Действующий порядок проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Таким образом, в процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. Изменения законодательства, низкая квалификация, невнимательность могут приводить к появлению ошибок и нарушений. Именно по этой причине специалистами органов государственного контроля и ревизорами уделяется значительное внимание  проверке операций с подотчетными лицами.

Темой по учету  и ревизии расчетов с подотчетными лицами занимался ряд ученых экономистов таких как В.А. Хмельницкий Х, [24], В. Н. Лемеш [11,с.226-240].

В учебнике В.Н. Лемеш подробно рассмотрена проверка операций с подотчетными лицами; описывается  ряд нормативно правовых актов по данной теме, а также цели, задачи и источники информации для проверки.

В учебнике В. А. Хмельницкий и рассмотрены этапы  составления акта ревизии, а также  плана и программы ревизии  с подотчетными лицами.

Целью данной курсовой работы является изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами и внесение предложений по совершенствованию проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами в условиях развития рыночных отношений.

Для достижения названной цели в курсовой работе решены следующие задачи:

определить  задачи и источники ревизии расчетных операций;

изучить составление  плана и программы ревизии  расчетов с подотчетными лицами;

провести обзор  нормативных документов по теме исследования;

рассмотреть проверку расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам, а также  по административно-хозяйственным и операционным расходам;

провести проверку правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

изучить особенности  проведения ревизии в условиях применения ПЭВМ;

исследовать оформление ревизии расчетов с подотчетными лицами;

дать рекомендации по совершенствованию ревизии расчетов с подотчетными лицами.

Данная курсовая работа написана на материалах открытого  акционерного общества «Барановичский комбинат пищевых продуктов» (ОАО  «Барановичский комбинат пищевых продуктов») г. Барановичи.

Открытое акционерное общество «Барановичский комбинат пищевых продуктов» создано на основании приказа фонда «Брестоблимущество» от 24.10.2003 г. № 258 путем преобразования коммунального унитарного производственного предприятия «Барановичский комбинат пищевых продуктов». Устав Общества зарегистрирован решением Брестского облисполкома за № 6776 от 24.12.2003 г. в едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Общество зарегистрировано за № 200166500.

Общество является приемником прав и обязанностей названного предприятия в соответствии с передаточным актом, за исключением прав и обязанностей, которые не могут принадлежать Обществу.

Общество зарегистрировано и фактически размещено по адресу: 225320, Брестская область, г.Барановичи, ул. Чурилина, 15.

Общество является коммерческой организацией - юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать и штампы со своим наименованием, расчетный и валютные счета в банке.

Основной целью деятельности организации является реализация продукции ОАО «Барановичский комбинат пишевых продуктов» получение прибыли от реализации выпускаемой продукции.

Классификация основных видов деятельности произведена  в соответствии с общегосударственным  классификатором Республики Беларусь «Виды экономической деятельности» ОКРБ 005-2001.

ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» осуществляет оперативный и бухгалтерский учет результатов деятельности, представляет в установленном порядке статистическую отчетность, а также оперативную информацию о результатах финансово-хозяйственной деятельности уполномоченному органу.

Согласно приказу  об учетной политике организации руководство бухгалтерским учетом возлагается на главного бухгалтера (Приложение А). Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера определяются статьями 7, 17 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 25.06.2001г. № 42-3.

Финансовое  положение открытого акционерного общества характеризуется как устойчивое.

Бухгалтерский учет на ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов»   ведется автоматизированным способом.

Инспекторами проведена выездная плановая комплексная проверка учета расчетов с подотчетными лицами за 2011 год.

Для исследования в курсовой работе использованы материалы за 2012 год.

ГЛАВА 1

СУЩНОСТЬ  И ЗНАЧЕНИЕ РЕВИЗИИ РАСЧЕТНЫХ  ОПЕРАЦИЙ

1. Задачи и источники ревизии расчетных операций

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или  приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.

Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по  учету зарубежных командировок [1, c.287].

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  в  каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за  наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;
• представительских расходов. [5]

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц организации  или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный [9, c.105].

