Деловые коммуникации по рекламе

 

 

Введение

 

Общение, происходящее между разными людьми - это сложная наука и искусство. В данном случае, безусловно, важны природные способности и образование человека. Именно поэтому тот человек, который хочет достичь успеха во взаимодействии с другими людьми, можетпопытаться научиться данному процессу. Во множестве стран мира, проблеме общения между людьми уделяется очень пристальное внимание.

Деловое общение представляет собой процесс взаимосвязи и взаимодействия людей, где основное значение имеет обмен деятельностью, информацией и опытом, который направлен на достижение определенного результата, а также решение конкретной проблемы или осуществление определенной цели.

Деловое общение - это очень актуальная и распространенная тема на данный момент. Людям, занимающимся бизнесом в большей степени необходимо деловое общение. Безусловно, деловое общение нужно в любой сфере, хоть в управленческой или производственной деятельности.Особенно менеджеру или специалисту по рекламеважно уметь вести деловые беседы, осуществлять деловые сделки и деловые совещания.

На сегодняшний день, наука продвинулась очень далеко, и большое значение имеет информация. Людям предоставляется возможность общаться не только в живую, но и через различные социальные сети. В организациях любой сферы, производственной или торговой, а также в вопросах страны очень важны деловые коммуникации, от которых зависит успех предприятия и страны в целом.

Таким образом, выбранная мною тема актуальна в настоящее время, так как в любой организации ведутся деловые коммуникации, и для того, чтобы продукт был востребован на внешнем рынке, менеджер либо специалист по рекламе должен очень сильно постараться провести деловое общение на высшем уровне.

В курсовой работе поставлена цель – рассмотреть основные аспекты делового общения специалиста по рекламе и предложить пути совершенствования наиболее эффективного функционирования системы деловых коммуникаций в организации.

В соответствии с целью курсовой работы основными задачами являются:

- изучить теоретические  основы делового общения, рассмотреть  основные его формы и правила  построения успешной деловой  коммуникации;

- провести анализ финансово- хозяйственной деятельности и делового общения специалиста по рекламе на исследуемом предприятии;

- обозначить общую характеристику  исследуемой организации;

- дать оценку делового  общения специалиста по рекламе  и выявить его функции;

- предложить пути совершенствования  делового общения специалиста  по рекламе на исследуемом  предприятии, а также попытаться  внедрить современные виды делового  общения в организации.

Предметом исследования является деловое общение специалиста по рекламе на предприятии. Объектом исследования данной работы выступает ОАО «Гамма».

Курсовая работа изложена на 57 страницах, содержит 4 таблицы, 8 рисунков, 4 формулы, библиографический список содержит 25 источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

           1 Теоретические аспекты делового общения в организации

          1.1 Деловая беседа, как основная форма делового общения

 

          Деловое общение представляет собой сложный, многоуровневый процесс взаимодействия между людьми посредством обмена информацией в сфере профессиональной деятельности и бизнеса.

Деловое общение – это коммуникация, осуществляющая успех какого-то общего дела, создающаяблагоприятные условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить запланированные заранее цели. Деловое общение помогает установить и развить отношения сотрудничества и партнёрства между коллегами по работе, руководителями и подчинёнными, международными партнёрами, соперниками и конкурентами. Знания человека, как делового партнера помогают проанализировать насколько успешными будут деловые взаимоотношения с конкретным человеком.

 Но для достижения высокого уровня делового общения, руководитель организации должен уметь использовать технологии общения. Поэтому, любому работнику организации, а тем более менеджеру, необходимо обязательно учитывать, что в процессе делового общения между партнерами, коллегами могут произойти любые сбои, например, напряженность и даже конфликтная ситуация из-за неуважения к партнеру или к его чувству собственного достоинства. Также, неумелое пользование своим словом может привести к многочисленным информационным потерям, а следовательно, к проблемам в бизнесе предприятия [7].

