Деловая переписка в Управлении Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань

От __________ № ___________

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Документная лингвистика»

на тему:

«Деловая переписка в Управлении Пенсионного фонда РФ

 в Кировском районе города Астрахань»

КР – 032001.65 – ДС.01.08 – 071657

Астрахань 2010

содержание

введение

Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.                                                                                            .  
 Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже любой фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.                                                                  .          
 Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха любого дела.

Деловая переписка оформляется на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из:

• требований, оговоренных нормативными документами (стандартами, инструкциями);
• норм и правил русского языка;
• учета особенностей делового стиля;
• норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Именно в связи со значимостью писем в современной информационной среде выбранная тема является актуальной.

С целью раскрытия темы поставлена задача: рассмотреть особенности деловой переписки на примере Управления Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань.

В соответствии с поставленной задачей были определены цели данной работы:

• рассмотреть важнейшие принципы редактирования официально-деловых текстов;
• провести обзор различных видов писем Управлении Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань;
• проанализировать письма с точки зрения соблюдения лексических, морфологических, синтаксических норм языка деловых документов;
• отредактировать письма в соответствии с результатами проведенного анализа.

1. ВАЖНЕЙШИЕ ПРИНЦИПЫ  РЕДАКТИРОВАНИЯ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ  ТЕКСТОВ

1.1 Этапы редактирования

Редактирование текстов официально-делового стиля является сложной документационно-технологической процедурой, включающей четкую последовательность операций.

Необходимо заметить, что в большинстве случаев процессы составления и редактирования являются одновременными и неразрывными. Одним из этапов редактирования является работа с подбором и оценкой фактических данных, используемых в документе или являющихся основой, на которой составляется документ.

Эти данные могут представлять собой системы цифровых, вербальных, табличных или иных данных, подлежащих оценке на предмет целесообразности их включения в документ, степени и формы представления.

 Еще один этап редакционно-издательской работы - типологизация документа, то есть соотнесение содержательных, формальных и статусных характеристик. В ряде случаев это является непростой задачей, определяющей прохождение документа и последствия его функционирования в профессиональной коммуникативной среде.

Скажем, определенная ситуация может породить два документа с очень близким содержанием основной части: документ, именуемый «служебной запиской», и документ с названием «объяснительная записка». Очевидно, различия между документами объясняются различным видением ситуации, различны и процессуальные стороны рассмотрения документов и реакции на них.

Очередной этап - формирование текста документа с использованием параллельных, альтернативных конструкций и композиционно-реквизитного членения текста. В результате может получиться два и более варианта документа на отдельных носителях соответствующих формальным и коммуникативным условиям функционирования.

Еще один этап - нахождение окончательных речевых решений, здесь уточняются лексико-фразеологические единицы терминологического и нетерминологического характера, корректируются предложения с точки зрения их грамматической правильности, однозначности и логической определенности.

Следующий этап включает пунктуационно-орфографический контроль. Поскольку в результате предыдущего этапа высказывания приобрели законченный вид, необходимо обратить внимание на расстановку знаков препинания и орфографическое оформление текста.

 Заключительный этап - композиционно-реквизитный контроль, при котором уточняется позиция каждого элемента текста на стандартном носителе, уточняется оформление документа с точки зрения вспомогательно-декоративных элементов. Этот этап включает печать документа, его вычитку и оформление подписей.

Существует специальная система корректурных знаков, используемых при правке текста (ГОСТ 16.347-76. Знаки корректурные). Эти знаки имеют устойчивую стандартизированную форму, при правке текста они размещаются обычно на правом рабочем поле документа.

Рассмотрим лингвистические составляющие каждого этапа в редактировании деловых документов.

Этап подбора и оценки фактических данных. На лингвистическом уровне этот этап сопряжен с выбором языковой формы представления фактического материала. Здесь могут возникнуть проблемы при использовании топонимических и ономастических данных (топонимика - раздел лингвистической науки о географических наименованиях; ономастика - область языкознания, занимающаяся именами собственными); при цитировании фрагментов, включаемых в текст документа; при определении достаточности, доказательности и логичности контекста; при определении объема справочно-библиографических данных; при анализе полноты текста с точки зрения тех фактических данных, которые делают документ эффективным в конкретных коммуникативных обстоятельствах.

Этап типологизации документа. Этот этап связан с определением характера заголовочного реквизита документа. Проблема заключается в том, что многообразие и изменяемость документов не всегда дают возможность сразу определить необходимый тип, по различным оценкам количество только управленческих документов составляет более полусотни.