При ревизии  расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

 соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;

 наличие  случаев выдачи в подотчет  сумм лицам, не состоящим в  списочном составе организации,  и выдачи авансов без представления  отчета по ранее выданным суммам;

 соблюдение  установленных норм возмещения командировочных расходов;

 своевременность  представления авансовых отчетов  и возврата неиспользованных  сумм:

 наличие  случаев возврата подотчетных  сумм без их использования  и возможного скрытого авансирования  подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;

 порядок  погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам,  с целью предотвращения их  повторного использования;

 полноту  оприходования товарно-материальных  ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;

 правильность  отражения расчетов с подотчетными  суммами в аналитическом и  синтетическом учете.

При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации  первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на  правильность и законность их оформления.

Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами – привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и так далее. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость [11, c.248].

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными  средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Таким образом, можно отметить, что большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами.[12, c.108]

2. Составление плана и программы ревизии расчетов с подотчетными лицами

Планирование  – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с  указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

Планирование  контрольного мероприятия должно проводиться  в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами:

 комплексности  планирования;

 непрерывности  планирования:

 оптимальности  планирования;

 действенности  планирования;

 конкретности  плановых заданий;

 реальности планирования;

 гибкости  и мобильности планирования.

Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 года №510 (в редакции от 26.07.2012 №332) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” определен порядок организации и проведения проверок. Данным документом предусмотрено изменение подхода контрольной деятельности, то есть переход от сплошного контроля к дифференцированному, разделяя организации на группы риска.

Контролирующий (надзорный) орган вправе назначить  плановые проверки в отношении проверяемых субъектов, отнесенных:

 к высокой  группе риска, - не чаще одного  раза в течение календарного  года;

 к средней  группе риска, - не чаще одного  раза в три календарных года;

 к низкой  группе риска, - по мере необходимости,  но не чаще одного раза в пять лет [18].

Планирование  контрольной (надзорной) деятельности начинается с составления координационных  и сводных планов. Координационные планы контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь формируются органами Комитета государственного контроля на полугодие на основании представленных сводных планов проверок, включающих проверки, проводимые соответствующими государственными органами (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами).

Не допускается  включение в сводные планы  проверок на второе полугодие субъектов, включенных в координационные планы  на первое полугодие текущего года.

При проведении совместной плановой проверки контролирующие (надзорные) органы обязаны приступить к ее проведению в течение календарного месяца, указанного в координационном плане.

О назначении плановой проверки проверяемый субъект должен быть письменно уведомлен не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Проверяемому субъекту направляется уведомление, которое считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления.

Проверяемый субъект  обязан обеспечить возможность проведения плановой проверки в срок, указанный  в уведомлении.

Перед началом  проведения проверки проверяющий (руководитель проверки) обязан предъявить проверяемому субъекту или его представителю  служебное удостоверение, предписание  на проведение проверки, а также  внести необходимые сведения в книгу  учета проверок.

Как форма отражения информации в процессе проведения проверки проверяющим (руководителем проверки) может использоваться контрольный список вопросов (чек-лист). Контрольный список вопросов (чек-лист) или его часть заполняется проверяющим (руководителем проверки) по вопросам, подлежащим проверке, и является неотъемлемой частью акта (справки) проверки [15].

Перед началом  проверки ревизор должен провести подготовительную работу, связанную с изучением  данной организации, подготовкой программы  и плана проведения ревизии. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта. Такое изучение дает возможность ревизору заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время ревизии.

Программа ревизии  может включать перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который  должна быть проведена ревизия, и  используемые способы и приемы контроля [15].

При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного (надзорного) органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных (надзорных) органов.

На основании  полученных заданий члены ревизионной  группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

Перечень основных вопросов, касающихся проверки расчетов с подотчетными лицами приведен в  таблице 1.1

Таблица 1.1 -  Перечень основных вопросов, подлежащих проверке расчетов с подотчетными лицами

Окончание таблицы 1.1

Примечание  – Источник: собственная разработка.

Таким образом, ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и  отделен по времени.