Искусство общения, знание его основополагающих особенностей и применение их крайне необходимы специалистам, осуществляющим постоянные связи «человек-человек». Данными людьми являются политики, бизнесмены, менеджеры и многие другие специалисты. Поэтому, умение строить взаимоотношения с людьми, находить подход к ним, располагать их к себе нужно уметь каждому. Этот навык скрыт внутри каждого человека и его можно развить посредством жизненного и профессионального опыта и успеха. Необаятельный, расстроенный человек будет не располагать к себе людей и будет иметь трудности в общении с коллегами, партнерами, ему сложно будет налаживать контакты и добиваться успехов на переговорах. Секрет успеха любых начинаний делового человека, какую бы цель он не преследовал – это создание климата делового сотрудничества, доверия и уважения [12].

Деловое общение разделяется на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между коллегами имеется пространственно-временная дистанция) (Рисунок 1).

 

 

 

          Рисунок 1 – Виды делового общения

 

          Прямое деловое общение имеет больший результат, внушение имеру эмоционального воздействия на человека, чем косвенное, в нем определенно присутствуют социально-психологические механизмы.

В целом, что касается просто общения, то деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в процессе делового общенияконкретизируются цель и задачи, требующие конкретного решения. В деловом общении не возможно закончить взаимосвязь с партнером либо с коллегой,в противном случае, будут наблюдаться какие -либо потери для обеих сторон. В неформальном дружеском общении не возникает конкретных задач и целей. Обычное общение можно прекратить в любое время по желанию участников [22].

Деловое общение реализуется в различных формах (Рисунок 2):

- деловая беседа;

- деловые переговоры;

- деловые совещания;

- публичные выступления.

 

 

 

Рисунок 2 – Формы делового общения

 

         Основной формой делового общения  является деловая беседа.Практика деловых отношений показывает, что решениезадач, которые связаны с межличностным характером, зависит от того, как партнеры могут контактировать друг с другом. Поэтому, при всем разнообразии форм делового общения, деловая беседа является приемлемой и чаще всего используется [2].

         Понятие «деловая беседа» представляет  собой простой деловой контакт заинтересованных лиц - собеседников, которые связаны деловыми отношениями.Под деловой беседой чаще всего понимают речевое общение, разговор между ее участниками, которые имеют полномочия по бизнесу от своих организаций, предприятий и фирм для установления взаимосвязей и деловых отношений, решения деловых проблем или разработку необходимого подхода к их решению.

Деловая беседа является наиболее приятной, а иногда единственным вариантом убедить собеседника в правильности вашей точки зрения, чтобы он согласился и поддержал ее. Тем не менее, одна из самых важных задач деловой беседы – это убедить собеседника принять конкретные предложения [11].

         Деловая беседа имеет ряд главных функций:

- совместный контактпартнеров из одной деловой сферы;

- взаимный поиск и быстрая разработка бизнес-идей и планов;

- контроль и координация деловых мероприятий;

- поддержание уровня деловых контактов;

- стимулирование деловой  активности.

         К сожалению, многие беседы приходят  к концу, так и не успев начаться, особенно если партнеры деловой беседы состоят на различных социальных уровнях (по должности, образованию и т.д.). Причиной этой неудачи является то, что первые фразы начатой деловой беседы слишком незначительны. Следует запомнить то, что именно первые несколько предложений и фраз часто оказывают влияние на собеседника, на его решение слушать нас или нет. Партнеры на деловых беседах часто более внимательны именно в начале разговора – обычно из любопытства или ожидания чего-то нового, неизвестного. Именно первые два-три предложения решают и создают среду для внутреннего отношение собеседника к беседе, а по первым фразам у партнера формируется первое впечатление о его собеседнике и о фирме, которую он представляет [5].

 

1.2 Правила построения  деловой беседы

 

Деловые беседы – это разновидность межличностного общения, обмен любыми взглядами, точками зрения, информацией, мнениями, которые преследуют цель решения проблемы.

Главные этапы деловой беседы это:

         - начало контакта;

         - снабжение информацией собеседников;

         - аргументирование и высказывание своего мнения;

          - вывод и принятие окончательного решения;

- завершение деловой беседы.

Кратко говоря, процесс построения деловой беседыподобен настройке инструментов перед каким - либо концертом. В любом случае, на всех этапахделовой беседы очень важно сформировать правильное и добросовестное отношение к партнеру. Ведь начало любой деловой беседы - это своеобразный мостик собеседниками [24].

