко раскрывает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства.

По государственному стандарту документирование - это фиксации информации на различных носителях по установленным правилам. Документированием является совокупность операций по созданию документов, их подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению.

Процесс службы ДОУ состоит из нескольких этапов:

1. создание и оформление документов;
2. прием и передача документов;
3. организация движения документов внутри организации;
4. регистрация и контроль исполнения;
5. информационно-справочная работа;
6. хранение документов.

Данные мероприятия осуществляются для выполнения следующих задач :

1. совершенствование форм и методов работы с документацией;
2. обеспечение единого порядка документирования;
3. организация работы с документами;
4. построения информационно-поисковых систем;
5. контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
6. сокращение документооборота;
7. унификация форм документов;
8. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в структуре;
9. внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Для более глубокого рассмотрения функций и задач Документационного обеспечения управления и разобраться чем именно занимается вышеупомянутая служба, необходимо акцентировать внимание на том, что в современном мире любая работа с управленческими документами базируется на компьютерных, информационных технологиях. Функциями службы ДОУ являются не только организация эффективного документооборота, учета документацией, а также контролем за исполнением всех документов в рамках одного предприятия и постановка задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документацией. При этом необходимо обеспечение режима доступа к информации, а также её защита от несанкционированного доступа для совершенствования работы с документации внутри и вне предприятия.

Тем не менее, все эти задачи невыполнимы, если информация, используемая в создании документов, не является полной, объективной, точной, ценной,  достоверной и своевременно предоставленной.

1.2. Основные задачи службы документационного обеспечения управления

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

3) совершенствование форм  и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи  обеспечения документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций:

- разработка и проектирование  бланков, обеспечения их изготовления;

- обеспечение изготовления  документов, копирования и тиражирования;

- контроль качества подготовки  и оформления документов, соблюдение  установленной процедуры согласования  и удостоверение документов.

2. Задачи  организации работы с документами  в учреждении решаются выполнением  следующих функций:

- установление единого  порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка  входящих и исходящих документов;

- регистрация и учет  поступающих, отправляемых и внутренних  документов;

- контроль за исполнением документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранение и  использование; организация работы  с обращениями граждан.

- обеспечение защиты информации.

3. Задачи  совершенствования форм и методов  работы с документами включают  в себя выполнение следующих  функций:

- разработку и переработку  нормативных, инструктивных, методических  документов и доведение их  до сведения работников организации;

- методическое руководство  и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации  работников организации и их  консультирование по вопросам  работы с документами;

- упорядочение документации  организации, проведение работ по  унификации документов, разработка  Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- разработку и внедрение  новых форм и методов работы  с документами, совершенствование  документооборота организации, повышение  исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки  и совершенствования автоматизированных  информационных систем и баз  данных для работы с документами.

Исходя из вышеперечисленных пунктов, мы видим, что без осуществления электронного документооборота работник не может выполнить все операции самостоятельно.

1.3. Современные технологии реализации систем электронного документооборота

Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений предприятий и организации внешних связей.

Устойчивая тенденция существенного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в значительно большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Анализ деловых процессов показал, что около 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с типовым бумажным документом необходимо его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает невероятно большое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу. При работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.

По экспертным оценкам замена бумажного документооборота электронным способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Классически бизнес, как деловой процесс, поддерживается системой автоматизации всего на 10-20%. Это, как правило, только те задачи, которые удается четко формализовать и структурировать информацию. Сам же процесс формулирования и формализации традиционной автоматизацией не поддерживается.

1.4. Системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы в данной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

• автоматизация делопроизводства;

• автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не только реквизиты документов в виде т.н. «регистрационно-контрольной карточки», но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

• разработка оригинальной системы автоматизации;

• инсталляция типовой системы автоматизации;

• настройка инструментальных средств автоматизации.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы.

Программа должна быть доступной, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовывать работу с документами и с помощью компьютерных сетей по-новому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации.

В целом автоматизированная система информационного обеспечения может включать следующие блоки:

1. автоматизированная система научно-технической информации (НТИ), задачами которой являются своевременное выявление, учет, выборка и представление пользователям всех документов, рефератов или адресов, которые соответствуют направлению деятельности организации и запросам руководителей и специалистов.

Среди первоочередных задач системы необходимо выделить:

1. учет поступающих источников НТИ (книг, брошюр, научных журналов, статей, научно-технических отчетов и т.д.);
2. автоматизированный учет абонементного обслуживания пользователей, включающий регистрацию выдачи и возврата источников НТИ;
3. состав ление и ведение различных указателей, бюллетеней;
4. содержательная обработка текстов документов, включая реферирование, систематизацию и др.;
5. информирование работников управления о текущих научных, технических, экономических и т.п. достижениях в соответствии с их информационными потребностями по постоянным или разовым запросам (в ре жиме избирательного распространения информации и ретроспективного поиска);

           6) поиск и выдача научно-технической информации, соответствующей решаемой проблеме на различных этапах процесса принятия решения;

2. автоматизированная система нормативной. и правовой информации. Указанные виды информации выступают как базисные регуляторы принятия решений, в том числе на их основе проверяется юридическая обоснованность решения. Ограниченные возможности управленческих работников в ручной обработке больших объемов данной информации приводят к недостаточной информированности руководителей о действующих нормативах. Одним из путей совершенствования обеспечения правовой информацией является автоматизация;
3. автоматизированная документальная система организационно-рас порядительной информации;
4. автоматизированная фактографическая информационно-справочная система.