Планирование  контрольно-ревизионного процесса является неотъемлемой, составной частью порядка  проведения проверки на всех уровнях  ее осуществления.

3. Обзор нормативных документов по теме исследования

За последние  годы в бухгалтерском учете и  отчетности произошли существенные изменения, адекватно отражающие процессы становления в экономике страны рыночных отношений. В целях единообразия в ведении и соблюдении принципов бухгалтерского учета, соответствия организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь международным стандартом бухгалтерского учета и отчетности осуществляется система государственного нормативного регулирования бухгалтерского учета. В настоящее время в Республике Беларусь сформирована четырехуровневая система нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Основные положения  и принципы организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь регламентированы в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском  учете и отчетности». На основании  и во исполнение этого закона издаются нормативные правовые акты, устанавливающие правовые вопросы и принципы организации и методологии бухгалтерского учета и в то же время использующие все разумное и полезное, содержащееся в международных стандартах финансовой отчетности [14].

Правовое регулирование  бухгалтерского учета можно представить в следующем иерархическом порядке.

Первый уровень - законодательный. На данном уровне государственное регулирование бухгалтерским учетом и отчетностью осуществляется Президентом Республики Беларусь, Национальным собранием на основании Конституции Республики Беларусь. Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в редакции от 26.07.2012 №332) [18]. Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности.

Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь” содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль [15].

К нормативным  правовым актам законодательства, имеющих  общее значение при регулировании  служебных командировок, следует  отнести Трудовой кодекс Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями по состоянию на 30.12.2010 года №225 - З) представляет собой кодифицированный закон, признанный обеспечивать полное системное регулирование трудовых и тесно связанных с ними иных общественных отношений. Общие нормы, регулирующие отношения, связанные с направлением работников в служебные командировки, в том числе  устанавливающие соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в главе 9 Трудового кодекса Республики Беларусь [23].

Постановлением  Совета Министров Республики Беларусь от 24.04.2000 № 561 “О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (в редакции постановлений Министерства финансов от 24.08.2012 №52) Министерству финансов Республики Беларусь предоставлено право устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу [17].

Второй уровень: положения (стандарты) по бухгалтерскому учету и отчетности, утверждаемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами, на которые законодательно возложены функции нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета утвержден  Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 26.01.2012), где определяются правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете [20].

Постановлением  Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 “Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 24.08.2012) установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.

Постановлением  Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 “Об установлении размеров возмещения расходов при служебных  командировках” установлены конкретные размеры возмещения расходов при  служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь [19].

Третий уровень: методические указания и рекомендации, разрабатываемые Министерством  финансов Республики Беларусь и другими  органами в соответствии с действующим  законодательством и содержащие более детальные рекомендации по организации учета соответствующих объектов. Основными нормативными документами являются следующие.

Инструкция  о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (в редакции от 18.10.2010  № 436).  Данная Инструкция разработана в соответствии со статьями 26 и 30 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте [4].

Инструкция  о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4 (в редакции от 23.02.2010 №23) [5].

Инструкция  о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции от 10.07.2009). Данная Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь [7].

Инструкция  о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных  командировках за границу, утвержденная постановлением Министерством труда  и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации) [8].

Четвертый уровень: рабочие инструкции и указания по учету соответствующих операций и объектов непосредственно в  организации, в которых на основе общеустановленных правил и принципов  формируется учетная политика организации, свои подходы к раскрытию бухгалтерской информации в отчетах, представляемых заинтересованным пользователям.

К четвертому уровню в организации ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» относится  приказ по учетной политике (Приложение А), рабочий план счетов (Приложение Б). Учетная политика в исследуемой организации утверждена приказом директора №514 от 30 декабря 2011 года. Рабочий план счетов составлен в соответствие с действующим законодательством по состоянию на 01.01.2012 года. В ней рассматриваются методический и организационно-технический аспекты ведения бухгалтерского учета, структура рабочего плана счетов. Примером внутренней документации могут являться: должностные инструкции работников бухгалтерии, график документооборота и другие документы.