Самой большой трудностью для партнеров является начало беседы. Собеседники очень четко формулируют цель и суть предмета беседы, которую они хотят получить в сути данного процесса, ясноконцентрируют результаты деловой беседы, на которые они нацелены. Но в практике почти всегда проявляется «внутренний тормоз», появляющийсяв процессе началаделовой беседы. Собеседники не знают с чего начать, как себя правильно проявить. Поэтому, иногда коллеги допускают большую ошибку, начинают сразу с сути проблемы. Этого, безусловно, нужно избегать или хотя бы попытаться.

Типичные ошибки, допускаемые партнерами при деловой беседе:

          1. один из партнеров проявляет авторитет и не желает считаться со взглядами другого;

2. собеседник не обращает внимания на состояние партнера;

3. не учитываются мотивы поведения собеседников;

4. один из собеседников игнорирует интересы другого;

5. партнер  не слушает собеседника и периодически егоперебивает.

         Структура беседы:

- вступление, начало деловой  беседы;

- приветствие и представление, создание приятного климата;

- изложение своей позиции и ее обоснование;

- выяснение позиций собеседника;

- конкретный анализ существующей проблемы;

- принятие окончательного решения.

Деловые беседы подразделяются на индивидуальные и групповые (коллективные) (Рисунок 3).

 

 

индивидуальные                         групповые

 

          Рисунок 3 – Виды деловых бесед

 

         В свою очередь, деловые индивидуальные беседы делятся на две подгруппы:

        • свободные беседы с конкретной целью и обменом информацией с двух сторон, которые осуществляются без специальной подготовки;

         • беседы, которые специально подготовлены и строго регламентированы [1].

          Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех важных шагов:

          Первый шаг - подготовительный. На нем решающую роль представляют определение задач и целей беседы, а также составление ее плана; установление нужного времени и выбор места, где состоится деловая беседа. Составление плана деловой беседы – это самый важный пункт этого этапа. В данном случае  нужно сделать анализ своей занятости, сформулировать время беседы и ее продолжительность, а также прояснить, правильно ли выбрано время для собеседника и удобно ли ему [3].Также, на первом шаге беседы формируются некоторые задачи:

- установить связь с партнером;

- создать приятную атмосферу для беседы;

- привлечь внимание к  теме разговора;

- пробудить интерес собеседника.

На подготовительном шаге необходимо проанализировать себя по следующим разделам:

1) хорошо продуманный  ход деловой беседы;

2) следует освободиться от стереотипов, надо быть готовым воспринимать людей такими, какие они есть, быть гибким;

        3) стремление выслушать собеседника и трезво ответить на все интересующие вопросы;

        4) следует подготовить ясный план деловой беседы;

        5) необходимо естественно и убедительно формулировать свою мысль;

          6) подбор правильного тона проведения деловой беседы;

          7) представление себя на месте партнера и понимание его;

         Второй шаг - ознакомительный. В процессе данного шага пытаются преодолеть психологический барьер и формируется атмосфера доверия и благоприятный климат [8].

Третий шаг - основной. Он включает три части:

- вводная часть беседы (возражения);

- основная часть беседы (доказательства);

- заключительная часть беседы (выводы и предложения).

Ученые разработали много разнообразных способов начать деловую беседу, но практика выдвинула ряд «правильных дебютов» [13]. Вот некоторые из них:

1. Метод снятия напряженности. Он дает возможность наладить тесный контакт собеседников друг с другом. Просто следует сказать несколько теплых нужных слов – и цель будет совершена. За шуткой, которая может вызвать улыбку или смех собеседников, также последует разрядка первоначальной напряженности и, создадутся условия для дружеской обстановки в беседе.

2. Метод «зацепки». Данный  метод позволит проанализировать  ситуацию или проблему, связав ее с целями деловой беседы. Для этого, будет правильно применить какое-то небольшое событие, личные впечатления и опыт.

