Деловое (служебное) письмо и порядок его подготовки

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ…………………..………………………6

Определение, назначение и способы передачи делового письма……………………………………………………………..6

1.2 Нормативно-методическая база деловой переписки…………………..9

II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДЕЛОВОГО  ПИСЬМА………….……………………..……………….... 15

2.1 Классификация, виды и разновидности  деловых писем……………………………………………………………..………….15

2.2 Общие требования к подготовке и оформлению делового письма…..25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………35

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..37

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий письменная корреспонденция остаётся основной формой коммуникации между деловыми партнёрами.

Актуальность курсовой работы объясняется тем что, переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя на её имидж и показывая уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля письма. 

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Цель курсовой работы – провести анализ   служебной переписки, определить разновидности делового письма, а также порядок подготовки и оформления служебного письма.

Для достижения поставленной цели необходимо решить определенные задачи:

• исследовать деловое письмо его функции и назначение, а также способы его передачи;
• проанализировать нормативные акты, составляющие методическо-правовую базу деловой переписки;
• рассмотреть порядок подготовки и оформления делового письма.

Объектом исследования является совокупность требований и норм, предъявляемых как к деловой переписке в целом, так и к подготовке и оформлению делового письма.

Предметом исследования в курсовой работе является деловое письмо.

При выполнении курсовой работы был использован теоретический метод исследования, который выразился в изучении нормативно-правовых актов: Федеральных законов: Федеральный закон от 27 июля 2006 г., № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральный закон от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" и др., учебной литературы: Андреева В.И.: Делопроизводство: организация и ведение., Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Анодина Н.Н. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие. В пособии особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем, рассмотрены правила оформления делового письма согласно ГОСТ Р 6.30-2003, и т.д., а также изучение журнальных статей ведущих специалистов таких как кандидат исторических наук, доцент, зам. Директора ВНИИДАД Янковой В.Ф и специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Кожановой Е.Н., что позволило глубже понять назначение, структуру и актуальность делового письма.

Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и приложений.

Введение, где говориться об актуальности курсовой работы, а также поставлены цели и определены задачи для исследования темы курсовой работы.

В первой главе «Понятие служебное письмо и законодательная база деловой переписки» даны основные понятия делового письма, рассмотрены государственные нормативные документы, регламентирующие работу со служебными письмами.

Во второй главе «Классификация и порядок подготовки делового письма»

проанализированы классификация, виды и разновидности деловых писем. Исследованы правила оформления бланка письма, расположение реквизитов на бланке.

В заключении подведены общие итоги о значимости деловой переписки в деятельности организации и о значении правильного и грамотного оформления делового письма.

Работа дополнена приложением для наглядного изучения некоторых пунктов курсовой работы. В приложении показаны: бланк письма с угловым расположением реквизитов, бланк письма с продольным расположением реквизитов, а также угловой бланк письма с нанесенными реквизитами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

 

1.1 Определение, назначение и способы передачи делового письма

 

Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте, и служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Т.е. деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации составляемых организацией и направляемых адресату по почтовой и факсимильной связи, электронной почте.

 Справочно-информационные  документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую  информацию о состоянии дел. Они  не содержат поручений, не обязывают  действовать строго определённым  образом, как распорядительные документы; они сообщают сведения, побуждающие  принимать определённые решения, т.е. выступают только в качестве  основания для принятия управленческих  решений, которые затем фиксируются  в определённых видах распорядительных, а иногда и организационных  документов. Сбор, обработка и обмен  информацией в любой системе  управления между всеми звеньями  управленческого процесса – необходимое  условие функционирования этой  системы. Существуют различные источники  информации, необходимой для принятия  управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль

Деловое письмо выполняет ряд важных функций:

• информационная функция (в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей);
• организационная функция (с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности);
• коммуникативная функция (обеспечивает внешние связи организаций);
• юридическая функция (содержание письма используется в качестве свидетельства (или доказательства) при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений);
• воспитательная функция (письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа).

