Документирование деятельности акционерного общества ОАО «ММК-МЕТИЗ»

МИНИСТЕСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра документоведения и математических дисциплин

Документирование деятельности акционерного общества ОАО «ММК-МЕТИЗ»

(Курсовая работа по документоведению)

Курсовая работа                               Выполнила студентка 5  курса  506 гр.

принята на проверку                        специальности 032001.65(350 800)        

                                                           «Документоведение и документационное          

                                                            обеспечение управления»

«___»__________200__г.                 Щеголева Регина Камильевна

Работа проверена                              Научный руководитель

«___»__________200__г.                 Кожушкова Наталья Валерьевна   

                                                            ____________________________

                                                            ____________________________

Оценка____________                       ____________________________

                                                            ____________________

                                                                          (подпись)

                                                              г. Магнитогорск

2011

Содержание:

Введение……………………………………………………………………………………………….…….…3

I. Нормативно – правовые документы акционерного общества...............................................3

1.1               Нормативные акты предприятия……………………………………………………….…..….6

1.2               Функции нормативных документов акционерного общества………………….……..….9

1.3               Организационно – правовые документы предприятия, по которым осуществляется деятельность ОАО «ММК-МЕТИЗ»……………………………………………………………………………12

Вывод по главе I…………………………………………………………………………………………….16

II.                 Особенности документирования деятельности ОАО «ММК-МЕТИЗ»……………...18

2.1   Общая характеристика предприятия……………………………………………………………18

2.2  Документирование деятельности органов упрвления акционерного общества…….….21

2.3  Документирование распорядительной деятельности ОАО «ММК-МЕТИЗ»…..……….27

2.4  Документирование трудовых отношений в акционерном обществе…………………..….29

Вывод по главе II…………………………………………………………………………………………..32

Заключение………………………………………………………………………………………………….34

Список использованной литературы…………………………………………………………………36

Приложения……………………………………………………………………………………………….38

Введение.

Согласно Федеральному закону « О внесении  изменений  и  дополнений  в

Федеральный Закон "Об акционерных обществах" от 7 августа 2001 года N 120-ФЗ, а также исходя из Федерального Закона " Об акционерных обществах"можно дать четкое определение акционерным обществам:

Акционерное общество (АО) – коммерческая организация, уставной капитал,которой разделен на определенное число  акций,  удостоверяющих  обязательные права акционеров по отношению к акционерному обществу. Акционерное  общество является юридическим лицом с момента государственной регистрации и:

-  имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на

самостоятельном балансе

-  может осуществлять имущественные и личные неимущественные права

-  может быть истцом и ответчиком в суде

-  исполняет обязанности, необходимые для осуществления любых видов

деятельности, не запрещенных законом

-  может заниматься лицензируемыми видами деятельности при наличии лицензии

-  вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами

-  должно иметь круглую печать

-  вправе иметь штампы, бланки, эмблему зарегистрированный товарный знак.

      По организационно –  правовой  форме  АО  подразделяются  на  Закрытое акционерное общество  (ЗАО)  -  акционеры  которого  имеют  преимущественное право  приобретения  акций,  продаваемых  другими  акционерами,  в  порядке, установленном Уставом  АО    и   Открытое  акционерное  общество  (ОАО)    -акционеры  могут отчуждать свои акции без согласия других акционеров.

    При переходе  к рыночной экономике  Россия  отвела  значительную  роль акционерным обществам,  позволяющим участвовать  в  инвестиционном  процессе наряду с предпринимателями и значительному  количеству  простых  граждан,  а так же  способствующим  перераспределению капиталов в  экономике  страны  по наиболее продуктивным сферам хозяйствования. Акционерное  общество  является в  настоящее  время  преобладающей  по  своему  количеству   организационно-правовой формой коммерческих организаций.

  С  принятием  первого  в  истории  России   Закона   "Об   акционерных обществах", вступившего в действие  с  1  января  1996  года,  начался  этап формирования стабильной правовой базы Акционерных обществ.

Этот Закон определяет:

      Правовое положение акционерных обществ:

* определяет порядок создания и правовое положение акционерного общества

* определят права и обязанности акционеров

* обеспечивает защиту прав и интересов акционеров

           Сферу деятельности Акционерного общества:

* банковская деятельность

* инвестиционная деятельность

* страховая деятельность

* сфера услуг

* торгово – хозяйственная  деятельность

   Деятельность любого  акционерного  общества  первоначально  регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся :

                   Устав – свод правил, регулирующих деятельность акционерного общества,его  взаимоотношения  с  другими  акционерными  обществами,  организациями,предприятиями, фирмами и гражданами,  права  и  обязанности  в  определенной сфере государственного  управления,  хозяйственной  или  иной  деятельности.