3. Метод прямого подхода. Он заключается в непосредственном переходе к делу, без какого – либо вступления. Следует вкратце сформулировать цели и задачи, по которым была создана деловая беседа, плавно перейти от общих вопросов к частным, а потом к теме деловой беседы. Этот способ, чаще всего бывает «холодным» и рациональным, но он несет прямой характер и больше всего может подойти к кратковременным и не столь важным деловым встречам [20].

 

1.3 Деловое общение  и функции специалиста по рекламе

 

Любая информация не поступает к человеку сама по себе, для ее получения нужно наводить контакт. Не стоитизбегать вопросов собеседников, потому что они помогают настроить участников беседы на общение и привести процесс передачи информации в нужное русло. Деловое общение дает собеседнику возможность показать себя и то, что он знает. Именно поэтому очень важно найти контакт и заинтересовать собеседника [4].

Менеджмент и реклама - это те сферы проффесиональной деятельности человека, где деловое общение играет очень важную роль. От того, насколько грамотно и четко построено деловое общение, зависит результат переговоров, встреч, а также степень взаимодействия с партнерами, сотрудниками, морально-психологическая атмосфера в фирме. Почти все проблемы и сбои в бизнесе тем или иным способом связаны с деловым общением, т.е. процессом обмена идеями, мыслями, чувствами и т.д. Менеджеры и специалисты по рекламетратят на различные виды делового общения в среднем 80% своего рабочего времени [9].

Анализ процессов передачи информации, тонкостей, которые проявляются в  данных случаях, разработка механизмов эффективного взаимодействия с людьми нужны специалисту по рекламе и менеджеру любого уровня. На сегодняшний день любой руководитель организации тратит большой промежуток времени не на анализ финансовых, технических или организационных сбоев на предприятии, а на формирование задач, которые происходят в ходе делового общения с сотрудниками и партнерами. Знания и умение в области делового общения нужны не только специалистам в области рекламы, но и любому работнику организации, так как через общение человек и, следовательно, работник, налаживают деловые связи и организуют свою производственную, научную, коммерческую и любую другую деятельность в фирме. Деловое общение помогает решать не только вопросы организации в целом, но и деловые вопросы ее сотрудников [25].

Специалист по рекламе ( по связям с общественностью, пиарщик), PR - специалист – это менеджер либо специалист организации, который отвечает за внешние связи организации и занимается ее продвижением на внешнем рынке. Что касается делового общения и специалиста по рекламе в организации, то он как никто другой должен иметь к этому процессу самое прямое отношение, так как специалист в области рекламе налаживает деловые связи и тем самым продвигает продукцию предприятия на внешний рынок, заводя при этом международных партнеров. Функции, выполняемые специалистами по рекламе в области делового общения, носят как частный, так и широкий характер. Интегральные функции специалиста по рекламе во многом соприкасаются с функциями, которые выполняются сотрудниками СМИ, так как и в том и в ином случае происходит многоуровневое общение, но при всем этом они имеют ярко выраженный характер. 
Специалисты по рекламе в своей практической деятельности применяют разные способы ведения деловых переговоров и многообразные замыслы для налаживания деловых отношений и, самое главное, установления взаимопонимания между друг другом [5]. Таким образом, в основе деятельности специалиста по рекламе (PR- специалиста) лежит множество функций. Отечественные и зарубежные авторы делят все функции PR-специалиста на две большие группы, первая из которых соединяет в себе функции сбора, хранения и анализа информации [15]. В данную группу относятся следующие функции:

1) анализ и изучение  общественного мнения, просмотр  статистических данных, конкретизация  исследований: социологических, психологических, экономических и других;

2) анализ юридических, экономических, политических и других видов документов;

3) налаживание связей не только с журналистами, представителями администрации, инвесторами, общественными группами, коллективными движениями, но и с потенциально возможными партнерами для дальнейших деловых встреч и взаимоотношений [21].

Вторая группа функций специалиста по рекламе включает в себя функции по распространению информации. Это следующие функции:

1) обработка документов и материалов информационного характера (брошюр, статей и т. д.) для СМИ, администрации, инвесторов, потенциальных партнеров и др.;

2) распространение информации  в кругу общественности о целях и задачах предприятия в СМИ, в почтовой корреспонденции и т. д.;

3) улучшение контактов с потребителями, а именно соучастие в создании и размещении рекламы и продвижения товаров на внешний рынок и др.) [6].

