Автоматизированные системы контроля за исполнением

Федеральное агенство по образованию

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет педагогического образования и  сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания 
 

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ  СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

(курсовая работа по организации и технологии документационного обеспечения управления)

Курсовая работа принята         Выполнила студентка 4 курса  

на проверку                               Группы: Аг-41

«___»____________2011 г.                                          Специальность: Документовед

                                                                                        Тетерук Людмила Витальевна 

Работа проверена                                                          Научный руководитель:

«___»____________2011 г.                                           Романов  Евгений Петрович 

Оценка:_______________                                             Подпись__________________

                                                           Агаповка 2011        

                                    СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ           3

Глава 1. Автоматизированные системы                5

      §1.1 АСКИД                  6

      §1.2 Company Media                  7

      §1.3 БОСС-Референт                 9

      §1.4 Optima Workflow               10

      §1.5 Documentum                11

      §1.6 LanDocs                11

      §1.7 ДЕЛО                 13 

      §1.8 АС-Архив                15

      §1.9 Гран-Док                16

            1.9.1 Гран-Док –  Lite              17

            9.2 Гран-Док - сетевая  версия             17

            1.9.3 Гран-Док - корпоративная  версия           18

      §1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12            19

            1.10.1 Организация  работы в системе           21

            1.10.2 Модули системы              23

      §1.11 PayDox                23

      §.12 ESCOM.DOC v.1.5               26

Глава 2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных   систем контроля за исполнением              28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                 29

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ              30 
 
 
 
 

                              ВВЕДЕНИЕ

    Как показывает практика, на сегодняшний  день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.                                                                                                      Между тем,  работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства.                                  Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.         В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.            Существенный путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.       Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.             Цель данного исследования – изучить программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов делопроизводства.      Объект исследования – автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.              Приступая к работе над курсовым проектом, мы полагали, что:

-  предлагаемые программные продукты соответствуют современным требованиям к ведению делопроизводства;

-  отечественные разработки более удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства, чем зарубежные аналоги программного обеспечения.              Задачи исследования: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.         В выборочную совокупность вошли журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», а также были изучены учебники для высших учебных заведений и учреждений начального и профессионального образования.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1.  АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

        Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах .         Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.             Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.     Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Internet. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.     Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

- документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

- организация документооборота  (обеспечение  движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация   архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и  использования для поддержки принятия решений, секретность).

Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

- после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

- документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

- система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений.      Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

    Рассмотрим подробно некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства. 

§1.1.  АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ 

    Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет  пользователям следующие возможности:

Руководителям:

- создавать (регистрировать) новые карточки документов,

- создавать (регистрировать) новые поручения,

- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,

- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,

- осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,

- фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),

- осуществлять поиск поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,

- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

Исполнителям:

- получать новые поручения от руководства,

- контролировать сводное состояние своих текущих поручений,

- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

- фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),

- осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных поручений,

- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,

- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

Преимущества  АСКИД:

1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства (рис.1 прил.1).

2. Легкость внедрения:  система проста в освоении  и не требует специального  обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.

3. Гибкость: для  каждого руководителя, заместителя  руководителя или менеджера могут  быть определены свои виды документов и категории поручений

4. Обмен информацией:  система позволяет вести переписку  по вопросам, связанным с исполнением  поручения, как между руководителем  и исполнителями, так и исполнителям  между собой с помощью встроенных  инструментов (рис.2 прил.1). 

§1.2.  CompanyMedia, разработчик – компания АйТи 

Система CompanyMedia  состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:

- подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным пользователем, согласование и передача документов на регистрацию;

- регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних служебных документов, договоров,  организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;

- планирование, подготовка и проведение заседаний, а также контроль исполнения принятых решений;

- создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

- автоматическая доставка электронных документов исполнителям;

- постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между инициатором задания и исполнителем;

- подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

- создание списка штатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персоналом;

- сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.

  Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства.   CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.    Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).  CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».        Преимущества организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документ-напоминание. 

§1.3. БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи 

      Система БОСС-Референт разработана для автоматизации  управленческого документооборота и делопроизводства . Ее потребителями  являются коммерческие компании, федеральные  государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…»  Главными результатами внедрения системы являются:

-повышение управляемости организации;

-новый уровень  исполнительской дисциплины;

-поддержка регламентов  внутрикорпоративного взаимодействия;

-повышение скорости  принятия решений;

-создание условий  для обмена знаниями и информацией; 

-совершенствование  процессов, продуктов и услуг  организации.

Преимущества системы БОСС-Референт:

      Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции  на отечественном рынке благодаря  ряду достоинств, в числе которых:

- средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

-  поддержка сложных маршрутов согласования документов;

-  развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

-  надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

- наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

- простота освоения пользователями;

- успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.  

§1.4.  Optima Workflow, разработчик - компания Оптима 

      Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.     Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное  хранение  документов   в электронном виде;

- формализацию процедур создания и обработки документов;

- наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;

- единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

      Контроль за исполнением документа реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.

      Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.            Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет. 

§1.5.   Documentum, разработчик – компания Documentum Servicies 

      Система Documentum по функционалу и стоимости  можно сравнить с базовым программным  обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.

Documentum обладает  следующими возможностями:

-                   масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме,  есть возможность подключения мобильных пользователей;

-                   уведомления и поручения рассылаются с помощью механизма электронной почты;

-                   поддержка многоязычности через языковые пакеты.  Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией ПРОМТ;

-                   сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);

-                   управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;

-                   управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;

-                   печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;

-                   потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

      Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документооборота Documentum является самой дорогой ориентирована на очень крупные внедрения.

§1.6. LanDocs, разработчик – компания Ланит 

      Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные параметры  системы:

1)   ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

2)   настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

      Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

1. Регистрацию  входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.

2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному  пользователю, так и по списку  с помощью механизма электронной почты;

3. Хранение содержания  документов  (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука).

4. Контроль за  прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.

5. Поиск документов  с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

6. Поддержку  нескольких версий одного документа.

7. Сканирование  бумажных документов и  распознавание текстов (OCR).

8. Интегрированный  вызов офисных приложений для  просмотра, редактирования и печати  документов.

9. LanDocs сохраняет  документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука.

10. При включенной  функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с   использованием   электронной   цифровой подписи.

11. Организацию  архивирования документов.

12. Регламентацию  прав доступа пользователей к  документам и функциям системы.

13. Возможность  доступа к информации  через сеть Internet.

Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:   

-                   входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;

-                   исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;