Диаграммы в среде Excel

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

федеральное государственное  бюджетное образовательное  учреждение высшего  профессионального образования

«Южно—Российский государственный университет экономики и сервиса»

(ФГБОУ  ВПО «ЮРГУЭС»)

    

   

    Факультет    Экономический   

    Кафедра       Информатика   

    Специальность Менеджмент организации 
 

                                                                            Работа допущена к защите

                                                                  __________________

                                                                    подпись руководителя 

   «_______»_____________200  г.

  

К У Р С О В  А Я   Р А  Б О Т А 
 

   тема__________________________________________________

           __________________________________________________

           __________________________________________________

           __________________________________________________

   по дисциплине__________________________________________ 

    Разработал                                                 _____________                    ____________________

                                                                            подпись, дата                    инициалы, фамилия

                                                                                  группа________

  Руководитель                    _____________                     ____________________

                должность, ученая степень, звание   подпись, дата                    инициалы, фамилия    
 
 

ШАХТЫ 2011

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

федеральное государственное  бюджетное образовательное  учреждение высшего  профессионального образования

«Южно—Российский государственный университет экономики и сервиса»

(ФГБОУ  ВПО «ЮРГУЭС»)

 
 
 

    Факультет    Экономический   

    Кафедра       Информатика   

    Специальность Менеджмент организации 
 
 

З А Д А Н И  Е 

на курсовой проект                  по дисциплине__________________________

на курсовую работу  для студента «__» курса ___________группы

_____________________________________________________________________

       (фамилия, имя, отчество)

Тема _________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Исходные данные ______________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Объем проекта (работы) __________________________________________

________________________________________________________________

Срок проектирования _____________________________________________ 

Руководитель                                           _____________                     ____________________

                   должность,  ученая степень, звание                подпись                            инициалы, фамилия 
 

Задание  к выполнению принял студент_____________________________                                         подпись  
 

Дата выдачи задания         «_____»     _______________        _________   г.

 

Содержание 

 

Введение

     С позиций пользователя табличный  процессор Excel представляет собой большое количество пронумерованных столбцов и строк. При всём при этом когда дело доходит до графического представления данных программа показывает себя с лучшей стороны. Актуальность создания диаграмм связана с тем, что диаграмма значительно быстрее позволяет усваивать необходимую информацию, даже, если её источником выступают десятки сложнейших таблиц.

     Диаграммы, которые также называют графиками, которые стали неотъемлемой частью программ электронных таблиц еще со времен появления Lotus 1-2-3. Современные возможности Excel по созданию и редактированию диаграмм, а также их элементов являются практически безграничными.

     Целью работы является вопрос создания и  изменения различных типов диаграмм в среде Excel. Для достижения поставленной цели перед курсовой работой стоят задачи, которые сводятся к изучению:

• методики создания диаграмм;
• изменения значений, представленных на диаграмме;
• работа с текстом заголовков диаграммы;
• особенностей применения различных типов схематических диаграмм;
• решение оптимизационной задачи.

     Объектом  курсовой работы является графические представление информации Excel, предметом – работа с диаграммами.

 

1 Теоретическая  часть

1. Создание  и редактирование диаграммы

1. Особенности использования диаграммы на отдельном листе

      Одним из наиболее простых способов автоматического создания диаграммы является следующая последовательность действий.

      Ввод  или импорт исходных данных в рабочий  лист, как показано на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1  —  Исходные данные для создания диаграммы

      Указание  диапазона данных, включающего заголовки  строк и столбцов. Для этого следует установить курсор мыши в ячейку, которая является левым верхним углом диапазона данных и перетаскивание до правого нижнего угла, а затем отпускание кнопки мыши.

      В случае, если нет времени на размещение диаграммы на имеющемся листе, можно нажать клавишу <F11>, что позволит автоматически создать новый лист диаграмм, присвоив ему имя Диаграмма1 и вставить в него диаграмму, созданную на основе указанного диапазона данных (А2:Н16). Образец воссоздаваемой диаграммы находится на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2  —  Диаграмма, сгенерированная  с помощью клавиши <F11>

      В этом примере Excel создала диаграмму с типом по умолчанию (двухмерную гистограмму), используя установки также по умолчанию. Данная диаграмма является далеко не окончательным вариантом, она может быть изменена различным образом, по желанию пользователя.

      Следует сказать о том, что если диаграмма  создается на листе диаграмм, она  занимает его полностью. Для распечатки на странице одной диаграммы лист диаграмм подходит лучше всего. Данное решение актуально в случаях, когда работа ведётся с большим числом диаграмм, при этом лист с исходными данными не перерывается созданными диаграммами.

