Деловая переписка. Создание и формирование в дела

34

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОУ КОЛЛЕДЖ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА № 11

Курсовая работа

по дисциплине «Документоведение»

на тему:

«Деловая переписка. Создание и формирование в дела»

Выполнила: студентка 2 курса

группы Д - 22

Барачевская М.С.

Научный руководитель:

Пушкарёва И.В.

Москва 2011

Оглавление

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1. Общая характеристика основных видов деловых писем              ……………5

Глава 2. Структура делового письма…………………………………………..10

2.1. Оформление делового письма..............................................................13

2.2. Стандартные языковые формы в деловой переписке              …………………..20

Глава 3. Формирование дел по переписке              ………………………………………24

Заключение……………………………………………………………………….27

Список использованной литературы…………………………………………..30

Приложения………………………………………………………………………31

Введение

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) – обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации организации. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Таким образом, в настоящее время особо актуальным становится вопрос о правильном формировании деловой переписки. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций и т.д.

Кроме того, тема деловой переписки хоть и часто встречается в современной литературе, но большинство авторов не раскрывают полностью все аспекты данной темы, уделяют внимание в основном этической стороне, а правильное оформление и содержание часто остаются нерассмотренными.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т . д.

Целью курсовой работы является исследование методики формирования деловой переписки.

Задачи:

1) рассмотреть общую характеристику основных видов деловых писем;

2) изучить структуру делового письма;

3) проанализировать основные правила этикета в деловой переписке;

4) рассмотреть порядок формирования дел по переписке;

5) сделать выводы по исследованию данной темы.

Предмет исследования -  методика формирования дел в делопроизводстве.

Объект исследования - нормативно-методическая литература по вопросам формирования дел в делопроизводстве.

Глава 1. Общая характеристика основных видов деловых писем

Назначение и классификация деловых писем

Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами). Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев.

В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга:

а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

б) по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

в) по объему — короткие, средние и длинные;

г) по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);

д) по стилю изложения — официальные и частные;

е) по комплектности — с приложениями и без приложений;

ж) по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

з) по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

и) по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение[1]. Исходя из результатов анализа деловой переписки десятков предприятий, организаций и учреждений, с точки зрения автора, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовых классификационных категории:

а) официальные деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри организации).

В свою очередь классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена. Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);

11) письма-открытки;

12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих- либо действий и т. п.);

13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

15) письма-резюме.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

Если содержание делового письма разделить на аспекты[2], то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах, что соответствует традиционному разделению писем на простые сложные. Простое деловое письмо – письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты в содержании деловых писем:

1) Факт напоминания – письмо-напоминание;

2) предоставление обещания гарантии – письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими «ключевыми» словами, которые облегчают поиск документа и процесс его изучения.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором управленческих функций на снабженческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности организации, называется деловой корреспонденции, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь по терминологией и фразеологией.

Следует отметить, что тематическая классификация официальных писем удобна при инвентаризации корреспонденции[3]. Для этих целей деловую переписку можно разделить на следующие виды:

1) по общим вопросам технологии;

2) по вопросам оборудования и энергетики;

3) по вопросам производства;

4) по вопросам стандартизации и унификации;

5) по вопросам сбыта;

6) по вопросам капитального строительства и т.д.

По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкции.

Глава 2. Структура делового письма

Рассмотрение требований к подготовке деловых писем представляется целесообразным начать с особенностей их структуры. Впрочем, правильнее будет говорить о структуре основного текста делового письма, который в свою очередь можно — довольно условно — разделить на информационную и служебную части[4].

Информационная часть — это текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку и потому представляющий наибольшую ценность для адресата. Служебная часть — это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст.

Безусловно, с информационной точки зрения служебная часть делового письма представляется менее значительной, второстепенной. Тем не менее она призвана выполнить ряд исключительно важных для понимания делового письма функций.

Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

1) приветствие;

2) обращение к адресату;

3) преамбулу;

4) основной текст;

5) заключительную формулу вежливости;

6) подпись отправителя;

7) постскриптум;

8) приложения.

Коротко охарактеризуем каждый из элементов.