Каждая из перечисленных подсистем играет вполне определенную роль в процессе принятия решения. Фактографическая система используется для получения и обработки конкретных сведений о состоянии и динамике управляемого объекта. Автоматизированная система научно-технической информации снабжает руководителей и специалистов необходимой научной и технической информацией, без которой невозможно обоснование решения. Автоматизированная система нормативной и правовой информации необходима для юридической поддержки принимаемых решений. Центральное место относительно других подсистем занимает автоматизированная система организационно-распорядительной информации( ОРИ), выступающая как канал оперативной связи между управляющей и управляемой системами и отражающая весь цикл принятия управленческого решения от диагностики проблемы до выбора и реализации альтернативы. Таким образом, система ОРИ — не просто информационно-поисковая система, она активно участвует и влияет на управленческий процесс. Ее основные задачи — создание оптимальных условий для организации системы и процессов управления, осуществление своевременного принятия решений и доведение их до конкретных исполнителей, обеспечение своевременного контроля за сроками, качеством и объемом выполнения решений на всех уровнях управления.

Глава 2. Информационные системы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечение управления

2.1. Основные принципы  разработки системы информационного  обеспечения при внедрении автоматизированных систем

Опыт проектирования отечественных и зарубежных управленческих информационных систем (УИС) показывает, что важным фактором, определяющим их эффективность, является реализация системного подхода к решению задач информационного обеспечения. Системный подход предполагает комплексное рассмотрение и решение экономических, технологических, психологических, инженерных и социальных задач. Он позволяет вплотную подойти к проблеме создания интегральной системы управления, которая сочетает горизонтальную интеграцию (координацию всей информации, необходимой для принятия решения, циркулирующей на определенном иерархическом уровне) с вертикальной. Наиболее полно принцип интеграции реализуется в автоматизированных системах, которые мы и будем рассматривать как объект проектирования в данной главе.

Достаточно обширный опыт эксплуатации автоматизированных систем в управлении позволяет сформулировать основные принципы их создания. Эти принципы можно условно подразделить на 3 группы:

1. управленческие;
2. технические;
3. организационные.

 К первой группе  относятся принципы системности, комплексности, эффективности создаваемых  систем и принцип новых задач.

Принцип системности требует, чтобы проектирование информационной системы базировалось на предварительном системном анализе объекта управления и системы управления в целом. Системный анализ предполагает определение целей системы, построение формализованной модели функционирования объекта.

Принцип комплексности предполагает взаимоувязку всех работ, проводимых в производстве, управлении, в том числе и работ по автоматизации. Эффективность автоматизации достигается только при едином планировании всего комплекса мероприятий, направляемых на интенсификацию производства с использованием единой методической основы. Кроме того, как показала практика, системы, автоматизирующие не только функцию или задачу, а их взаимосвязанный комплекс, являются более эффективными. Принцип комплексности получил реальное воплощение в переходе от создания локальных систем к созданию интегрированных автоматизированных систем.

Одним из важнейших положений разработки любой автоматизированной системы является принцип эффективности автоматизации. Эффективность систем связана в первую очередь с правильным выделением круга автоматизируемых функций, технологий и задач. Нередко встречаются системы, эффективность которых или недостаточна, или отрицательна.

В качестве критерия оценки эффективности для большинства систем используются показатели экономической эффективности. Критериями эффективности также могут выступать: уменьшение времени обслуживания, повышение уровня информированности пользователей и ряд других показателей.

Принцип новых задач предполагает, что разрабатываемая система не только обеспечит решение традиционных задач, но и позволит применять новые технологии, а значит, появятся новые возможности в информационной поддержке управленческих решений. Проведение в рамках автоматизированной системы только локальных учетно-отчетных задач оказывается неэффективным.

Ко второй группе принципов проектирования относятся технические принципы, соблюдение которых совершенно необходимо:

1. комплексное использование вычислительной техники и программных средств;
2. создание единой информационной базы системы;
3. организация непосредственного общения пользователя с системой.

Комплексность в использовании технических и программных средств приобретает все большее значение по мере расширения сферы применения вычислительной техники.

Поскольку создание интегральной информационной системы является весьма сложным и трудоемким процессом, проведение соответствующих работ требует координации деятельности всех специалистов-разработчиков, которая достигается путем назначения ведущего специалиста по информационному обеспечению. Такие должности уже введены на ряде предприятий. Основными функциями специалиста по информационному обеспечению являются:

1. организация работ по проектированию, сопровождению и развитию интегральной базы данных; изучение информационных потребностей в рамках организации; обобщение опыта создания эффективных систем информационного обеспечения;
2. совершенствование и внедрение классификаторов и кодификаторов;
3. организация работ, направленных на создание систем интеграции неоднородных баз данных и совершенствование систем управления распределенными базами данных;
4. обеспечение надежного функционирования систем информационного обеспечения.

Главный специалист по информационному обеспечению (ИО) руководит работой службы информационного обеспечения, которая осуществляет в соответствии с планом разработку, внедрение и эксплуатацию управленческой информационной системы. В составе службы целесообразно выделить группы по работе с внутренней и внешней информацией. Координация работы этих групп, так же как и обеспечение взаимодействия службы информационного обеспечения с другими службами организации, является одной из важнейших функций главного специалиста.

Сложилось два подхода к проектированию автоматизированных систем управления (АСУ):

1. дедуктивный (от общей задачи к частным задачам управления);
2. индуктивный (от конкретных функций к общей задаче управления).

Опыт свидетельствует, что наиболее перспективным представляется объединение этих двух подходов и подчинение их единой цели. Общая схема проектирования информационного обеспечения может быть представлена в следующей последовательности:

Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.