      Когда лист диаграмм активизируется, главное  меню Excel приобретает такой же вид, как при активизации внедренной диаграммы: меню данных заменяется на меню диаграмм, а в подчиненных меню появляются пункты, необходимые для работы с диаграммами.

      Программа Excel выводит диаграммы в листах диаграмм в режиме WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видите, то и получаете). Данный термин предполагает, что распечатанная диаграмма выгладит точно так же, как и в листе диаграмм.

      Как правило размеры диаграммы в  отдельном листе диаграмм следует  установить равными размерам окна, для этого нужно воспользоваться меню Сервис→ Параметры→Диаграмма и установить флажок Масштабировать диаграмму по размеру окна, что способствует тому, что размеры диаграммы всегда точно подстраивается под размеры окна, однако при этом распечатанная диаграмма может и не выглядеть точно так же, как в окне. На рисунке 1.3 изображена диаграмма в окне, когда флажок Масштабировать диаграмму по размеру окна установлен, а на рисунке 1.4 — когда снят. Режим установки размеров диаграммы по размерам окна можно также включать и отключать с помощью команды Вид→ По размеру окна

Рисунок 1.3  —  Вид листа диаграмм при  включенном режиме установки по размерам окна

      Созданную на листе диаграмму, свободно можно  преобразовать во внедренную диаграмму. Для этого выбирается команда Диаграмма→Размещение, в открывшемся диалоговом окне Размещение диаграммы указывается ее новое местонахождение и нажимается кнопка ОК. (см. рис. 1.5) 

Рисунок 1.4  —  Вид листа диаграмм при  выключенном режиме установки по размерам окна

Рисунок 1.5  —  Диалоговое окно для перемещения  диаграммы

      Программа Excel удаляет текущий лист диаграмм и перемещает диаграмму в заданный рабочий лист, как показано на рисунке 1.6.

Рисунок 1.6 – Перемещение диаграммы с  отдельного листа в рабочую область  исходных данных

      Лист  диаграмм может содержать бесконечное множество внедренных диаграмм. С помощью команды Диаграмма→Размещение можно также переместить внедренную диаграмму в отдельный лист диаграмм. Нижний раскрывающийся список в диалоговом окне Размещение диаграммы содержит список всех рабочих листов и листов диаграмм, в которые можно поместить диаграмму.

2. Применение  внедрённой диаграммы

      Создание  внедрённой диаграммы (той, которая  будет расположена на листе, где  находятся её исходные данные) можно  путём нескольких щелчков мыши, при  этом последовательность действий будет следующей.

      Вначале необходимо отобразить Панель диаграмм щёлкнув правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и во всплывшем меню установите флажок рядом с пунктом Диаграммы, как показано на рисунке 1.7.

Рисунок 1.7  —  Порядок активации Панели диаграмм Excel

      Далее следует указание диапазона данных, который ляжет в основу создаваемой диаграммы (см. рис. 1.1).

      Для выбора одного 18 типов возможных  диаграмм на Панели диаграмм, на стрелочке  рядом с пиктограммой Тип диаграммы, следует выбрать в раскрывшемся меню желаемый тип и щелкнуть на нем кнопкой мыши, как показано на рисунке 1.8.

Рисунок 1.8  —  Список возможных типов  диаграмм, отображаемый на Панели диаграмм

      Нажатие на иконку соответствующую необходимому типу диаграммы  способствует тому, что Excel добавит в лист, где находятся исходные данные внедренную диаграмму с параметрами, установленными для выбранного типа по умолчанию.

      Особенность Панели диаграмм является умение подстраиваться под нужды пользователя, что проявляется в том, что Тип диаграммы отображаемый на панели будет соответствовать последнему выбранному типу диаграммы, что исключит необходимость постоянного выбора одного и того же типа диаграмм из выпадающего меню. 

2. Изменение значений, приведённых  на диаграмме

      Процесс создания диаграмм начинается  с указания диапазона данных на рабочем листе, которые будут отображаться на диаграмме. Обычно выделяют числовые данные, подписи категорий и имена рядов (если они существуют).

      При создании диаграммы с помощью  мастера диаграмм можно выделить тип диаграммы и в области предварительного просмотра увидеть, как выделенные данные выглядят в диаграмме заданного типа, как показано на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9 – Использование предварительного просмотра при формировании диаграммы  с помощью Мастера диаграмм

      По  умолчанию Excel пытается самостоятельно определить ориентацию путем применения следующего простого правила: если строк больше, чем столбцов, то каждому ряду приписывается один столбец. И наоборот: если столбцов больше, чем строк, то предполагается, что ряды находятся в строках. Следовательно, по умолчанию в диаграмме категорий больше, чем рядов.

      Довольно  часто подписи категорий являются числами. Например, в диаграмме, изображающей объемы продаж в разные годы, подписями оси категорий являются годы числа. Если в подписи категорий включен заголовок, Excel ошибочно интерпретирует его как ряды данных (см. приведенную на рисунке 1.10 слева).

