Автоматизированные системы документооборота. 4

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время  появилось большое количество публикаций на тему автоматизации документооборота. Как правило, их авторы рассматривают данную проблему сквозь призму конкретных реализаций в тех или иных программных продуктах. В результате у читателя не складывается целостной картины проблемы автоматизации работы с документами, так как автоматизация отдельных деловых процедур не затрагивает большой аспект организационных вопросов. А ведь именно эти вопросы выходят на первый план при анализе «что и как автоматизировать». Среди них можно выделить четыре основных блока:

• вопросы построения структуры организации и распределения служебных полномочий;
• организация взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц;
• организация порядка доступа и работы с документами;
• регламентация деловых процедур.

Перечисленные аспекты  приводят к тому, что систему автоматизации  работы с документами нельзя рассматривать  оторвано от структуры предприятия. Иначе при внедрении это повлечет серьезные проблемы, вплоть до остановки деятельности предприятия.

Вышеперечисленное показывает актуальность темы автоматизации систем документооборота организаций, и, в частности, автоматизации регистрации документов.

1. Цели автоматизации процессов документооборота

Управление организациями  и предприятиями основано на следующих  процессах:

• получение информации, ее обработка;
• анализ, подготовка, принятие решений;
• выполнение решений;
• учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как «документальное обеспечение управления» (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение  управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

• документирование и регистрация документов (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур)¹.

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

• организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;
• организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
• организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
• обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
• создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;
• использование унифицированных форм представления и обработки документов;
• регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;
• регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
• регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);
• списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;
• обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
• проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
• проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
• получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Все перечисленные функции  формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

 Движение документов  осуществляется в виде потоков,  циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат движение документов и их обработка в пунктах обработки, на всех стадиях жизненного цикла документов.

Создание и внедрение  системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной  системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную  основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
• объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) и регистрации документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Исторически делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. В зависимости от менталитета и культуры того или иного народа, создавалась с годами и соответствующая система документоведения.

На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые в дальнейшем будем условно называть «отечественная» и «западная». Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

• четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;
• отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.
• современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Основная проблема традиционной технологии – централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Еще одна особенность – относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.

Программные системы, реализующие  отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование  в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем – обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

К системам автоматизации  данной технологии относятся: «ДЕЛО» (компания «Электронные офисные системы») и система «Золушка-WIN».

Традиции западного  делопроизводства существенно отличаются от отечественных и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.

К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

• характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
• отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
• регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством.

Программные системы  этого направления ориентированы  на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются  активным вовлечением в процесс  документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

Как правило, система  поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.

К системам данного направления  относятся следующие.

Русифицированные версии популярных западных систем:

• DocsOpen (PC DOCS);
• LinkWorks (DEC);
• Staffware (Staffware PLS);
• Lotus Notes (Lotus-IBM).

Программные решения, созданные  российскими компаниями на основе западных систем:

• система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
• система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);
• комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
• система «Золушка-Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
• решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen);
• решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
• система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).

Разработки российских компаний:

• система LanDocs компании «Ланит»;
• система Effect Office компании «Гарант International»;
• система «Документ2000» компании Telcom Service;
• система «Крон» компании «Анкей»;
• система «Евфрат» компании Cognitive Technologies.

В следующем разделе  будут подробно рассмотрены различные автоматизированные системы документооборота, которые, в частности, автоматизируют регистрацию документов.

2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ  СИСТЕМЫ документооборота

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» (ЗАО «Электронные офисные системы», ООО «Компания НетКом Текнолоджи») предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих операций:

• Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.
• Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.
• Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.
• Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.
• Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.
• Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.
• Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.
• Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.
• Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.
• Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.
• Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.
• Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.
• Хранение электронных образов документов.
• Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.
• Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы  поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система LanDocs (фирма АО «Ланит») предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные достоинства  системы:

• высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);
• адаптивность (настройка на конкретные условия с помощью CASE-моделей);
• соответствие стандартам;
• открытость (легко интегрируется с офисными приложениями и корпоративными БД);
• доступность и легкость освоения конечными пользователями.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:

• Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.
• Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
• Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).
• Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
• Поиск документов с возможностью сохра<span