Устав  относится  к  обязательным  учредительным  документам  при   создании акционерного общества.

                   Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и  определяющие  порядок  образования,  структуру,  функции,   комплектацию, обязанности и организацию работы системы акционерного общества.

                   Инструкции –  правовые  акты,  издаваемые  или  утверждаемые  в  целях установления    правил,    регулирующих     организационные,     финансовые, технологические и иные стороны деятельности  акционерного  общества.

                   Штатное  расписание  –  организационно  –   правовой   документ,

Устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников  в  составе подразделений( при наличии таковых) акционерного общества, а  также  размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда( оклада)  в  соответствии с занимаемыми должностями.

                   Правила внутреннего трудового распорядка  -   документ,  детально

регламентирующий вопросы повседневной деятельности акционерного общества.

                   Должностные  инструкции   –   документ,   устанавливающий    для сотрудника (категории   сотрудников)   акционерного   общества   конкретные    трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

К обязательному перечню документации акционерного  общества  относятся распорядительные документы, информационно – справочные документы,  документы по персоналу.

Для полного представления о  функционировании  акционерных  обществ  в современной системе торгово – промышленных и  деловых  отношений   предлагаю рассмотреть  примерную  документацию Закрытого акционерного общества   путем анализа  и сравнения.

Цель исследования: провести анализ документирования ОАО «ММК-МЕТИЗ», которое ориентировано на осуществление деятельности промышленного характера, связанного с металлургией. В соответствии с целью в работе были определены задачи исследования:

-  провести анализ документирования деятельности организации ОАО «ММК-МЕТИЗ»;

- выделить особенности документирования деятельности предприятия.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности ОАО «ММК-МЕТИЗ».

Предметом исследования является система документирования деятельности ОАО «ММК-МЕТИЗ».

I.                    Нормативно – правовые документы акционерного общества.

1.1 Нормативные акты предприятия.

Правовое положение акционерных обществ на уровне централизованно­го государственного регулирования определяется конституционными норма­ми о свободе экономической деятельности (ч.1 ст.8 Конституции РФ); о равной защите частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности (ч.2 ст.8); о праве каждого гражданина на свободное ис­пользование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ч.1 ст.34) и др.

Конституционные нормы дополняются и конкретизируются принятыми в соответствии с Конституцией РФ, в развитие ее основных положений феде­ральными законами. Так, деятельность акционерных обществ на уровне централизованного законодательства регламентируется Гражданским кодек­сом РФ, Федеральным законом "Об акционерных обществах" и др.

Кроме того отдельные вопросы акционерной формы предприниматель­ской деятельности также регулируется гражданско-правовыми нормами мно­гих отраслей законодательства (трудового, налогового, таможенного и пр.), а также общегосударственными подзаконными актами (указами Прези­дента РФ, постановлениями Правительства РФ и т.д.).

Вместе с тем совокупность централизованных норм и подзаконных нормативных ак­тов не исчерпывает всех аспектов правовой регламентации деятельности акционерных обществ, но формирует основные направления развития локальных нормативных ак­тов, разрабатываемых и утверждаемых самими акционерными обществами.

Многочисленные нормы Федерального закона "Об акционерных обществах" содержат отсылки к внутренним документам общества. При этом Закон не устанавливает полного перечня нормативных актов, но упоминает только основные из них, без которых невозможно функционирование акционерного общества[1].

Обеспечивая упорядоченность всей деятельности акционерного об­щества - административно-распорядительной, производственно-хозяйствен­ной, финансовой, социальной, управления персоналом и т.д., локальное нормотворчество обоснованно встраивается в механизм организации корпо­ративного управления.

Как и все локальные нормативные акты, акты акционерного общества исходят из федерального законодательства и не могут противоре­чить ему. Кроме того они на уровне акционерного общества обеспечивают исполнение законов и правовых актов государственного управления. При этом нормативные акты акционерного общества не нуждаются в утверждении или одобрении какими-нибудь органами государственного уп­равления. Эти акты распространяются на всех субъектов, вступающих в правоотношения с акционерным обществом, как во внутренней, так и во внешней сферах его деятельности, и учитываются судебными и иными пра­воохранительными органами, являясь для них правообразующими источника­ми.

Нормативные акты акционер­ного общества формируются двумя способами: либо на основании их конк­ретного упоминания в Законе "Об акционерных обществах" (это относится, например, к уставу акцио­нерного общества); либо - на основании потребностей акционерного об­щества для регулирования отдельных сторон его деятельности (эти ло­кальные акты как "внутренние документы" упомянуты в ч.5 ст.49, ч.2 ст.66, ч.1 ст.68 и в ряде других статей Закона).

