Автоматизированные системы контроля за исполнением документов

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….………….3

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ ……………………….…………….……5
2. ПРИМЕРЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ……………………....11
1. CompanyMedia, разработчик – компания АйТи…………………………….11
2. БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи……………………...……13

2.3 Optima Workflow, разработчик - компания Оптима……….………….…….15

2.4 ДЕЛО, разработчик  –  компания Электронные Офисные  системы……......16

2.5 Система автоматизации делопроизводства на базе "АС-Архив",

разработчик – компания «АС»…………………………………………. …….…19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………21

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА…………………………………………..……..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как  малого и среднего бизнеса, так и  больших предприятий, имеющих немалое  число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.

Между тем,  работа с документацией была и  остаётся одним из главных бизнес-процессов  на любом предприятии и в любом  офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства

Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.

Существенный  путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.

Сегодня интерес  к рынку программного обеспечения  для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

Цель  работы: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

 

Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Сэкономить  время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

Хранение  документов любых форматов, наличие  удаленного доступа к системе  с компьютера, подключенного к сети Internet. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

• документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
• организация документооборота  (обеспечение  движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация   архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и  использования для поддержки принятия решений, секретность).

Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

• после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
• документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
• система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

На сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере является наиболее рациональным.

Постановка документа  на контроль происходит автоматически  при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной  карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться  отметка о контроле — специальный  штамп в виде буквы «К», слова  «Контроль» или просто делается отметка  ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому  документу. Отметка о взятии документа  на контроль проставляется на левом  поле документа на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме  — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости  распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также  в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы  позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет  просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и  таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все  задержки исполнения документов, программу  контроля можно увязать с премированием  сотрудников. При использовании  локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может  выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще  не просмотренных исполнителем, с  сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие  аналитические справки могут  автоматически составляться компьютером  по заданной форме и поступать  на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется  сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых  в автоматическом режиме. Это могут  быть:

 

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о  поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о  документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

• справка (отчет) о  количестве выполненных исходящих  документов (исполнителями, списочный  или количественно);

• справка (отчет) о  движении документов (используется для  фиксации передачи документа от исполнителя  исполнителю);

• справка (отчет) о  неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о  неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о  ходе выполнения внутренних документов;

и т. п.

 

Для получения определенного  вида справки (отчета) в меню программы  выбирается соответствующий тип  отчета, а затем в открывшемся  экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет  выводится на экран компьютера и  при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически  каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

 

 

Название  подразделения

на 00.00.00

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или  равен текущей дате.

Аналогично могут  формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке  документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений — по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

 

Пример формы  справки о документах за исполнителями:

 

Справка

 

о документах за исполнителем Ивановым И.И.

 

Отчет об общем количестве документов за исполнителями:

Название  подразделения

с 00.00.0000 по 0.00.0000

 

Эти данные могут  помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и настройке  системы рекомендуется предусмотреть  все часто используемые формы  справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы  позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности  работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии — только 0,054* ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения  эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в  офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в  срок, и т.п.

Автоматизированный  контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Нормы времени на операции контроля

 

 

 

 

2. ПРИМЕРЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ

 

2.1 CompanyMedia, разработчик – компания АйТи

Система CompanyMedia состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:

подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным  пользователем, согласование и передача документов на регистрацию;

регистрация всех видов  документов компании, в том числе  входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних служебных документов, договоров,  организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;

планирование, подготовка и проведение заседаний, а также контроль исполнения принятых решений;

создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

автоматическая  доставка электронных документов исполнителям;

постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между  инициатором задания и исполнителем;

подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

создание списка штатных сотрудников, анкет и  личных дел, комплексное управление персоналом;

сканирование большого числа документов, создание и ведение  электронных архивов документов.

Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства.

CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.

Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства . При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации  электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

с помощью системы  электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

руководитель всегда знает, где сейчас находится его  документ и кто его исполнитель;

система вовремя  сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документ-напоминание.

 

 

 

 

 

 

2.2 БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи

 

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации  управленческого документооборота и делопроизводства.

Ее потребителями  являются коммерческие компании, федеральные  государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система  имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» .

Главными результатами внедрения системы являются:

повышение управляемости  организации;

новый уровень исполнительской  дисциплины;

поддержка регламентов  внутрикорпоративного взаимодействия;

повышение скорости принятия решений;

создание условий  для обмена знаниями и информацией;

совершенствование процессов, продуктов и услуг  организации.

Преимущества системы БОСС-Референт :

Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

средства создания единого информационно-управленческого  пространства для организаций любой  сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

поддержка сложных  маршрутов согласования документов;

развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

наличие средств  защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

простота освоения пользователями;

успешное использование  системы ведущими компаниями и организациями  России.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Optima Workflow, разработчик - компания Оптима

 

Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

централизованное  хранение  документов   в электронном  виде;

формализацию процедур создания и обработки документов;

наличие case-подобного  графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними.