 В этой ситуации  необходимо выбрать тот тип, который  в наибольшей мере соответствует  ситуации, уровню и порядку рассмотрения  ее, предполагаемым действиям, как  реакции на документ. Все это  определяет и заголовочную часть, и тональность документа, а отсюда выбор обращений, глагольных форм, степень категоричности в ее лингвистическом выражении. Очевидна зависимость композиции от типа документа.

 Все эти довольно  тонкие и лингвистически сложные  нюансы должны быть учтены  профессиональным редактором-составителем деловых документов. Этап выбора оптимальных средств документа.

Для этого этапа основная лингвистическая работа заключается в рассмотрении всех возможных способов формулирования фрагментов документа. При этом вариантность формулировок не должна входить в противоречие с нормирующими требованиями и стилистическими критериями.

Проблема внутристилевой и даже внутрижанровой вариантности языковых средств является одной из наиболее актуальных проблем стилистики и документоведения. При высокой степени стандартизации ряда лингвистических объектов возможности внутренних языковых вариаций способствуют индивидуализации документов на лингвистическом уровне, позволяют говорить о проявлениях языкового вкуса, меры, мастерства, даже в рамках стиля, жестко регулируемого стандартом и унифицирующими ограничениями.

Этап окончательных речевых решений. В наибольшей степени лингвистическая сторона этого этапа проявляется в процессе терминологического редактирования, выбора форм обращений, форм завершения документа. Терминологическое редактирование предполагает определение предпочтительных речевых форм терминов, предлагаемых терминологическими стандартами предметных областей.

Кроме сказанного, на этом этапе законченный вид приобретают предложения, их компоненты. Это относится как к организации структуры с позиций типологии предложений, так и порядка элементов предложения.

Известно, что использование таких синтаксических приемов, как инвертирование конструкций, построение протяженных сочинительных образований, рубрикация в сложном предложении и ряд других приемов синтаксического уровня создают дополнительный фон воздействия, способствующий большей эффективности коммуникации.

 Этап пунктуационно-орфографического  контроля. Сложность лингвистических  параметров деловых документов  проявляется в повышенной вероятности допуска пунктуационных и орфографических ошибок. Увеличение числа орфографических ошибок связано с использованием в текстах официально-делового стиля большого количества редко используемых терминологических единиц, заимствованной лексики, других элементов лексико-фразеологического уровня с ограниченной сферой употребления, а следовательно - со слабо закрепленной в сознании носителей языка орфографической структурой.

 К орфографическим  ошибкам необходимо отнести неоправданную и произвольную аббревиацию. Последняя не только затрудняет понимание текста, но и снижает его стилистический статус, создает коммуникативную неопределенность. В русском языке существует нормируемость сокращений, отступления от допустимых норм аббревиации рассматриваются как заметный недостаток, требующий редакторского вмешательства.

 Уже упоминавшееся  усложнение синтаксической структуры  деловых документов влечет за  собой увеличение количества  пунктуационных ошибок.

Сложная логика предложений, рубрикация бессоюзных предложений, соподчинение и сложные сочинения осложняют пунктуационный фон, увеличивают число относительно редко используемых в иных формах речи знаков препинания, например, таких, как тире, двоеточие, точка с запятой.

Актуальной задачей исследования стиля становится выяснение частотности знаков препинания в различных текстах в их сопоставлении с аналогичными данными для других стилей. Этап композиционно-реквизитного контроля.

Этот этап охватывает большой комплекс лингвистических параметров документа.

1. Если взаиморасположение и взаимосвязь частей документа рассматривать как композиционную лингвистическую характеристику, то внимание редактора должно привлекать распределение описательной, повествовательной частей и части, содержащей выводы и рассуждения.
2. Редакторского внимания требует определение соразмерности частей документа и общий размер текста. Здесь основной принцип - необходимая достаточность и ни одного лишнего слова. Краткость и одноаспектность документа делают его быстрочитаемым, запоминающимся и не утомляющим словесным балластом.
3. Рубрикация в документах может иметь различный характер. Контроль за разумно необходимой, не чрезмерной рубрикацией (ее обилие ложно принимается за отражение логичности документа) исключает трудности при восприятии дробного текста.

Наиболее частый способ рубрикации - построение сверхфразовых единств и выделение их с помощью абзацев. Более сложной и требующей серьезной проработки является рубрикация с помощью нумерации, сложной нумерации, введения подзаголовков, разбиения на отдельные параграфы и главы, разнесение на различные носители (листы бумаги, разные папки, различные тома, например). Для этих действий уже сложились определенные правила.