Рисунок 1.10  —  Ошибочная и правильная интерпретация рядов данных

      Для исправления диаграммы можно, конечно, воспользоваться диалоговым окном Исходные данные. Однако более эффективный способ — просто удалить текстовый заголовок подписей категорий перед созданием диаграммы. На рисунке 1.10 справа показана диаграмма, созданная при удаленном заголовке столбца категорий.

      Предложенную  программой Excel ориентацию довольно просто переопредели в диалоговом окне второго шага мастера диаграмм. Можно также изменить ориентацию после создания диаграммы. Для этого следует активировать диаграмму, затем выбрать команду Диаграмма→Исходные данные, на вкладке Диапазон данных, в группе Ряды установить нужный переключатель: строках или столбцах.

      В окне предварительного просмотра можно  наблюдать вид диаграммы при  выбранной ориентации. Если панель инструментов Диаграммы в данный момент выведена, то для быстрого изменения ориентации диаграммы можно щелкнуть на кнопке По строкам или По столбцам.

      Выбор ориентации определяет количество рядов  данных диаграммы и влияет на ее внешний вид и разборчивость. На рисунке 1.10 показаны две диаграммы, выводящие одни и те же данные. На левой диаграмме выведены три ряда, расположенные в столбцах, на правой  —  5 рядов, расположенных в строках.

      В большинстве случаев Мастер диаграмм осуществляет правильный выбор разметки диаграммы, однако в некоторых ситуациях необходимо модифицировать диапазоны, используемые в диаграмме. В частности, может оказаться необходимым следующее:

• добавление в диаграмму новых рядов;
• удаление из диаграммы рядов;
• расширение диапазона, ассоциированного с рядом (для показа дополнительных данных);
• сокращение диапазона, ассоциированного с рядом;
• добавление или изменение имен рядов.

1. Добавление  рядов в имеющуюся диаграмму

      Добавить  в имеющуюся диаграмму новый  ряд можно одним из перечисленных ниже способов:

• выбрать для нового ряда диапазон данных и перетащить его в диаграмму.
• скопировать диапазон в буфер обмена. Затем с помощью команды Правка→Специальная вставка вставить диапазон в диаграмму.
• с помощью диалогового окна Исходные данные.
• с помощью диалогового окна Добавить данные.

      Добавление нового ряда путем перетаскивания позволяет без особых усилий добавить в диаграмму новый ряд, перетащив его с помощью мыши. Для этого необходимо открыть лист с внедрённой диаграммой затем указать диапазон, содержащий данные нового ряда, потом щелкнуть на границе выделенного диапазона, перетащить выделенный диапазон в диаграмму.

      В случае если перетащить данные невозможно, следует выбрать команду Сервис→Параметры и активизировать вкладку Правка. Флажок Перетаскивание ячеек должен быть установлен, как показано на рисунке 1.11.

Рисунок 1.11 – Вкладка Правка диалогового  окна Параметры

      Перетаскивание  фактически эквивалентно указанию диапазона  данных., затем выбору команды Правка→Копировать, активации диаграммы, после чего следует команда Правка→Вставить.

      Эти команды можно использовать как для внедрённых диаграмм, так и диаграмму, расположенную в отдельном листе диаграмм.

      Добавление  нового ряда с помощью  специальной вставки  предполагает указание диапазона, содержащего данные добавляемого ряда, после чего происходит копирование, активация диаграммы и вставка происходит через команду Правка→Специальная вставка; активизируется диалоговое окно Специальная вставка.

      На  рисунке 1.12 показан новый ряд  данных (расположенный в столбце  Е), добавленный таким образом в график.

      

Рисунок 1.12  —  Добавление в диаграмму  нового ряда с помощью диалогового  окна Специальная вставка

      Важно сказать о том, что в диалоговом окне Специальная вставка должен быть установлен переключатель новые ряды. Программа Excel самостоятельно устанавливает переключатель группы Значения (Y). Следует убедиться, что переключатели в строках и в столбцах установлены правильно, и при необходимости нужно изменить их установку. Если копируемый диапазон содержит ячейку с именем ряда, следует убедиться, что включен флажок Имена рядов в первой строке. Если первый столбец выделенного диапазона содержит подписи категорий, то должен быть установлен флажок Категории (подписи оси X) в первом столбце. Если нужно заменить существующие подписи категорий, следует установить флажок Заменить существующие категории.