Способы передачи документа могут быть разными: в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в организации, от уровня технического оснащения.

 Виды деловой переписки и  их названия (письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма) определяются способами  передачи деловой информации, которые  подразделяются на два основных  вида – почтовая и электронная  связь.

Телеграмма – документ, который отличается от других документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной связи. Телексная связь отличается быстротой передачи информации.

Факс – получаемая на бумажном носителе копия документа.

Факс, как способ передачи информации очень удобен, так как очень быстро можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления.1

Особых требований к передаваемому документу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно-телекоммуникационной сети

Электронная переписка стала обычаем делового документооборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций. У большинства организаций есть сайты, но работники ведут переписку с личных почтовых ящиков, что не очень хорошо. Наибольшее доверие вызывают почтовые адреса: с названием сайта организации, содержащие имя, фамилию, инициалы, должность отправителя.

Так же нужно обратить внимание на настройку подписи. Она должна быть небольшой и информативной.

Как и бумажное деловое письмо, электронное письмо имеет собственные реквизиты. Стандарта для данного вида переписки в данное время нет, но правила вежливости к получателю требуют указания: имени отправителя, темы письма, текста письма.

Графа «Тема письма» должна быть обязательно заполнена, что значительно облегчит сортировку писем.2

 

 

 

 

 

1.2 Нормативная база делопроизводства

 

 

Работа с документами на предприятии основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

 Язык  деловых бумаг должен соответствовать  традициям официально-делового стиля  литературного языка.  Очень важно, чтобы текст официального документа не допускал нескольких толкований. Основные его особенности: точность, исключающая возможность каких бы то, ни было неясностей, и стремление к выражению мысли единообразным способом.

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:

• федеральные законы;
• нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;
• нормативно-правовые акты субъектов РФ;
• государственные стандарты;
• межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.3

Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения). Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона «О почтовой связи» Правительство РФ своим постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило Правила оказания услуг почтовой связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем.4

В Российской Федерации созданы законодательные нормы документирования и работы с документами, которые являются правовой основой процессов информатизации. Так, принятый в 2006 г. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий.5

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при ведении переписки. Официальное использование государственного языка закреплено Законом РФ «О языках народов Российской Федерации» Статья 16 Закона определяет: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».6

Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется в электронной форме, сделали актуальным вопрос об удостоверении подобных документов. Разработанные законодательные нормы направлены на придание юридической силы документам на различных носителях.

С целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах в 2011 г. был принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».7Закон устанавливает нормы, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Из этого следует, что закон устанавливает (при соблюдении определенных условий) одинаковую силу бумажного и электронного документа.

Отдельные законодательные нормы документирования и работы с документами в РФ направлены на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности и установление единообразия их подготовки и оформления.

ГК РФ определил правовые основы деятельности юридических лиц и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. В процедуре заключения, выполнения, изменения и расторжения договоров заметную роль играет деловая переписка. Кодекс дает определения некоторых разновидностей деловых писем, например, ст. 435 содержит определение оферты, а ст. 438 – акцепта.8

В ст. 52 ГК РФ содержатся требования к содержанию и оформлению таких документов, как устав и учредительный договор, которые являются основными видами учредительных документов юридического лица. Наименование юридического лица и место его нахождения принадлежат к числу сведений, которые обязательно включаются в бланк всех видов деловой переписки и не только придают ей официальный характер, но и влияют на ее юридическую силу.9

Федеральное законодательство определяет нормы оформления отдельных реквизитов документов. Так, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует изображение Государственного герба на документах. Закон допускает изображение герба в многоцветном, одноцветном вариантах и без геральдического щита.10Постановление Правительства РФ регламентирует порядок изготовления и использования бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба.11  Законодательно установлено использование товарных знаков при оформлении документов.12Гражданский кодекс определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, которая используется при оформлении бланков деловых писем.13

При оформлении деловой переписки используются Общероссийский классификатор промышленных объединений и предприятий (ОКПО), в соответствии с которым на бланке проставляется код организации – автора документа, и Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), по которому в бланк письма должен вноситься код вида документа. ОКУД представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.14

В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов, устанавливающих правила оформления документов.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы.

