Автоматизированные системы обработки документации

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине

ДЕЛОПРОИЗВОДТСВО

по теме: «Автоматизированные системы обработки документации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………. . …3

Глава 1. Автоматизированные системы обработки документации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.1 Понятие документа, документопотока, делопроизводства ………….......4

1.2 Принципы организации документооборота...…………………………….7

1.3 Автоматизация делопроизводства и ее системы…………..……………….9

Глава 2. Примеры оформления документов……………………………….19

2.1 Приказ  по основной деятельности………………………………………..19

2.2 Протокол…………………... . . . . . . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . ...21

2.3 Акт………..................................................................................................23

2.4 Докладная  записка…………………………………………………………..25

2.5 Деловое  письмо……………………………………………………………..26

2.6 Деловое  письмо иностранному корреспонденту…………………………..27

2.7 Заявление  по личному составу……………………………………………...28

2.8 Приказ  по личному составу…………………………………………………29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………..30

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………. . . . . . . . .31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Тема курсовой работы актуальна, в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами - в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки

 

 

 Цель – получение знаний  по автоматизированным системам обработки документации  и практических навыков составления и оформления реквизитов документов.

 Мной поставлены следующие задачи:

• дать определение понятий документа, документопотока, делопроизводства;
• классифицировать принципы  организации документооборота;
• проанализировать системы автоматизации делопроизводства;
• оформит образцы документов в соответствии со всеми нормами и стандартами;
• сделать основные  выводы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Понятие документа, документопотока, делопроизводства

 

В настоящее время в связи со значительным ростом

информационных потоков все большее значение уделяется системам

автоматизации документооборота организаций и учреждений.

Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого

предприятия, фирмы, организации все имеющие место там

информационные потоки должны управляться и отслеживаться.

Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе

делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации

принято называть деятельность по организации прохождения

документов внутри данной организации.

Рассмотрим задачи автоматизации бизнесс-процессов офисов и

рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации документооборота и систем

доставки информации являются следующие:

• интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
• ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных

операций;

• автоматизация процесса прохождения документов внутри

предприятия и за его пределами;

• формирование алгоритмов прохождения документов в

соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование,

утверждение документов);

• планирование и управление ресурсами;

автоматизация административно-управленческих функций

(оперативное  формирование указаний, распоряжений, контроль за их

выполнением);

• организация и контроль деятельности персонала, учет и

планирование рабочего времени;

• обеспечение оперативного обмена официальными документами

(служебными  записками, письмами, заявками, нормативными

материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала,

отдельных подразделений предприятия;

• обеспечение рассылки и приема документов через внешние

системы (Internet, Telex, Fax, почтовые 25a025e>Tjсистемы);

• формирование и накопление базы данных электронных

документов любых типов с возможностями многокритериального

поиска как по содержимому документов (включая графические), так и

по сложным логическим условиям.

Современные системы автоматизации документооборота

поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки

информации, которая содержит следующие компоненты:

многопользовательские СУБД;

• средства подготовки документов (текстовых, графических,

мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков,

  локальные сети;

• средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;
• средства системного администрирования - определение

программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе

и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа,

оповещение о нарушениях;

• средства макропрограммирования, обеспечивающие

расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и

возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации

предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей

необходимые транзакции, множественный доступ к общим

информационным ресурсам. К коммуникационной системе,

выполняющей функции доставки информации, предъявляются

следующие требования:

• надежность доставки (исключение возможности потери

документов);

• повышенные вероятностно-временные характеристики;
• достоверность передаваемых документов;
• конфиденциальность документов;
• контроль доставки сообщений и регистрация трафика;
• возможность доступа к внешним телематическим услугам для

передачи и приема информации из внешних систем;

• отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов).

Существуют различные системы документооборота,

выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При

выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими,

так и техническими критериями. Большое значение имеет

преемственность существующих технологий, а также возможность

дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой

базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Принципы организации документооборота

Основным принципом документооборота является отсутствие

локальных архивов документов (таких архивов не существует ни у кого). И

это обусловливается тем, что любой входящий документ, не попавший в

общий архив документов, вполне реально рискует оказаться неисполненным. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ..."). Рассмотрим типы документов. Типов документов, используемых в работе предприятия, может быть достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). Некоторые типы документов представлены на рис.30.

 

 

 

 

 

 

 

Однако, представленные типы документов, в свою очередь, могут быть

разделены всего на 3 вида (рис.31).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Автоматизация делопроизводства

Очень важным для предприятий является вопрос автоматизации делопроизводства. Но для того, чтобы добиться качественной автоматизации необходимо в начале исследовать документопотоки на предприятии и при необходимости модифицировать документопотоки с целью повышения эффективности их обработки. Идея автоматизированного офиса предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. В настоящее время известен целый ряд концепций построения автоматизированного офиса, например, свои решения предлагают фирма Microsoft, Borland, Lotus. В зависимости от величины бизнеса фирмы (крупный, средний, мелкий) могут использоваться такие продукты как Lotus Notes, StaffWare, DOC Ware, MS Office, а также целый ряд других из числа продуктов, предлагаемых на белорусском рынке. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.