2. Добавление  нового ряда с помощью окна

      Исходные  данные диалогового окна Исходные данные предоставляет еще один способ добавления в диаграмму нового ряда, для это следует активизировать диаграмму, выбрать команду Диаграмма→Исходные данные, активировать вкладку Ряд. (см. рис. 1.10), щелкнуть на кнопке Добавить и в открывшемся диалоговом окне установить необходимые параметры в полях Имя, Значения и Подписи оси X (рисунок 1.11), в завершении щелкнуть на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, или на кнопке Добавить, чтобы добавить ряд в диаграмму.

    

а) через  контекстное меню б) через меню Диаграмма

Рисунок 1.13  —  Основные способы входа  в меню Исходные данные

      

Рисунок 1.14  —  Добавление в диаграмму  нового ряда с использованием диалогового окна Исходные данные

      Добавление  нового ряда с помощью  окна Новые данные предполагает активацию диаграммы, применение команды Диаграмма→Добавить данные→ Новые данные (рисунок 1.15), указание диапазон нового ряда данных и нажатие кнопке ОК.

      

Рисунок 1.15  —  Добавление ряда с помощью  окна Новые данные

3. Удаление  ряда данных из диаграммы

      Удалить из диаграммы ряд можно выделив  его и нажать клавишу <Del>. Удаление из диаграммы единственного ряда не приводит к удалению диаграммы, просто диаграмма становится пустой. Чтобы удалить диаграмму, нужно еще раз нажать клавишу <Del>.

      Удалить ряд можно также с помощью  вкладки Ряд диалогового окна Исходные данные, как показано на рисунке 1.16.

      

      Рисунок 1.16  — Использование кнопки Удалить  — для удаления ряда

      Для этого в списке Ряд следует выделить имя ряда и щелкнуть на кнопке Удалить. Удалить ряд можно также с помощью легенды диаграммы. Следует выбрать легенду, затем выбрать ключ легенды (щелкнув на маркере возле заголовка ряда) и нажмите клавишу <Del>.

4. Изменение диапазона ряда данных образующих диаграмму

      После создания диаграммы может потребоваться  изменить диапазон данных, например расширить или полностью заменить его. Программа Excel предоставляет несколько способов выполнения этих операций:

• перетаскивание выделения диапазона.
• с помощью диалогового окна Исходные данные.
• путем редактирования формулы РЯД.

      Рассмотрим  каждый из этих способов.

      Использование указаний диапазона  предполагает, что выделенный диапазон обозначается одной или несколькими цветными линиями вокруг входящих в диапазон ячеек. На рисунке 1.17 показан пример диаграммы с выделенным рядом данных (Месяц). Программа Excel выделяет в рабочем листе следующие диапазоны: B1:D1 (имя ряда), A2:A5 (подписи категорий) и В2:D5 (значения).

      

      Рисунок 1.17  — Выделение ряда в диаграмме влечет за собой выделение диапазонов, ассоциированных с рядом данных

      В углах выделенных диапазонов есть небольшие  черные квадратики. С их помощью  над деленными данными можно  выполнять следующие операции:

• расширение или сокращение диапазона данных. Щелкнуть на одном из квадратиков и перетащить его в сторону расширения или сокращения объема данных. Когда указатель мыши находится над квадратиком, он изменяется и приобретает вид небольшого крестика.
• задание совершенно другого диапазона данных возможно если щелкнуть на точно границе выделенного диапазона и перетащить его в другое место. Когда будет выделен нужный диапазон, отпустить кнопку мыши.

      На  рисунке 1.18 показана эта же диаграмма после изменения диапазона данных. В результате альтернативного выделения данных из диаграммы исключены данные за март месяц (D1:D5). Диапазон подписей категорий (А2:А5) не изменялся.

      

      Рисунок 1.18  — Диапазоны измененных данных

      Изменение исходных данных диаграммы с помощью  выделений рядов представляет собой один из простейших способов, который применяется для внедренных диаграмм, но не для листов диаграмм.

 

      

3. Данные  и текст, отображаемые на диаграмме

     В диаграммах Excel, как правило, используется пять различных видов заголовков:

• заголовок диаграммы;
• заголовок оси категорий;
• заголовок оси значений;
• заголовок вспомогательной оси категорий;
• заголовок вспомогательной оси значений.

     Количество  заголовков зависит от типа диаграммы. Например, в круговой диаграмме допустим только заголовок диаграммы, поскольку в ней нет осей.

     Иногда  вертикально ориентированные заголовки  осей выводятся программой Excel некорректно – часть символов урезается. Чтобы исправить ошибку, нужно ввести заголовки заново.

     Для добавления в диаграмму заголовков следует активировать диаграмму и выбрать команду Диаграмма → параметры диаграммы, в котором следует открыть вкладку Заголовки и введите текст в поля заголовков. Excel самостоятельно выбирает место размещения заголовков. После размещения их можно свободно перемещать путем перетаскивания. Заголовки вертикальных осей повернуты на угол 90° против часовой стрелки.