Приветствие — это обязательный элемент частного делового письма, который, впрочем, обычно отсутствует в официальных деловых письмах. Представляет собой начальную (вводную) формулу вежливости, предназначенную прежде всего для сокращения психологической дистанции между участниками деловой переписки и в конечном счете для создания необходимых предпосылок к конструктивному невербальному диалогу. Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату и тесно взаимосвязано с ним.

Обращение к адресату—еще один обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, присутствует и в большинстве официальных деловых писем. Специфической особенностью обращения является употребление в конце его пунктуационного — восклицательного — знака, указывающего на особое значение, придаваемое отправителем письма факту обращения к адресату.

Функциональное значение обращения к адресату — создание предпосылки для смыслового и стилистического перехода от вводной части текста к основной. Чаще всего в качестве обращения к адресату используются либо имена собственные (фамилия, полное имя или имя, отчество адресата), либо имена существительные (наименование должности, титула, специального или почетного звания).

Преамбула — начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, всего из одного предложения. Функциональное назначение преамбулы может быть различным.

В наиболее распространенных случаях преамбула предназначена для:

а) выражения адресату формальной благодарности (в частных деловых письмах);

б) пояснения мотивов и темы делового письма;

в) обеспечения смысловой и стилистической подводки к тексту делового письма.

Подчеркнем, что формулировка преамбулы в значительной мере предопределяется функциональным назначением делового письма.

Основной текст. Текст делового письма в общем случае состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. В наиболее общем случае текст делового письма включает вводную, основную и заключительную части.

Вводная часть текста делового письма предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для делового письма, основная часть текста — для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса, а заключительная часть — для изложения выводов и просьб.

Заключительная формула вежливости — это обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, отсутствует в официальных деловых письмах. Использование заключительной формулы вежливости способствует приглушению официального тона в конце письма — впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения участников переписки[5].

Подпись отправителя является обязательным — и, как правило, заключительным элементом структуры делового письма. Подпись, во-первых, придает официальному деловому письму юридическую силу и, во-вторых, удостоверяет личность отправителя.

Различают сокращенную, полную и развернутую форму подписи. При сокращенной форме, используемой в деловых письмах на бланке должностного лица организации, указываются подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия отправителя). Полная форма подписи, используемая в деловых письмах на бланках для писем организации, включает наименование должности, а также сигнатуры и ее расшифровки.

Наконец, развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об отправителе делового письма —например, указанием на его наследственный или почетный титул, звание либо на иные особые заслуги отправителя.

Постскриптум представляет собой краткую — не более 3-4 строк — приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи. Это — необязательный, но, тем не менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма, который состоит из сокращения-заголовка — "P.S.", "Postscriptum" или "Постскриптум", дополнения (приписки) к основному тексту делового письма и подписи (сигнатуры отправителя без указания его должности и расшифровки подписи).

Основное функциональное назначение постскриптума — оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.

Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

2.1. Оформление делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из "рамы" письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более "устойчивой"[6].

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая "геометрия" документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97[7].

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

                  организовать централизованное изготовление бланков для писем;

                  уменьшить стоимость машинописных работ;

                  сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

                  облегчить визуальный поиск необходимой информации;

                  расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации[8]. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

                  юридическую силу письма;

                  качественное и своевременное составление и исполнение письма;

                  организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

01) Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

02) Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

03) Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04) Код организации;

05) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07) Код формы документа;

08) Наименование организации;

09) Справочные данные об организации;

11) Дата документа;

12) Регистрационный номер документа;

13) Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15) Адресат;

17) Резолюция (при поступлении письма в организацию);

18) Заголовок к тексту;

19) Отметка о контроле;

20) Текст документа;

21) Отметка о наличии приложения;

22) Подпись;

24) Визы согласования письма;

25) Оттиск печати (гарантийные письма);

26) Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

27) Отметка об исполнителе;

28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29) Отметка о поступлении документа в организацию;

30) Идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.

Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа.

Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

К обязательным реквизитам официального письма относятся справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения.

Обязательным реквизитом письма является дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);

• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.04.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 8 апреля 2005 г.,

Регистрационный номер документа. Это порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы[8]. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Адресат указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.

Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат»:

1) Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже.

2) Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если

известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

3) Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно.

4) Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку.

При направлении писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны[9].