 

Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.

Важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный документооборот бумажных документов с целью объединения потоков документов приходящих в твердой копии и документов, изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.

Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов. Система распознавания текстов CuneiForm позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать CuneiForm OCR Server. CuneiForm OCR Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном Н_¤_Nm____для редактирования. Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы.

Выделяют следующие системы автоматизации делопроизводства:

Система «ДЕЛО»

(ЗАО  «Электронные офисные системы», ООО «Компания НетКом Текнолоджи»)  
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих операций.

- Отслеживание всех этапов делопроизводственных  операций и результатов выполнения  работ по основным функциональным  процессам организаций и учреждений.

- Единая регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма  и обращения граждан, путем создания  регистрационной карточки, в которую  заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции  на рассмотрение руководству  и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие  извне документы, так и созданные  внутри подразделений. К их числу  относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.

- Ввод текстов резолюций, включая  повторные, и назначение исполнителей  по ним.

- Направление резолюций и документов  на рабочие места пользователей-исполнителей.

- Пересылка отчетов исполнителей  по документу ответственным исполнителям  и/или авторам резолюций.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система LanDocs (фирма АО «Ланит»)

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные достоинства системы:

- высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);

- адаптивность (настройка на конкретные  условия с помощью CASE-моделей);

- соответствие стандартам;

- открытость (легко интегрируется  с офисными приложениями и  корпоративными БД);

- доступность и легкость освоения  конечными пользователями.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:

- Регистрация входящих, внутренних  и исходящих документов с использованием  механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные  разнообразными приложениями в  виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем  документа осуществляется интегрированный  вызов соответствующего приложения.

- Рассылка документов, заданий, поручений  как одному пользователю, так  и по списку.

- Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями  в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).

- Контроль за прохождением и  исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль  за исполнением документов и  заданий исполнителями, предоставляет  возможность отслеживать движение  каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется  с помощью механизма контрольных  карточек. Все данные о зарегистрированных  документах и ходе их исполнения  могут быть отпечатаны в виде  отчетов.

- Поиск документов с возможностью  сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

- Поддержка нескольких версий  одного документа.

- Сканирование бумажных документов  и распознавание текстов (OCR).

- Интегрированный вызов офисных  приложений для просмотра, редактирования  и печати документов.

- Организация архивирования документов.

- Гибкая настройка на административную  иерархию организации и тематическую  структуру документарного фонда.

- Регламентация прав доступа  пользователей к документам и  функциям системы.

Система «Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies»)

Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие функции:

  - Регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами.                                   - Контроль исполнения документов.                                                                       - Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.

- Архивное хранение документов  и их графических образов, полученных  путем сканирования.

- Поиск документов по их содержанию  и набору реквизитов.

- Пересылка документов адресатам  или исполнителям через факс  или вывод на печатающее устройство  для передачи бумажного документа.

- Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система  распознавания CuneiForm) и просмотра  документов (программы-навигаторы сети  Интернет).

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются следующие версии системы:

- «Евфрат» – персональный электронный  архив собственных документов, содержащихся  на рабочем месте пользователя;

- «Евфрат@SOHO» – система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;

- «Евфрат» – система автоматизации  делопроизводства на предприятиях  и в организациях различных  форм собственности.

Комплекс PowerDOCS (компания «Весть АО»)

PowerDOCS – интегрированный комплекс  автоматизации делопроизводства  и документооборота предприятий  и организаций. В основе решения, предлагаемого компанией «Весть», лежит сочетание программных  продуктов – системы управления  документами DOCS Open, системы гибкой  маршрутизации документов и заданий  с контролем их исполнения WorkRoute II, а также системы для работы  с образами бумажных документов DeltaImage.

DOCS Open – корпоративная система  управления документами, обеспечивающая  создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. DOCS Open позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов. Система обеспечивает конфиденциальность хранения данных.

WorkRoute II – система автоматизации  деловых процессов. Основное назначение  системы – создание электронных  моделей деловых процессов (карт  бизнес-функций), автоматизирующих  формирование, активизацию и контроль  исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указать последовательные  и параллельные маршруты прохождения  документов по подразделениям  и отдельным исполнителям, а также  обеспечить участников процесса  необходимыми материалами с соблюдением  прав доступа к информации  и в реальном времени проводить  анализ состояния работ.

Модуль DeltaImage обеспечивает работу с изображениями, сканирование документов, сохранение их в многостраничном формате, просмотр, послойное нанесение на изображении информации пометок и поручений (по образу бумажных документов).

Основные области применения Power DOCS – комплексная автоматизация делопроизводства и управления предприятием, организация технологического и организационно распорядительного документооборота, обеспечение коллективной работы над проектами, ведение электронных архивов, создание систем промышленного ввода информации для сканирования, распознавания документов и работы с их образами. PowerDOCS позволяет автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также оперативно анализировать и корректировать деятельность всей организации.