Кроме того, используются такие приемы, как особая пунктуация, имеющая скорее логический, чем грамматический характер; иерархия и неоднородность средств рубрикации; использование вспомогательных средств рубрикации.

Правда, для рубрикации количество однородных фрагментов, подлежащих рубрикации, должно быть два и более. Очень важным и эффективным инструментом редактирования является словарь. Различные словари, содержащие энциклопедические и лингвистические данные, являются постоянными помощниками редактора с любым стажем и опытом работы.

Синхронность процессов создания и редактирования делового документа предъявляют высокие требования к документоведу. Мастерство и ответственность автора деловой бумаги формируются знаниями и постепенно приобретаемым практическим опытом.

 И только труд, основанный  на знании, способен дать обществу  Мастера-документоведа, исследователя  того функционального стиля, который  станет одним из важнейших  объектов лингвистического изучения  в XXI веке.

 Как видно из содержания  всех разделов нашего пособия, нерешенных вопросов в области исследования языка деловых документов значительно больше, чем решенных.

 Это обстоятельство  не должно пугать, оно должно  стимулировать молодых исследователей  к экспериментам и поискам. Даже  в рамках курсовых и дипломных работ возможны исследования, раскрывающие тайны официально-делового стиля.

2 ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА В Пенсионном Фонде Кировского района города Астрахань

2.1 Особенности делового языка документов

Язык российского делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• нейтральный тон изложения;
• лаконичность и краткость текста;
• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д.

Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, – это, прежде всего, отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Специфика делового стиля, кроме сказанного, характерна еще рядом особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкое употребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (т.е. недостаточно хорошо)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например:

• доход – давать, извлекать, получать, приносить, распределять;
• руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.

Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке – следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем  –  это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. Приведем несколько примеров «стандартных конструкций»:

• «В подтверждение нашей договоренности...», «Напоминаем Вам, что ... Ваша задолженность по оплате составляет...»,
• «Просим извинить нас за задержку с ответом...»,
• «Гарантируем возврат кредита в сумме ...в срок до ...».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие [9].

2.2 Понятие и функции делового  письма

Деловое письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов. Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Деловое письмо, как никакой другой документ, выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа. Классификация же деловых писем представлена в Приложении Д.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере управления. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов – передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами, инструкциями); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста [9].

2.3 Деловая переписка в Управлении Пенсионного фонда РФ в Кировском районе города Астрахань

Управление Пенсионного фонда РФ в Кировском районе обслуживает центральный район в г. Астрахани.

С сентября 2001 года Отделением ПФР по Астраханской области функционирует как Единая пенсионная служба с полноправными функциями назначения перерасчета и выплаты пенсий. Для своевременного и качественного назначения и перерасчета пенсий проводится большая работа по сбору индивидуальных сведений персонифицированного учета.

Управление Пенсионного фонда РФ в Кировском районе занимается большим количеством разнообразных выплат. Это не только трудовые и государственные пенсии, но и такие виды выплат, как ежемесячная денежная выплата (ЕДВ), дополнительное ежемесячное материальное обеспечение, реализация социальных программ на территории области, направленных на поддержку малообеспеченных слоев населения. Решение этих задач осуществляется благодаря тесному взаимодействию с органами социальной защиты населения. Управление Пенсионного фонда РФ в Кировском районе тесно взаимодействует с Отделением ПФР, районными управлениями, организациями почтовой связи, кредитными учреждениями, органами ЗАГС, службами занятости населения, службами судебных приставов. Основные направления работы Управления отражены в Приложении А.

Самыми распространенными в деятельности Управления Пенсионного фонда РФ в Кировском районе являются письма, касающиеся правильности начисления пенсии. Так, в ноябре 2010 г. на имя Начальника Управления пришло письмо-требование от пенсионерки Полетаевой П.Д. о выплате ей пенсии за три месяца.

При проведении проверки по факту неполучения пенсионеркой пенсии, нарушений со стороны Управления Пенсионного фонда РФ в Кировском районе выявлено не было. В связи с этим было направлено письмо-запрос на имя директора УФПС Астраханской области.

После получения ответа, в котором была указана причина неполучения пенсии Полетаевой, а также обещание исправить ситуацию, Управлением было направлено письмо-извинение на имя пенсионерки.