Конкретно, деятельность менеджера по рекламе в соответствии 
с практикой зарубежных стран имеет четырехступенчатый алгоритм разработки [17]. По отношению к процессу деловой деятельности выделяют следующие функции PR-специалиста:

1) исследовательскую, которая связана с поиском, обработкой и анализом информации;

2) планирующую, объединяющую определение целей, задач и создание плана мероприятий по их реализации;

3) организаторскую, которая заключается в принятии специалистом по рекламе участия в реализации намеченных планов и мероприятий;

4) экспертную, суть которой – это оценка эффективности проделанной работы и определение новых целей и проблем, которых необходимо добиться. По системе отношений общественности, можно выделить политические, культурные и социальные функции специалиста по рекламе [10].

Тем не менее, PR-специалисты не могут и не имеют права в своей профессиональной деятельности выходить за рамки приличия и компетенции [23]. Это означает, что перед тем, как взяться за решение какой – либо задачи, специалист обязан получить необходимый опыт, а если менеджер по рекламе возлагает на себя ответственность, то его профессиональный опыт должен быть подтвержден соответствующими документами [16].Опыт специалиста по рекламе предполагает достаточные умения вести деловые переговоры и создавать деловые встречи в области PR, а также вести управление определенными подразделениями PR-деятельности [19].

Также, PR-специалисты должны:

- отлично ориентироваться в деловом мире, быть в курсе дела во всех областях общественной жизни;

- иметь ключевую информацию о том, как, где и кем принимаются окончательные решения;

- уметь налаживать личные связи с представителями различных социальных групп [14].

К специалистам по рекламе также предъявляются этические требования.Менеджер по рекламе должен знать, понимать и соблюдать законы, а также писанные и неписанныенормы морали, которые приняты в деловом обществе [18].

 

 

 

2 Анализ финансово- хозяйственной  деятельности и делового общения  специалиста по рекламе предприятия  ОАО «Гамма»

2.1 Общая характеристика  деятельности ОАО «Гамма»

 

Организация Гамма является открытым акционерным обществом, зарегистрированным по адресу: Орловская область, г. Орел, ул. Комсомольская, 102. Гамма относится к предприятиям легкой промышленности, которые занимаются производством и продажей носочно-чулочной продукции. ОАО «Гамма» одно из крупнейших производителей и лидер в своей отрасли  в России. Продукцию ОАО «Гамма» знают и любят взрослые и дети на всей территории Российской Федерации.Мировой финансовый кризис, который атаковал Россию в 2008-2011гг., спровоцировал снижение объёмов производства, падение потребительского спроса, рост безработицы, и это, безусловно, повлияло на работу отрасли. Однако фабрике удалось одолеть и пережить кризис.

На сегодняшний день в климате  всеобщей  конкуренции  очень важное значениеимеет  эффективное управление. Нынешние руководители должны заботиться о производстве и о том, чтобы их  организация работала как можно эффективнее и производительнее, чем ее конкурент в данной обстановке.

Компания ОАО «Гамма» осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

-Текстильное производство

-Производство трикотажных  изделий

-Производство чулочно-носочных  изделий

Компания работает в следующих отраслях промышленности (в соответствии с классификатором ОКОНХ):

-Промышленность

-Легкая промышленность

-Текстильная промышленность

-Трикотажная промышленность

-Производство трикотажных  изделий (без производства по  заказам населения).   

ОАО «Гамма» - одно из крупнейших отечественных производителей чулочно - носочных изделий, которое работает на рынке более 75 лет. Развитие и становление фабрики неразрывно связано с историей нашей страны. История фабрики начинается с 1934 года с небольшого цеха и штата в несколько человек. Открытое акционерное общество «Гамма» (до приватизации Орловского ордена «Знак почёта» трикотажная фабрика) было создано  на базе мастерских. За долгие годы развития на рынке, предприятие зарекомендовало себя как надежного поставщика - лидера в своей отрасли, обеспечив рабочими местами около 1,5 тыс.человек.