Система Optima Workflow (компания «Оптима»)

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Фирма «Оптима» официально объявила о начале продаж программного продукта Optima Workflow LAN Edition, предназначенного для автоматизации документооборота на предприятии. В отличие от системы Optima Workflow Enterprise Edition, поставляемой с 1996 года предприятиям под заказ, последняя представляет собой так называемое коробочное решение, доступное в установке и настройке. Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное хранение документов  в электронном виде;

- формализация процедур создания  и обработки документов;

- единые управление и контроль  за движением документов в  рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

Система Staffware (компания «Staffware PLS»)

Концепция системы Staffwаre предусматривает движение документа по определенным для него маршрутам. Сами маршруты описываются с помощью бизнес-функций. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные данные и порядок действий пользователя. Шаги бывают нормальными, автоматическими и событиями. Нормальные шаги определяют организацию взаимодействия с пользователем, экранные формы. Автоматические шаги применяются для автоматизации некоторых видов деятельности, например вызова нужного приложения, изменения базы данных. Событие управляет ходом выполнения (ветвлением) бизнес-функции. С помощью механизмов ожидания и напоминания обеспечивается синхронизация нормальных шагов.

Инструмент разработки бизнес-функций – графический построитель процедур Staffware. Данный инструмент предназначен для специалистов в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний аппаратной и программной платформы.

Для определения экранных форм применяется конструктор форм. В полях формы можно вводить запросы, ассоциированные с определенной процедурой. Данные в полях могут заполняться автоматически: дата, номер шага, различные ссылки.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Примеры оформления документов

2.1 Приказ по основной деятельности 

 

МІНСКІ АБЛАСНЫ САЮЗ СПАЖЫВЕЦКІХ ТАВАРЫСТВАЎ (МІНСКІ АБЛСПАЖЫЎСАЮЗ)  ЛЮБАНСКАЕ РАЕННАЕ СПАЖЫВЕЦКАЕ ТАВАРЫСТВА ( ЛЮБАНСКАЕ  РАЙСТА)									МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СОЮЗ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ ОБЩЕСТВ (МИНСКИЙ ОБЛПОТРЕБСОЮЗ) ЛЮБАНСКОЕ РАЙОННОЕ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЕ ОБЩЕСТВО (ЛЮБАНСКОЕ РАЙПО)
ПАСТАНОВА  ПРАЎЛЕННЯ									ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ
	19.09.2013		№	38
г.Любань								г. Любань

 

О состоянии расчетно-платежной дисциплины за  первый квартал 2013 год

 

 

 

 

 

 

 

         Правление  райпо отмечает, что за 2-й квартал 2013 года в целом по райпо сохранена положительная тенденция по нормализации расчётно-платёжной дисциплины.

      По состоянию на 05.08.2013 райпо не имеет просроченной кредиторской задолженности перед предприятиями Минсельхозпрода и концерна «Белгоспищепром».

     По состоянию на 05.08.2013 кредиторская задолженность составила 5641 млн. руб. или 43,2 дня,  и снизилась по сравнению с 01.06.2013 на  34,1 дней. Райпо имеет кредиторскую задолженность свыше 40 дней перед областными оптовыми предприятиями системы.

       Нормализации расчетно- платежной дисциплины способствовала рентабельная работа, однако допущено снижение собственных оборотных средств с учетом долгосрочных кредитов и займов в сумме 121,0 млн.руб. Низкий уровень рентабельности не позволил обеспечить прирост собственных оборотных средств.

       Наличие товарных запасов по  состоянию на 05.08.2013 года 32,4 дня и  товарооборачиваемости 15,7 дня не  позволили получить положительный  платёжный баланс при сложившейся  средней отсрочке платежа 15 дней. Сложилось отрицательное значение  платёжного баланса.     Несоответствие отсрочки платежа и фактической товарооборачиваемости привели к условному замораживанию оборотных средств практически по  всем группам товаров.

     Правление  райпо

 

    ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

       1.  Принять  к сведению:

       1.1. по состоянию  на 05.08.2013 года не допущено образования просроченной кредиторской задолженности.

       2. Главному бухгалтеру  Минину О.К., начальнику сектора  торговли Петров А.А.:

  2.1. обеспечить неукоснительное соблюдение Указа Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2012 г. № 567 «О внесении изменения в Указ Президента  Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. №450» не допуская наличия просроченной задолженности по расчётам за поставленные алкогольные напитки и табачные изделия;

2. во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2003 № 1014 обеспечить своевременные расчёты с сельскохозяйственными организациями и организациями Департамента по хлебопродуктам Минсельхозпрода за закупаемые у них мясную и молочную продукцию, а также хлебопродукты;
3. Контроль за исполнением постановления возложить на главного бухгалтера райпо Минина О.К.,  начальника сектора торговли Петрова А.А.