Контроль за исполнением документа реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

Информации о  наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.

 

2.4 ДЕЛО, разработчик –  компания Электронные Офисные системы

 

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы  «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня  «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России и  стран СНГ, а общее число установленных  рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов  Федерации реализуют программы  автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний  опыт специалистов ЭОС гарантируют  успешное внедрение системы и  отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества системы:

Для руководителей  различных уровней:

быстрый поиск документов;

отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

сокращение сроков подготовки и согласования документов;

удобная работа над  проектами документов;

получение сводных  отчетов и журналов;

возможность делегирования  полномочий.

Для сотрудников  канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

быстрая и удобная  регистрация документов с помощью  развернутой системы различных  справочников;

отслеживание хода исполнения резолюций;

удобный и быстрый  поиск по любым реквизитам регистрационной  карточки (РК) как документов, так  и их проектов;

журнал передачи документов, внутренние и внешние  реестры отправки;

формирование отчетности.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в  организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.  Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным  требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). 

Автоматизированная  система «ДЕЛО»:

1. Обеспечивает  защищенный электронный документооборот  с использованием электронной  цифровой подписи (ЭЦП) и специальных  криптографических средств. Компания  «Электронные Офисные Системы»  обладает всеми необходимыми  сертификатами ФСБ для использования  средств защиты информации в  своих продуктах.

2. Предоставляет  возможности массового перевода  бумажных документов в электронный  вид и помещения их в базу  данных системы с помощью опции  «Поточное сканирование».

3. Поддерживает  полный цикл работы с проектами  документов, в том числе их  маршрутизацию и версионность.

4. Позволяет работать  с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

5. Имеет открытую  архитектуру и предоставляет  возможность интеграции с другими  программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» –  тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок  решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5 Система автоматизации делопроизводства на базе "АС-Архив",

разработчик – компания «АС»

 

  Система предназначена  для автоматизации регистрации,  обработки и контроля исполнения  документов для организаций различных  сфер деятельности, в том числе  и государственных структур.

«АС-Архив» обеспечивает решение следующих основных задач:

1. Ввод документов. Возможность сканирования бумажных  документов из рабочего окна  программы и ввод его электронной  копии документов в хранилище  электронного архива; пакетный ввод  документов из файловой системы.

2. Регистрация и  учет документов. Регистрация и  учет входящих, исходящих и внутренних  документов с использованием  системы атрибутов и правил  каталогизации документов в соответствии  с нормативами организации делопроизводства. Единая система учета бумажных  и электронных документов.

3. Ведение номенклатуры  дел. Создание и оформление  номенклатуры дел организации,  формирование описей дел; учет  местонахождения и выдачи дел  и бумажных документов.

4. Хранение и  учет электронных документов. Подключение  к архиву электронных документов  любых форматов; многопользовательский  доступ к документам.

5. Систематизация  документов в электронном каталоге. Управление взаимосвязями между  документами на основе иерархии  и ссылок между документами;  работа со сложно-структурированными  документами и комплектами документации.

6. Контроль исполнения. Обеспечение возможности назначения  заданий для карточек документов, определения исполнителей документов, регистрации информации о текущем  исполнении документа, построение  отчетов по контролю исполнения.

7. Гибкий поиск.  Быстрый поиск с использованием  универсального визуального механизма;  поиск по тексту документов; комбинирование  условий и видов поиска с использованием логических операторов, возможность сохранять запросы и выполнять печать результатов поиска.

8. Защита документов. Обеспечение конфиденциальности  документов, атрибутивной и служебной  информации; - разграничение прав  доступа к документам, карточкам  документов и действиям, защита  от непреднамеренного удаления, протоколирование работы пользователей.

9. Организация электронного  делопроизводства. Электронное делопроизводство  позволяет существенно повысить  степень централизации информационных  ресурсов предприятия. Не просто  автоматизировать, а провести унификацию  и синхронизацию наиболее трудоемких  и рутинных операций по обработке  потоков документов.

Организация электронного делопроизводства и документооборота [18] позволяет обеспечить такие преимущества как:

существенное ускорение  поиска документа по любым параметрам, поиск по тексту документа;

сохранность документов благодаря централизованному хранению электронных версий, исключение потери документов;

многопользовательский доступ к документам;

сохранность документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Активная компьютеризация предприятий  создает возможности для ведения  делопроизводства в самых различных  областях. Масса новых программных  продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства. 

На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем:

• CompanyMedia;
• АС-Архив;
• Optima Workflow;
• БОСС-Референт;
• ДЕЛО.