В ассортименте фабрики содержится более 200 видов товаров- мужская, женская и детская чулочно - носочная продукция для любого возраста по весьма демократичным ценам. Изделия выпускаются для весеннее- летнего, осеннее -зимнего сезона, а также для занятий спортом и удобства.

В производстве применяется пряжа различной плотности из натуральных (хлопок, шерсть, лен) и синтетических волокон. Используются новые виды нитей: эластан с полиамидом, тенцель (эвкалипт), бамбук, модал, египетский хлопок, волокно Coolmax.

За время существования, предприятие и товары, производимые фабрикой, неоднократно были отмечены международными и отечественными наградами, ОАО "Гамма" является обладателем сертификата соответствия международной системы менеджмента качества (стандарта ИСО 9001), ежегодно становится лауреатом конкурса «100 лучших товаров России».

Сегодня предприятие нацелено на обеспечение стабильно высокого качества производимой продукции, использование новых видов сырья и продукции, применение импортного оборудования ведущих производителей, следование модным тенденциям, технологиям и требованиям современного рынка. Безупречное качество и приемлемые цены - профессиональное кредо ОАО "Гамма".

На сегодняшний день на предприятии действует система менеджмента качества, соответствующая международному стандарту ИСО 9001:2008, что подтверждается сертификатами соответствия в системе Российского Регистра, в системе международной сертификации IQ Net.

Предприятие продолжает развиваться только вперед, обеспечивая потребности широкого круга потребителей на товар, который нуждается в  повседневном спросе. В цехах фабрики  представлено самое современное вязальное оборудование японских и итальянских фирм: «Лонати», «Колозио», «Нагата», формировочное оборудование «Гибки», «Autoteks», автоматическая упаковочная линия  «Autoteks». Ассортимент ОАО «Гамма» постоянно расширяется как за счет увеличения размерного ряда, так и за счет освоения  новых видов сырья.

 Развитие  современной  науки и технологий позволяют создавать ткань с уникальными потребительскими свойствами, которые меняют основные характеристики  изделий.

Цель создания данной организации – получения прибыли на неограниченный срок.

Организация осуществляет деятельность в соответствии с Федеральным законом «об открытых акционерных обществах», Гражданским кодексом, Уставом ОАО «Гамма».

Как было сказано ранее, основными направлениями деятельности фабрики является - производство, реализация и поставка носочно-чулочной продукции. ОАО «Гамма» – одна из немногих компаний на российском рынке, которая соблюдает все тонкости полного технологического цикла в производстве согласно ГОСТу. За фабрикой даже закрепилось звание «государственного предприятия», что потребители считают своеобразным эталоном качества.

Занимаемый земельный участок                          6375 м2

Площадь застройки:                                             5250 м2

- производственных помещений                          3857м2

- вспомогательных помещений                             277 м2

- складских помещений                                        836 м2

- бытовых помещений                                           280 м2

Общая структура предприятия включает производственные подразделения, где непосредственно происходит процесс изготовления продукции, органы управления предприятием и организация по обслуживанию коллектива работников. Производственной структура представляет собой совокупность элементов системы управления предприятием и организации взаимосвязей между ними.

Самая первая структура управления фабрики «Гамма» была сформирована во времена административно-командной системы и не была ориентирована на конечный результат (на рынок). У администрации фабрики не было необходимости задумываться о том, как сбыть товар или как организовать себя на более мобильную и гибкую систему согласно требованиям рыночной экономики. Организационная структура ОАО «Гамма» представлена на рисунке 4.

Головное предприятие ОАО « Гамма» состоит из 7 основных цехов:

- швейный цех №1;

- швейный цех №2;

-вязальный цех №1;

-вязальный цех №2;

- раскройный цех;

- подготовительный цех;

- экспериментальный цех;

вспомогательные цеха и участки:

- рассортировочный участок;

- ремонтно – механический  участок;

- ремонтно – энергетический  участок;

- транспортный участок;

- ремонтно – строительный  цех;

- складской участок;

- хозяйственный участок.