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию – ГОСТ Р.6.30 – 2003содержит основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Стандарт определяет правила оформления официальных писем, некоторые требования к тексту этих документов.15

Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в работе с документами.

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. 
В стандарт включено 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании и организации работы с документами. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.16

Деловая переписка составляет большую часть документооборота любой организации. Она используется для обмена информацией между разными организациями, структурными подразделениями одной организации и сопровождает практически все этапы управления, установления и поддержания деловых связей. Переписка содержит важную информацию о процедурах заключения, выполнения, расторжения гражданско-правовых договоров, поэтому в спорных случаях может рассматриваться судебными и арбитражными органами как доказательство. При этом чрезвычайно важно, чтобы каждое письмо являлось официальным документом, т. е. было оформлено в соответствии с действующими в Российской Федерации нормами. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

 

2.1 Классификация и виды деловых писем

 

В деятельности организации деловые письма используются в различных ситуациях, объем переписки даже на небольшом предприятии крайне велик, и этим определяется тематическое и видовое разнообразие деловых писем. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Классифицировать деловые письма можно по различным основаниям: по области применения, по роли в информационном обмене, по статусу автора и корреспондента, по уровню типизации текста, по сфере применения и назначению переписки в деловой деятельности, по количеству адресатов и другим признакам.17

Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:

• Территория. Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка.
• Вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту.
• Область применения. Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений.
• Статус автора. Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан).
• Количество адресатов. Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов
• Роль в информационном обмене. Инициативные письма, письма-ответы.
• Место в иерархии органов власти и управления и т. д. Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций.
• Тематика. Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др.
• Характер воздействия на адресата. Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата

Наиболее сложной является классификация писем по назначению в деловой деятельности. Здесь можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями:

Первую группу образуют письма информационного характера - письма, основным назначением которых является распространение информации. (ПРИЛОЖЕНИЕ А.1) Деловая деятельность предполагает распространение информации по разным причинам: передача официальной информации, информирование партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении каких-либо мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов, необходимость информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах. Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей:

• Информационное письмо-письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям определенного типа. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению.

В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации.

• Письмо-сообщение – это письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес, как для автора, так и для адресата. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Эти письма обычно не большого объема, состоящие из одного-двух предложений.
• Письмо-напоминание — это письмо, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности
• Письмо-извещение — это письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, в качестве которых могут быть: карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Так как такие письма обычно рассылаются по списку реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется совсем.

Письма-извещения подписываются либо руководителем организации, либо его заместителем, отвечающим за проведение мероприятия. При проведении совместного мероприятия несколькими организациями письма-извещения могут одновременно подписываться их руководителями.

Для писем-извещений возможно использование унифицированных форм с трафаретным текстом.

• Рекламное письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести, является коммерческим письмом.

Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

• письма с предложением товаров и услуг;
• письма, содержащие сведения о фирме.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др., но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.18

Вторую группу образуют письма, содержащие просьбу или предложение, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. (ПРИЛОЖЕНИЕ А.2) Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к первой группе. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности.

• Письмо-просьба — это письмо, цель которого получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору. Эти письма имеют разнообразную тематическую направленность и могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.
• Письмо-запрос — это письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов. Письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.
• Письмо-предложение — это письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности - товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой. Если предложение направляется корреспонденту впервые, то в нем может содержаться информация об организации авторе. Письмо-предложение может быть ответом на запрос или инициативным.
• Письмо-заявка — это разновидность письма-просьбы, выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др.
• Письмо-заказ — это коммерческое письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.
• Письмо-приглашение, содержит предложение принять участие в каких-либо мероприятиях, в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках с различными элементами художественного оформления.19

Третья группа письма, содержащие требование или претензию, письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. (ПРИЛОЖЕНИЕ Б.3)