В этой связи нормативные акты акционерных обществ весьма многочисленны и разно­образны, и их можно классифицировать по следующим признакам:

1) Акты, регулирующие вопросы учреждения акционерного общества (Устав, Положения: о порядке создания, реорганизации и ликвидации фи­лиалов и представительств акционерного общества; о территориальном фи­лиале акционерного общества; о создании и ликвидации дочерних обществ; Приказ генерального директора об утверждении Положения о территориаль­ном филиале акционерного общества; Выписки: из протоколов общего соб­рания акционеров; из протокола заседания совета директоров);

2) Акты, регулирующие финансовые вопросы акционерного общества (Положения: о порядке изменения уставного капитала; о фондах и резер­вах; о распределении (использовании) прибыли; об организации отчетнос­ти);

3) Акты, регулирующие операции с ценными бумагами акционерного общества (Положения: о ценных бумагах; о размещении акций и иных цен­ных бумаг; о порядке приобретения и выкупа акционерным обществом раз­мещенных акций; о выпуске и обращении облигаций; о порядке выплаты дивидендов по акциям и процентов по облигациям; о реестре акционеров, об отделе ценных бумаг);

4) Акты, регулирующие вопросы управления акционерным обществом (Бизнес-план; Положение об общем собрании акционеров; Сообщение о со­зыве очередного общего собрания акционеров; Регламент проведения обще­го собрания акционеров; Журнал регистрации акционеров; Протокол засе­дания секретариата общего собрания акционеров; Бюллетень для голосова­ния по вопросам повестки общего собрания акционеров; Протокол заседа­ния счетной комиссии; Положения: о совете директоров, о правлении, о генеральном директоре, о головном предприятии, о структурном подразде­лении акционерного общества, об отделе кадров, о ревизионной комиссии, об арбитражной комиссии, о конфиденциальности информации);

5) Акты, регулирующие применение труда в акционерном обществе (Положение о персонале; Коллективный договор; Правила внутреннего трудового распорядка для работников акционерного общества; Положения: о материальном и моральном поощрении работников; о контрактной системе найма и оплаты труда работникам акционерного общества; об оплате труда в акционерном обществе; о премировании руководящих работников, специалистов и служащих; о премировании рабочих; о выплате вознаграж­дения за общие результаты работы акционерного общества; о порядке при­менения неустоек за проступки на производстве; о социальной защите ра­ботников акционерного общества; об условиях обеспечения очередников акционерного общества жилой площадью; о материальной помощи (пенсиях) пенсионерам акционерного общества; о выдаче беспроцентных целевых ссуд на строительство и приобретение жилья; Трудовые контракты: с генераль­ным директором акционерного общества; с главным бухгалтером акционер­ного общества; с управляющим структурного подразделения акционерного общества; с сотрудниками акционерного общества);

6) Акты, регулирующие договорную работу в акционерном обществе (Положения: о сделках, связанных с приобретением или отчуждением имущества акционерного общества; о порядке заключения и исполнения дого­воров; о порядке разработки и принятия локальных нормативных актов ак­ционерного общества; о юридическом отделе акционерного общества; о по­рядке ведения претензионно-исковой работы в акционерном обществе) [2].

Кроме локальных актов нормативного характера, существуют иные "ненормативные" акты, а именно: акты толкования, которые не устанавливают новых норм, а детализируют, конкретизируют, комментируют нормы, содержащиеся в каком-либо нормативном акте; акты реализации прав и обязанностей сторон: различные договоры (о сотрудничестве, со­ревновании и т.д.), приказы руководителя, расписки; акты применения, устанавливающие санкции в отношении конкретных лиц ( приказ о вынесе­нии выговора, об увольнении за прогул и т.д. ).

Перечисленный пакет документов акционерного общества является наиболее общим. Каждое акционерное общество документирование своей деятельности исходя из своей специфики.

1.2. Функции нормативных документов акционерного общества.

Нормативные акты акционерного общества создаются имеющимися на предприятии органами управления, компе­тентными в решении тех или иных вопросов производственной, социальной жизни коллектива. В них в той или иной мере должна выражаться воля коллектива и отсюда проистекает их властность, даже некоторая автори­тарность, официальность и обязательность.

Именно через нормативные акты реализуется одна из основных управленческих функций – организационная, в рамки которой вписываются, в частности, юридическое оформление создания акционерного общества в целом, а так же его структурных подразделений ( при наличии таковых), включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов акционерного общества, установление режима работы персонала, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы.

При этом каждый нормативные акты акционерного общества, помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, должны иметь некоторые общие характерные черты[3]:

- правотворческий характер, то есть в акте локальные нормы уста­навливаются, изменяются либо прекращаются;

- подготовке организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования;

- издание акта органом управления только в пределах его компе­тенции;

- документальная форма (решение общего собрания, совета директо­ров, приказ генерального директора), имеющая обязательные реквизиты, та­кие как: вид акта, его наименование, орган управления, его принявший, дата и номер, подписи должностных лиц, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и т. п.;

- ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем;

- доступность для понимания и однозначность толкования. Для абсолютного большинства документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания;

- нормативные акты относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших).

Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

Главная особенность нормативных документов состоит в том, что они являются внутренними документами акционерного общества. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются[4].

При этом могут использоваться три основных способа принятия нормативных документов.

К первому способу относится принятие нормативных актов общим собранием коллектива (акционеров) акционерного общества. Это достаточно сложный способ со всех точек зрения: организационной, юридической и финансовой.

Так, в организационном плане необходимо оповестить о созы­ве собрания, а акционерам еще разослать приглашения с указанием даты, места, времени проведения, повестки собрания. Приглашение должно быть разослано заблаговременно, в установленные сроки.

Также необходимо арендовать подходящее помещение и осуществить ряд других организацион­ных мероприятий по подготовке собрания. Все это обусловливает значи­тельные финансовые издержки организаторов общего собрания. Кроме того значительны и юридические трудности при принятии локальных норм общим собранием; к ним относятся: утверждение регламента собрания, подсчет голосов, способ голосования, принятие решения и другие процессуальные вопросы.

Именно поэтому закон и практика пошли на ограничение нормативных актов, принимаемых общим собранием, но зато по самым существенным воп­росам существования акционерного общества. Эти вопросы четко и исчерпывающе про­писаны соответствующих федеральных законах.

Вторым способом является созыв конференции коллектива. Хотя акты принимаемые конференцией сходны с теми, которые принимаются общим собранием, ее проведение, особенно для многотысячных коллективов, единственно возможный способ прямого кол­лективного нормотворчества.

Локальное нормотворчество может быть не только прямым, но и представительным, то есть когда его осуществляют законно избранные ор­ганы, представляющие интересы ее коллектива (акционеров, работников и т.д.) и одновременно осуществляющие исполнительно-распорядительные функции.

К таким органам можно отнести Совет предприятия, Совет трудового коллектива, Совет директоров, Правление. Нормативные акты указанных органов, как правило, развивают и дополняют акты, принятые прямым способом. Так, например, в акционерном обществе одним из главных вопросов, отне­сенных к компетенции общего собрания, является распределение прибылей и убытков. Только после решения общего собрания о направлении опреде­ленного объема прибыли на распределение между акционерами Совет дирек­торов выносит рекомендации по размеру дивидендов и порядку его выпла­ты.

Кроме прямого и представительного существует и опосре­дованное нормотворчество. Опосредованное локальное нормотворчество яв­ляется прерогативой высшего руководства предприятия. Правомочия адми­нистрации во главе с директором (генеральным директором) по изданию локальных нормативных актов в общем виде фиксируется в Уставе акционерного общества.

В целях исследования особенностей регулирования локальными норма­тивными актами различных сторон функционирования и деятельности акцио­нерного общества их целесообразно разделить (с известной степенью ус­ловности) на несколько групп[5]:

- нормативные акты, регулирующие учреждение акционерно­го общества;

- нормативные акты, регулирующие формирование и работу органов управления акционерным обществом;

- нормативные акты, регулирующие уставной капитал, фон­ды и резервы акционерного общества;

- нормативные акты, регулирующие трудовые отношения в акционерном обществе;

- прочие нормативные акты.

При этом определенный интерес представляет изучение не только самих форм нормативных актов (в настоящее время они много­численны и достаточно хорошо разработаны), но также выявление круга тех вопросов, которые должны быть обязательно урегулированы упомянуты­ми актами, и норм, которые перегружают акты и затрудняют их практичес­кое применение.

1.3 Организационно – правовые  документы предприятия, по которым осуществляется деятельность акционерного общества.

Организационная функция - одна из основных управленческих функций. В содержание этой функции входит:

                   создание, реорганизация, ликвидация организации;

                   установление структуры;

                   определение штатной численности и номенклатуры должностей;

                   регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

                   формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

                   регламентация деятельности аппарата управления;

                   лицензирование деятельности в необходимых случаях;

                   установление режима работы и системы охраны;

                   организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, её компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, её подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

42

К организационно-правовым документам относят: устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работников; правила; памятки и др.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Организационные документы может утверждать непосредственно руководитель с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением).

Документы этого вида с точки зрения срока действия относят к бессрочным. Они действуют до отмены или утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). На стабильно работающем предприятии необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности предприятия эти документы либо разрабатывают заново, либо в них вносят необходимые изменения и дополнения через распорядительные документы. В случае реорганизации предприятия разрабатывают новые организационные документы и проводят их утверждение.